第6章 培养高效能人士的习惯——成大事者的自我管理技巧(2)

工作也是这样。在持续进行某项工作后，换换工作内容，换换工作姿势，就会使身体的各部分处于轮流活动和轮流休息中，从而延长了我们的高效工作时间。如：一个木工交叉进行划线、锯、刨、凿等工作；一个作家轮流进行写作、思考、查阅资料及会客等，当然，会客是安排在低效时间的。在一项重复性的工作中，时间长了，往往会使人感到单调乏味，如果不时变换工作，就可以使人有新鲜感，提高工作情绪，由此出发，一些工厂为了提高装配工人的劳动热情，以改变自福特制使用至今的传送带为移动工作台，使工人固定从事某项单调劳动变为轮换从事几项工作，大大提高了工作效率。

提高“复种指数”

复种指数是表示耕地利用程度的指标。原意是指在一定的耕地面积上，一年内种了几茬农作物，用一年内重复种植农作物的总播种面积与耕地面积之比来表示。如某地区全年农作物播种面积为1800亩，耕地面积为1000亩，则该耕地一年内种了1.8茬庄稼。借用复种指数来说明时间利用程度，即该耕地的时间利用重复程度是1.8。也就是说，一年顶1.8年。提高复种指数的途径在农业上主要是采用间作、套种和充分利用土地休闲季节。这些办法对提高时间利用程度是有启发的。要提高时间利用的“复种指数”，也应该实行“间作”、“套种”和“充分利用空白”时间，也就是说，在有些情况下，不要单打一地利用时间，应争取在相同的时间内办更多的事。

时间利用中的“间作”和“套种”，就是在相同时间内，以一件事为主，附带也把别的事办了。譬如，有的人在早上锻炼时带上了半导体收音机，附带收听了新闻广播；在饭后散步时与人谈心；在等电话时阅办文件，在读书时随手作摘记或写眉批等。“充分利用空白时间”的潜力更大，因为人们在办事过程中，往往会因各种原因而出现等待，在生产过程中通常称中断或停工，在日常生活中大量碰到的是排队现象，诸如此类的空白时间，正是挖掘时间潜力的所在。利用这段时间，穿插进其他工作，就可以提高时间利用程度。

应付意外事件

火车、飞机、公共汽车、轮船等依时间表运行，但依然会发生意外事件，在工作中也会如此，所以，为意外事件留点时间，是很明智的。某百货公司的经理，早计划在星期一举行大减价，但很不巧的，星期日恰好是该公司一年一度的员工野餐活动。结果星期一早晨，1/4的职员迟到、请假，筹备已久的大减价就因此流产了。这就是未预计到处理意外事件的时间的一个例子。

聪明人有三个预防此类事件发生的方法：第一，每件计划都留有多余的预备时间。第二，努力使自己在不留余地、又饱受干扰的情况下，完成预计的工作。这并非不可能，事实上，工作快的人通常比慢吞吞的人做事精确些。第三，另准备一套应变计划。

假使你为每件工作立下时间限制，你将发现，有三件事已经做成功了：

1.迫使自己在规定时间内完成工作。

2.对你自己能力有了信心。

3.你已仔细分析过将做的事了，而把它们分解成若干意境单元，是正确迅速完成它们的必要步骤。

“分身术”

孙悟空拔几根毫毛，吹一口气就变成几个跟自己一样的孙猴子。在现代科学中，分身术已开始由神话走向现实。众所周知，一个细胞通过分裂繁殖，可以变成千万个；电视转播，在某一地方发生的事，可以通过传播，让全球同时看到；一个名牌产品，供不应求，想要扩大生产又受到自身条件限制，通过产品扩散，让更多的厂家生产，一厂变几厂；一个导弹，可以带多个弹头，到目的地再分导。

那么，这些与时间运筹有关吗？回答是肯定的。譬如，在写一份总结时，先要搜集资料，这时如果有意识地注意一下“一带搜山，二带打猎”，依据所得资料，不仅可以写出总结，还可以写出专题。当需要写出一式五份文稿时，谁都知道，一份一份地去抄不如借助复写纸或复印机，工效可以提高四倍。出外购物，不妨把几件事集中起来，顺道一齐办了，这样比办一件事跑一趟省时、省力多了。诸如此类，只要我们注意，办法自然有了。这种“多弹头分导”，一举数得，一箭三雕，是时间运筹的艺术。

技巧11以合理的计划完成目标：

制定工作计划的技巧

如果人生没有目标，我们所说的时间管理原则、方法、计划等都是惘然。

曾有人询问著名的巴顿将军，他之所以在战场上如此成功，有什么秘诀。他回答：“第一，计划。第二，完整的计划。第三，完整而可行的计划。”那么，要如何把我们在前面所设定的目标，转化为完整可行的计划呢？看看下面的建议吧。

制定周计划

要计划一周的工作，你的眼光应该长远一些。为了争取最好的结果，你需要比每天作计划时做得更多一些，简单的清单是不够的，需要着手制定你自己的日程安排，考虑你作为管理者和在作为非管理者的日常生活中，所处的不同角色。

为每一个角色设法选择一件这一周能做的事情，花点时间去做这件事，看看会有什么结果？每个人的任务清单都是不同的，而且每周都在变化。你的清单上可能包括了从短期看浪费时间而从长远看却会节省大量时间的事情。

任何时候都不要试图在每周日程安排里选择很多重要的事情。每个角色挑一件或最多两件事似乎就足够了。

你的时间常常被日常事务所侵占，所以现在你所面临的挑战，就是如何在一周安排被日常事务挤满以前就把这些重要事情安插进去。使你的每日工作围绕着你已经确定的本周工作重点，并凭着意志着手处理这些事情。

在上周中间和一周末，以你的关键目标为对照，检查一下你的进展情况。你需要了解你是否达到了自己设定的一周目标。刚开始的时候，七项任务中可能只有两、三项能完成。但那可能就已经比前一周多完成了两、三项重要（非紧急）任务，其中一些可能会为你今后节省时间，使你能做更多这样的重要事情。下一周，你可能会使七项这样的任务中能完成的数目达到四项，如此是可以不断进步的。

利用一周行将结束的时间，或是利用周末，回顾一下你在实现上周目标上的成果。再看看还有什么你还没有完成。你是决心在下一周把它们完成，还是在一、两周内把它们用铅笔暂时划掉，或是把它们从你目标中完全去掉？现在你可以开始计划下一周的目标了。这些目标确实会与上周有所不同。

制定月计划

一旦你掌握了每周制定计划的窍门，就可以试着去制定每月计划。要做到这一点，必须把一个月看作一个整体。

在这个月行将结束的时候，花一些时间反思一下，看下个月想要达到什么目标。哪些事情是重要的、需要优先考虑办理的？结果可能不会一下跳出来，大概需要考虑一些时间。大多数浮现在脑海里事情都将是你需要执行的，你要采取主动。

你应该设立一系列的财务目标，倘若你收支平衡，尤其需要这么做。即便你的财务状况很好，你也会发现在每月计划中列入一些有关的月统计数字，是十分有帮助的。在每月计划中你也可以设定大一些的目标，因为你有更多的时间去实现它们。每一份月计划都会给每周计划提供背景情境。在某种意义上，每周计划会成为实施年度计划的进身之阶。

除了每天摆在面前的事情以外，还会发生一些事情。与其任凭日常事务摆布，还不如把深思熟虑的日程安排强塞给自己。你的每周计划可能会从当月计划中降生，构成更广阔背景中的一部分。

制定年度计划

制定年度工作计划是重要的手段之一。一年的时间并不长，但是如果利用得好，可以勾画出你未来的一些目标。这些目标可能很大，但却能给你不少激励。或许你想增加薪水或收入。如果你的目标果真如此的话，那么，很重要的一点就是你得给公司创造更多的价值，或者至少承诺这么去做。多年以前，我认为能让职工薪水以一定的比例提高是很了不起的成就。我确实做到了这一点。道理很简单，那就是以较大的投入换取更大的收益。

你不必非要等到十二月份才去计划来年的工作，你可以从现在就开始做计划，而且一旦明确了目标，就可以着手实施它。

如果你给上一年度设立了一些目标，并且你已经实现了这些目标，那么这是一个很好的基础，有利于今年去实现新的目标。如果你每年都在以前目标的基础上建立新的目标，那么将会有力地推动你的职业发展。

成功的管理者也休假。他知道休假对创造力的激发很重要。如果从不休假，你可能会不知不觉地就变得越来越麻痹迟钝。

技巧12让你的工作承前启后：

让工作有持续性的技巧

把今天安排得井井有条的最佳时间是在昨天。

使工作有条不紊地进行的一个秘决，是在采取行动前就有条理地安排好自己，然而，把今天安排得井井有条的最佳时间却是在昨天。回顾今天的最佳时间是在这一天快结束的时候，这个时候同时也是将明天安排得井井有条的最佳时间。

利用一天快结束的时间，回顾一下工作的进展

这个方法可以在适合的任何时候完成，譬如离开办公室之前，在回家的路上，甚至是在家里。花点时间看看哪些工作你已经完成了，又有哪些工作遗留下来了。你是怎么做的？今天的工作清单上还剩下了哪些工作？本周开始的时候，你给自己安排的重要任务完成得怎么样了？

一定要把没有完成的任务移到明日的清单上，同时看看你把时间花在了哪里

时间是你最宝贵的财富。用完了它你就会一无所有。如果你得填写公司发的日程登记表，就在一天快结束的时候做吧。如果没有人要你这么做，你应该利用行动清单检查一下自己把时间花在了什么地方。你做了些什么事，这些事用去了你多长时间？你有没有设法把时间用在那些需要优先考虑办理的事情上？有没有偏离目标？

在“单纯作业”时间，利用耳机充实自己

在“单纯作业”时间里，最适合利用耳机来充实自己。工作中有复印之类的单纯作业，在复印时间内，可趁机学习语言或准备某项考试，因此可随身携带小型录音机。经由耳朵的刺激，更可提高学习的成效，当然复印的工作也可以不受妨碍地顺利进行。在办公时间就比较不适合了，但在离开座位去做某种单纯作业时，推广这个一举两得的点子是科学的统筹方法。

增强工作意念的妙法

将平常该做的事情列成一张表，做好之后就用红笔划掉，因为这么一来，每划掉一项就可确认“这项工作已经完成”，当时心中的成就感与满足感，即成为下回工作意念的来源。如此看来似乎没什么意义，不过在工作无甚进展的情况下，多半原因都在于工作流于单调、冗长。大部分的工作都是由小作业累积而成的，由于这样很容易造成烦琐，所以可以用列表方式来处理。此外，采用这个方式还可免于遗漏某项工作。

防止厌倦单调工作的“成功画面思考法”

撰写一本书着实需要有强烈的意志力，但多达数百页的稿纸，虽说用口述录音机或文书处理机之类的文明工具，可达到很高的工作效率，不过，有时候也是一件非常痛苦的事。在这种情况下，只要想到这是完成一本书的必经过程，就会再次提起干劲。重要的是，如果一心只想到眼前单调的工作，不但会心生厌烦，而且工作效率也会一落千丈。试用成功画面思考法，想象计划成功或完成工作时的成就感，是防止这些弊端的方法之一。

“悦音”卡带以回转式为佳

很多人在做单调工作时，都习惯听轻音乐（BGM），以集中精神。单调的工作尽可能的交给机器或属下去做，当四周吵得令人无法专心做事时，就可放点轻音乐，听听小河的流水声和小鸟的歌声。也就是说，以“悦音”来对抗噪音，同时，这种卡带最好采用回转式的，这样就可以不必为换卡带而中断手头上的工作。

要诚实地对待自己

看看哪些事还没有做？会不会成为问题？再看看哪些事已经完成了？完成这些任务的时间预算是多少？

怎样做可能会更好些？什么地方出了差错？如果没有完成一定的任务，是否是因为有一个不可预料的危机突然降临了？如果确实如此，那是否有必要考虑一下你所能采取的措施，以防止危机的再度发生呢？

有没有给自己兜揽太多的任务，以致于无从下手呢？如果处于这种情况，你需要更实际地确定自己一天所能完成的任务。另外，身为领导，你有在一天中对工作不感兴趣的时候吗？问问自己为什么会出现那样的情况？是不是你设定的目标不能充分地激励自己呢？

也许你把所有的事务都处理好了，还额外完成了一些任务。那无疑会增强你的自信。或许明天你可以设立高一些的目标，但不要太高，以免导致失败。

真正可取的是能从今天吸取经验教训，使明天做得更好。设想一下如果你每天改进工作的百分之一，那么几个月后你的工作效能就可以提高一倍。

技巧13午餐是最好的时间：

安排午餐的技巧

一顿商务早餐、午餐或晚餐都是一次显示个人风格的机会，同时也是聆听的绝好机会，因为它远可以比办公会议更多地了解一个人。

不必等别人的请柬蜂拥而至，你自己就可以发出一些请柬

即使你得付餐费，商务午餐也是一笔显而易见的好投资。邀请别人共进午餐本身就是一门艺术。一般来说，最好先问一下你所邀请的人，哪一周比较合适，如果本周就可以，应再询问一下哪一天最合适。达成口头协议后，可发出书面邀请，确认细节，避免产生不必要的误会。

你现在有机会更好地了解跟你共进午餐的这个人了。在办公会上，询问一个人的个人情况，常常是不合适的，但在商务午餐上，你一般可以这么做。

你可以设法了解他们工作的所有目标，以及他们公司的总体目标。除此以外，你还可以更好地了解他们对你所提供服务的评价。他们甚至可能还会告诉你提高利润的办法。所有这些都有助于你更有效地与那人合作共事。

两小时午餐最佳

两个半小时可能是最佳的。之后，你可以把午餐中听到的信息记下来，以便可以更好地利用和理解这些信息，避免细节的遗忘。

查看以前午餐记录，以示关心

在你下一次与他会面以前，甚至在此后每一次会面以前，你应该查看一下关于那次午餐的记录材料，恢复一下有关记忆。倘若你这样做了，很可能会发现你的客人（或主人）十分惊诧于你对他个人的关心程度。他会感觉非常惊奇。