1.1 外贸单证的含义与作用
1.1.1 外贸单证的含义
外贸单证（Foreign Trade Documents），又称国际贸易单证、国际商务单证、外贸单据、国际贸易单据；常简称“单证”（Documents）、证书、文件或文书。
外贸单证是指外贸结算中应用的单据、证书与文件，包括信用证和国际结算中使用的其他有关单据和证书。买卖双方凭借这些单据与证书来处理货物的交付、运输、保险、商检、报关、结汇等。
狭义的单证是指结算单据与信用证；广义的单证则指各类国际贸易文件和进出口业务凭据。
1.1.2 外贸单证的作用
外贸业务的最终完成往往以单证交流的形式实现，外贸商品和资金单证化特征明显，由此可见外贸单证在国际贸易业务流程中作用重大。
1.外贸单证是划分外贸当事人权责利的凭证
外贸当事人主要包括进口方、出口方、承运人、银行、保险公司、海关、商检机构等。
外贸单证贯穿于进出口贸易的全过程，其缮制、签发、流转、交换和使用，充分体现了外贸当事人之间的权责利关系。
在国际贸易中，各种外贸单证都有其特定作用。对于进口方来说，有关单证可以作为交易的会计凭证、货物出运的证明和货物在目的地通关的手段；对于出口方来说，有关单证可以作为交易的会计凭证、出运货物的收据和货物运输或检验的指示；对于承运人来说，有关单证可以作为交易的会计凭证和货物具体运输的证明；对于银行来说，有关单证可以为它在收付款项时提供说明和记录工具；对于保险公司来说，有关单证可以作为风险评估、保险理赔的依据；对于国家管理机构来说，有关单证是其授权、统计商品、计算税费的依据。这些各具功能的单证，其签发、组合、交换和应用反映了合同履行的进程，也反映了买卖双方权责的发生、转移和终止。
可见，外贸单证作为关键的涉外法律文件，是划分外贸各方当事人权责利的重要凭证。
2.外贸单证是履约的证明和买卖双方交接货物的依据
贸易合同的履行主要取决于买方的付款和卖方的交货，在国内贸易中可以通过“一手交钱，一手交货”同时实现。然而，在国际贸易中，由于买卖双方距离过远，货物与货款的同时对流很难实现，这就需要外贸单证充当履行合同的必要手段。
各种单证在外贸业务的各个环节都有其特定的功能，它们的缮制、签发、流转、组合、交换等具体的应用，反映了外贸合同履行的进展情况及相关方的责任、权利和义务的发生、转移和终止。例如，作为核心单证的商业发票，表明了所交付货物的品名、数量、价格等情况；货运单证则表明了卖方已将货物装运或已交承运人或已接受监管。
在国际商品贸易中，尽管买卖的标的物是货物，但买卖双方货物的交接是通过单证的交接完成的。单证可以代表货物的物权，也就是说，单证代表着货物，掌握了单证就等于掌握了货物，如海运提单就是物权凭证。出口方交付单证代表已交付货物，进口方取得单证代表收到了货物。通过单证转移，达到了货物转移的目的，并使货物的转移合法化。所以，单证和货款对流的原则是国际贸易中商品买卖支付的一般原则，商品交换单证化为国际贸易商品的货权让渡和转移提供了极大的便利和安全保障。
3.外贸单证是结汇的必要工具
根据国际商会《跟单信用证统一惯例》（UCP600）第5条的规定，在信用证业务中，银行处理的是单据，而不是单据所涉及的货物、服务或其他行为（Article 5 Documents v.Goods, Services or Performance: Banks deal with documents and not with goods, services or performance to which the documents may relate）。在跟单信用证结算方式下，只要出口方能提交符合信用证规定的单证，银行就必须承担付款或承兑的责任，至于货物的实际情况如何，银行不必过问。相反，即使实际货物与外贸合同中的规定完全相符，但单证与信用证不符，银行就可以以此拒绝付款或承兑。因此，在国际贸易中，全套正确、完整的单证，是出口方安全、迅速结汇的必要工具，同时也是进口方取得物权凭证的保证。
根据国际商会1995年1月1日起施行的《国际商会托收统一规则》（URC522）的规定，在跟单托收结算方式下，出口方要凭必要的和符合买卖合同规定的单据付款或承兑。如果单据不符合要求，也有可能被进口方找到拒付的理由。也就是说，进口方有资格以单据与合同要求不符为由拒绝付款。
因此，外贸单证作为结汇的基础和依据，是国际贸易货款结算的必要工具。保证单证质量则是顺利结汇的前提。
4.外贸单证是外贸业务管理水平的重要标志
单证是整个外贸工作的核心。单证工作是外贸业务的重要组成部分，单证工作的质量直接反映了外贸业务管理水平的高低。同样，外贸业务管理中的问题也会在单证工作中表现出来。如果在外贸合同履行的某个环节上不能正确、及时地缮制或流转有关的单证，就会影响整个合同履行的进程。
因此，单证工作不能被简单地看做单证的缮制、复核和流转，而是能否围绕单证及时妥善处理好外贸业务中的各项工作、能否协调和解决业务中的各种矛盾、能否确保顺利结汇及企业的信誉、能否不断提高外贸业务管理水平的重要标志。