第9章 时间管理(8)
另外，一件大工作，“片段”的数目可能会很多，那么列出一份工作分段表吧。要诀是使每一件小工作简化便捷到可以在几分钟之内做好。然后在交谈与交谈之间，或在等电话的几分钟，解决一两项“立即可以做好”的小工作。没有这张工作分段表，你可能永远不会着手去做这件大工作。
请记住：这件大工作的第一片段——第一件可以立刻做好的小工作——就是用“文字”列出这件大工作所涉及的许多小步骤。
“各个击破”的原则不只可以用在作战之中，也可以用在工作方面。
只要动点脑筋，任何事都可以迎刃而解。
还有一种是基于认识到我们不能立刻采取行动，并不是因为这件工作有什么特别的困难，而是我们已经养成了拖延的习惯所产生的解决问题的方法。拖延很少有特定原因，它是一种根深蒂固的行为模式。如果我们能够改变思考习惯，这种问题往往也能迎刃而解。
对很多人来说，要改变一种根深蒂固的习惯，会是一件痛苦的事。他们已经努力过好多次，完全利用意志力量——新年的新决心，来改变习惯，但是都失败了。其实这并没有那么困难，只要你用对方法。
中国剑谱上有只有按自己的节奏方法，才能取得主动的策略。那么，我们工作中也只有了解自己的“生理节奏”，才能让我们的工作做得更好。所谓“生理节奏”，就是了解你在一月、一天当中，什么时候精力最充沛，脑子最清爽。就像心理学上把人分为“百灵鸟型”和“夜猫子型”一样。“百灵鸟”是早晨最活跃，而“夜猫子”则是夜晚更来劲。
要用精力最好的时间来做最好的、更重大的事，而用精力不好的时间来做较不重要的事情，这样才能体现真正高效，并且能让你保持能量，节省体力，节约时间。
每个人都有自己的生理节奏，符合它便事半功倍，否则必然事倍功半。
“这就是我对恰当把握条理与节奏的看法。”斯蒂芬端起咖啡喝了一口说道，同时用期望的眼神看着一分钟经理。
“不错，年轻人，你有了很大的进步，我想你的实践基本上是成功的。”一分钟经理人很愉快地予以了肯定。
“但这是你的全部吗？”同时他又反问了一句。
“当然，不是全部。”斯蒂芬轻松微笑了一下，“接下来我希望您指正的观点是：‘使自己的时间增效’。”
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“在工作中，经过不断的失败，我逐渐地发现，如何在同样的时间内做更多的事情，这是值得每一位希望有效管理时间的人认真思考的问题，因为只有这样才能使自己获得更多的时间，也才能遇上更多的机遇。”斯蒂芬略有所思地说。
用更少的时间做更多的事
人们不论干什么事情，都要讲求效率，效率高者，事半功倍；反之，则事倍而功半。
历史上凡是事业真正有成的人，工作和学习时总是注意力高度集中，达到如痴如醉的程度。
例如，居里夫人小时候读书很专心，完全不知道周围发生的一切，即使别的孩子为了跟她开玩笑，故意发出各种使人不堪忍受的喧哗，都不能把她的注意力从书本上移开。有一次，她的几个姊妹搞恶作剧，用6把椅子在她身后造了一座不稳定的三脚架。她由于在认真看书，一点也没有发现头顶上的危险。突然，三脚架轰然倒塌，居里夫人也摔倒在地上，但手中还捧着书，一脸茫然，以为发生了地震。
这样的例子还有很多：大科学家牛顿把怀表当鸡蛋煮；黑格尔思考问题时，竟然在同一地方站了一天一夜；爱因斯坦看书入了迷，把一张价值1 500美元的支票当书笺丢掉了。
怎样使注意力高度集中呢？一个必要的条件就是：使刺激引起的兴奋强烈起来。爱迪生在实验室可以两天两夜不睡觉，可是一听音乐便会呼呼大睡；苍蝇是“四害”之魁，瘟疫之首，可是在仿生学家眼里，苍蝇竟成了“彩页”。可见，注意力与兴趣有着直接的关系。兴趣大的事情，对人的刺激就大，兴奋程度就高，注意力就容易集中。
古语说：“书痴者文必工，艺痴者技必良。”注意力的聚集所迸发出的智慧的火花，点燃了科学史的引擎，又推动着事业的前进。学会使自己的注意力高度集中，提高时间利用率，是自己学有所长的一个重要方法。当然，由于工作性质的不同或是学习是在业余时间进行的，不可能长期把注意力集中在一个方面，那就需要把注意力恰当地分配，同时注意几个方面。这样可能吗？当然可能。爱迪生从1869年到1901年，正式登记的发明有1 328项之多，有许多发明是同时进行的，而且各个项目在进行中又是互相交叉、互相启发的。有的专家认为，一个人在一段时间内可以平行进行的项目，最多为7项。怎样分配自己的注意力呢？一种是“阶段性突击式”的分配方法，即在一段时间里集中注意力从事一个项目。另一种是“课程表式”的分配方法，它是一种每天有节奏地在不同时间里进行不同的工作的方法，如同学校的课程表一样。
善于把握零碎时间
争取时间的唯一方法是善用时间。
把零碎时间用来从事零碎的工作，从而最大限度地提高工作效率。比如在车上时，在等待时，可用于学习，用于思考，用于简短地计划下一个行动等等。充分利用零碎时间，短期内也许没有什么明显的感觉，但长年累月，将会有惊人的成效。
世界上真不知有多少可以建功立业的人，只因为把难得的时间轻轻放过而最终默默无闻。
滴水成河。用“分”来计算时间的人，比用“时”来计算时间的人，时间多59倍。
达特茅斯医药学院睡眠诊所主任彼得·哈瑞博士的研究表明：大多数成年人每天平均睡眠在7～7.5小时，但是对很多人来说，6个甚至5个小时的睡眠，就已经足够了。超过你需要的睡眠只是把时间耗掉而已，对健康不但无益而且可能有害。
哈瑞博士说：“要找出你需要多少睡眠，你应该以不同的睡眠长度来做试验，每一种试验一或两个星期。如果你只睡5个小时，仍然觉得心智敏捷，工作有效率，那就用不着强迫自己躺在床上7个小时。如果你睡了8个小时，仍然觉得软弱无力，难以集中精神，那你可能就是那些需要10个小时睡眠的人之一。”
根据弗吉尼亚大学精神病学系睡眠试验室主任罗勃·范卡索博士所说，人所需要睡眠长度的不同，似乎和新陈代谢、秉性，以及从白天活动中得到的乐趣有关。他说：“做无聊而令人厌烦的工作，会使人以更多的睡眠，来避免面对每天冗长而乏味的例行工作。因此，我不会要求每一个人都制定一个同样的睡眠时间表，但是大多数的人就是比平时少睡很多，仍然能够过得不错。”
还应该注意到的就是有些情况会影响人的睡眠：在感到特别有压力或生病的时候，人就会需要更多的睡眠。
很多成功的人认为他们成功的一项重要因素，是他们遵从了富兰克林的建议而获得更多时间。富兰克林的建议是：“懒人睡觉时，你要刻苦奋进。”例如，已故希腊船业巨子奥纳西斯常常在清晨5点钟就起床了，并且认为这个良好的习惯帮助他成功。新奥尔良著名的欧吉斯纳诊所的阿尔顿·欧吉斯纲博士，发现他一天只要睡4个小时就足够了；而著名的心脏外科医生麦克·戴贝克也有同样的发现。（他们两个人都采取一种只睡4小时的做法，但是白天如果觉得疲倦了，就小睡5～10分钟。）发明家富勒曾经采取每3个小时小睡半小时，24小时合起来只睡4个小时的做法，实行了一阵以后，因为有碍业务，才放弃了这种做法。
当然，这些都是特殊的人。如果你只睡6个小时仍然觉得很好，那就不必睡8个小时。一天节省两个小时，星期一到星期五就节省了10个小时，每个月就是40多个小时——每个月比别人多一个星期。
如果认为这样野心太大了，那么想想看每晚少睡一个小时会怎么样：等于是一年比别人多6个星期，以一生工作时间来算，就是多5年。
所以我们需要的是：起来工作吧！
在大都市，人们每天用于上下班路途上的时间是非常可观的。在美国上班时间平均单程是22分钟，而在人口100万或更多的大城市，32%的人住在距离上班地点35分钟车程的地方。
任何事情要在你一生中用去这么多的时间，都值得你特别注意。很明显的，有两方面值得你考虑一下：
是否能减短交通时间。威尔克先生开车上班35分钟。他的朋友布朗先生住在距离上班地点只有15分钟车程的地方。威尔克先生并不觉得其中的差异有什么特别意义——“只多几里地而已，早已习惯了。”但是我们来算一算，20分钟的差异表示一天40分钟，一个星期三个半小时。以一个星期工作40小时来计算，在上班路途上威尔克先生“一年”要比布朗先生多用“四个星期”的时间。
在选购房屋的时候，上班时间虽然不是最重要的考虑因素，但只有5～10分钟车程的差异，长年累月积聚起来，差异就大了。能源危机倒是能刺激每一个人更认真地长远考虑上班距离。
是否能有效地利用交通时间。听车上收音机任意播放的节目并不是利用这段时间的最好办法。更有效地运用包括：在早晨业务汇报之前，把有关事项先想清楚；分析业务、私人问题或机会；在心里面为一天的工作先计划一番；听听用来增长你专业技术的录音带。不过，听听新闻报道甚至音乐录音带，也都是利用这段时间的好办法。
重要的是避免由惰性或习惯来决定如何利用上下班的时间。
要有意识地决定在这段时间里，把注意力投注在什么方向。我们就会惊异地发现，不浪费这段时间会获得多宝贵的益处。
不要把一些短暂的时刻（约了一起吃午饭的人迟到时，或在银行排队，向前移动缓慢时）视为虚耗掉的时间，而要当成意外的收获，可做一些平常要延缓去做的某些事情。
推销员常常发现在接待室等待和顾客面谈的时间，足够他办完所有纸上作业：写一份和上一位顾客面谈的报告、写给顾客以及可能成为顾客的人的信件，计划以后拜访哪些人，填写支出费用报告等等。每一个人都可以找些适当的小工作，利用这种零碎时间来完成，只要把必备的表格或资料带在手边就可以了。
不要认为这种零碎的时间只能用来办些例行纸上作业或次优先的杂务。最优先的工作也可以在这少许的时间里来做。如果把主要工作分为许多小的“立即可做的工作”，我们随时都可以有费时短却重要的工作可做。
因此，如果时间因为别人没效率而浪费掉了，要记着：这还是自己的过失，不是别人的。
对一名速记员或对一部录音机口授，哪一种情形更有效，永远没有令每一个人都满意的答案。有些人对着冰冷的麦克风口授，总有一种心理上的障碍，而宁愿对着一个人讲话。许多速记员花了很多小时克服修正速记的困难，对于录音盘、录音带当然会表示出一种敌意。
利用录音机的好处是非常明显的。它能让我们用自己的能力来口授，必要时我们也可以停下来，有充裕的时间去查询资料或组织我们的想法，而不会浪费别人的时间。例如，威廉·伯克莱二世一个星期接到大约600封信，大部分都由他亲自回答，其中有不少信是他在开车上下班的途中想出来的。
最没有效率的通信方法，是自己写长信，然后交给别人抄写。丹尼尔·胡威曾做过一次调查，发现40%的美国高级经理人中仍然用这种老方法。如果你没有一部口授录音机，而心理上又不习惯向速记员口授信件，那就口授要旨大意，由速记员写成这封完整的信或至少写成草稿。很多忙人都利用这种办法处理信件。
用口授录音机的一项警告：要保持简要。因为很多人对录音机讲话很容易有说废话的倾向。
假定你是一位尽责的职员，而目前公司却没有足够的重要工作让大家都忙起来。那该怎么办？为了觉得自己很有用处，就开始找些多少有一点价值的工作做。你可以安排一次意见调查、准备一次测验、修改政策手册、重新组织档案系统、改变标准人事表格、制造一些烦琐文件、设计一个委员会、召集一次会议，以及任何足以使你和别人看不出自己根本没有什么要忙的事。
如果根本就找不到什么建设性的工作，就可能会专找别的部门或别人的碴儿。
所有这些骚乱和无事找事，都是因为机构里有太多的人员。在一个精简的机构里，大家因为都太忙了，而不会去弄出些无足轻重的事，因此他们不会有这些问题，就算有，程度也不会太大。
这个理论是有一些道理的，约一个人一同吃午饭是能够有效利用时间。不过，大多数会产生反效果：一共用去了两个小时，通常还会使你吃得比平时多（还可能包括一两杯酒），以至于下午精神不济。实际上你用了两个小时的时间，只做了用20分钟就可以做到的事。
很多人发现把午餐时间延迟到下午1点钟或1点钟以后，而用正午时间来办事效果更好。在大多数的办公室里，这段时间的电话等干扰会比较少；在大家赶着吃饭的时间过了以后，再到饭店去，可以得到比较快的服务。
保护自己的周末。除非有紧急情况，否则不要让工作延长到周末——如果上帝在工作了一周之后还需要休息，那么你是谁呢？居然认为你不需改变一下步骤。
周末运动、轻松一番，完全过远离办公室或工厂的事务，有助于有效运用下一周的时间。如果偶尔计划出一个长的周末，那就尽情去度一个长的周末。
计划如何运用自己的周末，不要总是随便就接受，否则会让自己不知所措。为周末拟订出一些特别的计划，可以提高这一周的工作士气，刺激起要把一周工作做完的兴趣，使工作不会干扰到周末的计划。
最重要的是，要认识到今天是我们唯一能应用的时间。过去已经一去不回，未来只是一种概念。这个世界上每一件事情的完成，都是由于某一个认识到今天是行动的时间。
19世纪苏格兰作家、历史学家及哲学家卡莱尔曾说：“我们的主要工作不是去看未来还看不清楚的东西，而是去做目前手头上的事情。”19世纪英国散文家、批评家和社会改革家罗斯金把“今天”这两个字刻在一小块大理石上，放在桌子上，经常提醒自己要“现在就办”。
不被琐事缠身
不要浪费时间。它的含义是说不要因为玩耍、闲聊等没有价值的事，过多地使用时间。但还有更重要的一点是齐头并进不要做没有结果的事情。没有结果的事就是不值得做的事情。
做不值得做的事，会让自己误认为完成了某件有意义的事情，从而心安理得；做不值得做的事，会消耗自己做有价值的事的时间；做不值得做的事，就是浪费自己的生命；做不值得做的事，会造成一种误解，你越是做不值得做的事，就越觉得自己有毅力。
因此，对于想做一件事，一直做不出名堂的人来说，美国著名成功学家拿破仑·希尔的观点是，如果一开始没成功，再试一次还不成功就该放弃，愚蠢的坚持毫无益处。
停止做琐碎无价值的工作