2.2.1 使用数据有效性制作下拉列表
如果用户希望确认工作表上输入数据的正确性，可以为单元格或单元格区域指定输入数据的有效范围，拒绝一些不符合要求的数据的输入。现以制作“部门”下拉列表为例，介绍设置数据有效性的“序列”条件制作下拉列表的操作方法。
01选择单元格区域。选择需要添加设置数据有效性的单元格区域，如选择A3：A11单元格区域，如图2-13所示。
02单击“数据有效性”选项。❶切换至“数据”选项卡，单击“数据有效性”右侧的下三角按钮，❷从展开的下拉列表中单击“数据有效性”选项，如图2-14所示。
图2-13 选择单元格区域
图2-14 单击“数据有效性”选项
03设置有效性条件。弹出“数据有效性”对话框，❶单击“设置”选项卡“允许”右侧的下三角按钮，❷从展开的下拉列表中单击“序列”选项，如图2-15所示。
04输入来源信息。在“来源”文本框中输入“销售一部，销售二部，销售三部，销售四部，销售五部，销售六部，销售七部”，如图2-16所示。
图2-15 选择“序列”选项
图2-16 输入来源信息
05设置输入信息。切换至“输入信息”选项卡，❶勾选“选定单元格时显示输入信息”复选框，❷然后在“标题”和“输入信息”文本框中输入如图2-17所示的文本。
06设置出错警告。切换至“出错警告”选项卡，❶勾选“输入无效数据时显示出错误警告”复选框，❷在“样式”下拉列表中选择“停止”选项，❸在“标题”和“错误信息”文本框中输入提示文本，如图2-18所示，❹单击“确定”按钮。
图2-17 设置输入信息
图2-18 设置出错警告
POINT：出错警告样式
在“出错警告”选项卡中，出错警告的样式由重到轻分为“停止”、“警告”和“信息”3种。当选择“停止”选项时，无效的数据是绝对不允许出现在单元格中的；当选择“警告”选项时，无效的数据可以出现在单元格中，并显示出可选信息；若选择“信息”选项，则只显示出错信息但不妨碍数据的输入。
07显示提示信息。当用户选择添加了“数据有效性”功能的单元格后，会在工作表中显示提示信息，如图2-19所示。
08选择输入部门名称。❶单击要输入部门名称单元格右侧的下三角按钮，❷从展开的下拉列表中单击“销售三部”选项，如图2-20所示。
图2-19 显示提示信息
图2-20 选择输入部门名称
09输入其他部门名称。用相同的方法，在“部门名称”列中选择输入相应的名称选项，如图2-21所示。
图2-21 输入其他部门名称
POINT：清除数据有效性
如果用户想删除设置的有效性格式，则需要选中已设置了数据有效性的单元格或单元格区域，然后切换至“数据”选项卡，单击“数据工具”组中的“数据有效性”按钮，弹出“设置数据有效性”对话框，单击“全部清除”按钮，即可清除单元格中的数据有效性格式。