第9章 内部沟通

沟通是对团队进行有效管理的重要因素之一。没有沟通就不能发挥团队的作用，但是它的重要性却常常被低估。麦肯锡公司所采用的内部沟通方法与任何现代组织所采用的方法完全一样：声音邮件、电子邮件、各种备忘录、各种会议等。可以这么说，在内部沟通方面，麦肯锡公司没有什么新东西可以提供的。但另一方面，麦肯锡的顾问们融会了多年的经验，积累了许多管理内部沟通的有效方法，你大可在自己的工作中加以采用。

1.让信息流动起来

信息对于你的团队的意义就像汽油对于汽车引擎一样。如果阻碍了流动，你就会停滞不前。要想使团队运作获得成功，你就必须让信息流动起来，良好的信息流动会帮助你尽快发现问题或机会。

要让你的上司时刻跟上团队的进度。如果你把自己的上司蒙在鼓里，不要以为他会无动于衷。当他知道一切都在掌握之中的时候，他会相当惬意。如果事情不在控制之，那么你就让上司确切地了解问题的性质，以便他可以尽可能有效地运用他的专长。

至少要确保你的团队跟上项目的大致框架，对于大型项目尤其如此。在圈内有助于团队的同事理解他们的工作是如何对最终目标作出贡献的，他们的努力价值何在。相反，当人们觉得自己工作在真空中的时候，他们会与更大的事业产生隔膜，他们的士气也一定会受到影响。而且，如果你让团队的同事跟上潮流，他们会对这种好意有所回报。就一般而言，他们比你更接近事情本身。

在麦肯锡公司，有一种内部沟通的方法是不可替代的——通过四处走动来了解情况。你常常会发现，有些最有价值的谈话是随便跟人相遇时的结果——在走廊里、饮水机旁、去吃午饭的路上、在公司里或者是在客户单位。只要四处走走，与人聊一聊，你就可以获得许多信息，而且他们也可以从你那里了解到许多东西。千万别低估这些随机事实的价值。

麦肯锡的工作团队是一个典型的学习型组织，它甚至有一种学院式的氛围。麦肯锡员工在一起谈论的内容有关于行业的、自己企业的、其他行业的，他们觉得这些信息会对他们以后的工作有所帮助。麦肯锡公司很会对所有的员工进行公司经营、工作理念、项目操作和工作方式的培训，这确实让在麦肯锡公司工作的人获益匪浅。

无论你选择哪一种方式与你的团队进行沟通，一定要确保自己经常而且公开地进行这项工作。你会鼓舞起团队的士气，还会保持你的上司的平静心态。

2.使信息有效

好的商业信息有三个特征：简洁、完整、结构性。只要把这三个方面都包含在你所传送的电子邮件或备忘录中，你就可以使自己的信息被人理解。

一条信息无论是电子邮件、声音邮件、备忘录，还是由字体难辨的笔迹写成的便条，都是一种把信息传递给受众的手段。正因为如此，有效的信息与有效的情况说明具有同样的特征，它必须简洁，即只包含受众需要了解的观点；它必须完整，即要包括受众需要了解的全部观点；它还必须具有结构，即它要把这些观点清晰地传递给受众。

（1）简洁。简洁或者说是缺乏简洁，在通过说话进行沟通的时候比在通过写作进行沟通的时候还会有问题。许多商界人士能够书写简洁的备忘录，但有多少人能够记录简洁的声音邮件呢？所以，进了特定的团队之后，在张口说话（或者动手书写）之前要三思而行。把你的信息削减到受众需要了解的三点到四点。如果必要，要把这些内容写在纸上。

（2）完整。要保证在你的信息里包含受众需要了解的所有内容。你的目的不是为了让你的受众满腹狐疑。不要只对你的上司说：我正在干这件事，我正在干那件事。如果你有什么问题，请给我打电话。你不但要告诉他自己正在干什么，还要告诉他到底是怎么一回事，你自己的看法是什么。不要只是打个招呼了事，那样做只是浪费你的上司的时间（也是浪费你自己的时间）。如果你没有什么有价值的东西值得一谈，那就等到有的时候再说。

（3）结构性。要想让人容易理解，信息就必须符合一定的结构，而这种结构对受众而言要显而易见。即便你只是写一份简短的电子邮件或是留一个3O秒钟的口信，简单的结构都会使你的信息容易被人理解。基本形式就像下面这样：

我们在三个方面存在问题，依次为：

①我们的产品价格太高。

②销售队伍缺乏能力。

③工厂刚刚受到过一次意外灾害的破坏。

在进行商业沟通的时候，只要你能记住有效信息的三个关键因素，就一定会获得成功。

3.提高会议效率

对于会议，麦肯锡认为一次会议成功的关键因素有三点：首先是确保应参加会议的人都到场；其次是议程；然后是领导。一个好的议程会让到会的每一个人都能掌握重要事件、议题和问题的最新动向。作为领导，应注意把握会议的节奏、对会议的进程进行控制，尽可能精练。

前麦肯锡项目经理苏扎乐·托司尼现在是一家公司的高级管理人员，他提出，会议成功的关键是确保每个人都到场。为了保证每个人都出席，要把团队会议作为每个人日程的固定项目。如果没有什么值得讨论的，那就取消会议，你的团队成员们总会发现这额外45分钟的用处。

苏扎乐认为，举行成功的会议的另外两个关键是议程和领导。把议程的项目保持在所需要的最低数量，以确保每一个人都掌握重要事件、议题和问题的最新动向。如果某件事情还可以缓一缓，也许就应该缓一缓。如果你是领导，那就要确保你在概括议程时要尽可能地精练，频繁开会没有错，但开会时间不必过长。