1.2 认识Access 2003数据库

Access 2003是Microsoft Office 2003办公软件的组件之一，是目前最新、最流行的桌面数据库管理系统之一，Access 2003以功能强大和易学易用而著称。使用它仅仅通过直观的可视化操作即可完成大部分数据库管理工作，它是开发中小型数据库管理系统的首选。

1.2.1 了解Access 2003用户界面

在使用Access 2003设计数据库之前，首先要了解Access 2003的用户界面。

1．启动Access 2003

当计算机安装Microsoft Office 2003的Access 2003组件后，启动Access 2003的方法很多，常用的方法是单击“开始”→“所有程序”→“Microsoft Office”→“Microsoft Office Access 2003”选项。

2．Access 2003环境窗口

启动Access 2003后，出现Access 2003应用程序窗口，如图1-7所示。该窗口同其他Windows应用程序一样，包括标题栏、菜单栏和工具栏等，右侧是任务窗格，左侧是工作窗格。

为便于用户学习，Access 2003系统提供地址簿示例数据库、联系人示例数据库、家庭财产示例数据库和罗斯文（Northwind）示例数据库。用户可以通过系统“帮助”菜单的“示例数据库”来选择，并打开一个数据库文件（如果已经安装的话）。例如，选择罗斯文示例数据库，打开如图1-8所示的数据库窗口。

在Northwind示例数据库窗口中，左窗格是Access 2003 数据库组件，包括表、查询、窗体、报表、页、宏和模块7 个对象。当选择一个对象后，在右侧窗格中就会显示创建该数据库对象所提供的工具和已创建的对象。一个数据库文件中可以包含多个已创建的对象。在“组”选项中包括“收藏夹”选项，选择“收藏夹”选项后，就会看到用户存放在其中的对象。

3．退出Access 2003

在退出Access 2003之前，先要保存输入和修改的内容，然后单击“文件”→“退出”菜单命令，或Access 2003界面右上角的按钮即可。

1.2.2 认识Access 2003数据库组件

一个数据库是由各种对象组成的，在Access 2003中，这些对象包括表、查询、窗体、报表、页、宏和模块。这些对象的有机结合就构成了一个完整的数据库应用程序。

1．表

表是Access数据库最基本的对象，它用来存储数据。通常Access 2003数据库包含有多个表，每个表存储了特定实体的信息。以Northwind数据库为例，在“对象”列表中，单击对象，就可以在数据库的列表窗口中列出所有的表，如“产品”、“订单”和“订单明细”等，如图1-8所示。

在该列表中，还可以看到Access 2003提供了“使用设计器创建表”、“使用向导创建表”和“通过输入数据创建表”3种向导，它们可以帮助用户很容易地新建一个表。

要查看表中的记录，需要打开该表。可以直接双击该表对象，如“产品”表，或选中该表，然后单击“打开”按钮，这时在Access窗口中会打开“产品”表。该表中包含多条记录，一条记录由多个字段组成，其中“产品ID”、“产品名称”、“供应商”和“类别”等都是字段名，如图1-9所示。

2．查询

查询是数据库的重要功能之一。Access 2003提供了非常强大的查询功能，利用查询可以用不同的方法来查看、更改及分析数据，也可以将查询作为窗体和报表的记录源。

在数据库“对象”列表中，选择对象，在右侧窗口中会列出数据库中所有的查询对象。双击某查询对象，如“十种最贵的产品”，或选中该查询，然后单击“打开”按钮，即可打开“十种最昂贵的产品”查询，如图1-10所示。

3．窗体

Access 2003的窗体是基于表或查询创建的，用于输入和输出数据，其本身并不存储大量的数据。良好的输入/输出界面可以引导用户进行正确有效的操作。

在数据库“对象”列表中，选择对象，在右侧窗口中会列出数据库中所有的窗体对象。双击某窗体对象，如“订单”窗体，或选中该窗体，然后单击“打开”按钮，即可打开“订单”窗体，如图1-11所示。

用户使用、管理Access数据库应用系统都通过窗体进行，而不是直接操作数据库中的各种对象。

4．报表

报表用于把数据库中的记录内容打印出来。它既可以用简单的表格、图表打印或预览数据，也可以进行特殊用途的设计，如发票格式、信函格式等。

在数据库“对象”列表中，选择对象，在右侧窗口中会列出数据库中所有的报表对象。双击某报表对象，如“按季度汇总销售额”报表，或选中该报表，然后单击“预览”按钮，预览该报表，如图1-12所示。

打印预览报表专门用于测试报表对象的打印效果和数据格式化的效果。报表对象的预览视图所显示的内容与实际打印结果是一致的。单击工具栏中的“打印”按钮，即可在打印机上打印报表。

Access 2003数据库的其他对象，会在后续的章节中详细介绍。

课堂练习

1.启动Access 2003，熟悉窗口界面。

2.打开Access 2003提供的示例数据库，如Northwind数据库，查看其中的表、查询和窗体等对象。

3.关闭Access 2003系统。