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第1篇 Word办公应用

Word 2013是Office 2013中的一个重要组件，是由Microsoft公司推出的一款优秀的文字处理与排版应用程序。

第1章文档的基本操作

第2章文档中的表格应用

第3章 Word高级排版

第1章文档的基本操作

文档的基本操作包括新建文档、保存文档、编辑文档、浏览文档、打印文档、保护文档，以及文档的简单格式设置。

关于本章知识，本书配套教学光盘中有相关的多媒体教学视频，请读者参见光盘中的【Word 2013的基础应用\文档的基本操作】。

1.1 面试通知

公司已发布招聘信息，并收集了应聘者的简历，接下来以邮件形式通知部分应聘者来公司面试。

1.1.1 新建文档

用户可以使用Word 2013方便快捷地新建多种类型的文档，如空白文档、基于模板的文档等。

1. 新建空白文档

如果Word 2013没有启动，可通过下面介绍的方法新建空白文档。

使用【开始】程序

1 单击【开始】按钮，从弹出的下拉列表中选择【所有程序【Microsoft Office 2013】【Word 2013】，启动Word 2013。

2 在Word开始界面，单击【空白文档】选项，即可创建一个名为“文档1”的空白文档。

如果Word 2013已经启动，可通过以下3种方法新建空白文档。

使用按钮

在Word 2013主界面中单击按钮，从弹出的界面中选择【新建】选项，系统会打开【新建】界面，在列表框中选择【空白文档】选项。

使用组合键

在Word 2013中，按【Ctrl】+【N】组合键即可创建一个新的空白文档。

使用【新建】按钮

1 单击【自定义快速访问工具栏】按钮，从弹出的下拉列表中选择【新建】选项。

2 此时【新建】按钮就添加到了【自定义快速访问工具栏】中,单击该按钮即可新建一个空白文档。

2. 新建联机模板

除了Office 2013软件自带的模板之外，微软公司还提供了很多精美的专业联机模板。

1 单击按钮，从弹出的界面中选择【新建】选项，系统会打开【新建】界面，在【搜索联机模板】搜索框中输入想要搜索的模板类型，例如“简历”，单击【开始搜索】按钮。

2 在下方会显示搜索结果，从中选择一种合适的简历选项。

3 在弹出的【简历】预览界面中单击【创建】按钮。

4 即可进入下载界面，显示“正在下载您的模板”。

提示

联机模板的下载需要连接网络，否则无法显示信息和下载。

5 下载完毕，模板如图所示。

1.1.2 保存文档

在编辑文档的过程，可能会出现断电、死机或系统自动关闭等情况。为了避免不必要的损失，用户应该及时保存文档。

1. 保存新建的文档

新建文档以后，用户可以将其保存起来。保存新建文档的具体步骤如下。

1 单击按钮，从弹出的界面中选择【保存】选项。

2 此时为第一次保存文档，系统会打开【另存为】界面，在此界面中选择【计算机】选项，然后单击右侧的【浏览】按钮。

3 弹出【另存为】对话框，在左侧的列表框中选择保存位置，在【文件名】文本框中输入文件名，在【保存类型】下拉列表中选择【Word文档（*.docx）】选项。

4 单击按钮，即可保存新建的Word文档。

2. 保存已有的文档

用户对已经保存过的文档进行编辑之后，可以使用以下几种方法保存。

方法1：单击【自定义快速访问工具栏】中的【保存】按钮。

方法2：单击按钮，从弹出的下拉菜单中选择【保存】选项。

方法3：按下【Ctrl】+【S】组合键。

3. 将文档另存为

用户对已有文档进行编辑后，可以另存为同类型文档或其他类型的文件。

1 单击按钮，从弹出的界面中选择【另存为】选项。

2 弹出【另存为】界面，在此界面中选择【计算机】选项，然后单击右侧的【浏览】按钮。

3 弹出【另存为】对话框，在左侧的列表框中选择保存位置，在【文件名】文本框中输入文件名，在【保存类型】下拉列表中选择【Word文档（*.docx）】选项，单击按钮即可。

4. 设置自动保存

使用Word的自动保存功能，可以在断电或死机的情况下最大限度地减少损失。设置自动保存的具体步骤如下。

1 在Word文档窗口中，单击按钮，从弹出的界面中选择【选项】选项。

2 弹出【Word选项】对话框，切换到【保存】选项卡，在【保存文档】组合框中的【将文件保存为此格式】下拉列表中选择文件的保存类型，这里选择【Word文档(*.docx)】选项，然后选中【保存自动恢复信息时间间隔】复选框，并在其右侧的微调框中设置文档自动保存的时间间隔，这里将时间间隔值设置为“8分钟”。设置完毕，单击按钮即可。

提示

建议设置的时间间隔不要太短，如果设置的间隔太短，Word频繁地执行保存操作，容易死机，影响工作。

1.1.3 编辑文档

编辑文档是Word文字处理软件最主要的功能之一，接下来介绍如何在Word文档中编辑中文、英文、数字以及日期等对象。

1. 输入中文

新建一个Word空白文档后，用户就可以在文档中输入中文了。具体的操作步骤如下。

1 打开本实例的原始文件“面试通知.docx”，然后切换到任意一种汉字输入法。

2 单击文档编辑区，在光标闪烁处输入文本内容，例如“面试通知”，然后按下【Enter】键将光标移至下一行行首。

3 接下来输入面试通知的主要内容即可。

2. 输入数字

在编辑文档的过程中，如果用户需要用到数字内容，只需按键盘上的数字键直接输入即可。输入数字的具体步骤如下。

1 分别将光标定位在文本“于”和“月”之间，按键盘上的数字键“5”，再将光标定位在“月”和“日”之间，按数字键“1”、“2”，即可分别输入数字“5”和“12”。

2 使用同样的方法输入其他数字即可。

3. 输入日期和时间

用户在编辑文档时往往需要输入日期或时间，如果用户要使用当前的日期或时间，则可使用Word自带的插入日期和时间功能。输入日期和时间的具体步骤如下。

1 将光标定位在文档的最后一行行首，然后切换到【插入】选项卡，在【文本】组中单击按钮。

2 弹出【日期和时间】对话框，在【可用格式】列表框中选择一种日期格式，例如选择【二○一四年五月六日】选项。

3 单击按钮，此时，当前日期插入到了Word文档中。

4 用户还可以使用快捷键输入当前日期和时间。按【Alt】+【Shift】+【D】组合键，即可输入当前的系统日期；按【Alt】+【Shift】+【T】组合键，即可输入当前的系统时间。

提示

文档录入完成后，如果不希望其中某些日期和时间随系统的改变而改变，那么选中相应的日期和时间，然后按【Ctrl】+【Shift】+【F9】组合键切断域的链接即可。

4. 输入英文

在编辑文档的过程中，用户如果想要输入英文文本，要先将输入法切换到英文状态，然后进行输入。输入英文文本的具体步骤如下。

1 按【Shift】键将输入法切换到英文状态下，然后将光标定位在文本“三楼”前，输入小写英文文本“top”。

2 如果要更改英文的大小写，要先选择英文“top”，然后切换到【开始】选项卡，在【字体】组中单击【更改大小写】按钮，从弹出的下拉列表中选择【全部大写】选项。

3 返回Word文档中，英文小写文本“top”变成了英文大写文本“TOP”。

提示

用户也可以使用快捷键更改大小写，在键盘上按【Caps Lock】键（大写锁定键），然后按字母键即可输入大写字母，再次按【Caps Lock】键即可关闭大写。英文输入法中按【Shift】+字母键也可以输入大写字母。

1.1.4 文档的基本操作

文档的基本操作一般包括选择、复制、粘贴、剪切、删除以及查找和替换文本等内容，接下来分别进行介绍。

1. 选择文本

对Word文档中的文本进行编辑之前，首先应选择要编辑的文本。下面介绍几种使用鼠标和键盘选择文本的方法。

使用鼠标选择文本

用户可以使用鼠标选取单个字词、连续文本、分散文本、矩形文本、段落文本以及整个文档等。

① 选择单个字词

用户只需将光标定位在需要选择的字词的开始位置，然后单击鼠标左键不放拖至需要选择的字词的结束位置，释放鼠标左键即可。另外，在词语中的任何位置双.击.都可以选择该词语，例如选择词语“身份证”，此时被选择的文本会呈深灰色显示。

② 选择连续文本

1 用户只需将光标定位在需要选择的文本的开始位置，然后按住左键不放拖曳至需要选择的文本的结束位置释放即可。

2 如果要选择超长文本，用户只需将光标定位在需要选择的文本的开始位置，然后用滚.动.条.代替光标向下移动文档，直到看到想要选择部分的结束处，按【Shift】键，然后单击要选择文本的结束处，这样从开始到结束处的这段文本内容就会全部被选中。

③ 选择段落文本

在要选择的段落中的任意位置中三.击.鼠标左键即可选择整个段落文本。

④ 选择矩形文本

按键盘【Alt】键，同时在文本上拖动鼠标即可选择矩形文本。

⑤ 选择分散文本

在Word文档中，首先使用拖动鼠标的方法选择一个文本，然后按【Ctrl】键，依次选择其他文本，就可以选择任意数量的分散文本了。

使用组合键选定文本

除了使用鼠标选定文本外，用户还可以使用键盘上的组合键选取文本。在使用组合键选择文本前，用户应该根据需要将光标定位在适当的位置，然后再按下相应的组合键选定文本。

Word 2013提供了一整套利用键盘选定文本的方法，主要是通过【Shift】、【Ctrl】和方向键来实现的，操作方法如下表所示。

使用选中栏选择文本

所谓选中栏就是Word文档左侧的空白区域，当鼠标指针移至该空白区域时，便会呈形状显示。

① 选择行

将鼠标指针移至要选中行左侧的选中栏中，然后单.击.鼠标左键即可选择该行文本。

② 选择段落

将鼠标指针移至要选中段落左侧的选中栏中，然后双.击.鼠标即可选择整段文本。

③ 选择整篇文档

将鼠标指针移至选中栏中，然后三.击.鼠标左键即可选择整篇文档。

2. 复制文本

“复制”也称“拷贝”，指将文档中的一部分“拷贝”一份，然后放到其他位置，而所“拷贝”的内容仍按原样保留在原位置。

Windows剪贴板

剪贴板是Windows的一块临时存储区，用户可以在剪贴板上对文本进行复制、剪切或粘贴等操作。美中不足的是，剪贴板只能保留一份数据，每当新的数据传入，旧的便会被覆盖。复制文本的具体操作方法如下。

方法1：打开本实例的原始文件，选择文本“×× 先生/小姐”，然后单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择【复制】菜单项。

方法2：选择文本“××先生/小姐”，然后切换到【开始】选项卡，在【剪贴板】组中单击【复制】按钮。

方法3：选择文本“××先生/小姐”，然后按组合键【Ctrl】+【C】即可。

左键拖动

将鼠标指针放在选中的文本上，按【Ctrl】键，同时按鼠标左键将其拖动到目标位置，在此过程中鼠标指针右下方出现一个“+”号。

右键拖动

将鼠标指针放在选中的文本上，按住右键向目标位置拖动，到达位置后，松开右键，在快捷菜单中选择【复制到此位置】菜单项。

使用【Shift】+【F2】组合键

选中文本，按【Shift】+【F2】组合键，状态栏中将出现“复制到何处?”字样，单击放置复制对象的目标位置，然后按【Enter】键即可。

3. 剪切文本

“剪切”是指把用户选中的信息放入到剪切板中，单击“粘贴”后又会出现一份相同的信息，原来的信息会被系统自动删除。

常用的剪切文本的方法有以下几种。

使用鼠标右键菜单

打开本实例的原始文件，选中要剪切的文本，然后单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择【剪切】菜单项即可。

使用剪贴板

选中文本以后，切换到【开始】选项卡，在【剪贴板】组中单击【剪切】按钮即可。

使用快捷键

使用组合键【Ctrl】+【×】，也可以快速地剪切文本。

4. 粘贴文本

复制文本以后，接下来就可以进行粘贴了。用户常用的粘贴文本的方法有以下几种。

使用鼠标右键菜单

复制文本以后，用户只需在目标位置单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择【粘贴选项】菜单项中任意的一个选项即可。

使用剪贴板

复制文本以后，切换到【开始】选项卡，在【剪贴板】组中单击【粘贴】按钮下方的下拉按钮，从弹出的下拉列表中选择【粘贴选项】选项中任意的一个粘贴按钮即可。

使用快捷键

使用【Ctrl】+【C】和【Ctrl】+【V】组合键，则可以快速地复制和粘贴文本。

5. 查找和替换文本

在编辑文档的过程中，用户有时要查找并替换某些字词。使用Word 2013强大的查找和替换功能可以节约大量的时间。

查找和替换文本的具体步骤如下。

1 打开本实例的原始文件，按【Ctrl】+【F】组合键，弹出【导航】窗格，然后在查找文本框中输入“人力资源部”，按【Enter】键，随即在导航窗格中查找到了该文本所在的位置，同时文本“人力资源部”在Word 文档中以黄色底纹显示。

2 如果用户要替换相关的文本，可以按【Ctrl】+【H】组合键，弹出【查找和替换】对话框，自动切换到【替换】选项卡，然后在【替换为】文本框中输入“人事部”。

3 单击按钮，弹出【Microsoft Word】提示对话框，提示用户“完成2处替换”。

4 单击按钮，然后单击按钮，返回Word文档中，替换效果如下图所示。

6. 改写文本

首先用鼠标选中要替换的文本，然后输入需要的文本，此时新输入的文本会自动替换选中的文本。

7. 删除文本

从文档中删除不需要的文本，用户可以使用快捷键删除文本如下表所示。

1.1.5 文档视图

Word 2013提供了多种视图模式供用户选择，包括“页面视图”、“阅读视图”、“Web版式视图”、“大纲视图”和“草稿”5种视图模式。

1. 页面视图

“页面视图”可以显示Word 2013文档的打印结果外观，主要包括页眉、页脚、图形对象、分栏设置、页面边距等元素，是最接近打印结果的视图模式。

2. Web版式视图

“Web 版式视图”以网页的形式显示Word 2013文档，适用于发送电子邮件和创建网页。

切换到【视图】选项卡，在【视图】组中单击【Web 版式视图】按钮，或者单击视图功能区中的【Web版式视图】按钮，将文档的显示方式切换到“Web版式视图”模式，效果如图所示。

3. 大纲视图

“大纲视图”主要用于Word 2013文档结构的设置和浏览，使用“大纲视图”可以迅速了解文档的结构和内容梗概。

1 切换到【视图】选项卡，在【视图】组中单击【大纲视图】按钮。

2 此时，即可将文档切换到“大纲视图”模式，同时在功能区中会显示【大纲】选项卡。

3 切换到【大纲】选项卡，在【大纲工具】组中单击【显示级别】按钮右侧的下三角按钮，用户可以从弹出的下拉列表中为文档设置或修改大纲级别，设置完毕，单击【关闭大纲视图】按钮，自动返回进入大纲视图前的视图状态。

4. 草稿

“草稿”取消了页面边距、分栏、页眉页脚和图片等元素，仅显示标题和正文，是最节省计算机系统硬件资源的视图方式。

切换到【视图】选项卡，在【视图】组中单击【草稿】按钮，将文档的视图方式切换到草稿视图下，效果如图所示。

5. 调整视图比例

可以使用以下两种方法调整视图比例。

拖动滑块

用户可以根据需要，直接左右拖动【显示比例】滑块，调整文档的缩放比例。

使用按钮

还可以直接单击【缩小】按钮或【放大】按钮，调整文档的缩放比例。

1.1.6 打印文档

文档编辑完成后，用户可以进行简单的页面设置，然后进行预览，如果用户对预览效果比较满意，就可以实施打印了。

1. 页面设置

页面设置是指文档打印前对页面元素的设置，主要包括页边距、纸张、版式和文档网格等内容。页面设置的具体步骤如下。

1 打开本实例的原始文件，切换到【页面布局】选项卡，单击【页面设置】组右侧的【对话框启动器】按钮。

2 弹出【页面设置】对话框，自动切换到【页边距】选项卡，在【页边距】组合框中的【上】、【下】、【左】、【右】微调框中调整页边距大小，在【纸张方向】组合框中选择【纵向】选项。

3 切换到【纸张】选项卡，在【纸张大小】下拉列表中选择【A4】选项，然后单击按钮即可。

2. 预览后打印

页面设置完成后，可以通过预览来浏览打印效果，预览及打印的具体步骤如下。

1 单击【自定义快速访问工具栏】按钮，从弹出的下拉列表中选择【打印预览和打印】选项。

2 此时，【打印预览和打印】按钮就添加在了【自定义快速访问工具栏】中，单击【打印预览和打印】按钮，弹出【打印】界面，右侧显示了预览效果。

3 用户可以根据打印需要单击对相应选项进行设置。如果用户对预览效果比较满意，就可以单击【打印】按钮实施打印了。

1.1.7 保护文档

用户可以通过设置只读文档、设置加密文档和启动强制保护等方法对文档进行保护，以防止无操作权限的人员随意打开或修改文档。

1. 设置只读文档

只读文档是指开启的文档“只能阅读”，无法被修改。若文档为只读文档，会在文档的标题栏上显示[只读]字样。设置只读文档的方法主要有以下两种。

标记为最终状态

将文档标记为最终状态，可以让读者知晓文档是最终版本，是只读文档。

标记为最终状态的具体步骤如下。

1 打开本实例的原始文件，单击按钮，从弹出的界面中选择【信息】选项，然后单击【保护文档】按钮，从弹出的下拉列表中选择【标记为最终状态】选项。

2 弹出【Microsoft Word】提示对话框，并提示用户“此文档将先被标记为终稿，然后保存”。

3 单击按钮，弹出【Microsoft Word】提示对话框，并提示用户“此文档已被标记为最终状态”，单击按钮即可。

4 再次启动文档，弹出提示对话框，并提示用户“作者已将此文档标记为最终版本以防止编辑。”，此时文档的标题栏上显示“只读”，如果要编辑文档，单击按钮即可。

使用常规选项

使用常规选项设置只读文档的具体步骤如下。

1 单击按钮，从弹出的界面中选择【另存为】选项，弹出【另存为】界面，选中【计算机】选项，然后单击【浏览】按钮。

2 弹出【另存为】对话框，单击按钮，从弹出的下拉列表中选择【常规选项】选项。

3 弹出【常规选项】对话框，选中【建议以只读方式打开文档】复选框。

4 单击按钮，返回【另存为】对话框，然后单击按钮即可。再次启动该文档时将弹出【Microsoft Word】提示对话框，并提示用户“是否以只读方式打开？”。

5 单击按钮，启动Word文档，此时该文档处于“只读”状态。

2. 设置加密文档

在日常办公中，为了保证文档安全，用户经常会为文档设置加密。设置加密文档的具体步骤如下。

1 打开本实例的原始文件，单击按钮，从弹出的界面中选择【信息】选项，然后单击【保护文档】按钮，从弹出的下拉列表中选择【用密码进行加密】选项。

2 弹出【加密文档】对话框，在【密码】文本框中输入“123”，然后单击按钮。

3 弹出【确认密码】对话框，在【重新输入密码】文本框中输入“123”，然后单击按钮。

4 再次启动该文档时会弹出【密码】对话框，在【请键入打开文件所需的密码】文本框中输入密码“123”，然后单击按钮即可打开Word文档。

3. 启动强制保护

用户还可以通过设置文档的编辑权限，启动文档的强制保护功能等方法保护文档的内容不被修改，具体的步骤如下。

1 单击按钮，从弹出的界面中选择【信息】选项，然后单击【保护文档】按钮，从弹出的下拉列表中选择【限制编辑】选项。

2 在Word文档编辑区的右侧出现一个【限制编辑】窗格，在【编辑限制】组合框中选中【仅允许在文档中进行此类型的编辑】复选框，然后在其下方的下拉列表中选择【不允许任何更改(只读)】选项。

3 单击按钮，弹出【启动强制保护】对话框，在【新密码】和【确认新密码】文本框中都输入“123”。

4 单击按钮，返回Word文档中，此时，文档处于保护状态。

5 如果用户要取消强制保护，单击按钮，弹出【取消保护文档】对话框，在【密码】文本框中输入“123”，然后单击按钮即可。

1.2 公司考勤制度

考勤制度是公司进行正常工作秩序的基础，是支付工资、员工考核的重要依据，接下来制作一个“公司考勤制度”文档。

1.2.1 设置字体格式

为了使文档更丰富多彩，Word 2013提供了多种字体格式供用户进行设置。对字体格式进行设置主要包括设置字体、字号、加粗、倾斜和字体效果等。

1. 设置字体和字号

要使文档中的文字更利于阅读，就需要对文档中文本的字体及字号进行设置，以区分各种不同的文本。

使用【字体】组

使用【字体】组进行字体和字号设置的具体步骤如下。

1 打开本实例的原始文件，选中文档标题“公司考勤制度”，切换到【开始】选项卡，在【字体】组中的【字体】下拉列表中选择合适的字体，例如选择【华文中宋】选项。

2 在【字体】组中的【字号】下拉列表中选择合适的字号，例如选择【小一】选项。

使用【字体】对话框

使用【字体】对话框对选中文本进行设置的具体步骤如下。

1 选中所有的正文文本，切换到【开始】选项卡，单击【字体】组右下角的【对话框启动器】按钮。

2 弹出【字体】对话框，自动切换到【字体】选项卡，在【中文字体】下拉列表中选择【华文仿宋】选项，在【字形】列表框中选择【常规】选项，在【字号】列表框中选择【四号】选项。

3 单击按钮返回Word文档，设置效果如图所示。

2. 设置加粗效果

设置加粗效果，可让选择的文本更加突出。

打开本实例的原始文件，选中文档标题“公司考勤制度”，切换到【开始】选项卡，单击【字体】组中的【加粗】按钮即可。

3. 设置字符间距

通过设置Word 2013文档中的字符间距，可以使文档的页面布局更符合实际需要。设置字符间距的具体步骤如下。

1 选中文本标题“公司考勤制度”，切换到【开始】选项卡，单击【字体】组右下角的【对话框启动器】按钮。

2 弹出【字体】对话框，切换到【高级】选项卡，在【字符间距】组合框中的【间距】下拉列表中选择【加宽】选项，在【磅值】微调框中将磅值调整为“4磅”。

3 单击按钮返回Word文档，设置效果如图所示。

1.2.2 设置段落格式

设置了字体格式之后，用户还可以为文本设置段落格式，Word 2013提供了多种设置段落格式的方法，主要包括对齐方式、段落缩进和间距等。

1. 设置对齐方式

段落和文字的对齐方式可以通过段落组进行设置，也可以通过对话框进行设置。

使用【段落】组

使用【段落】组中的各种对齐方式的按钮，可以快速地设置段落和文字的对齐方式，具体步骤如下。

打开本实例的原始文件，选中标题“公司考勤制度”，切换到【开始】选项卡，在【段落】组中单击【居中】按钮，设置效果如图所示。

使用【段落】对话框

使用【段落】对话框设置对齐方式的具体步骤如下。

1 选中文档中的段落或文字，切换到【开始】选项卡，单击【段落】组右下角的【对话框启动器】按钮。

2 弹出【段落】对话框，切换到【缩进和间距】选项卡，在【常规】组合框中的【对齐方式】下拉列表中选择【分散对齐】选项。

3 单击按钮，返回Word文档，设置效果如图所示。

2. 设置段落缩进

通过设置段落缩进，可以调整文档正文内容与页边距之间的距离。用户可以使用【段落】组、【段落】对话框或标尺设置段落缩进。

使用【段落】组

使用【段落】组设置段落缩进的具体步骤如下。

1 选中除标题以外的其他文本段落，切换到【开始】选项卡，在【段落】组中单击【增加缩进量】按钮。

2 返回Word 文档，选中的文本段落向右侧缩进了一个字符。

使用【段落】对话框

使用【段落】对话框设置段落缩进的具体步骤如下。

1 选中文档中的文本段落，切换到【开始】选项卡，单击【段落】组右下角的【对话框启动器】按钮。

2 弹出【段落】对话框，自动切换到【缩进和间距】选项卡，在【缩进】组合框中的【特殊格式】下拉列表中选择【悬挂缩进】选项，在【磅值】微调框中默认为“2字符”，其他设置保持不变。

3 单击按钮返回Word文档，设置效果如图所示。

3. 设置间距

间距是指行与行之间，段落与行之间，段落与段落之间的距离。在Word 2013中，用户可以通过如下方法设置行和段落间距。

使用【段落】组

使用【段落】组设置行和段落间距的具体步骤如下。

1 打开本实例的原始文件，选中全篇文档，切换到【开始】选项卡，在【段落】组中单击【行和段落间距】按钮，从弹出的下拉列表中选择【1.15】选项，随即行距变成了1.15的行距。

2 选中标题行，在【段落】组中单击【行和段落间距】按钮，从弹出的下拉列表中选择【增加段后间距】选项，随即标题所在的段落下方增加了一块空白间距。

使用【段落】对话框

使用【段落】对话框设置段落间距的具体步骤如下。

1 打开本实例的原始文件，选中文档的标题行，切换到【开始】选项卡，单击【段落】组右下角的【对话框启动器】按钮，弹出【段落】对话框，自动切换到【缩进和间距】选项卡，在【间距】组合框中的【段前】微调框中将间距值调整为“1行”，在【段后】微调框中将间距值调整为“12磅”，在【行距】下拉列表中选择【最小值】选项，在【设置值】微调框中输入“12磅”。

2 单击按钮，设置效果如图所示。

使用【页面布局】选项卡

选中文档中的各条目，切换到【页面布局】选项卡，在【段落】组的【段前】和【段后】微调框中同时将间距值调整为“0.5行”，效果如图所示。

4. 添加项目符号和编号

合理使用项目符号和编号，可以使文档的层次结构更清晰、更有条理。

打开本实例的原始文件，选中需要添加项目符号的文本，切换到【开始】选项卡，在【段落】组中单击【项目符号】按钮右侧的下三角按钮，从弹出的下拉列表中选择【菱形】选项，随即在文本前插入了菱形。

选中需要添加编号的文本，在【段落】组中单击【编号】按钮右侧的下三角按钮，从弹出的下拉列表中选择一种合适的编号即可在文档中插入编号。

1.2.3 添加边框和底纹

通过在Word 2013文档中插入段落边框和底纹，可以使相关段落的内容更加醒目，从而增强Word文档的可读性。

1. 添加边框

在默认情况下，段落边框的格式为黑色单直线。用户可以通过设置段落边框的格式，使其更加美观。为文档添加边框的具体步骤如下。

1 打开本实例的原始文件，选中要添加边框的文本，切换到【开始】选项卡，在【段落】组中单击【边框】按钮右侧的下三角按钮，从弹出的下拉列表中选择【外侧框线】选项。

2 返回Word文档，效果如图所示。

2. 添加底纹

为文档添加底纹的具体步骤如下。

1 选中要添加底纹的文档，切换到【设计】选项卡，在【页面背景】组中单击【页面边框】按钮。

2 弹出【边框和底纹】对话框，切换到【底纹】选项卡，在【填充】下拉列表中选择【橙色,着色2,淡色80%】选项。

3 在【图案】中的【样式】下拉列表中选择【5%】选项。

4 单击按钮返回Word文档，设置效果如图所示。

1.2.4 设置页面背景

为了使Word文档看起来更加美观，用户可以添加各种漂亮的页面背景，包括水印、页面颜色以及其他填充效果。

1. 添加水印

Word 文档中的水印是指作为文档背景图案的文字或图像。Word 2013提供了多种水印模板和自定义水印功能。为Word文档添加水印的具体步骤如下。

1 打开本实例的原始文件，切换到【设计】选项卡，在【页面背景】组中单击【水印】按钮。

2 从弹出的下拉列表中选择【自定义水印】选项。

3 弹出【水印】对话框，选中【文字水印】单选钮，在【文字】下拉列表中选择【禁止复制】选项，在【字体】下拉列表中选择【方正楷体简体】选项，在【字号】下拉列表中选择【80】选项，其他选项保持默认。

4 单击按钮，返回Word文档，设置效果如图所示。

2. 设置页面颜色

页面颜色是指显示在Word 文档最底层的颜色或图案，用于丰富Word文档的页面显示效果，页面颜色在打印时不会显示。设置页面颜色的具体步骤如下。

1 切换到【设计】选项卡，在【页面背景】组中单击【页面颜色】按钮，从弹出的下拉列表中选择【灰色-50%,着色3,淡色80%】选项即可。

2 如果“主题颜色”和“标准色”中显示的颜色依然无法满足用户的需要，那么可以从弹出的下拉列表中选择【其他颜色】选项。

3 弹出【颜色】对话框，自动切换到【自定义】选项卡，在【颜色】面板上选择合适的颜色，也可以在下方的微调框中调整颜色的RGB值。

4 单击按钮，返回Word文档，设置效果如图所示。

3. 设置其他填充效果

在Word 2013文档窗口中，如果使用填充颜色功能设置Word文档的页面背景，可以使Word文档更富有层次感。

添加渐变效果

为Word 文档添加渐变效果的具体步骤如下。

1 切换到【设计】选项卡，在【页面背景】组中单击【页面颜色】按钮，从弹出的下拉列表中选择【填充效果】选项。

2 弹出【填充效果】对话框，切换到【渐变】选项卡，在【颜色】组合框中选中【双色】单选钮，在右侧的【颜色】下拉列表中选择两种颜色，然后选中【斜上】单选钮。

3 单击按钮，返回Word 文档，设置效果如图所示。

添加纹理效果

为Word 文档添加纹理效果的具体步骤如下。

1 在【填充效果】对话框中，切换到【纹理】选项卡，在【纹理】列表框中选择【蓝色面巾纸】选项。

2 单击按钮，返回Word文档即可。

添加图案效果

添加图案效果的具体步骤如下。

1 在【填充效果】对话框中，切换到【图案】选项卡，在【背景】下拉列表中选择合适的颜色，然后在【图案】列表框中选择【60%】选项。

2 单击按钮返回Word文档，设置效果如图所示。

1.2.5 审阅文档

在日常工作中，某些文件需要领导审阅或者经过大家讨论后才能够执行，就需要在这些文件上进行一些批示、修改。Word 2013提供了批注、修订、更改等审阅工具，大大提高了办公效率。

1. 添加批注

为了帮助阅读者更好地理解文档内容以及跟踪文档的修改状况，可以为Word文档添加批注。添加批注的具体步骤如下。

1 打开本实例的原始文件，选中要插入批注的文本，切换到【审阅】选项卡，在【批注】组中单击【新建批注】按钮。

2 随即在文档的右侧出现一个批注框，用户可以根据需要输入批注信息。Word 2013的批注信息前面会自动加上用户名以及添加批注时间。

3 如果要删除批注，可先选中批注框，在【批注】组中单击【删除】按钮的下方按钮，从弹出的下拉列表中选择【删除】选项。

Word 2013批注新增加了【回复】按钮。用户可以在相关文字旁边讨论和轻松地跟踪批注。

2. 修订文档

Word 2013提供了文档修订功能，在打开修订功能的情况下，将会自动跟踪对文档的所有更改，包括插入、删除和格式更改，并对更改的内容做出标记。

更改用户名

在文档的审阅和修改过程中，可以更改用户名，具体的操作步骤如下。

1 在Word 文档中，切换到【审阅】选项卡，单击【修订】组右下角的【对话框启动器】按钮。

2 弹出【修订选项】对话框，单击按钮。

3 弹出【Word 选项】对话框，自动切换到【常规】选项卡，在【对Microsoft Office进行个性化设置】组合框中的【用户名】文本框中中输入“shenlong”，在【缩写】文本框中输入“sl”，然后单击按钮即可。

修订文档

修订文档的具体操作步骤如下。

1 切换到【审阅】选项卡中，单击【修订】组中的按钮，从弹出的下拉列表中选择【批注框】【在批注框中显示修订】选项。

2 在【修订】组中单击按钮右侧的下三角按钮，从弹出的下拉列表中选择【所有标记】选项。

3 在Word 文档中，切换到【审阅】选项卡，在【修订】组中单击【修订】按钮的上半部分，随即进入修订状态。

4 此时，将文档中的文字“15”改为“10”，此时自动显示修改的作者、修改时间以及删除的内容。

5 直接删除文档中的文本“迟到30分钟以上的扣半天基本工资；”，效果如图所示。

6 将文档的标题“公司考勤制度”的字号调整为“二号”，随即在右侧弹出一个批注框，并显示格式修改的详细信息。

7 当所有的修订完成以后，用户可以通过“导航窗格”功能通篇浏览所有的审阅摘要。切换到【审阅】选项卡，在【修订】组中单击按钮，从弹出的下拉列表中选择【垂直审阅窗格】选项。

8 此时在文档的左侧出现一个导航窗格，并显示审阅记录。

3. 更改文档

文档的修订工作完成以后，用户可以跟踪修订内容，并选择接受或拒绝。更改文档的具体操作步骤如下。

1 在Word 文档中，切换到【审阅】选项卡，在【更改】组中单击【上一处修订】按钮或【下一处修订】按钮，可以定位到当前修订的上一条或下一条。

2 在【更改】组中单击【接受】按钮下半部分按钮，从弹出的下拉列表中选择【接受所有修订】选项。

3 审阅完毕，单击【修订】组中的【修订】按钮，退出修订状态。

1.2.6 设计封面

在Word 2013文档中，通过插入图片和文本框，用户可以快速地为文档设计封面。

1. 插入并编辑图片

在Word文档中插入并编辑图片的具体步骤如下。

1 打开本实例的原始文件，将光标定位在标题行文本前，切换到【插入】选项卡，在【页面】组中单击【空白页】按钮。

2 此时，在文档的开头插入了一个空白页，将光标定位在空白页中，切换到【插入】选项卡，在【插图】组中单击【图片】按钮。

3 弹出【插入图片】对话框，选择要插入的图片的保存位置，然后从中选择要插入的素材文件“图片1.jpg”选项。

4单击按钮，返回Word文档，此时在文档中插入了一个封面底图，然后选中该图片，切换到【图片工具】栏中的【格式】选项卡，在【大小】组的【形状高度】文本框中输入“20.92厘米”，在【形状宽度】文本框中输入“26.15厘米”。

5 选中该图片，然后单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择【大小和位置】菜单项。

6 弹出【布局】对话框，切换到【位置】选项卡，在【水平】组合框中选中【对齐方式】单选钮，然后在右侧的下拉列表中选择【居中】选项，在【相对于】下拉列表中选择【页面】选项；在【垂直】组合框中选中【对齐方式】单选钮，然后在右侧的下拉列表中选择【居中】选项，在【相对于】下拉列表中选择【页面】选项。

7 切换到【文字环绕】选项卡，在【环绕方式】组合框中选择【衬于文字下方】选项。

8 单击按钮返回Word文档，然后使用鼠标左键将图片拖到合适的位置，设置效果如图所示。

9 使用同样的方法在Word 文档中插入素材文件“图片2.jpg”，将其设置为“浮于文字上方”，然后设置其大小和位置即可。

2. 插入并编辑文本框

在编辑Word文档时经常会用到文本框，插入并编辑文本框的具体步骤如下。

1 切换到【插入】选项卡，单击【文本】组中的【文本框】按钮，从弹出的【内置】列表框中选择【简单文本框】选项。

2 此时，在文档中插入了一个简单文本框。

3 在文本框中输入文本“神龙医药有限公司考勤制度”，然后将鼠标指针移动到文本的边线上，此时鼠标指针变成形状，按住鼠标左键不放，将其拖动到合适的位置，释放左键。

4 选中文本“神龙医药有限公司考勤制度”，切换到【开始】选项卡，在【字体】组中的【字体】下拉列表中选择【华文中宋】选项，在【字号】下拉列表中选择【初号】选项，然后单击【加粗】按钮。

5 选中该文本框，然后将鼠标指针移动到文本框的右下角，此时鼠标指针变成形状，按住鼠标左键不放，拖动鼠标将其调整为合适的大小，释放鼠标。

6 将光标定位在文本“考”之前，然后按下空格键调整文本“考勤制度”的位置，设置完毕，效果如图所示。

7 选中该文本框，切换到【绘图工具】栏中的【格式】选项卡，在【形状样式】组中单击【形状填充】按钮右侧的下三角按钮，从弹出的下拉列表中选择【无填充颜色】选项。

8 在【形状样式】组中单击【形状轮廓】按钮按钮右侧的下三角按钮，从弹出的下拉列表中选择【无轮廓】选项。

9 在【艺术字样式】组中单击【文本填充】按钮右侧的下三角按钮，从弹出的下拉列表中选择【白色,背景1】选项。

10 使用同样的方法插入并编辑其他文本框，效果如图所示。

高手过招

批量清除文档中的空行

1 在Word文档中，使用【Ctrl】+【H】组合键，弹出【查找和替换】对话框，自动切换到【替换】选项卡，在【查找内容】文本框中输入“^p^p”，在【替换为】文本框中输入“^p”（符号“^”，即【Shift】+【6】组合键，需在英文半角输入法下输入，“^p”表示一个硬回车，即段落间隔符，“^p^p”表示两个连续硬回车，中间无字符，即存在空行）。