1.2 单证的管理

1.2.1 企业对单证的管理

1．单证管理的意义

（1）为履约提供保证。

（2）为统计分析提供原始资料，提高外贸工作管理水平。

（3）为查询和处理业务差错事故提供资料。

2．单证机构设置

单证机构设置类型如表1-4 所示。如何设置单证机构、配备单证人员，主要取决于企业的工作流程、规模、管理等方面的需要。目前，我国大部分贸易公司采用简单型方式。

表1-4 单证机构设置类型

3．单证管理的要求

（1）建立完备的单证档案管理制度。出口单证是出口业务活动的重要凭证，有时即使货物已出运，单据已交银行，外汇也已收妥，但事后由于各种原因，往往需要查阅这些单据的留底。例如，客户对品质、数量的索赔，运输纠纷起诉，进口清关时对单证内容提出异议，中间商对佣金事项的查询，开证行提出单证不符、拒绝付款……就要寻根究底，翻查底单直至原始凭证。

出口单据副本的归档方法：① 分散归档，由各分管环节分别将该环节缮制和经营的副本单据分类归档。例如，提单由办理运输的环节按运输日期归档，商业发票按发票号码分别由制单环节归档等。② 集中归档，在交单后将全套副本集中进行保管。

提示 业务量大、部门多、分工细的单位适宜于分散归档，业务量不大、工作线条比较简单的单位适宜于集中归档。

档卷的编排：以查找方便为原则。如采取集中归档的方式，可按合同号码编组，也可以按发票号码排列，各单位可视情况自行设计。

保存期限：因为诉讼时效多为货到后两年，所以档案保管的时限以2～3年为宜。

提示 除保留必要的书面资料外，还可充分利用计算机来加强单证管理。

（2）不断提高单证工作的质量和效率。国际贸易日新月异，法律法规不断变化。应经常培训单证人员，使其能适应业务发展的需要，掌握最新的知识和操作技能。同时，结合对履约情况、客户发展等方面的考察，从审核督促、人员分工、工作考核、流程重组等多方面加以改进，使单证工作不断完善。

1.2.2 国家对单证的管理

国家相关部门监管外贸的同时，也直接或间接管理外贸单证。

例如，海关总署第172号令《中华人民共和国海关进出境运输工具舱单管理办法》自2009年1月1日起施行，适用于海关对进出境船舶、航空器、铁路列车及公路车辆舱单的管理。该办法所称进出境运输工具舱单（简称舱单）是指反映进出境运输工具所载货物、物品及旅客信息的载体，包括原始舱单、预配舱单和装（乘）载舱单。进出境运输工具载有货物、物品的，舱单内容应当包括总提（运）单及其项下的分提（运）单信息。进出境运输工具负责人、无船承运业务经营人、货运代理企业、船舶代理企业、邮政企业及快件经营人等舱单电子数据传输义务人（统称“舱单传输人”），应当按海关备案的范围在规定时限向海关传输舱单电子数据。海关监管场所经营人、理货部门、出口货物发货人等舱单相关电子数据传输义务人，应当在规定时限向海关传输舱单相关电子数据。对未按该法规定传输舱单及相关电子数据的，海关可暂不予办理运输工具进出境申报手续。

上述舱单信息往往是根据货主提供的收货单、装货单汇总的，所以国家对舱单的监管逐渐加强，客观上起到了督促各外贸关系人认真缮制、使用和管理这类单据。