第8章 职场礼仪(3)
求人帮忙时还要考虑事情的性质，如果只是一件简简单单的公事，需要请同事帮忙，就没有必要转弯抹角的了。不妨直截了当地请他帮忙。如果所求之事需要与其他部门合作才能办成，此时一定要请示自己的上司，上级批准后再去实施。如果是私事，切忌强人所难，—定要考虑对方是否有能力帮你办事，不要增加他人的负担，以免出现尴尬的场面。
请他人帮忙时，一定要注意把所托之事说明白，把详细资料交到对方手上。
许多人认为求人办事难，其实，只要找对人，加之懂得一定的礼仪规范，求人办事也可变成一件容易的事。请求别人办事时，态度要平和，不卑不亢，虽然是请别人帮忙，也没有必要唯唯诺诺、点头哈腰。
（4）巧妙拒绝，礼仪开路
“不”这个字好写，音节也简单，但却不容易说出口，许多人认为拒绝别人，一般都会使人感到失望。的确如此，但该拒绝时将“不”字说出口是必要的，只是要讲究一定的方式方法，注重礼仪的运用。
注意，回绝他人时，语言一定要柔和，语气、态度不要过于生硬，否则会伤害求人者的自尊心。
①拒绝非同部门人的请求。在工作中，经常会遇到本公司其他部门人求你帮忙的事，如果对方的请求你无法答应，需要回绝时，可以说：“对不起，我真的是没空，手头还有很多事情等着处理，不能帮到你我感到非常抱歉。”
如果对方所托之事是公事且需要多人合作才能完成，这种情况下就可以直接对对方说：“很抱歉，我无权处理这件事情，请与我们领导协商吧！”这样一来对方既不会觉得没面子，也不会对你产生看法。
②拒绝他人时注意应有的礼仪。面无表情，语言粗鲁，口气生硬是回绝他人的大忌。没有听完对方的请求就断然拒绝，不让对方有说话的机会是对别人的不敬；对方等待你的回答时，你让对方空等，或用模糊性语言搪塞，是不礼貌的，这些都是失礼的重要表现。所以在拒绝他人的请求时一定要注意到这一点，免得让别人说你没有修养，不懂礼貌。
办公室内的形象礼仪决定着一个人的人际关系，如果说外在形象起到为礼仪增添光彩的作用的话，那么内在形象就起了烘托礼仪的作用。将二者结合起来，就可达到维系人际关系，提高个人魅力的目的。
9、电话礼仪
电话是现代通讯的主要工具，由于它传递信息迅速、使用方便、效率高，所以被推广到各个领域。此时，如果不懂得打电话和接电话的礼仪规范，恐怕会影响工作，甚至可能贻笑大方。
通过对电话礼仪的掌握程度，可以评价一个人工作能力的强弱，由此看来，要想做个出色的职业人，掌握电话礼仪是十分必要的。
打电话的礼仪要诀
（1）选择恰当的时间
打电话的最佳时机是上午8：00—11：30，下午2：30—5：30，没有紧急事件，最好不要选择最佳时机以外的时间，以免打扰别人休息。同时，还应注意各个国家和地区的时间差，以便选择最佳时间进行电话联系。
（2）文明性语言很重要
在电话交流中，语言是表情达意、增进感情的载体，也惟有通过语言才能体现出一个人的文化修养与素质，因此要特别注意文明性语言的使用。
与对方通话时，要彬彬有礼、热情大方。如不小心打错电话，不要大呼小叫，发出刺耳的声音，然后“啪”地挂掉电话。应该及时向对方真诚地道歉：“很不好意思，我打错电话了。请别见怪。”然后，再挂掉电话，重新拨号。如果态度生硬，没有礼貌地挂掉电话，对方会认为你没有规矩，不懂礼貌。
（3）致告别语
电话交流结束以后，告别语一般由打电话一方提出来。如果对方是长辈、上级、贵宾或女性，应等对方挂掉电话以后，再将话筒放下，以免让对方觉得你不懂礼仪。
（4）调整语气与情绪
在电话交谈过程中，一个人的语气、语调可以体现出细致微妙的情感。语调过高，语气过重，对方可能会把你归在冷酷无情的人群里，认为你尖酸、刻薄、狂妄自大；语调太轻，语气太低，给别人的感觉是无精打采、懒散拖拉、工作态度不端正。一般情况下，语气适中，语调高低以不影响别人办公为宜，同时还要让对方感受到你的真诚、自信、活力。
不要让不良情绪影响打电话的效果，打电话前应调整好情绪，切忌急躁、烦恼、不安，否则会影响对方的情绪，从而产生不舒服的感觉。
（5）控制打电话的时间
职场中人，工作时间一般比较繁忙，给别人打电话时，一定要在最短的时间内表达你的主要目的，整个过程中要保持轻松、友善的态度，然后礼貌地结束。只要遵守这个原则，即使别人再忙也很乐意接听你的电话。
电话交谈所持续的时间以3～5分钟为宜。如果此次谈话需要的时间较长，应先征询对方的意见，确定对方是否方便接听你的电话，如果对方同意与你交谈再步入正题，倘若对方有很重要的事情要做，无暇与你长谈，还需另约时间。
（6）打电话时要注意环境因素
嘈杂的环境不适合打电话。如果你与对方通话时，旁人的说笑声、吃东西声会传入话筒，影响倾听效果，这会令接电话者产生厌烦的感觉。
（7）求人办事，要承担电话费
如果你需要求某人帮你办事，要主动承担电话费，换句话说，就是将电话打过去。例如，如果你身在北京，要请一位外地朋友帮你办事，这时你应主动给对方打电话，如果对方没有时间或刚好不在，此时，应另外选择时间给对方打电话，最好不要要求对方给你回电话，因为你求人在先，再让对方承担电话费，这未免有些失礼了。
接电话的注意事项
（1）铃响即接
电话铃声响过三声以后，应立即拿起话筒，不要等电话铃响过多次，才慢腾腾地拿起电话筒。
（2）准备好笔和本
电话机旁应准备一个本和一支笔，方便记录重要事务和电话号码，以免需要时现场翻找，耽误时间。
（3）口齿清晰
接听电话时口齿要清晰，说话要简洁明了，嘴里不能含东西，也不可一面接电话一边吃东西或与身旁人谈话，这是不礼貌的。谈到人名、地名、数字或重要的句子时，应放慢速度，最好再重复一遍，方便对方记录。倘若对方向你询问一些一时不好解答的事情时，你可以婉转地转移话题或另约时间，以免说错话或得罪人。
（4）随时讲礼仪
当对方所找的人不是自己时，同样需要讲求礼仪，客气、礼貌地询问对方找谁，并代为传达。如所找之人不在时，不要直接挂掉电话，而应这样说：“不好意思，XXX不在，您有什么重要事情要我代为传达吗”、“方便留下您的电话号码吗？等XXX回来让他给您回电话”等。语气不要过硬，态度要和蔼。
假如你是某单位秘书，对方找的是经理，可经理刚好不在，最好说：“对不起，经理不在，请问您是哪一位？需要我留话吗？”千万不能先问对方是谁，然后再告诉他经理不在，以免对方产生不良想法。
（5）接听电话要专注
接听电话时，要专心倾听对方在说些什么。不要一边看电视、报纸、杂志一边接电话，这样容易忽略对方所谈内容。当你再次询问对方的讲话内容时，对方会认为你有意怠慢他，对他不够尊重。
电话洽谈的礼仪要求
电话洽谈的好处有很多，最明显的就是省时、高效、方便，但电话洽谈也有它的特殊性，还应注意如下几个方面的内容：
（1）控制时间
电话洽谈中，任何人都不喜欢接又长又罗嗦的电话，所以，在洽谈时，必须迅速地进入正题，以免对方产生逆反心理，影响工作质量。一般情况下，简单地自我介绍后，立刻切入主题。注意自我介绍的时间不要过长，一般在前15秒内结束。
（2）扬己之长
当前，电话销售已形成一种趋势，电话销售中，应简短而生动地介绍自家商品或服务内容。将最吸引人的内容在最短的时间里传达给对方，让对方了解到该产品或服务与众不同的地方，注意不要贬低别人的商品。
（3）时刻掌握主动权
电话洽谈最忌讳的是让对方牵着鼻子走，这种形式很被动。要有随机应变的能力，当事情的发展对自己不利时，应寻找恰当的理由挂断电话，以免造成不必要的麻烦。如果对方逼迫你就某一问题做出答复时，你可以告诉他，等到见面时必定给他一个合理的答复。
（4）不轻言放弃
电话洽谈的难度比较高，如果第一次没有成功，不要轻易放弃，继续和对方约定下次洽谈的时间，不要急于求成也不能丧失商谈的勇气。
（5）避免敏感问题
电话洽谈应尽量避免敏感的政治问题、个人隐私、宗教信仰等方面的话题，也不要为抬高自己而贬损其他人。那些毫无边际阿谀奉承的话，也很容易让人生厌。
掌握了电话礼仪，不但可以扩大人际关系，塑造自身形象，还可以让自己成为一名优秀的职业者，获得老板的重视、赢得晋升机会。
10、办公室异性交往禁忌
异性同事相处很容易产生是非和闲言碎语，利用男女关系打败对手也是一些居心叵测的人惯用手法。而且，只要一旦经人渲染，是否确有其事已显得不重要了，人们对待此事的心理通常是，宁可信其有，不可信其无。
在职场中，与异性交往时，心里要有个谱，具体问题具体对待。
（1）相恋的同事
办公室是工作的场所，见到了意中人也不能纠缠着撒娇，只能像普通同事那样往来。在办公室简单地了解一下对方的行踪，约定下班后的安排是可以的。与其在工作中见机打招呼，不如在下班后，细谈慢说，更有情趣。
（2）对某人有意
如果对某人有意，也不要以工作的方式讨他（她）喜欢，而是以你的人格魅力、工作能力、才华来吸引他（她），而对于感情上的事，最好放到工作之外。
（3）对年长者要有礼貌
保持必要的礼貌、尊重是每个人应具备的品格。男性青年对年长的女性，要避开有关年龄、婚姻以及个人私事的话题，不要认为不存在绯闻而肆无忌惮地开玩笑、说“荤”话。女性青年对年长男性同事不要因年龄悬殊而撒娇撒痴，以免出现信息误导，令对方产生异念。
（4）与年龄相仿者要保持适当的距离
与年龄相仿的异性同事相处是最危险的，必须保持适当的距离，哪怕是在工作中配合默契、共同话题很多的朋友，单独相处时间也不可过长，以免引起误解。
办公室里异性间的交往是不可回避的，既是经常的，又是频繁的，在这里最重要的一点就是双方要明白：办公室是工作的场所，一切活动将以工作为中心，其他都是次要的。
性别是男女交往的一条鸿沟。由于性的潜在可能使男女之间的交往存在着相互吸引，又存在着心理的戒备。彼此一旦跨越分寸的界限，交往失度，就会在社会上产生不良的影响。所以，办公室异性交往要注意相应的禁忌。