第2章 Office 2013的操作界面
从Office 2007开始，Office就摒弃了传统的菜单和工具栏模式，而使用了一种称为功能区的用户界面模式。这种改变使操作界面变得简洁且明快，使用户操作更加简单快捷。本章将对Office 2013功能区的使用进行介绍。
2.1 了解功能区
Office 2013功能区实际上是常用操作命令的一个集合体，用户能够在这里快速找到需要的操作命令，各种任务的完成变得轻松、快速和高效。下面以Word 2013为例对Office 2013操作功能区的构成进行介绍。
2.1.1 Offce 2013的功能区
在Office 2013中，功能区是位于屏幕顶端的带状区域，它包含了用户使用Office程序时需要的所有功能。在程序的主界面中，虽然没有了用户所熟悉的Office应用程序菜单结构，也没有了过去老版本必备的工具栏，但功能区这种二维布局模式却并不会给操作者带来生疏感，它看起来既像菜单，又像工具栏。这种全新但又似曾相识的感觉，能够使用户很快轻松上手。
Office 2013功能区的结构如图2.1所示，设置了面向任务的选项卡，选项卡中集成了各种操作命令，而这些命令根据完成任务的不同分为各个任务组。功能区中的每一个命令按钮可以执行一个具体的操作，或进一步显示下一级的命令菜单，相当于旧版本中的命令菜单项。
图2.1 Office 2013功能区的结构
功能区中还会出现一类在需要针对具体对象进行操作时才出现的选项卡。例如，当选择一个图表并准备对其进行操作时，功能区中就会出现“设计”、“格式”选项卡，这些选项卡集合了所有与图表操作有关的命令，为用户提供了图表的设置工具。用户可以根据需要切换到相应的选项卡，对图表的样式、图表组成元素的布局以及文本的格式等进行设置，如图2.2所示。
图2.2 显示图表工具
2.1.2 “文件”选项卡
与Office 2010相比，Office 2013界面最大的变化，除了Word那个Logo图标外，就是使用“文件”选项卡的打开方式。打开“文件”选项卡，用户能够获得与文件有关的操作选项，如“打开”、“另存为”或“打印”等。“文件”选项卡的结构如图2.3所示。
图2.3 “文件”选项卡
“文件”选项卡实际上是一个类似于多级菜单的分级结构，分为3个区域。左侧区域为命令选项区，该区域列出了与文档有关的操作命令选项。在这个区域选择某个选项后，中间区域将显示该类命令选项的可用命令按钮。在中间区域选择某个命令选项后，右侧区域将显示其下级命令按钮或操作选项。同时，右侧区域也可以显示与文档有关的信息，如文档属性信息、打印预览或预览模板文档内容等。
2.1.3 快速访问工具栏
默认状态下，快速访问工具栏位于程序主界面的左上角，如图2.4所示。快速访问工具栏包含了一组独立的命令按钮。使用这些按钮，操作者能够快速实现某些操作。
图2.4 位于主界面左上角的快速访问工具栏
2.1.4 传统的标题栏和状态栏
标题栏和状态栏是Windows操作系统下应用程序界面必备的组成部分，在Office 2013中仍得以保留。标题栏位于程序界面的顶端，用于显示当前应用程序的名称和正在编辑的演示文稿名称。标题栏右侧有5个控制按钮，最左侧是帮助按钮，然后是功能区显示选项，后面3个用来实现程序窗口的最小化、最大化（或还原）和关闭操作，如图2.5所示。
图2.5 主界面中的标题栏
状态栏位于Office 2013应用程序窗口的最底部，用于显示当前的编辑状态，如图2.6所示。同时，状态栏还包含了某些控制按钮，如，利用Word 2013状态栏上的按钮可控制视图模式和视图的显示比例等。
图2.6 Office 2013的状态栏
2.2 设置快速访问工具栏
Office 2013的快速访问工具栏具有高度的可定制性，用户可以将命令按钮添加到快速访问工具栏以方便使用。同时，快速访问工具栏中的按钮也可以随时删除，用户也可以根据需要改变其在主界面中的位置。本节将对快速工具栏的设置进行介绍。
2.2.1 增删命令按钮
快速访问工具栏作为命令按钮的一个容器，可以承载Office 2013所有的操作命令和按钮，以方便用户的操作。下面将介绍在快速访问工具栏中增删命令按钮的方法。
（1）单击“自定义快速访问工具栏”按钮
，在下拉列表中选择需要添加到快速访问工具栏中的命令，如图2.7所示。此时，选择的命令会被添加到快速访问工具栏中。
图2.7 选择需要添加的命令
提示
如果需要从快速访问工具栏中删除某个按钮，则再次在菜单中单击相应的命令，去掉其前面的“√”标志即可；也可以右击某按钮，选择“从快速访问工具栏删除”命令。
（2）在功能区中打开相应选项卡，在需要添加到快速访问工具栏中的命令按钮上右击，选择菜单中的“添加到快速访问工具栏”命令，如图2.8所示，将粗体标记放到上面。
图2.8 将功能区中的命令按钮添加到快速访问工具栏中
（3）在快速访问工具栏的某个按钮上右击，选择菜单中的“从快速访问工具栏删除”命令，如图2.9所示。此时，选择的命令按钮会从工具栏中删除。
图2.9 从快速访问工具栏中删除命令按钮
2.2.2 批量增删命令按钮
快速访问工具栏为放置常用工具按钮提供了一个区域，用户可以将常用的命令按钮放置在该区域中。当自定义快速访问工具栏时，有时需要一次向工具栏中添加多个命令按钮，有时需要将功能区中的命令按钮批量删除。下面介绍在快速访问工具栏中批量添加和删除命令按钮的操作方法。
（1）单击快速访问工具栏右侧的“自定义快速访问工具栏”按钮，在菜单中选择“其他命令”命令，打开“Word选项”对话框。在对话框的“从下列位置选择命令”列表中选择需要添加的命令后，单击“添加”按钮即可将其添加到“自定义快速访问工具栏”列表中，如图2.10所示。需要的命令按钮添加完成后，单击“确定”按钮，即可将它们添加到快速访问工具栏中。
图2.10 添加命令按钮
（2）依次在“自定义快速访问工具栏”列表中选择不需要的命令按钮，单击“删除”按钮即可将它们从列表中删除，如图2.11所示。删除操作完成后，单击“确定”按钮，关闭“Word选项”对话框，这些从列表中删除的命令按钮也将从快速访问工具栏中消失。
图2.11 删除命令按钮
提示
除了“用于所有文档（默认）”选项外，“自定义快速访问工具栏”列表还将列出当前所有打开的文档。通过选择相应的选项，用户可以选择自定义的快速访问工具栏是应用于所有文档还是只针对某个特别的文档。
（3）在“自定义快速访问工具栏”列表中选择某个命令按钮，单击列表框右侧的“上移”按钮
或“下移”按钮
，可以改变命令按钮在列表中的位置，如图2.12所示。完成设置后，按钮在快速访问工具栏中的位置也将随之改变。这里，快速访问工具栏中的按钮会按照列表中由上到下的顺序从左向右排列，如图2.13所示。
图2.12 更改命令按钮在列表中的位置
图2.13 按钮排列顺序发生改变
2.2.3 改变快速访问工具栏的位置
Office 2013允许用户更改快速访问工具栏在主界面中的位置，用户可以将其放置于功能区的上部，也可以将其改放于功能区下方。其具体的操作如下所述。
（1）在程序窗口中单击“自定义快速访问工具栏”按钮，在下拉列表中选择“在功能区下方显示”命令，如图2.14所示。此时，快速访问工具栏被放置到功能区的下方，如图2.15所示。
图2.14 选择“在功能区下方显示”命令
图2.15 快速访问工具栏移至功能区下方
（2）当快速访问工具栏位于功能区下方时，在程序窗口中单击“自定义快速访问工具栏”按钮，在弹出的菜单中选择“在功能区上方显示”命令，如图2.16所示。此时，快速访问工具栏被重新放置到功能区的上方。
图2.16 选择“在功能区上方显示”命令
2.3 功能区的设置
Office 2013的功能区将命令按逻辑进行了分组，最常用的命令放到了用户最容易看到且最醒目的位置，使操作更为方便。在Office 2013中，用户能够自由地对功能区进行定制，这包括在界面中隐藏和显示功能区、设置功能区按钮的屏幕提示以及向功能区添加命令按钮。
2.3.1 隐藏或显示功能区
在Office 2013中，功能区位于程序窗口的顶端，能够自动适应窗口大小的改变，但其界面固定，不能任意定制。当使用Office 2013时，功能区在窗口中占用了很大的面积，有时为了获得更大的编辑空间，可以将功能区隐藏起来。下面将介绍隐藏功能区和使功能区重新显示的操作方法。
（1）要隐藏Office 2013的功能区，在功能区的任意一个按钮上右击，选择快捷菜单中的“折叠功能区”命令即可，如图2.17所示。
图2.17 选择“折叠功能区”命令
（2）隐藏功能区后，单击窗口中的标签，功能区将重新展开，并显示该选项卡的内容，如图2.18所示。如果需要使功能区重新显示，可在隐藏的功能区上右击，再次单击快捷菜单中的“折叠功能区”命令，取消其前面的“√”标志，功能区将能够重新显示，如图2.19所示。
图2.18 展开选项卡
图2.19 重新显示功能区
（3）Office 2013为快速实现功能区的最小化提供了一个“隐藏功能区”按钮，单击该按钮能够将功能区快速最小化，如图2.20所示。功能区最小化后，就找不到这个最小化按钮了，此时单击标题栏中的
按钮，然后选择“显示选项卡和命令”菜单，如图2.21所示，这样功能区又显示了。
图2.20 单击“隐藏功能区”按钮
图2.21 取消功能区最小化
提示
实际上，在功能区中双击当前打开的选项卡也能够隐藏功能区。在隐藏的功能区选项卡上双击鼠标，可使隐藏的功能区重新显示。
2.3.2 设置功能区提示
为了使用户更快地掌握功能区中各个命令按钮的功能，Office 2013提供了屏幕提示功能。当鼠标指针放置于功能区的某个按钮上时，系统会弹出一个提示框，提示框显示该按钮的有关操作信息，包括按钮名称、快捷键和功能介绍等内容。这个屏幕提示是可以设置其显示或隐藏的，下面以Word 2013为例介绍具体的操作方法。
（1）将鼠标放置于功能区的某个按钮上，系统将弹出该按钮的功能提示，如图2.22所示。
图2.22 显示功能提示
（2）单击“文件”按钮，选择“选项”选项，打开“Word选项”对话框。在“屏幕提示样式”下拉列表中选择“不在屏幕提示中显示功能说明”选项，如图2.23所示。单击“确定”按钮关闭“Word选项”对话框。此时将鼠标放置于功能区按钮上时，提示框不再显示功能说明，而只显示按钮名称和快捷键，如图2.24所示。
图2.23 选择“不在屏幕提示中显示功能说明”选项
图2.24 不再显示功能说明
（3）在“屏幕提示样式”下拉列表中选择“不显示屏幕提示”选项，如图2.25所示。单击“确定”按钮关闭“Word选项”对话框后，功能区按钮的屏幕提示功能将取消，如图2.26所示。
图2.25 选择“不显示屏幕提示”选项
图2.26 不再显示屏幕提示
2.3.3 向功能区添加命令按钮
Office 2013对功能区最大的改进，就是用户可以通过“Word选项”对话框来向功能区中添加命令按钮。下面以Word 2013为例来介绍向功能区添加命令按钮的操作方法。
（1）启动Word 2013，单击“文件”按钮，选择“选项”选项，打开“Word选项”对话框。在对话框左侧窗格中选择“自定义功能区”选项，然后单击“新建选项卡”按钮，如图2.27所示，创建一个新的自定义选项卡。
图2.27 创建自定义选项卡
提示
功能区的自定义分为两种情况：一种是自定义选项卡绑定在文档中，其他文档无法使用；另一种是所有的文档都可以使用。通过对“自定义功能区”下拉列表中的选项进行选择，可以确定功能区的自定义方式。
（2）选择新建的自定义选项卡，单击“重命名”按钮，打开“重命名”对话框，在“显示名称”文本框中输入选项卡的名称，单击“确定”按钮，如图2.28所示。
图2.28 重命名选项卡
（3）选择“新建组（自定义）”选项，右击鼠标，在快捷菜单中选择“重命名”命令。此时打开组的“重命名”对话框，在该对话框中为组命名，如图2.29所示。
图2.29 为组命名
（4）在“从下列位置选择命令”下拉列表中选择“不在功能区中的命令”选项，此时其下面的列表框中显示不在功能区的命令。选择需要的命令，单击“添加”按钮将其添加到右侧的自定义组中，如图2.30所示。
图2.30 向自定义组中添加命令
（5）继续向自定义组中添加需要的命令，命令添加完成后，单击“确定”按钮关闭对话框，如图2.31所示。此时功能区中出现“我的工具”选项卡，在该选项卡下将出现一个名为“我的绘图工具”的组，其中将列出自定义添加的所有命令，如图2.32所示。
图2.31 添加其他命令
图2.32 功能区中添加选项卡
提示
当自定义功能区时，命令按钮必须添加到自定义组中。因此，不管是向自定义选项卡还是向功能区中已有的选项卡添加命令，都必须先在该选项卡中创建自定义组，用户添加的命令只能放在这个自定义组中。