第7章 说得漂亮，好秘书最需要的语言魅力(2)
对话过程中，最简单的认可来自点头：光是点头这件小事，就可以给对方带来相当大的安全感，若可以配合点头再加上一些“嗯”或者“原来如此”一类的简单回应，效果往往会更好。进一步说，如果秘书在对话过程中，能够正确地“复述”对方所说的话，就更能够将“我和你有共鸣”的感受传递给对方。除此以外，恰当的复述还可以确认对方的发言内容，加深说话者与倾听者双方彼此之间的理解。
复述的三种方式
在具体的说话方式中，复述一共有三种方式。若是不断地重复使用同一种方式，只会让效果越来越差，所以，最好的办法是有技巧地轮流使用三种复述。
复述对方句子里的结尾
这种复述的重点放在了结尾处，具体如下。
发言者：“我觉得，还是铁下心来，将整个系统重新更新一次会比较好。”
聆听者（以下统称引导者）：“这样会比较好，对吗？”
复述话中出现的关键词
发言者：“我认为对于新时代的管理者而言，团队引导能力是一种必备的管理技巧。”
引导者：“你的意思是说，未来引导能力会很重要？”
复述话语的内容
发言者：“我认为我们的新产品的确是有它的吸引力，但是，它没有击中要害，总感觉好像少了一些什么。”
引导者：“换句话来说，你不是太喜欢这件新产品对吗？”
在对话过程中，视情况的转变，将三种不同的复述方式轮换使用，自然可以使自己获得更多的主动权。
复述是为了让对方感觉到“我的确听到了你的意见”
正确的复述可以让对方产生“被接纳”的感觉。但是，所谓的复述并非意味着你必须要去同意对方的说法，它只是单纯地表示：“我身为秘书，已经听进去了你所说的内容。”这种对话方式只是让对方知道：“哦，我说的话，他已经放进脑子里了。”
因此，秘书在聆听与复述的过程中，并没有必要说出“这意见真是太好了”“这个办法真的很不错”之类对说话内容表示赞同的话，或是做出“这样很值得（或很不值得）”一类的价值评断。特别是在复述成员的意见时，更需要格外地注意，切勿在无意间将议论导向自我的思维方向——工作过程中，秘书所倾听的大部分意见都是要转述给上司与领导的，而秘书的认可或否定在一定程度上也会被同事们误认为是上司或领导的意见。因此，此时表达对与错都是不正确的，而是要使用类似“原来如此，你刚刚说的是……吧”“我知道了，你的意思是……”一类的中立说法，来回应同事们的讨论。
与对方的频率同步以后，再进行引导
将共鸣传递给对方的技巧，除了倾听和复述之外，还有一种叫“同步”。所谓的同步，是将自己的遣词用句、口吻、说话速度、表情、动作和姿势等调整成与对方相同。
比如，下面这段对话，就是一种同步。
发言者：“讲到那个合作伙伴，我就一肚子的气，我拼了命才完成的案子，却被他讲得一文不值！”（身体前倾，双手张开）
倾听者：“什么？他竟然这样做？真是太不应该了。”（身体前倾，两手张开）
在对话过程中，对于一个情绪已经非常激动的发言者，以“哎呀，何必这么说呢，对方也是出于自身的利益才要求高的嘛……”这样的冷静态度来训诫他，只会换来对方“哼！这家伙一点也不了解状况，还敢大放厥词”的反效果。在对话过程中，我们首先要做的事情，是以同步的技巧，来传达“我理解你”的共鸣感受，营造出亲和的关系。
接下来，待对方的情绪稍微地缓和了，再以“到底他为什么会做出这样的事”的方式，将对方引导向自己的步调。这种做法，用在因为讨论白热化而处于情绪亢奋状态的人身上，或是因为感觉到被疏离而采取了不合作态度的人身上非常有效。
使用同样的逻辑来回应对方
“逻辑同步”是同步双方沟通的重要模式。面对一位说话深具逻辑的人，使用同样具有逻辑的模式来回答他，不仅比较能够让他理解，还可以催生出对方“啊，这位秘书是可以深谈的人”的共鸣。
如果你需要面对的是一位视觉感受性强的人，在沟通的过程中，就要多运用图解；如果你面对的是一位感性又凭直觉的人，沟通的时候就需要诉诸情感式的表达，只有这样，效果才会更好。
想要学会同步无疑需要经过有技巧的训练，但是，“将心比心”可以让秘书更简单地达到这一目的。
【让对方感觉那是他的主意】
在很多时候，我们都会产生这样的感觉：我们对自己所发现、所认同的观点与意见，远比他人代你说出更信得过。我们相信自己，远远超过相信别人。反过来将之放在对话过程中，我们也会发现，如果我们将自己的意见，硬生生地塞到别人那里，只会让他人产生不适与被强迫感。相比之下，启发他人，让对方自己得出结论，明显是一个更聪明的做法。
某X光仪器制造厂一直想要与上海一家大医院建立起合作关系，正巧这家医院最近需要购入十台X光设备。此次设备购买由刘处长负责。刘处长整日被推销员所包围，谁都说自己的东西是最好的，刘处长也因此迟迟未下决定。
仪器制造厂的销售经理已经找过刘处长多次，但效果都不佳，他委托自己的秘书，给这位刘处长写了一封信。该秘书为人十分精明，其措辞也非常恰当。在信中，她是这样说的：
“敝厂最近完成了与贵医院要求相近的一套X光仪器的第一批货，且货物已运至我们在上海的办事处。但因自身对临床医疗设备不及专业人员那般了解深入，所以我们希望获得专业人士的指导，以此对设备加以改良。
身为医院的顶尖人才，如果您能抽个时间，来我们这里参观一下，并告诉我们，如何才能使其更适合临床上的应用，我们将非常感激。
素知您工作繁忙，若方便的话，请告知您的指定时间，我们会派车去接您。”
这让刘处长非常惊讶，同时也很高兴：他从业十几年的时间里，从来没有设备制造商会征求他的意见，而这次受到重视令他备感光荣。随后，虽然工作繁忙，但他依然特意去看了那套新的仪器。
没有任何人强迫刘处长买，但他最终感觉，购入这套仪器，是自己在众多产品包围之下做出的最佳选择。
秘书们在与人交流的过程中，应该注意这样一个问题：面对一个观点的强硬输入，人们有可能会犯倔，而一旦犯起倔来，很可能谁都劝不动。而众多对人类行为的研究也证实，人总是“越不让干什么，越想干什么”。
这是一种对抗行为：一旦我们感觉到他人在限制自己的行动，便会产生这种情绪。它的威力强大到让某些人为了对抗，而刻意地做出与他人建议完全相反的行为。
这便牵涉了如何让他人接受一种观点或意见的问题。只是一味强硬地让对方接受，对方很容易产生对抗情绪。在这种时候，最优的选择就是使用一定的策略，令对方意识到，决定权在他的手上。
不要强迫他人接受你的观点
没有人喜欢被强迫去购买自己不喜欢的东西，或是生硬地被他人派遣去做一件事情——我们更喜欢随着自己的心愿去购物，或是照着自己的意思去做事。对话中同样如此：我们不喜欢让他人强迫我们去接受某一观点，而是希望自己是心甘情愿地理解后再接受。
有些秘书在与人交谈的过程中，只要对方对某个问题的看法与自己不同，他们便会想尽一些办法去说服他人，希望他人接受自己的观点，而且不分对象、不注意方法。这实在不是一种值得保留的品性。不管你面对的是你的上司还是同事，将自己的观点强加给他人是一种不尊重与不礼貌的行为。
即便是你的观点或意见真的比他的好，也真的是“为他好”，你也不该强迫对方接受，因为“为他好”的目的，是期望他人认为你好，这本身就是一种索求。对方不接受你的观点，你可以慢慢地让对方去体会与思索。在他人不接受时，硬要把自己的观点强加给对方，这种做法说到底并不是在为他好。
使对方以为这是他的意念
使他人信从一种观点的最好办法，就是在不经意间，将这一观点告知对方，使对方在心里产生印象，令其感到有兴趣，并进而让其自己去思索。这种办法最出色的地方就在于，它不仅照顾到了他人的自尊心，而且也使对方主动地去求索，从而获得了新知，而你也达到了自己的目的。
当然，最聪明的秘书不管这观点最后是否有了巨大效应，都不会指出那是自己的意见，而不是实施者的意见。睿智的秘书不在乎居功与否，只问结果是否对整个组织有利。
而让对方产生这种美妙错觉的途径有三条：
虚心地向对方请教，让对方帮助你出主意，并在对方出主意的过程中，提示对方，使对方说出最佳答案，从而令对方感觉那是他自己的主意。
给出恰当的提示，让他主动地思考下去，他就有可能得出和你一样的意见，但值得注意的是，如果你这么做的意图过于明显，他就会采取抵抗心理。
在不经意间，告知对方一种意见，并使之形成对方的潜意识，从而变为他自己的意见。
征询他人的意见
世界上再没有比听取他人的意见更容易做到的事情了，但是，一般经验不足的秘书往往不愿意这样做，因为他们感觉这是一种丢面子、表明自己没有能力的行为。但事实上，如果你在进行某事的过程中，需要得到他人的认可，最聪明的做法就是问他人一句：“你是怎么想的？”
多参考他人的意见，并不会让他人看轻你，相反，却会让你在做事的过程中少碰钉子、少一些失误。那些在管理领域做出了杰出贡献的人，往往会在大事上很费事地去征求他人的意见，并对他人的建议表示尊重，这样做的好处就在于，它会使那些参与其中的人真实地感觉到，这是他们选择的方法，这是他们的意见在事件中得到贯彻的具体表现。
提出具体的好处与途径
无数的研究证明，如果你想要让他人接受一种观点，就一定要加上感情因素。不管你的想法有多么合理、逻辑有多么清晰，如果你没有调动起对方的情绪，那么，你便很难让对方接受你的想法。
在我们做出的决定中，有超过90%的决定都是受感性影响的，在情感上接受以后，我们才会使用逻辑来检验行为。因此，我们需要将事实转化成带有情感的东西，然后，通过暗示的方式，让对方看清楚具体的好处，从而调动起对方的情绪，只有这样，对方才有可能接受这一建议，并最终认为这是自己的主意。
想要熟练地使用这种说话能力并不是一件简单的事情。因此，你应该在提出观点或者给出建议的过程中，尽可能多地使用这一方法，以让自己更快地熟练起来。
【让措辞少些自我意识】
要营造出个人语言魅力，秘书需要为自己留出一个大前提：留出余地，以不伤害他人为本。工作中，“存好心，说好话，做好事”，本身就是秘书的职业道德准则，而在措辞方面，留有余地是因为眼见的不一定是事实，也并不一定是事实的全部。所以，言语之中不可“一句走到黑”。让自己的措辞听起来更委婉、更平静、更客观，就可以减少不必要的误会。不管他人接收还是接受的效果，都会更强。相反，措辞“失当或者失败”，成效也会“失当或者失败”，甚至有可能形成“反唇相讥”的尴尬局面。
一日上班后，秘书室展开了一场小型的讨论，大家围绕着老秘书马姐的穿着展开了讨论。
马姐身材较胖，特别是腹部赘肉更是明显，但今天她偏偏选了一件紧身T恤，这让她“曲线毕露”。当马姐向周围的同事征求意见时，其他的秘书还未发言，新入职的张磊就脱口而出：“马姐，这件衣服真不适合你，你看你那么胖，肚子肉都挤出来了，穿一件外套遮盖一下更好！”
马姐的脸上有些挂不住了，此时，秘书颖颖笑着说了：“你一个小男生懂什么？马姐，你是身材正好、丰满有当，不过，用件外套处理一下，不仅显身材，也能显出T恤的美。”
此时，整个办公室的氛围才轻松了起来，而马姐也笑了出来：“就是，我也是这么想的。”
将普通的话语说出魅力来，生活与工作的人际关系都会和谐很多，但是，恰当的措辞需要长久的练习与累积。很多秘书之所以在措辞上出现问题，往往是因为他们一般都只看表面反应，这种习惯容易造成令人感觉不快的“脱口而出”。张磊未必对马姐有恶意，但他所说的话带有“负面感受”，而这种负面的情绪也会影响听者的感觉。相比之下，控制这种自我意识或反应，让自己的措辞多一些合理性、积极性将会更好。
措辞是语言魅力的重要体现。美国著名作家达琳·普赖斯在通过对数百位管理人员与高层领导进行交流以后发现，职场中，个人若使用某些不当用语会对一个人的职业生涯造成限制。它们会破坏一个人的专业形象与升职的可能性。对说话者来说，它们似乎无关紧要，但对倾听者而言，它们所揭示的是更为重要的问题，在要求革新与高效率的职场上，使用不当词汇的秘书很有可能会被那些拥有更加专业的工作态度、高度合作的精神、积极主动的行为的秘书所取代。
了解一些不该出现在职场上的措辞，对秘书个人职业发展有积极的帮助。
“这不公平”
同事与你做的是一样的工作，但他得到了认可或晋升，你却没有。此时，说出一句“这不公平”好像很正常，但不公平的事情每天都在发生，而你说出这样的话，除了让同事与上司认为你是在发牢骚以外，对你的工作毫无帮助。避免此类用语的要点在于，你应表达积极主动的态度，而不是抱怨与牢骚。
“那不是我的问题”或“我不是来干这个的”