第一部分 数据库技术——Access 2003

❖ 复习指导 ❖

第一章 认识Access 2003

复习要求

1.掌握数据库及数据库对象的基本概念；

2.掌握Access 2003的启动和退出；

3.掌握Access 2003的用户界面；

4.掌握Access 2003帮助系统。

复习内容

一、数据库的基本概念

1.数据

数据是描述客观事物特征的抽象化符号，既包括数字、字母、文字及其他特殊字符组成的文本形式的数据，还包括图形、图像、声音等形式的数据。实际上，凡是能够由计算机处理的对象都可以称为数据。

2.数据库

数据库是存储在计算机存储设备上、结构化的相关数据的集合。数据库不仅包含描述事物的具体数据，而且反映了相关事物之间的关系。在Access数据库中，数据以二维表的形式存放，表中的数据相互之间均有一定的联系。

3.数据库管理系统

数据库管理系统是对数据库进行管理的软件。其主要作用是统一管理、控制数据库的建立、使用和维护。

4.数据库系统

数据库系统由计算机的软、硬件组成，它主要解决三个问题：有效地组织数据；将数据输入到计算机中进行处理；根据用户的要求将处理后的数据从计算机中提取出来。

数据库系统由5部分组成：计算机硬件系统、数据库、数据库管理系统及相关软件、数据库管理员、用户。

5.数据模型

数据模型是指数据库中数据与数据之间的关系。任何一种数据库系统都是基于某种模型的。数据库管理系统常用的数据模型有层次模型、网状模型和关系模型三种。

层次模型：用树形结构表示数据及其联系的数据模型称为层次模型。

网状模型：用网状结构表示数据及其联系的数据模型称为网状模型。

关系模型：用二维表表示数据及其联系的数据模型称为关系模型。关系模型建立在关系代数基础上。关系模型具有数据结构单一、理论严密、使用方便、易学易用的特点，因此目前绝大多数数据库系统都采用关系模型。

6.关系数据库

按照关系模型建立的数据库称为关系数据库。关系数据库中的所有数据均组织成一个个的二维表，这些表之间的联系也用二维表表示。

（1）数据元素：关系数据库中最基本的数据单位。

（2）字段：二维表中的一列称为一个字段。每一个字段均有一个唯一的名字（称为字段名），字段是有宽度的，不同数据类型对应的最大宽度也不同。

（3）记录：二维表中的每一行称为一个记录，每一个记录具有一个唯一的编号（称为记录号）。每个记录中不同字段的数据可能具有不同的数据类型，但所有记录的相同字段的数据类型一定是相同的。

（4）数据表：具有相同字段的所有记录的集合。一个数据库往往由若干个数据表组成，每一个数据表都有一个唯一的名字，称为数据表名。

二、启动和退出Access 2003

1.启动Access 2003

启动Access 2003的常用方法有3种。

（1）通过“开始”菜单启动

选择“开始”→“所有程序”→“Microsoft Office”→“Microsoft Office Access 2003”菜单命令，即启动了Access 2003程序。

（2）通过“开始”菜单中的Access 2003选项启动

如果在“开始”菜单中加入了Access 2003选项，则直接单击“开始”菜单中的“Microsoft Office Access 2003”选项图标，即可启动Access 2003。

（3）通过桌面快捷方式启动

如果在桌面上创建了Access 2003的快捷方式，则在桌面上双击Access 2003的快捷方式图标，即可启动Access 2003。

2.退出Access 2003

退出Access 2003通常有5种方法。

（1）单击Access 2003用户界面主窗口的“关闭”按钮。

（2）双击Access 2003标题栏左边的控制菜单图标。

（3）单击Access 2003的控制菜单图标，在弹出的下拉菜单中，单击“关闭”命令。

（4）在菜单栏中单击“文件”→“退出”命令。

（5）按【Alt+F4】快捷键。

3.在桌面上创建Access 2003快捷方式

步骤如下：

（1）选择“开始”→“所有程序”→Microsoft Office→Microsoft Office Access 2003命令。

（2）单击鼠标右键，在快捷菜单中选择“发送到”→“桌面快捷方式”命令。

三、Access 2003的用户界面

Access 2003的用户界面由标题栏、菜单栏、工具栏、工作区和任务窗格组成。

1.标题栏

标题栏在Access主窗口的最上面，依次显示“控制菜单”图标、窗口的标题Microsoft Access和控制按钮。

2. 菜单栏

菜单栏中所包含的子菜单根据当前工作状态的不同而不同，子菜单中各菜单项的名称显示的方式不同，其表示的含义也不相同。

（1）命令名称的右侧带有三角符号：该命令下有相应的子菜单。

（2）命令名称的左侧带有图标：说明该命令已经被设置为工具栏中的按钮。

（3）命令名称的右侧带有字母：打开该命令的快捷方式。

（4）命令名称的右侧带有省略号（…）：该命令执行后会出现对话框。

（5）命令名称显示为浅灰色：当前状态下该命令无效。

3.工具栏

工具栏位于菜单栏的下面，Access 2003将常用的命令以工具按钮的形式放在工具栏里。可以使用工作栏中的按钮快速执行命令，提高工作效率。要显示工具栏，可使用“视图”菜单中的“工具栏”选项。

4.工作区

工作区占Access 2003主窗口的大部分面积，对数据库的所有操作都在工作区中进行，其操作的结果也都显示在工作区中。

5.任务窗格

“任务窗格”是Microsoft Office 2003所有组件中都具有的功能之一。当打开Access 2003的主窗口时，标题为“开始工作”的“任务窗格”会自动地显示在窗口的右边，可以通过“视图”菜单中的“任务窗格”命令打开或关闭“任务窗格”。

Access 2003中有“开始工作”、“帮助”、“搜索文件”等7个任务窗格，在对数据库进行操作时，单击“任务窗格”右上角的“其他任务窗格”按钮，则弹出“其他任务窗格”下拉菜单，用鼠标单击所选任务窗格标题，即可打开相应的任务窗格。

四、Access 2003的数据库窗口

当创建一个新的数据库文件或打开一个已有的数据库文件时，在Access 2003工作区上就会自动打开数据库窗口。数据库窗口是Access 2003数据库文件进行操作的中心，从这里可以创建和使用Access 2003数据库的任何对象，数据库窗口包含了当前所处理的数据库中的全部内容。

数据库窗口包括标题栏、工具栏、数据库对象栏和对象列表窗口。

1.标题栏

标题栏显示数据库的名称和文件格式。

2.工具栏

工具栏列出了操作数据库对象中的一些常用工具，共有“打开”、“设计”等8个常用工具。

（1）“打开”按钮：可以打开所选择的对象进行查看。

（2）“设计”按钮：可以对打开的对象进行编辑修改。

（3）“新建”按钮：可以创建一个新对象。

其他5 个按钮分别是“删除”、“图标列表”（3种）和“属性”，将鼠标指针移到按钮上，可以显示该按钮的名称。

3.数据库对象栏

数据库对象栏中给出了7个数据库对象和“组”与“收藏夹”两个特殊对象。在对象栏中选择一种对象，则在右侧的对象列表窗口中显示相应的对象列表，从而可以对选择的对象进行操作。

4.对象列表窗口

对象列表窗口的上半部分显示的是新建对象的快捷方式列表，使用快捷方式可以方便、高效地创建数据库对象，创建不同的数据库对象时其列表也不一样。对象列表窗口的下半部分显示的是所选对象的列表。

五、Access 2003的数据库对象

Access 2003的数据库对象有7种，分别是表、查询、窗体、报表、页、宏、模块。

1.表

表是Access 2003存储数据的地方，是数据库的核心和基础，其他数据库对象的操作都是在表的基础上进行的。Access 2003数据库中的表是一个二维表，以行和列来组织数据，每一行称为一条记录，每一列称为一个字段。在一个数据库中，存储着若干个表，这些表之间可以通过有相同内容的字段建立关系，表之间的关系有一对一、一对多和多对多。

对于表中保存的数据，可采用不同的方式进行查看，如从表中查看、从查询中查看、从窗体中查看、从报表中查看、从页中查看等。当更新数据时，所有出现该数据的位置均会自动更新。

2.查询

查询是Access 2003数据库的一个重要对象，使用查询可以按照不同的方式查看、分析和更改数据，通过查询可以筛选出所需要的记录，构成一个新的数据集合，而查询的结果又可以作为数据库中其他对象的数据来源。

3.窗体

窗体是数据库和用户之间的接口，使用窗体可以方便快捷地输入、编辑、查询、筛选和显示数据。在一个完善的数据库应用系统中，用户都是通过窗体对数据库中的数据进行各种操作的，而不是直接对表、查询等进行操作。

4.报表

在许多情况下，数据库操作的结果是要打印输出的，报表就是把数据库中的数据打印输出的特有形式。使用报表，不仅能够以格式化的形式显示数据、输出数据，还可以利用报表对数据进行排序、分组、求和及求平均等统计计算。

5.页

页也称为数据访问页，使用它也可以将数据库中的数据发布到网络上去。使用数据访问页既可以在网络上静态地查看数据，还可以通过网络对数据进行添加、修改、删除等操作。

6.宏

宏是Access 2003数据库中的一个重要对象，但与其他数据库对象不同的是，宏并不直接处理数据库中的数据，而是一个组织其他5个对象（表、查询、窗体、报表和页）的工具。例如，可以建立一个宏，通过宏打开某个窗体、打印某份报表等。宏可以包含一个或多个宏命令，也可以是由几个宏组成的宏组。

7.模块

模块是用VBA（Visual Basic for Application）语言编写的程序段，用来完成利用宏处理仍然很困难的操作。将宏与报表、窗体等对象相结合，可以开发出高质量、高水平的数据库应用系统。

六、Access 2003的帮助系统

Access 2003提供了方便、功能完善的帮助系统，可以帮助用户更快地掌握Access 2003的使用，使用帮助系统主要有3种方法。

1.使用“帮助”任务窗格

单击工具栏上的“帮助”按钮，或单击菜单“帮助”→“Microsoft Office Access帮助”命令；或按下【F1】键，都会在Access 2003用户界面的右侧出现“Access帮助”任务窗格。在该任务窗格的搜索栏中输入相关的主题信息，可以查找到本机或网上的相应主题的帮助内容。

2.使用“Office助手”

单击菜单命令“帮助”→“显示Office助手”，可以显示“Office助手”的动画形象和对话框，在框中输入需要帮助的关键词，再单击“搜索”按钮，则可在“搜索结果”任务窗格中得到相应的帮助信息。右键单击“Office助手”动画图像，则可以对“Office助手”进行相关的设置。

3.使用上下文帮助

Access 2003在很多地方提供上下文即时帮助，在某个对话框或窗口中按下【F1】键，则可以打开与该对话框或窗口有关的上下文帮助信息。