第6章 时间管理(5)

如果你发现你把一项工作从今天的表上转列到明天的表上，且不只是一两次，它可能是次优先事项，但也可能是你在拖延。这时，你就不要再拖延下去，要承认自己是在打马虎眼，并且想出处理这件事情的办法。

最好的办法是在下班前几分钟，拟定第二天上午的工作计划表。这是成功的高级经理人员做有效的时间管理计划时最常用的方法。如果推延到第二天上午再列工作计划表，就容易草率，因为那时已经有工作的压力，工作表上所列的，常常只会是紧急事务，而不是重要的事项。

对待长期计划

应该如何处理那些长期性的工作呢？

每周定下固定的若干时间专门处理长期性的工作 刚开始进行不要定下太长的时间，否则容易引起自己的挫折感。譬如每周四进行一个合理的个人投资，积少成多，逐渐有成。

事先找出下次工作时的重点

知道下次工作重点，一直有意识或无意识地想到它，等到下次真正要工作时，一开始即目标明确，因此每次工作完成之前应该写下下次工作的重点。

养成固定的工作习惯 如果事先规定自己每天或每周必须从事那些花费时间多的长期性工作，久而久之，一到规定的时候，你会主动地空出时间去做它。

定下中间进度的截止时间

由于长期性工作费时费力，人们容易失去工作的动力，因此设定中间进度的截止时间是更有力的自我激励的方式。

偶尔转变工作的角度

长期以一个角度去完成工作，个人容易觉得毫无成就感而降低对工作的兴致。所以换换角度容易提高对工作的兴致。

避免工作陷阱 许多人把长期性工作划分成小单位后，即埋头开始干，而忘了抬头瞧瞧方向是否正确，以致见树不见林。随时要告诉自己的一点是：要确定所做的小事情对长期工作而言有所裨益。

限制大规模计划的数目

同时进行数个大规模计划容易顾此失彼，不仅完成的时间要延长，而且其品质也无法控制得当。所以在选择工作先后次序时，可以考虑由工作的紧急性、成功的可能性、重要性、预期效果所需时间来决定，否则一箭“数”雕，只能使工作质量每况愈下。

记录每周工作进度以及所花费的时间

如此，一旦发现工作某些部分不理想，可根据记录找出原因以改善自己的工作方式。

每一位现代的主管都大叹时间不敷使用，以致无法发挥自己的潜能，如果能依照上述原则建立起自己的时间管理系统，见林又见树的有效形象便能深植于别人心目中。

如何推进计划

合理分配你的精力

在研究过你的职责、理想的时间和优先权后，开始决定你将对每一项目花多少注意力。这个计划要求你先用心做最重要的职责工作。然后，利用剩下的时间去做那些较不重要的事。这样的计划能让你自我控制时间，并帮助你成就更多的事，而不让你的工作时间被琐事和毫不相关的客户所占据。下面我们来看一下如何写这样的计划。

步骤一：轻松地再做一次

调查你所优先选择的事、潜力和所需的时间。然后，每个月写下你愿意花的时间。这只是近似值而已。

步骤二：立即做调查

确认你对职责分配的时间等于你每个月应负责的时间。在这方面，你有必要做个调整。依据所需的时间，尽可能地用心，以期在最好的机会和最重要的职责上有所进展。

最好的方式是采取适当的分配。这就像以最经济的方式开车一样。到后来，你能省下不少的汽油。而最后，适当地让你更快地朝目标迈进。你所做的分配越完善，你将越有效率。

步骤三：以后的调整

让那些比较不重要的事越少越好。由于新方法产生有效的影响，你在每个月里，将会有更多的时间，而且无需加班。可是，在它们未发生作用前就计算，是不太适宜的。相对地，在你能行使职权时，不妨调整你原先所做的分配。

一股劲地工作

现在，你已拟订出应负主要职责的计划，你可以心无旁骛地采取行动。我们理解心智的持续专注是提升效率的关键。因此，在你觉得最有能力时，该把你大部分的精力用在主要的职责上。而最有效的方式就是建立时间表。定时、定量地把精力放在这些事情上。

步骤一：不间断地工作

至少把一个星期后的事，在月历上做个记号。画圈号表示你对每项职责的分配。如果你无法一次完成一件职责，那么你最好毫无间断地把大部分的工作做好，并把剩下的事集中在一起，直到做完为止。然后再接下去做另一项工作。

比如说，假使你的主要职责包括三个有关顾客的重要计划，以及每个星期最少花两个小时读书和思考。你可以安排一周的时间毫不间断地完成一项计划，再做其他的。那么你便可以在时间表里加上一些较不要紧的事。

这表上留有给你去处理琐事和例行公事的时间。更重要的是，要把重要的职责记在表上和你的心里。表上再也没有琐事、干扰和所谓的“急事”耗费你太多的精神和能力。

步骤二：不改动原则

这个预订好而不间断的工作时间，可帮助你在时间截止前把重要事情做好。有了这个方法，你将能维持一个工作流程，并避免草草结束。

可是，你也不一定能得到这些好处，除非你照这方式去做，不管任何干扰、耽搁和反对，都不变更原时间表。

下面这些方法能帮助你完成自己的心愿：

除非是记在日历上的事否则不做。刚开始，这听起来有些矛盾，而你在决定做时，常会草草结束。可是，你将会在日历记载的事和你实际做的事之间，建立起相关的联系。这是你培养遵守计划习惯最简短而不可缺少的步骤。

在你晚上离开办公室前，做好明天的时间表。如果你想获得更好的效果，想想你若没有完成明天的计划表，那么今天的事就不算全部做完。制定严格的标准，你将很快就能看到成果：控制自己的时间，压力减小，做事较顺心，而每天做的事也多了。

在你专心于某一特别的计划时，试着不要为别的事分心。禁止他人打扰，并严格限制电话和朋友来访。如果你真正关心事情的话，别人是会谅解的。可是，假使你常常破例的话，他们也会跟着做的。为了补偿你的不便，不妨在某些时间内，让自己自由些。要是你能在开始头几天拒绝别人的干扰，就可以开始享受到你常盼望的自在和有效率。这将提高你的兴趣，并帮你发挥更大的意志力去拒绝干扰。

步骤三：评估你的表现

在月底时，自我反省一下：看看自己是否朝目标迈进，看看自己是否用心在做，还是时做时停；拿目前的工作方式去核对你的结果和成就，是否合于要求。

排除干扰

训练某人有效地为你排除干扰。给他三张有可能打扰你的名单：一种是你不会见的人；一种是在你忙时，不想见的人；一种是你随时都欢迎的人。名单应该包括电话和别人拜访，要是有所不同的话，不妨做两种表格。

如果你没有助理，请买部电话答录机，这种机器可以传达两种或更多的信息。设计好回答的内容。你将免去在忙碌时还得回话的麻烦，并且也不会得罪人。

要是在你工作时有急事的话，你可考虑装设第二部电话，并指明电话是应急时使用。如果有人并非有要事而打这个电话给你，对你来说，是个损失。可是，在你没有回答一般电话时，它能留在紧急事故时使用。

你也可以用记笔记的方式减少困扰。比如说，在你从甲事得到灵感时，你可能正在忙着乙事。你用不着放下一个，而去忙另一个工作，你只要简单但明白地把所想的记下来。然后依照表格，当你做甲事时，你也可以运用自己的灵感。这个方法在你被别人干扰时也很有效。不管你在哪里或做什么，在被别人打扰前，不妨花点时间去做记录吧。一旦干扰过去时，你可以很快地继续你未完成的工作。

留个时间空当去应付客人或其他职责的构想，可以采用另一种方式去做。这构想就是要你在空当时去做琐事，即使是5或10分钟也好。

秘诀就是把那些盘踞在你空间和时间中的琐事，依其相似或相关性质组合在一起。比如说，你用不着一次签3张支票，一个星期签10次。你可以一次就签好这些支票。

假如短时间的工作、琐事或职责基本上有以下的特征时，你可以把它们放在一起。它们需要：

相同的心理过程、判断或能力。

相同的仪器、场所或设备。

相同的动作、例行公事或程序。

相同的参考资料、方式、信息或接触。

如果你全力按照这个妙方去做的话，你会更有效率而成就也更多。因此不妨找个你觉得可以从头到尾处理例行公事的人替你处理。比如说，一个律师的助理可以帮助律师准备合约书、做研究、理事和登记档案，并做联络和文书工作。而一个半职业性的助理可以帮助一个合格的会计师做文书工作，写工作报告单和处理其他例行公事。然后，你将可以自由地做你所擅长的事。而你可以完成比你预想更多的事；假如你为其他琐事分心的话，结果也就相反。

紧密地注意你的进展

你越密切地注意自己的进展，你的进展也就越大。就像一个节俭的人要比挥霍成性的人更能省钱一样，而不是人们所说的“心急水不沸”的情形。一个密切注意自己做事的人要比一个从不注意的人，成就更大。

要把这个方法付诸行动，不妨对自己的努力做个记录。把你所做的事情详细记下来，依其性质分类，分配注意力。试着去把花的精力和所得做一比较。每天及每周的工作、活动和琐事都这么做，设计方法和技巧，让这监督的程度更简单、方便些。未来三个月内，仍继续注意你的努力和成果，并看看所发生的改变。

时间表对这些作为说明当然有用。可是，不管你用不用时间表，你可以或应该常常想想你花的心血和成果。

比如说，每当你初步决定做时，要这么问自己：“我所忙的目标有没有价值？我是不是有更具价值的目标呢？”当心里有困扰时，你可以常常这么问自己。而你该用一种以目标和职责的整体感想，去回答这些问题。这也就是它是那么重要的原因。

如果你花时间去把对现在或过去表现的满意感记在心头的话，你将很快地就注意到改变。这是很自然的。你将开始有心去放弃较不重要的计划。你将发展出第六感，让你感觉出目前最重要的工作。靠着你的价值观，你将改变原有的方式而形成另一新方式，工作更有效率，并且成就更多。

许多专业人员重复地做许多工作，却获得相当少或根本没有进展。比如说，你初次和一位客户见面，可能是想要获得一些信息和建立关系。假如你开始使一张标准化的“初次见面单”去整理你的问题、评论和叙述，你可能得到的更多。

此外，你还可以运用“锅炉板”的构想去做较不重要的事。比如说，像对客户、政府机构、你自己的笔记和客户档案等。你可以创造标准化的信息以包括大部分的例行联络网、笔记和档案。即使你有这些文字资料，你再也不用写了。

假如你足够用心的话，你大可以在活动中找出标准化的其他用处。

运用直线的时间预定方式

直线的时间预定方式让你一次处理一个问题、个案或客户。只要选出你最重要的事，并尽可能地不跟其他事搅在一起。可能的话，继续这么做下去。

很显然地，你很少在动手做一个计划并把它完成后，才进行另一个计划。

为了保持成果，你得同时去做很多计划：有些刚开始、有些做了一半，而有些快完成了。所以，你得在每周和每月的时间表上分配时间，以便能够巧妙地处理许多同时进行的计划。

可是，在每日时间表里，这种分配时间的方法会让你陷于苦恼，使你无心长时间地专注于发展，并降低兴趣，甚至疲惫不堪。而每日直线时间计划法能让你得到每件事完成后的满足感，并使你熟悉每个个案，进而能用心思考、计划和做事。

拟出时间表，会帮助你养成安排直线时间的习惯。一旦你手头有个案时，你便能更好地运用。很快地，你会培养出更用心的能力，而这将使你有活力去做任何计划，进而进步神速。

及早消除你的损失

这方法在很多场合相当有用，尤其是在你初次想改善成果或获得更多成就时。这方法只是要你按照时间表做事，即使你得在上面减去一些事和稍有耽搁。

比如说，假设你今天打算做三件重要的计划，然后在吃午餐后，再过目明天早上会议所要的一些重要资料。在完成第一个计划后，你看看表，正好是11点。你不可能继续做第二和第三个计划，可是你也许会选择去减少你的损失。这样的话，你只消略过你打算在今天做的计划。而你略过的事，可以晚一点或明天当你有空时再做。

虽然，这方式不能帮你处理更多的事，但是它能让你跟得上计划表。虽然，你在每天或每周的开始落后，你所预定的整体活动却不会有所影响。因为你跃进的幅度可以补偿你所落后的，所以，只有一两件事受到影响而已。

想象完成计划的喜悦

在日常我们可以试着想：问题解决了有多高兴，然后入睡。

若第二天答案没有出现，别灰心！总得多试几次，你才能支配自己的潜意识。或许你的思考程序有瑕疵，隔天再输入一次，直到找出答案为止。但要如何重新输入呢？

再次研究这个问题，重新思考，回顾所有的假设、已做的决定和资料。对问题描述得更清楚，然后花几个钟头假想如果答案出来了，该是多么美妙啊！

若过了每一个星期还没有答案，不如这样做：到安静的角落里坐一会儿，告诉自己再过不久就会解决了。而且你能安心等待。不管怎样，只要你遇到忧虑的问题，就如法炮制。但第二次的定义、分析、解释绝对不要和前一次相同，这点相当重要。每次写都具体而不相同，帮助你扫去潜意识的障碍。即使你真的无法加入新的观念，也不要忧虑。

告诉自己：“我一定得找出答案，我知道我能找到。”然后放松自己，不再想它。过了一个星期或更久一点，你就有答案啦！也许是当你睡醒时、冲凉的当儿、开车的途中，或等电梯的片刻，它会突然闪现。越是重要问题，出自潜意识的答案往往越正确、越卓越。它是你心血的结晶。它出自何处，无迹可寻；也许它会指出新的方向，使你所付出的精力和勇气得到丰硕的回报。

一旦体验这种苦尽甘来的喜悦，你会用这种新的能力去征服更大的困难。当然，它需要投注更多努力、精力、时间、耐心和自信才成。然而知道如何运用潜意识，是件多么令人兴奋而又令人信心十足的一件事！

讲到最后，一分钟经理人显露出了一种明显的激动，显然他也被自己精彩的谈话所打动了……