第13章 让计划成就效率(2)

按小时计酬的人比按月领薪水的人更能感觉到时间的价值。

因此，为了管理时间，你要认为自己是按小时获酬的人，不论是不是如此。要找出你每小时究竟可以得到多少酬劳，请把你一年的薪水除以1000，再除以2，那差不多就可以计算出来了。

你要为你的一天和一周定出计划，否则就只有按照碰巧落在你桌上的东西，去分配你的时间，也就是完全由别人的行动来决定你办事的优先次序。

为你的一天定出一个概略的工作计划时间表，尤其要特别重视你要完成的两三项主要工作。其中一项应该是使你更接近一生目标之一的重要工作。在星期四或是星期五，照着这个办法为下个星期做同样的计划。

研究证实了一项常识：用更多的时间为一项工作做事前计划，做这项工作所用的总时间就会减少。不要让今天繁忙的工作把你的计划时间从工作时间表中挤出去。

应该每天保持两种工作表——最好在同一张纸上。

在纸的一边（或在你的记事本上面）列出在某几个特定时间里做的事情，如会议和约会。在纸的另一边列出你“待做”的事项——把想到要在今天完成的每一件事情尽量地列出来，然后审视一番，排定优先次序的编号。表上最有价值的事项可能是标上一号或二号的事项，因此，你要排出一段特定的时间来办理这两件事。计划在时间允许时，再按优先次序做其他的工作。不要为次要的工作排出特定的时间；你需要保持足够的弹性处理突来的干扰，否则就会因计划不能实现而感到泄气。

“待做事项表”有一个很大的缺点，是我们通常根据事情的紧急性来编定。它包括需要立刻加以注意的事项，其中有些事项重要，有些并不重要。它通常不包括重要却不紧急的事项，诸如你要完成但没有人催促的长远计划和重要事项。

在一天结束的时候，你很可能没有做完“待做事项表”上面的事项，但是不要因此而烦心。如果你已经按照优先次序做了，就已经完成了重要的事情，而这正是时间管理所要求的。

如果你发现你把一项工作从今天的表上转列到明天的表上，且不只是一两次，它可能是次优先事项，但也可能是你在拖延。这时，你就不要再拖延下去，要想出处理这件事情的办法。

最好的办法是在下班前几分钟，拟定第二天上午的工作计划表。这是成功的高级经理人员做有效的时间管理计划时最常用的方法。如果推延到第二天上午再列工作计划表，就容易草率，因为那时已经有工作的压力，工作表上所列的，常常只会是紧急事务，而不是重要的事项。

合理地推进计划

合理分配精力

在研究过你的职责、理想的时间和优先权后，开始决定你将对每一项目花多少注意力。这个计划要求你先用心做最重要的职责工作。然后，利用剩下的时间去做那些较不重要的事。这样的计划能让你控制时间，并帮助你成就更多的事，而不让你的工作时间被琐事和毫不相关的客户所占据。下面我们来看一下如何写这样的计划。

步骤一：立即做调查

调查你所优先选择的事所需的时间。然后，每个月写下你愿意为此大致花的时间。

步骤二：合理地分配

确认你对职责分配的时间等于你每个月应负责的时间。在这方面，你有必要做个调整。依据所需的时间，尽可能地用心，以期在最好的机会和最重要的职责上有所进展。

最好的方式是采取适当的分配。这就像以最经济的方式开车一样。到后来，你能省下不少的汽油。而最后，适当地让你更快地朝目标迈进。你所做的分配越完善，越有效率。

步骤三：适当地调整

让那些比较不重要的事越少越好。由于新方法产生有效的影响，你在每个月里，将会有更多的时间，而且无需加班。可是，在它们未发生作用前就计算，是不太适宜的。相对地，在你能行使职权时，不妨调整你原先所做的分配。

专心地工作

现在，你已拟出应负主要职责的计划，可以心无旁骛地采取行动。我们理解心智的持续专注是提升效率的关键。因此，在你觉得最有能力时，该把大部分的精力，用在主要的职责上。而最有效的方式就是建立时间表。定时、定量地把精力放在这些事情上。

步骤一：不间断地工作

至少把一个星期后的事，在月历上做个记号。画圈号表示你对每项职责的分配。如果无法一次完成一件职责，那么你最好一次把大部分的工作做好，并把剩下的事集中在一起，直到做完为止。然后再接下去做另一项工作。

比如说，假使你的主要职责包括三个有关顾客的重要计划，以及每个星期最少花两个小时读书和思考。你可以安排一周的时间持续完成这一项计划，再做其他的。那么你便可以在时间表里加上一些较不要紧的事。

这表上留有给你去处理琐事和例行公事的时间。更重要的是，你要把重要的职责记在表上和心里。表上再也没有琐事、干扰和所谓的“急事”耗费你太多的精力。

步骤二：不改动原则

这个预定好而不间断的工作时间，可帮助你在时间截止前把重要事情做好。有了这个方法，你将能维持一个工作流程，并避免草草结束。

可是，你也不一定能得到这些好处，除非你照这方式去做，不管任何干扰、耽搁和反对，都不变更原时间表。

晚上离开办公室前，做好明天的时间表。如果你想获得更好的效果，想想若没有完成明天的计划表，那么今天的事就不算全部做完。制定严格的标准，你将很快就能看到成果：控制自己的时间，压力减小，做事较顺心，而每天做的事也多了。

在你专心于某一特别的计划时，试着不要为别的事分心。禁止他人打扰，并严格限制电话和朋友来访。如果你真正关心事情的话，别人是会谅解的。为了补偿你的不便，不妨在某些时间内，让自己自由些。要是你能在开始头几天拒绝别人的干扰，就可以开始享受到常盼望的自在和有效率。这将提高你的兴趣，并帮你发挥更大的意志力去拒绝干扰。

步骤三：评估你的表现

在月底时，自我反省一下：看看自己是否朝目标迈进，看看自己是否用心在做，还是时做时停；拿目前的工作方式去核对你的结果和成就，是否符合要求。

排除干扰

训练助理有效地为你排除干扰。给他三张有可能打扰你工作的名单：一种是你不会见的人；一种是在你忙时，不想见的人；一种是你随时都欢迎的人。单子记的应该包括电话和别人拜访，要是有所不同的话，不妨做两种表格。

如果你没有助理，请买部电话答录机，这种机器可以传达两种或更多的信息。设计好回答的内容。你将免去在忙碌时还得回话的麻烦，并且也不会得罪人。

要是在你工作时有急事的话，你可考虑装设第二部电话，并把电话指明是急时使用。如果有人并非有要事而打这个电话给你，对你来说，是个损失。可是，在你没有回答一般电话时，它能留在处理紧急事故时使用。

你也可以用记笔记的方式减少困扰。比如说，从甲事得到灵感时，你可能正在忙着乙事。你用不着放下一个，而去忙另一个工作，只要简单但明白地把所想的记下来就可以。然后依照表格，当你做甲事时，也可以运用自己的灵感。这个方法在你被别人干扰时也很有效。不管你在哪里或做什么，在被别人打扰前，不妨花点时间去做记录吧。一旦干扰过去，你可以很快地继续你的工作。

留个时间空档去应付客人或其他职责的构想，可以采用另一种方式去做。这构想就是要你在空档时去做琐事，即使是五或十分钟也好。

秘诀就是把那些占据在你空间和时间中的琐事，依其相似或相关性质组合在一起。比如说，你用不着一次签一张支票，一个星期签10次。你可以一次就签好这些支票。