第14章 组织协调能力(1)

部门主管的工作繁杂，除了把下属员工周密地组织、动员起来，部署工作计划、合理分工、责任到人、全面落实之外，部门主管还要善于有效地发挥下属的工作积极性、主动性、创造性，各尽所能，同心协力地为共同目标而奋斗。此外，部门主管还要做到及时、准确地进行信息沟通，巧妙组织各方面的关系，消除障碍，在横向、纵向方面实现工作的相互配合与支持，创造良好的外部环境。

从以上几方面即可看出，部门主管在处理日常性、例行性的大量事务中，不仅需要具有管理沟通能力，而且还要充分发挥组织协调能力。至于在执行重大的、紧急的、非日常性的工作任务时，就更不可缺乏组织协调能力。

大量实践表明，即使是在各有关方面，包括下属全体成员，都有积极性的条件下，如果部门主管的组织协调工作没能及时跟上，则整个工作必然会呈现紊乱、低效的局面。相反，部门主管的组织、协调工作开展得准确、到位，就可以起到“粘合”、凝聚作用，就可以在同心协力、井然有序的和谐节奏中把工作搞得有声有色。因此，不具备组织协调能力的部门主管，要想做出卓著的业绩是很困难的。

一、组织协调的作用和范畴

部门主管要增强组织协调能力，首先必须弄清楚组织协调的作用都是什么，哪些工作是组织协调的范畴，只有弄清了这些基本概念，才能使自己的组织协调能力迅速提高上来。

1.组织协调的作用

一个部门内，在一般的情况下，下面还会有更小的组织机构，一个部门主管如何让各个组织和个人步调一致地为同一目标工作，就是凭借组织协调的作用。具体地说，组织协调在部门中主要有四大作用。

（1）统一作用

部门工作的目标是统一的，但每个人的具体工作是不同的，有的甚至是从事着完全相反的工作，比如，在同一部门内，有的员工的工作是买的，有的却是卖，但目的却只有一个：实现本部门的利益最大化，能把各自为政的分散行为集中到一个目标上来，就是靠的组织协调的统一作用。部门主管就必须不断地进行协调，以使上下一致，左右同心。而协调工作的统一功能则具体表现在统一思想、统一认识、统一行动以及提高工作效率上，从而使所属部门及人员都能各司其职、各负其责、各尽所能。并在工作中互相配合、互相支持、协调关系、理顺情绪、化解矛盾、增强团结、创造良好的工作环境。

（2）导向作用

部门主管在组织协调过程中，需要把工作目标和重点传达到与之相关的组织和个人，使之工作目标明确，这就是导向作用。导向功能就是通过组织协调过程中的信息交流与沟通产生影响，使各部门及相关人员了解领导意图和相关情况，并通过沟通加深理解，加深认识，使自己有个明确的方向，以便调整自己的工作目标。最后达到整体的协调运转。

（3）控制作用

不论哪一项工作的开展，组织协调都是贯穿全过程的重要环节。因此，为了控制不稳定因素，确保工作组织系统始终如一地向着既定目标平衡发展，部门主管就必须根据各种信息的变化，不断进行各种组织协调，这样的过程就是一种控制过程。这种跟踪协调的控制，一般是通过适当的组织协调方式去排除有害的信息，从而减少不和协成分，以保证工作系统按预期目标平衡运作。

（4）放大作用

如果组织协调有序，整体的领导工作效能就会大于各部门工作效能之和；反之，各部门工作效能之和就会大于整体工作效能，甚至出现负效能。

而部门主管的组织协调作用，就是通过对部门内外关系的调整，发挥放大作用，获得最大的整体效能。

2.组织协调的范畴

部门主管管理面有多大，他所需要组织和协调的范畴就有多广。在一般的情况下，部门主管的组织协调工作主要从下面两个方面入手：

（1）纵向组织协调

部门主管工作纵向组织协调是指与有隶属关系或上下级关系的部门或人员之间的组织协调。

①与上级领导和机关的组织协调。一是要认真贯彻执行上级的指示、决定和命令，树立下级服从上级的良好形象，取得上级的信任，这是下级与上级组织协调好关系的基本前提。二是作为被领导者，下级必须主动与上级进行沟通，以保障沟通道路畅通，使下情及时上达。如口头汇报、信息传递、请示、报告等。使上级掌握情况，以便取得上级的支持。三是及时反馈信息，作为下级，在上级决策前后都要及时反馈信息，使上级了解下边的反映，有利于上级做好决策，完善决策。

②与下级部门和所属人员的组织协调。一要经常向下级通报信息和工作情况，使下属及时了解领导意图，更好地贯彻执行上级的决策。二是尊重下级的权利和利益，在决策和执行过程中，都必须充分考虑下属的承受能力，不损害下属的利益。三要经常深入基层，进行调查研究，更多地掌握下属的情况，主动关心下属的工作及生活问题，使下属对领导者更加尊重信任。

（2）横向组织协调

部门主管工作的横向协调是指主管与主管、部门与部门之间的协调。

它也包括两个部分：

①部门之间的组织协调。它主要包括三方面内容：一是目标组织协调，是使每个部门都了解自己与总目标的关系和责任，为实现总目标而共同努力；二是信息组织协调，就是互通情报，加强部门间的交流与沟通；三是工作方面的组织协调，其中包括计划协调、组织协调、控制协调等。而所有这些，又都是在实现总目标的前提下开展工作的。

②部门主管之间的组织协调。主管之间的组织协调就是同级组织协调。它主要包括四项内容：一是互相尊重，做到热情诚恳；二是严于律己，宽以待人；三是彼此理解，做到分权不分家，并保证同心同德，通力合作；四是同舟共济，做到相互协调、相互依靠、相互依存、患难与共。

二、组织协调的要领

作为部门主管，要管理好一个部门，要处理好方方面面的关系，如班子成员间的关系、加强沟通的上下级关系、原则面前的亲属关系、相互交流的友邻关系等。组织协调好各方面关系，不仅需要良好的政治素质、品格素质、知识素质和能力素质，而且还要讲究具体的方式方法。

1.要确立清晰的思路

组织协调每一件事情，都要根据其内容和具体要求，把握住基本点，制定周密细致的组织协调计划，确立清晰的思路，研究协调中可能遇到的问题及对策。首先，要坚持实事求是、求真务实的原则。这不仅是一个工作原则，同时也是一种工作作风的体现。只有坚持这一原则，才能体现部门主管扎实的工作作风，使各方配合，形成科学合理的协调思路。其次，要具有开拓创新的观念。也就是说，组织协调工作要有新思路、新思想，坚持在实践中求发展，在发展中求创新，不能自以为工作经验丰富，就单纯地凭老经验办事；不能因为自己是主管，就主观武断，听不得不同意见。再次，要有明确的观点。没有明确的观点，就抓不住主要矛盾，就不能够准确把握各方的实际情况和实际需要。而确立明确的观点，就要针对各方所处环境的不同、从事工作的不同，以及存在的问题和矛盾，进行认真研究。最后，要做到心中有数。心中无数，就必然导致工作的盲目被动，甚至导致组织协调工作的失败。要做到心中有数，就要用联系的、发展的观点来看问题，承认差异，照顾个性，具体情况具体分析。心中有了底数，工作才能有条不紊，忙而不乱，达到最佳效果。

2.要掌握详尽的资料

做组织协调工作需要明确的观点，而明确的观点来自于对各种情况的全面掌握，这就要求我们立足实际问题，搞好调查研究。如果不进行深入细致的调查研究，就会在组织协调中失去发言权，就会无所适从。因此，调查必须深入细致，认真了解对方的基本情况和实际需要，以及解决问题所应具备的条件。同时，调查研究要抓住重点，要把有限的时间和精力投入到解决重点和难点问题上。调查深入了，重点抓住了、抓准了，还要把功夫用在分析研究问题上。对调查中收集到的材料，要进行认真的分析梳理，去粗取精，去伪存真，清除材料和信息中的水分，做出科学的结论。

3.要投入真挚的感情

情感是人对客观事物的一种态度。在组织协调工作中，部门主管的情感对下属产生着直接的影响。要把感情投入到整个事件的调解过程中，使组织协调对象能够感觉到你为他们付出了真情，从而达成理解，形成共识。

投入感情，要有诚恳的态度。既要符合原则规定，又要据理力争。不能讲起话来轻描淡写，使听者无动于衷；不能敷衍了事，使听者不为所动；更不能态度蛮横，使听者产生反感情绪。投入感情，要尽心尽责。组织被协调各方有不同意见是很正常的事情，这时候部门主管须尽心尽责，履行好领导职责，坚持把工作做好，把分歧化为统一，把矛盾化为乌有，把思想统一起来。只有尽心尽责，才能说明部门主管的感情是真挚的，对工作是投入的。如果缺乏尽心尽责的精神，被协调组织各方就会各执己见，很可能导致工作的失败。正如唐代诗人白居易所说：“感人心者，莫先乎情”。工作只要做到了以情感人，便是一篇上乘佳作。

4.要具有宽广的胸怀

部门主管在组织协调工作中，常常会遇到不被人理解的事情，听到各种各样的议论。遇到这些情况时，首先要沉着冷静，要认真听取别人的意见。

对于正确的意见，要及时采纳，使自己的组织协调计划更加完善；对于不正确的意见，也要保持正确的态度，有理、有据、有节地进行批驳。其次要心地坦诚。只有去除私心杂念，坦诚地对待各方，才能与被组织协调者坦诚相见，达成一致意见，才能保证公开、公平、公正地处理好各种矛盾，完成组织协调任务。同时，还要度量宽广，尤其在被别人误解时，要进行主客观多方面的分析，不能以为人家和你过不去而抱个人成见。“海纳百川，有容乃大”。做到了这一点，协调工作才能有所作为。组织协调工作涉及各个方面的多重关系，因此，部门主管必须要有宽广胸怀和气度，否则组织协调工作就难以达到预期的效果。

5.要把握好原则界限

原则是把握车辆不离开正路的“方向盘”，原则把握得好，才能使组织协调工作有正面的价值。组织协调时要立足于对方的实际情况，把握好原则界限，把工作做扎实。把握好组织协调原则，就要站在讲政治的高度，把握正确方向，不偏离政策界限，不偏离原则规定，要在政策规定的范围之内解决问题，一切从实际出发，坚持以事实为根据，既要考虑甲方的实际需要，也要考虑乙方的实际困难；既要考虑甲方的态度，也要考虑乙方的承受能力。把握好组织协调原则，还要注意，不管是甲方还是乙方，工作中或多或少都会有漏洞，组织协调时要注意补台，不能拆台；多说好话，多介绍优点，不在各方之间说长道短，不在大庭广众之下揭某一方的短处。只有这样，才能促使各方相互取得信任、理解和支持、愉快地接受协调。

6.要讲究语言的艺术

“良言一句三冬暖，恶语伤人六月寒。”部门主管要讲究语言艺术，做到真实、准确、全面、艺术。真实，就是不讲假话、空话，说的每句话，使人听了都觉得“是这么回事”、“是这个道理”。准确，就是要抓住焦点、主题集中，要合乎逻辑、结论科学。全面，就是不搞片面性，不说绝对话，讲事要周全，说理要全面。艺术，就是说话讲技巧，讲分寸，让人听着顺心入耳，容易接受。在组织协调工作中，针对不同的单位环境，不同的对象，出语一定要谨慎，不能伤人家的感情。否则，就会使工作由主动变为被动，人为地增加组织协调难度。同时，协调工作是一项启发性的工作，要把双方的思想统一起来，还要多做启发诱导性的说理，使各方从中悟出道理，达成一致。此外，还要增加语言的生动性、趣味性，用幽默诙谐的语言增强组织协调的吸引力、感染力，使各方在欢快的气氛中达成共识。

三、组织协调的误区

作为部门主管，对下面发生的一切工作上的失误和矛盾，理当有责任、有权力及时地预以协调和纠正，但这要基于主管对发生的工作失误和矛盾的起因、过程和结果有了切确的了解才行，否则就会出现“剪不断，理还乱”的结果。作为一名部门主管，在进行组织协调时，一定要谨慎小心，避免踏入以下协调的误区。

1.直接介入，充当“裁判员”

部门主管在处理部下矛盾，尤其是进行现场办公时，不做调查了解只充当“裁判员”的角色，武断地下结论。

2.调解与指令制约相对立

部门主管具有协商调解与指令约束双重职能，有些主管不能深刻地领悟二者的统一，将其截然分开、完全对立。在实际工作中，不能根据不同的组织协调环境、客体，采取适宜的组织协调方法，过分放纵矛盾双方或一方的意志，而降低主管个人的权力意志，使矛盾自由无约束，协调无力。

3.以主导者自居

部门主管在不同的组织协调环境中，所处的地位和所起的作用各不相同。而有些部门主管往往摆不正自己的位置，如在对外协调中，违背平行关系的横向协调应该遵循平等协商的重要原则，而仍以领导者自居。