第1章 行政管理体制

第一（节）机构设置

一般企业的行政管理组织机构是由企业行政总监领导下的职能型组织机构，下设行政部、总务后勤部等相关职能部门，直接对行政总监负责。各职能部门根据工作需要再设立相应的职能岗位。

一、行政部

根据工作需要可以设立以下人员编制：

1.行政部经理，全面负责行政部工作。

2.行政主管，在行政部经理的领导下负责行政部日常各类工作。

3.公关主管，在行政部经理的领导下负责企业公共关系工作。

4.行政助理、秘书等行政工作人员。

二、总务后勤部

根据工作需要可以采取以下人员编制：

1.总务后勤部经理，全面负责总务后勤工作。

2.总务后勤主管，在总务后勤部经理的领导下负责企业后勤管理工作。

3.物业、保安等后勤人员。

三、组织体系表

名称行政总监

部门行政部人数总务后勤部人数

编制经理行政部经理1总务后勤部经理1

主管行政助理总务后勤主管

行政主管

公关主管

一般工作人员

四、行政办公人员职位说明表

姓名职务隶属部门

工作概要

职责范围

使用设备

主要权利

直接责任

监督管理

任职条件

其他说明

第二（节）行政管理职责划分

一、行政部职责范围

行政部受行政总监领导，直接向行政总监报告工作。部门职责如下：

1.各职能部门的关系协调；

2.建立各项规章制度并检查实施情况，促进各项工作规范化管理；

3.负责公司资料、信息等管理，以及宣传报道工作，沟通内外联系和上下联系；

4.公司会议组织、记录及记录归档工作；

5.公司印章管理；

6.公司证照管理；

7.员工入职、离职过程中与行政相关的手续办理；

8.公司各类档案的整理、归档、保管、借阅等；

9.员工考勤、出勤统计、报表、分析等；

10.员工暂住证、就业证等事项办理；

11.保健管理

1）员工保健规章的制定；

2）定期保健体检的实施；

3）特约或定点医院的选择；

4）特约或定点医院的联络；

5）办理工伤事故；

12.福利管理

1）员工福利制度的制定，并经批准后实施；

2）福利制度的研究、修订、改进等事项；

3）福利事项的办理；

4）福利工作总结、分析和改进；

5）退休、抚恤制度的制定及办理；

13.文件控制

1）发文制度及行文程序的拟定和实施；

2）公司文件发放；

3）文件与资料登记、编号、发行、保管、维护等；

4）过期文件的处理；

5）文件汇编；

6）文件与资料的有效性控制。

14.公司公共关系维护和改善工作

1）内部公共关系的建立和维护；

2）外部公共关系的建立和维护，包括政府、同行、社区、新闻等公共关系。

15.行政稽查；

16.行政开支预算的编制；

17.行政开支成本控制；

18.其他相关职责。

二、总务后勤部职责范围

总务后勤部受行政总监领导，直接向行政总监报告工作。部门职责如下：

1.基本建设管理

1）基本建设规划的拟定，并经批准后实施；

2）基本建设预算编制；

3）基本建设招标、监理、进度控制、结算、造价审计等事项办理；

4）基本建设支出控制。

2.房产、房屋管理，产权事项办理；

3.企业绿化与企业环境管理；

4.环境保护与职业健康安全体系运行和认证；

5.清洁用品、办公用品、电器配件等物资管理；

6.固定资产管理（机电设备部管理部分除外）与实物核算；

7.厂区、宿舍财产及员工安全的保障；

8.房屋、道路等维修；

9.清洁卫生维护；

10.宿舍管理；

11.宿舍分配、水电管理等；

12.伙食供应及管理；

13.休闲、文化娱乐设施管理；

14.车辆、人员进出管理；

15.安全保卫管理，消防管理，安全检查；

16.公务车管理；

17.灾害及其他突发事件处理；

18.配电系统的建立、检查、维护等。

19.其他相关职责。

第三（节）行政管理纲要

一、总则

第一条为强公司行政事务管理，明确公司内部关系，使各项管理标准化，制度化，提高办事效率，特制定本制度。

第二条本制度行政事务管理包括档案管理、印鉴管理、公文打印管理、办公及劳保用品管理、报刊及邮发管理等。

二、档案管理

第三条归档范围

公司的规划、年度计划、统计资料、科学技术报告、财务审计、经营情况、人事档案、会议记录、决议、决定、委任书、协议、合同、项目方案、通告、通知等具有参考价值的文件材料。

第四条档案管理

要指定专人负责，明确责任，保证原始资料及单据齐全完整，密级档案必须保证安全。

第五条档案的借阅

1.总经理、副总经理、总经理办公室主任借阅非密级档案可通过档案管理人员办理借阅手续，直接提档。

2.公司其他人员需借阅档案时，要经主管副总经理批准，井办理借阅手续。

第六条档案的销毁

1.任何部门或个人未经允许无权销毁公司档案。

2.若按规定需销毁时，凡属密级档案须经总经批准后方可销毁；一般内部档案，须经总经理办公室主任批准后方可销毁。

3.须经批准销毁的公司档案，档案人员要认真填写、编制销毁清单，由专人监督销毁。

三、印鉴管理

第七条公司印鉴由总经理办公室主任负责保管。

第八条公司印鉴的使用一律由主管副总经理签字许可后管理印鉴人方可盖章，如违反此项制度，造成的后果由直接责任人员负责。

第九条公司所有需要盖印鉴的介绍信、说明及对外开出的任何公文，应统一编号登记，以备查询、存档。

第十条不得开具空白介绍信、证明，如因工作需要或其他特殊情况确需开具时，必须经主管副总经理签字批条后方可开出。

第十一条盖章后出现的意外情况由批准人负责。

四、公文打印管理

第十二条公司公文的打印工作由行政部负责。

第十三条各部门打印的公文或其他资料须经本部门负责人签字，交电脑室打印，按价计费。

第十四条公司各部门所有打印的公文、文件，必须一式三份，交行政部留底存档。

五、办公及劳保用品管理

第十五条办公用品的邮发

1.每月月底前，各部门负责人将该部门所需要的办公用品制定计划提交行政部。

2.行政部指定专人制定每月办公用品计划及预算，经主管副总经理审批后将办公用品购回，根据实际工作需要有计划地分发给各个部门，由部门主任签字领回。

3.除正常配给的办公用品外，若还需要其他用品的须经行政部经理批准后方可领用。

4.公司新聘工作人员办公用品，行政部根据部门负责人提供的名单和用品清单，负责为其配齐，以保证新聘人员的正常工作。

5.负责购发办公用品的人员要做到办公用品齐全、品种对路、量足质优、库存合理，开支适当、用品保管良好。

6.负责购发办公用品的人员要建立账本，办好人库、出库手续，出库一定要由领取人签字。

7.办公室用品管理一定要做到文明、清洁，注意安全、防火、防盗严格按照规章制度办事，不允许非工作人员进入库房。

第十六条劳保用品的购发

劳保用品的配给，由行政部根据各部门的实际工作需要统一购买、统一发放。

六、报刊及邮发管理

第十七条报刊管理人员每半年按照公司的要求制定订阅报刊计划及预算，负责办理订阅有关手续。

第十八条报刊管理人每日负责将报刊取回并进行处理、分类、登记，然后分别送到有关部门。有关部门处理后，一周内交回行政部，由报刊管理人员统一保存，存档备查。

第十九条任何人不得随意将报刊挪作它用。

第二十条邮发管理

1.私人信件一律实行自费交行政部办公室或自行送往邮局。

2.所有公发信件、邮件一律不封口，由收发员登记，统一封口，负责寄发。

3.控制各类挂号信，凡因公需挂号者，需经各部门主任批准，行政部经理审核后方可邮发。

七、附则

第二十一条本制度如有未尽事宣或随着公司的发展有些条款不适应工作需要的，各部门可提出修改意见交行政部研究并提请总经理批复。

第二十二条本制度解释权归行政部。

第二十三条本制度自发布之日起生效。

第四（节）保密工作条例

一、总则

为保障公司合法权益不受侵犯，维护公司正常经营管理秩序，特制定本条例

二、公司密级划分

1.绝密：一旦泄密会使公司利益遭受特别严重的损害。

2.机密：一旦泄密会使公司利益遭受严重的损害。

3.秘密：一旦泄密会使公司利益遭受较大的损害。

4.内部资料：一旦泄密会使公司利益遭受一般损害。

5.公开资料：公开有助于公司利益。

三、密级的确立

1.依据保密分级表确立各类文件资料的密级。

2.公司各部门对其产生的文件资料，提出定级意见，由公司领导签发，确立后均在文件右上角注明。

3.属公司秘密事项但不能标明密级的，通过口头通知、传达接触范围内的人员。

四、密级变更及解密

1.因工作需要或环境变化，需要变更密级的，由原产生秘密件部门或行政主管提出申请，交公司领导批准变更，或由公司领导直接变更。

2.对尚在保密期的文件事项，因工作需要或环境变化，需公开但不损害公司利益的，由原产生秘密件部门或行政主管提出申请，交公司领导批准解密，或由公司领导直接解密。

3.保密期届满，除要求继续保密事项外，自行解密。

五、保密管理

1.实行全员保密教育和保密知识系统培训，确保国家和公司秘密不被泄露。

2.公司设专人分管保密工作，有条件的专门设立保密室。公司各部门、下属企业想备专人或兼管负责存管保密材料。

3.公司全体员必须贯彻执国家有关安全和保密法律、行政法规和纪律。

4.保密室为公司重要工作场所，任何无关人员未经许可不得入内；室内一切设备、设施，未经许可不得使用或随意翻动。

5.定期检查保密场所的电器设备、防盗、消防器材的完好状态，确保秘密档案材料的安全。

6.对保密材料须专门登记入册，并定期清查，防止丢失和错漏。

7.传阅保密材料由机要人员统一掌握，划定传阅范围，不得自行扩大，不得让无关人员阅看，控制传阅件的行踪，以防丢失。

8.保密材料不得私自复制。复印件视同原件管理，复印过程的废页及进销毁。

9.保密材料严格按领导批准的份数打印的印刷，不得擅自多印多留。草稿视同原件一样管理。打印过程形成的废页、废件及时销毁。

10.绝密件由机要人员另行打印、复印。

11.传递保密材料要有保密措施，传递应专送，不得办理无关事项，密件不得携入不利于保密的场所。

12.外出工作须携带保密材料，要经公司领导批准。出国工作携带保密材料的，除经公司领导批准外，还须经政府有关部门审批。

13.做好公司重要会议的保密工作。会址应选择有利于保密的地方，严格控制无关人员进入，严禁滥发会议文件，检查有无遗留材料、笔记本。

14.注意在通讯和办公自动化中的保密工作。不在无保密措施的电话、传真机上传递保密材料。建立专门的信息网络保密制度。

15.严格限定密件的接触范围。凡查阅公司密件，一律须办理申请批准手续和登记手续，可使用文件调阅单。

16.对保密内容未经许可，不得擅自摘抄、翻印、复印、摄影、转借或损坏；否则由此造成的后果由当事人承担责任。

17.公司保证员工的稳私权不受侵犯，个人资料不被有意泄露。

六、保密纪律

1.不该说的话，不要说；

2.不该问的事，不要问；

3.不该看的文件，不要看；

4.不该记（摄、录）的事，不要记（摄、录）；

5.不得擅自携带密件外出；

6.不得在公共场合谈论公司秘密；

7.不得在私人通信中涉及公司秘密；

8.不在不利于保密的地方放置密件；

9.不得利用公用电话、明码电报，以及邮局办理秘密事项；

10.发现泄密及时报告，采取补救措施，避免或减轻损害；

11.客人问及公司秘密，应予以婉拒、避谈。

七、附则

1.本保密工作条例与档案管理办法、公文处理办法、打字复印办法、收发管理办法、传真长话管理办法等配套使用。本条例对其他管理办法的保密方面具有指导性。

2.本条例由公司总经理常务会议通过后颁发执行。

第五（节）行政秘书日常工作流程

提前到达上班地点

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负责本人及领导办公场所卫生清洁

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领导文具、茶水准备、家具、物品有序摆放

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分拆信件、分送报纸

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领导到达时

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提示领导本日日程汇报有关事项询问领导本日日程

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督办重要事项，急事急办

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进行正常事务工作

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接听电话接待来宾资料整理撰写文稿打印复印来往文件

并记录并校对收发传真处理催办叫服务

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领导临时交办的其他任务

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下班时间向领导征询需办事项

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检查文件、锁具、电器、电源情况后下班