Lesson 1 Structure of Business Letter 商务信函的结构

I. 必需部分

一封标准的商务信函必须包含信头、封内地址、称呼、正文、结尾敬语和签名六个部分，缺一不可。每一个组成部分都有自己的内容、作用、位置和需要注意的地方，下面一一进行介绍。

1. 信头（Letter Head）

信头指信函中写信人的地址和写信日期，其作用在于让收信人一看就知道该信函来自何方、何地、何时，也便于收信人回信时参考。

外贸公司或企业的信笺一般都印有信头，提供发信人的基本信息，包括发信人的名称、地址、官方网址与电话、电报、电传和电子邮件等联系方式，有的还会涉及自己的经营项目（商品种类及经销代理等），有的甚至将公司的注册商标和公司董事长、总经理等姓名一并印在信头。信头一般位于信笺的右上方，除了发信人的基本信息，还有日期线（Date Line），即写信日期，写信人只需在日期线上填写日期即可，一般在信头的末尾。

例如：Messrs Williams Company

36 Tower Street

Toronto 4，Canada

May 16，2012

填写写信日期的时候要注意以下几点：

年份应完全写出，如不能用12来代表2012；

月份要写英文名称，可以用缩写，如用 Dec. 代替 December，不能用数字12 来代替十二月份；

日期可以用基数词1，2，3，…，也可以用序数词1st，2nd，3rd，…，各地习惯不同，不需要一概而论；

月份和日期之间不要用标点，但是年份与月份、日期之间必须用逗号隔开。例如：

June 6，2012

2nd March，2012

Nov. 30，2012

还要注意日期的写作顺序，日期写法的国际通用格式为“日-月-年”，但是在不同的国家，日期的写作顺序是不同的，在英式英语中日期的顺序是“日-月-年”，而在美式英语中日期的顺序是“月 -日 -年”。例如：2012 年3 月3 日，英式英语表达为3 March， 2012，美式英语表达为March 3，2012。

2. 封内地址（Inside Address）

封内地址指收信人的地址，其作用在于让写信人和收信人的工作更加便利。对于发信人而言，将封内地址与信封地址对照，可防止将信函放错信封，还便于准确归档和日后查找。对于收信人而言，信函上有封内地址，即便没有信封，信函也能保持完整，便于查阅。

封内地址提供的是收信人的信息，包括收信人的名称、地址等。封内地址与信封上的地址要保持一致，在公司所在街道名称后应写清楚其所在的城市、国家和邮政编码。封内地址一般从信笺的左面边线开始写，大约位于信头下面4～6行处，例如：

Biddle，Sawyer Co.，Ltd.

Hadden House，

Fitzroy Street，

London，SW8 25DY，England

注意：在欧洲和美国，习惯在姓名前冠以Messrs一词（Messrs是Mr. 的复数，源自法文Messieurs）表示客气。Messrs一般说来只用在以人名为名称的公司。例如：

Messrs Williams & Werner

32 Duke Street，

St. James，London，SW5 IDY

当发信人在公司名称的前面加上c/o（Care of）的字样时，表示由该公司转交收信人，说明这是一封私人信件，要由本人拆，总收发不能拆。例如：

Mr.C.E.Echersley

c/o Messrs Longmans Green & Company

6 Clifford Street

London SW7 2DY England

表明这封信由位于 Clifford街道6 号的 Messrs Longmans Green & Company公司转交给C.E.Echersley先生，转交公司千万不要误拆，以免误会。

注意：商务函电信封的写法与封内地址的写法完全一样，可以用缩进式，也可以用齐头式，每行末尾可加标点符号，也可不加标点符号，最好与封内地址采用统一的格式。名称和地址放在信封中心偏左，邮票贴在信封正面的右上角。

3. 称呼（Salutation）

称呼是写信人对收信人的称谓，表明对收信人的尊重。称呼一般在封内地址的下面2～3行，并与之对齐。

一般情况下，在商务函电中用得较多的称呼是Dear Sirs，要注意的是，称呼后面的标点一般使用逗号，而不用冒号或者分号，Sirs不能单独使用，必须在前面加上Dear，例如：

Dear Sirs，

在美国和加拿大等地，称呼一般用Gentlemen，不能用单数，且后面一般用冒号，例如：

Gentlemen：

如果收信人是女性，单数用Dear Madam或者Madam，复数用Dear Mesdames。

4. 信函的正文（The Body of the Letter）

正文是信函的主体，用来表达发信人的意愿，一般从称呼下面2～3行处开始。

正文大体上又可分成三个部分，分别为开头语（Opening Sentences）、主体（Body）和结束语（Closing Sentences）。

（1）开头语是正文的第一句话或第一个段落，一般没有统一的格式，如果是第一次通信，习惯上会利用开头语做简单的自我介绍或告诉对方自己是如何得知对方信息的。例如：

We write to introduce ourselves as leading importer of fertilizer.

We are one of the leading dealers of leather handbags in this area.

Your company has kindly been introduced to us by the Osaka Chamber of Commerce as prospective buyers of Leather Bags.

We have seen your advertisement in the July Issue of International Trade.

如果是回函，则会使用客套话感谢收到对方的来信，一般会将对方来信的日期、编号或者主题及简单内容加以综合叙述，让对方一看就知道这是哪一封信函的答复。例如：

I'm glad to receive your letter of March 3 concerning shipment of Article 3.

Thank you for your letter dated of June 15，2012.

We acknowledge with thanks receipt of your letter of March 22 enquiring about Men's Shirt.

（2）正文的主体主要表达写信人写作此信函的目的，根据实际情况和写信人要表达的意见将之分成几个段落，通常一个中心思想为一个段落。如果文本较长，一页纸不够用而需要两张以上的信笺时，应在联页的上端注名收信人的名称、写信日期、页数，以避免发信时放错信笺的位置。

（3）结束语一般放在正文的最后一段，用来对收信人提出一些要求，如希望收信人来函订货、早日答复或做必要声明，一般会采用略带客套的语气。例如：

We await your early order.

We hope to receive your good news.

We are looking forward to your shipping advice.

5. 结尾敬语（Complimentary Close）

结尾敬语是结束信函的一种客套用语，位于正文结束语下面隔一行处，相当于汉语中的“谨上”、“敬启”等客套话，一般应该与前面的称呼相呼应。要注意的是，只有第一个字母大写，后面加逗号；必须用Yours而不能用Your；与your连用的一定是带-ly的副词；在欧洲一般把yours放在前面，但在美国等地区则习惯将副词放在前面。例如：

Dear Sirs，—Yours（very）faithfully，Yours（very）sincerely，

Gentlemen：—Truly yours，Sincerely yours，Faithfully yours，

6. 签名（Signature）

签名在结尾敬语的下面，一般包括公司的名称、负责人的签名和职位，以便收信人了解写信人的信息。要注意的是，公司名称必须用大写；负责人的签名常常比较潦草，不容易识别，所以最好打字注明；职位要实事求是。例如：

Yours faithfully，

THE MATIONAL TRANSPORT CO.

（Signature）

T.M.White

Manager

II. 附加部分

除了前面讲到的六个必需部分，根据实际需要，还会在函电中加入一些附加部分，如附件、再启、经办人名称、事由或标题、参考编号、抄送和姓名字首缩写等。同样，每部分都有自己的内容、作用、位置和需要注意的地方，下面一一进行介绍。

7. 附件（Enclosure）

如果除了信函之外，还随函附寄了其他材料，如产品目录、价格清单、样品册或者各种单据时，必须在信末左下角中注明Encl. 或者Enc.（Enclosure的缩写）的字样，提醒对方信封中除了信函还有其他材料，不要遗失。

如果附件不止一件，应注明。例如：

2 Encls. 或3 Encls.

或者详细列明。例如：

Encls.：2 Invoices（发票两张）

Encls.：1 Sample Book and 1 Quotation Sheet（样本册和报价单各一份）

Encl.：1 B/L（海运提单一份）

Encl.：1 Origin Certificate（原产地证书一份）

如果在信函的正文中已经交代过随函附寄的材料，则可以如下表述：

Encl.：As stated

8. 再启（Postscript）

当信函写完后，写信人想起还有要紧的话要讲的时候，可以在信笺的末尾加上这个部分，一般用Postscript的缩写P.S.，后面为补充的话。由于信函的正文已经结束，为了证明再启的内容是写信人的意思，写信人要在旁边签名，一般用简笔签名，即只签本人姓名的每一个打头的字母，例如，Bill Jones，只需签B.J.。

要注意的是，为了表示郑重，信函中最好不用再启这个部分，因为要说的话应该事前都充分考虑过，且放在正文中，不应在写好之后再加以补述，否则会让收信人感觉写信人办事不够周密，所以如果写信人想起还有话要说，最好另写一封信函。

9. 经办人姓名（Attention Line）

如希望收信公司能将信函迅速交给指定经办人办理，可以选用经办人姓名这个部分，直接写上经办人的姓名，可加上此人的职衔，如果不知道经办人的具体姓名，也可以用他的职衔来代替。这个部分一般位于封内地址和称呼之间，即在收信人名称住址下面或左面加Attention或Attention of等字样。例如：

Biddle，Sawyer & Co.，Ltd.

Hadden House，

Firzroy Street，

Attention：Mr.H.A.Donnan

或者

Biddle，Sawyer & Co.，Ltd.

Hadden House，

Firzroy Street，

Attention of Mr.H.A.Donnan，Export Manager.

或者

John Morris & Co. Inc.，

O Sullivan Building，

Baltimore，Maryland，10026，

U.S.A.

For the attention of Purchasing Manager

10. 事由或标题（Subject Heading或Caption）

事由或标题是正文内容的高度概括，一般位于称呼下面两行处，在正文上方中间的位置。使用事由或标题的目的在于让收信人能够一看就知道本信函的基本内容和写信人的目的，从而可以快速做出决定，将信函转交给具体经办人，而不必等读完信中全部内容后才能确定。在业务较繁忙的公司，这样做可以节省收信人的很多时间，也便于登记归档和查阅过往信函。当然，如果信函的正文内容非常简单，开头语已经说明了此信的主题，则不需要用事由。

事由或标题必须简明扼要，说明商品名称、数量、信用证或者合同号码等即可，前面可加上Re：（拉丁文）的字样，意思是“关于”，即“事由”，而不是referring或regarding的缩写，事由内容的下面可以加上下画线。例如：

Re：Your Order of July 4，2012

或者

Price Reduction

11. 归档号或参考编号（Reference Number）

归档号或参考编号是发信人为了便于归档而编的档案号，目的在于便于发信人查阅，同时让收信人知道收到的信函与他们的哪一封信函有关，如果有需要，可以迅速找到相关信函。它的位置一般在写信日期的附近或者封内地址的上方，很多公司会将它直接印在信笺上，这样写信人只要填上档案号或者参考编号即可，非常方便。例如：

Date Line（日期线）

Our Ref.：KMP/DE

Your Ref.：M.306/0038

或者

Our Ref.No.KMP/DE

Your Ref.No.M.306/0038

如果公司在信笺上没有印制这个部分，写信人可以自己加上或者在事由或者正文的第一段中提及有关参考编号，便于收信人查对。例如：

Dear Sirs，

We refer to your letter of May 5th，2012，ref.SWE/119，…

或者

Gentlemen：

Thank you for your letter of March 12 under your reference M.306/2008 regarding…

12. 抄送（Carbon Copy Notation）

发信人如果需要把信函抄送给有关负责人、部门或相关单位，则要在信笺的最下端左边注明C.C.xxx（Carbon Copy的缩写）或C.C.to xxx，后面跟抄送人、部门或单位的名称。例如：

C.C.：Mr.John Hayward，San Francisco

C.C.：Marketing Department

C.C.to the Bank of China

C.C.to the Chamber of Commerce & Industry

13. 姓名字首缩写（Name Initials）

当信函的内容由打字员打印时，会用到这个部分，目的是注明此信函出自何人之手，通常只是为了发信人自己查对使用，与收信人关系不大。写信人一般会将这部分放在附件的下边、抄送的上边。写信人或签字人的姓名字首缩写为大写字母，一般写在前面，打字员或者执行人的姓名字首缩写为小写字母，一般写在后面，两者之间加一斜线或者冒号。例如：

BB/jp或BB：jp

表示写信人或签字人是Black Bladen（BB），打字员或执行人是James Parrington（jp）。

当然，如果写信人和打字人为同一人，则不需要这个部分。

附：

商务信函的结构（以齐头式为例）：