第12章 培养富有的习惯(3)
请记住帕金森的定律：“工作会延伸到填满所有的时间。”因此，派给自己或别人的任务，永远不能没有期限。
有时把你的期限宣布出来也有帮助，这样别人会因此期盼你在某个时间之前把工作做好，从而增加一种驱策力。如果工作很复杂，你可以给自己设定几个中期目标的完成期限，这样你就可以用一种均衡的进度来做这件事，而不必在最后时刻拼命赶工。
一旦你为自己设定了期限，就要遵照你所设定的期限。如果你养成了延缓期限的习惯，期限就会失去功效，不但不能驱策你，也不足以刺激你左右的人。
富有习惯之四——最大限度地减少书面工作
对于那些大型企业和组织的员工来讲，最为头疼的工作程序之一就是每天必须完成的书面工作。不知这些企业的管理者有没有想到过或亲自检验这些书面工作的实际结果？
对于一个成功人来讲，他会尽量精简各种书面的工作，这样既可以减少员工的工作量，也可以节省公司资源，更为企业赢得意想不到的效果。
时间就是金钱，设想你或你属下要按小时来计酬，而不是月薪甚至年薪，这样你也许更能体会到时间的分分秒秒的价值。
将书面工作合理化
英国著名的马科斯—史宾塞连锁零售公司的董事长、百万富翁西蒙·马科斯，在1956年的一天晚上，看到他的一家零售店在下班很久以后还亮着灯，他走进去一看，原来是两名职员正在加班整理存量卡片。后来他发现他所有的公司，每年差不多要填100万张这种卡片，于是他下令要人研究是不是真的需要这些卡片。研究的结果表明，这些卡片并不是非要不可。
免除填写存量卡片使公司获得了很大的好处，这又促使公司在英国的所有子公司的书面工作进行空前而广泛的大清理。该公司对每一项表格、档案以及那些成为一种工作程序的每一种书面工作都加以检视，并且让每一位职员问问自己：“如果怀疑这项书面工作的价值，就把它丢掉。”
不到一年时间，整个公司共有2600万张卡片和文件，重达120吨被清理掉。例如，上下班卡片就给废除掉了，一年就是100万张。公司也相信每个部门的经理都能随时了解什么人工作努力，什么人工作不努力。
马科斯—史宾塞公司废除了不必要的书面工作，而且一直坚持这种做法。公司从简化和废除不必要的书面工作着手，以达到有效运用时间的目的，整个公司在实施这一原则以后收效极大。在1956年到1973年之间，公司营业额增加了361%，利润增加了6倍，商店网点增加了一倍，而员工却从26700减少为26000。公司认为，减少书面工作以及因此带来的高涨的士气，对公司的业绩至关重要。
之后美国连同其他国家的许多公司都研究了马科斯—史宾塞公司的做法，并且加以效仿而获益匪浅。例如美国广播公司前几年在系统的清理工作中做了详细的记录，从档案中清除了1500万张纸张。一家有影响的石油公司清除了2/5的记录，而档案室的开支由过去一年20000美元减少为5000美元。
现在，检查一下你自己办公室里的文案工作，看看每一种报告、每一份副本、每一份调查问卷、每一宗档案，是不是都有充分的理由去花费时间和精力去填写、印刷和保存，如果感到怀疑，就把它们废掉。
扔掉无必要保存的档案资料
各公司部门的档案资料之所以如此繁多，主要是因为我们在决定要不要把某份资料归档的时候向自己提出了一个错误的问题。我们总是问自己：“我以后有没有可能会参阅这项资料呢？”这时你的答案总是“有的”（其实任何事情都是有可能的），因此我们就把每一份资料都归了档。
如果我们不问这个问题，而问另外一个问题：“如果有一天要用这项资料却找不到，我将怎么办？”这时你的回答通常是“找不到这项资料也没关系，总可以找到办法。”但如果你真的需要这项资料，通常总是会有些简单的方法找到它。例如，你为什么要保存一份公司内部刊物呢？你知道，如果你需要一份某一期刊物，总经理办公室可以找到。人事部通知下个星期一放假，你为什么要把这项通告归档呢？你只要在台历上作一下记录即可，然后把这份通告丢掉。万一有什么问题，你知道人事部的档案中必然有一份，最坏的结果也只是再打个电话给人事部，请再送过来而已。
保存太多的记录，也是一种不安和自我防卫的症候。这表明你较少地关注达到目标而更多地注重公文形式，你的想法只停留在过去而没有针对现实。现在请你记住马科斯—史宾塞公司的格言：“如果怀疑有用到的可能，就把它扔掉。
充分利用废纸篓
现代办公室的复印机、录像机、影印机、电脑——所有这些以及许多与这些设置用途相同的现代科技新产品只有一个共同的用途：绘制、分发更多更多的资料，以供人们的头脑吸收。但是却没有人想出办法来增加人类头脑的容量，以吸收更多的资料信息。
其实你只要让你的秘书把每一件显然没有价值的东西过滤出来，或在你拆阅信件的时候多利用一下废纸篓，你就可以应付印刷品和邮件泛滥之灾。那些不值得你花时间去阅读的刊物就立刻取消订阅。
当然，那些送到你桌上的公司内部文件，有的时候是比较难于应付的。内部文件过多的最常见的两个原因是：
1、司没有完全授权。如果下属觉得他们没有处理问题的权力，他们一定会把事情转送给他们的上级，附带送上详细的资料，然后等待上级为他们下决定。
2、公司在运用程序而非目标进行管理。如果公司职员是依据他们遵守指示的程度，而不是依据他们达成目标的成果时，文件就会大量增加，文件报告的增加，就是用以证明大家执行程序的过程和表现。
你要使你的下属明白，你所希望知道的，只是他们努力达到目标的进度，以及需要你注意的问题。但是你也要使他们同样明白，你不要受到大量例行资料的干扰。过多的例行资料会使你无法将精力集中于那些庞大的计划。
经常问问你自己：“如果没有这份档案的话，最坏的情形会怎么样？”你会发现大部分的答案会是“没有什么了不起的事情会发生”。如果你真正需要某一份资料，你也许在公司其他部门或某一个人的档案中找到；或者你打一个电话就可以解决问题；或者没有这项资料也过得去。
当然，我们并不是说翔实的档案就毫无用处，但问题是他们是不是那样有用，是否值得我们花那么多时间和精力去汇集、整理、归档和保存。你可以估计一下，把公司的旧通报、一般公文、别人签呈的副本等等都进行归档究竟要用多少时间，然后问你自己，如果你把同样多的时间用在达到你主要的目标上，对公司是不是更有益处。
富有习惯之五——分清事物的轻重缓急
一个高效而成功的职业人士懂得如何把重要而紧急的事情放在第一位，控制自己不会变成一位“工作狂”，他们懂得如何授权他人，如何减少干扰、如何集中注意力——因为他们养成了一个良好的富有习惯——分清事务的轻重缓急。
现在，请你先认真回答下面这两个问题：
1.有哪一件你可以做但现在没有做的事，如果你经常做的话，会对你个人的生活发生巨大的积极变化？
2.在你的商业或职业生活中有哪一件会产生类似的结果？
我们知道，确定一项活动的两个要素是紧急和重要。紧急意味着需要立即注意，是“现在！”例如，电话铃响了是紧急的，多数人不会让电话铃一直响着而不去接。
你可以花好几个小时准备材料，你可以穿上正式的服装去一个人的办公室讨论某个问题，但是，如果你在那里时电话铃响了，一般说来，接电话要优先于你的私人访问。
如果你给某人打电话，没有多少人会说：“我15分钟以后再来通话，请等着。”但这些人可能会让你在一个办公室至少等那么长时间，好让他更跟一个人通完话。
紧急的事通常是明显可见的。它们给我们造成压力，非要我们采取行动不可。它们往往是其他人所喜欢的。他们通常就在我们面前。而且它们往往是令人愉快的、容易完成的、有意思的。但是他们经常是不重要的！
另一方面，重要同结果有关系。如果某件事很重要，它会对你的使命、价值观、优先的目标作出贡献。
我们对紧急的事会很快作出反应。那些重要而不紧急的事要求人们具有更多的主动性和积极性。我们必须主动行动以抓住机会，促成事情的发生。如果我们不具有积极主动的习惯，如果我们不清楚什么重要，不清楚我们希望自己的生活产生什么结果，我们就很容易转向对紧急的事做出反应。
让我们分析一下时间管理表的4个方格。方格I既紧急又重要。它处理的是要求立即注意的重大结果。我们通常把方格I的活动称为“危机”或“问题”。我们在生活中都有一些方格I的活动。但是方格I耗费了许多人的精力。这些人是危机处理者、注重问题者、受限期驱赶的生产者。
只要你集中于方格I，它就会变的越来越大，直至主宰于你。这就像大浪冲击。一个大问题来了，把你击倒、压垮。你挣扎着起来，又面临另一个大问题，把你击倒，甩在地上。
一些人几乎每日每时都被问题弄得焦头烂额。唯一的解脱是躲避到方格IV既不重要又不紧急的活动中。所以，看一看他们的整个矩阵表，他们90%的时间花在方格I，剩下的10%的时间大部分用在方格IV，只有微不足道的一点注意放在方格II和方格III上。这就是通过危机管理生活的人的生活。
还有一些人把大量的时间花在方格III“紧急但不重要”的事上，以为他们是在方格I。他们把大部分时间花在应付紧急的事上，以为这些事也是重要的。但是现实情况是，这些事情的紧迫性常常基于别人的轻重缓急和期望。
把时间几乎完全放在方格III和方格IV，的人基本上过着不负责任的生活。
卓有成效的人避开方格III和方格IV因为不管它们是否紧急，它们都不重要。他们还缩小方格I的规模，把较多的时间放在方格II
方格II的卓有成效的个人管理的核心。它处理的是一些不紧急但很重要的事情。如建立关系，制定个人使命书、长远计划，锻炼、保养，准备——所有那些我们知道需要做但因为不急而很少时间去做的事。
著名管理大师彼得·德鲁克认为，卓有成效的人不注重问题，而是注重机会。他们充实机会，减弱问题。他们从预防的角度考虑。他们有真正方格I的危机和紧急情况需要立即注意，但数目比较少。他们把注意力集中到方格II中的重要但不紧急的高杠杆率的能力培养活动上，以此保持生活的平衡。
记住时间管理表，现在用一点时间考虑怎样回答前面我们提出的两个问题。它们适合于哪一格？它们重要吗？它们紧急吗？
他们大概合适放在方格II中。它们显然是重要的，非常重要，但是不急，并且因为不急，所以你们不去干。
现在再看一看这些问题的实质：在你的个人和职业生活中，有什么事如果你经常做的话，会使你的生活发生非常积极的变化？方格II的活动具有那种作用。如果我们去干那些事，我们的成效就会发生量的飞跃。
减少外界干扰
由于我们生活在一个复杂的社会群体之中，所以你无法完全排除干扰。但是，如果你提高办事效率，就必须减少干扰。如果你在一个小时之内集中精力去办事，这比花2个小时而被打断10分钟或15分钟的效率还要高。当你受到干扰之后，你还得花时间重新启动你的思维机器，尤其当你受到几个小时或几天的干扰之后，就更需要较长的时间来加热思维机器。
因此我们建议你采取适当的措施，以尽可能减少干扰
1、分析一下打给你的电话，最好是在登记几天之后——你是不是常常接到必须要转给别人接的？电话或根本没有必要的电话？如果是，研究一下采取什么办法可以减少这些电话。
不过，造成不必要干扰的最基本原因，是缺少有效的沟通。如果没有把什么时候发布新价格表、休假表，或为什么要扣除多少多少薪水告诉大家，大家就会打电话或亲自去问（干扰）某一个人。
2、使用回电话的办法可以减少电话干扰——有些电话是相当重要的，可以让他们的电话随时转过来。但是对于那些没有什么紧急事情的电话，则要你的秘书记下对方姓名和电话号码，以便你在方便的时候回电话就可以了。如果是你自己接电话，你可以当即回答说：“我过半个小时再给你回电话。”这样你又可以集中精力处理手头的事情而减少干扰了。然后你可以集中在午饭前或快下班的时候回电话，这段时间对方就不愿意多谈，你也就可以更容易处理你的电话问题了。
很多人喜欢自己接听电话，而且来者不惧，任何人都可以打电话找他们。如果这种做法很适合你办事的方式，那当然没有问题。但是从长时间看，大多数人会发现使用回电话的办法可以节省时间。
3、采用单刀直入式的谈话语气——我们可以先用诚恳的语气接听电话，然后直接就问：“有什么事情要我做吗？”一方面表示友善，另一方面也表明你正有事要办，闲话免谈。但如果你太过于友善，而说：“听到你的声音真是太好了，近来怎么样？”诸如此类的话，你就向对方发出了一种你好象很空闲的信号，那么你们之间的谈话就可能会延长好几分钟。