上篇 党政公文格式国家标准与行文解疑

第一章 公文格式国家标准

一、什么是党政机关的公文？

【解答】

公文一般指机关、社会团体和国有企事业单位在处理各种公务时使用的书面文字工具。在我国，公文是党和国家机关在领导党的事业和治理国家的工作中，用以表达意志、传递策令的文字工具和手段。《党政机关处理工作条例》（本书简称新《条例》）第一章第三条明确规定：“党政机关公文是党政机关在实施领导、履行职能、处理公务过程中形成的具有特定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家的方针政策，公布法规和规章，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况等的重要工具。”

公文有广义与狭义之分。广义的公文既包括新《条例》中所规定的15种公文，又泛指机关常用应用文，也有人称为“事务文书”或“准公文”。狭义的公文则指党和国家机关公文处理法规中所规定的正式的主要文种。

新《条例》规定党政机关使用的15种正式文种是：决议、决定、命令（令）、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要。

公文除上述文种外，还包括机关常用应用文（即“事务文书”或“准公文”），大到总结、计划，小至条据、便函，种类繁杂，素无定目。一般来说，主要有综合性工作总结、计划（包括纲要、规划、工作要点、安排、方案、打算、预案、设想等）、调查报告、纪实报告、大事记、述职报告、典型材料、简报、专用书信、讲话稿、规章制度（如章程、细则、制度、守则、公约）等。

二、新《条例》主要包括哪些内容？

【解答】

新《条例》于2012年4月16日由中共中央办公厅、国务院办公厅联合发布，要求从2012年7月1日起施行。新《条例》由八章四十二条组成。第一章是“总则”，由七条组成，分别讲了制定新《条例》的目的、依据与适用范围，对党政机关的公文定义作了十分明确的界定，明确了公文处理工作的基本任务、原则与要求，要求各级领导要高度重视公文处理工作，明确党政机关办公厅（室）是公文处理的管理机构，并指出其担负的职责。第二章至第七章为“分则”部分，分别规定了公文种类、公文格式、行文规则、公文拟制、公文办理与公文管理等方面的一系列要求。在“公文格式”一章中，特别强调公文的版式要按照新标准执行。第八章是“附则”。

三、怎样理解公文格式的实质意义？

【解答】

公文格式专指法定文种（或称主要文种）外形结构的组织与安排，以及公文的书写、字体、用纸的规格和样式等。公文格式是公文具有法定权威性和组织约束力在形式上的表现，是区别公文与一般文章的重要标志，也是保证公文质量和提高办文效率的重要手段。

公文作为一种特定体式的文体，在国家政治生活、经济建设和社会管理活动中起着十分重要的作用。公文格式即公文的表现形式，具体是指公文由哪些要素项目组成以及各要素项目在公文文面上的分布位置及相关要求。规范的公文格式不是人们任意强加给公文的，而是公文本身的一种客观需要，是其写作结构的一种规律性表现，它不仅体现公文的法定权威性和约束力，而且有利于提高工作效率，保证政令畅通。公文格式不规范不仅影响公文的质量和美观，更重要的是会影响公文的效力，甚至由于格式不规范而造成各种谬误，直接影响公文的严肃性和应有作用的发挥，有时还会因此造成重大失误。

四、何谓公文格式新标准？其发布的重要意义是什么？

【解答】

由中共中央办公厅秘书局、国务院办公厅秘书局和中国标准化研究院共同负责组织起草，国家质量监督检验检疫总局发布的《党政机关公文格式》（CB/T 9704—2012）已于2012年6月29日起正式发布。它是对1999年制定发布的原标准的一次全面修订，从党政两大系统公文格式实现统一，用纸纸型、排布规则、印刷要求到格式各个要素的标志术语、标志位置，都出现了一系列重大的突破与变化。这种突破与变化是改革开放发展的必然，是公文处理工作朝着科学化、规范化、制度化前进的需要，也是公文改革方面的一项重大举措。新标准实用性十分突出，可操作性更强，尤其重要的是，新标准还十分注意与国际通行的标准接轨，有利于推动我国公文处理工作的国际化进程，是我国公文规范化建设的一个重要里程碑。

五、新标准与原标准相比，有哪些主要的变化与特点？

【解答】

新标准是在认真总结了原标准执行以来的丰富经验的基础上加以修订发布的。它具有以下三大变化和特点：

（1）适用性。

为有利于我国公文用纸与国际用纸标准接轨，新标准明确地提出公文用纸要采用A4型纸张，其成品幅面尺寸为：210mm×297mm。这就宣告了长期以来一直沿用的16开型（260mm×184mm）纸张将逐步告别公文的历史舞台，这是公文处理工作上的一个重大改革。

对发文机关标志，新标准明确提出由发文机关全称或规范化简称后加“文件”组成；对信函、命令、会议纪要等一些特定的公文，也可只标志发文机关全称或规范化简称。这一规定也是公文格式上的一个新举措。

（2）突破性。

使同一事物、同一问题的不同叫法、不同要求走向统一，这是新《条例》和新标准两大文件在公文格式标注上的一大变化。它极大地方便了日常公文处理工作，省去了诸多不必要的麻烦。以公文的版式为例，新《条例》之前，党的机关既有机关名称简称加“文件”二字的，又有机关全称加括号标注文种名称的；行政机关既有上行文的版式，又有下行文的版式，还包括不加“文件”二字的特定公文版式，执行起来非常复杂。根据新《条例》和新标准的要求，公文版式统一由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成，也可以使用发文机关全称或者规范化简称，使其走向一致。

又比如，新《条例》发布前，对“发文机关标志”，党的机关称“版头”，行政机关称“发文机关标志”；对“份号”，党的机关称“份号”，行政机关称“公文份数序号”；对“发文机关署名”，党的机关称“发文机关署名”，行政机关称“落款”，即“公文生效标志”；对“附注”，党的机关称“印发传达范围”，行政机关称“附注”；对“印发机关和印发日期”，党的机关称“印制版记”，行政机关称“印发机关和时间”。诸如此类叫法，按新标准的规定，分歧不再，名称统一。

（3）严密性。

作为国家标准，最重要的是设计严密。只有严密，才谈得上是标准，才具有可操作性，有利于制止实际工作中的随意性。新标准在这方面可以说做到了滴水不漏、严丝合缝。例如，新标准明确提出了公文格式中的“版心”，规定版心尺寸为“156mm×225mm（不含页码）”；在排版规格上，规定了每页面排22行，每行排28个字；在制版要求上规定“版面干净无底灰，字迹清楚无断划，尺寸标准，版心不斜，误差不超过1mm”；对印刷的要求是“双面印刷，页码套正，两面误差不得超过2mm”；在发文机关标志方面，提出了“上边缘至版心上边缘为35mm”。

六、公文格式的组成要素包括哪些？

【解答】

新《条例》第三章第九条规定，党政机关公文格式的组成要素主要包括份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等。

公文格式的技术、印刷、用纸要求如下：

（1）公文的汉字从左至右横排，少数民族文字按其书写习惯排印。

（2）公文用纸幅面规格，采用国际标准A4型（长297mm、宽210mm）。

（3）公文用纸天头（上白边）为37mm±1mm，版心尺寸为156mm×225mm（不含页码）；正文用3号仿宋体字，一般每面排22行，每行排28个字。

（4）组成要素要齐全清楚、排列科学、眉清目秀、符合标准。

七、一份公文应由几部分组成？各包括哪些项目？

【解答】

党政机关公文版面一般由三大部分构成，即把一件公文各要素分别纳入“版头”、“主体”、“版记”，共同组成一份公文的“版心”。其中“版头”、“版记”两个概念在公文印制行业已使用多年，“主体”是新标准提出的新概念。以“版头”、“主体”、“版记”三个部分划分，重要的一点是这三个部分既各有其特点，又各具有相对的独立性，界限比较明显。“版头”的特点是位置相对固定，掌握了所含各要素位置的规定，就可以设计文件的“红头”部分。“主体”是公文的实质性内容部分，其特点是位置经常变动，依公文内容的长短而定。“版记”的特点是位置要依公文主体的构成而定。按规定公文要双面印刷，“版记”的位置有一个位于哪一面的问题；如果公文有附件，“版记”还有一个是放在正文后还是放在附件之后的问题。因此，“版记”有必要作为一个单独部分加以叙述。用一个形象的比喻，“版头”可称之为公文的“头”, “主体”称之为公文的“身”, “版记”称为公文的“脚”。把公文各要素分为“头”、“身”、“脚”三部分，既便于从总体上掌握其联系，又便于对其进行“解剖”，掌握其区别。这是新标准对公文结构划分提出的新观点，也是新标准在结构上的最大特点。

“版头”包括公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人等。“主体”包括公文标题、正文、附件、成文时间、印章、附注等。“版记”包括抄送、印发机关和印发时间，要置于公文最后一页，“版记”的最后一个要素应置于最后一行。

八、不同的公文是否应采用不同的公文格式？

【解答】

是的。比如内部运行的与公开发布的、法定（即正式的）文种与非法定（即非正式）文种以及批转、转发文件的格式等都是不尽相同的。

九、什么是公布性文件格式？

【解答】

法定公文中的公布性文件（诸如公报、公告、通告、公布令等）使用的文件格式与内部运行的公文格式，是有所区别的。它们虽属下行文，但由于行文方式不是在内部运行，而是通过报纸、广播、电视等媒体形式予以公开发布，所以与一般公文格式相比，其主要区别是：一无版头，二无主送，三无发文字号，四无抄送、印发日期等。也就是说，公布性文件包括：标题、正文、落款、成文日期。公布令、公告一般带有编号。

十、公文的特定格式包括哪些？

【解答】

所谓“特定格式”系指文件标准格式以外的公文格式，包括信函格式、命令格式、会议纪要格式三种。这些在公文处理实践中普遍使用的公文格式，有其特定的作用。如信函格式是针对非普发性公文所采用的一种格式，通常用于答复、解释或说明某一具体事项；命令格式则体现出了国家政令的权威性和统一性；会议纪要格式则是专门记载会议议定事项的一种固定格式。采用上述特定格式印制的公文与通常文件格式印制的公文的作用与效力是相同的，只是表现形式有所不同。

十一、什么是信函格式？

【解答】

“信函格式”是公文格式中区别于“文件格式”的一种。按照规定在行文时应注意选择使用与行文方向一致、与公文内容相符的文种。这种格式的具体标准是：发文机关标志居中排布；发文机关名称上边缘距上页边的距离为30mm，推荐采用小标宋体字；发文机关全称下4mm处为一条武文线（上粗下细），距下页边20mm处为一条文武线（上细下粗），两条线长均为170mm。每行居中排28个字。发文机关名称及双线均印红色。

十二、什么是命令格式？

【解答】

命令的格式由发文机关全称加“命令”或“令”组成，居中排布，用红色小标宋体字，字号由发文机关酌定。命令标志上边缘距版心上边缘20mm，下边缘空2行居中标志令号；令号下空2行标志正文。

十三、什么是会议纪要格式？

【解答】

会议纪要格式是以固定版头印发纪要的特定格式，由“×××××××××纪要”组成。该格式的主要特点是：（1）正文中无主送单位，在“版记”中列明分送单位和部门；（2）其标志位置用红色小标宋体字，发文字号常以序号或期数表示，字号由发文机关酌定；（3）正文结束后不落款，不加盖印章。其他要素遵从国家标准公文格式相关要素说明。

十四、什么是简报格式？

【解答】

简报是一种具有独特格式的文书。它的格式主要表现为都有专门设计的固定样式的版头，上面用醒目大字标明简报的名称，如《××简报》、《××动态》、《情况简报》、《××情况》等，下面写明编发机关、印发日期、期号。简报的末尾处，标明印制的份数、分送单位等要素。

十五、什么是传真电报格式？

【解答】

传真电报是随着电子技术的发展而出现的一种公文传递形式，分明传电报和密传电报两种。其主要项目包括：

（1）报头。

明传电报报头称“内部传真电报”，密传电报报头称“密码电报”。也有的由发报机关加“密传发电”组成，如“国务院密传发电”。

（2）发往单位或地区。

即收报机关（单位）。如收报机关（单位）较多，可写规范化统称，如“各市（地）、县人民政府”。

（3）签批或签批盖章。

即签发人签名。如是打印的传真电报，可直接打印签发人姓名。

（4）等级。

即紧急程度，如“特急”、“加急”等。

（5）编号。

密码电报的编号有“部门号”、“译传号”、“总号”、“抄送号”等，明传电报有“部门号”、“××机号”两种。部门号即电报的文号，如国务院2008年发出的第8号明传电报，文号为“国发明电 [2008] 8号”。其他编号由机要部门分别填写。

十六、“发电”与“发文”在格式上有什么不同？

【解答】

电报在格式上与一般文件有所不同，主要体现在以下几点：

（1）电报首页的版式，不论上行文、平行文还是下行文，均使用同一版式；

（2）发电的紧急程度分为特提、特急、加急、平急四种；

（3）电报的成文日期就是电报的实际发出日期，成文日期上落款，不加盖印章；

（4）发电生效标志，若通过中办机要局、外交部机要局或各省（区、市）党委机要局等发送的电报，应加盖其制发的“发电专用章”；若本单位自行发送的电报，则应标注签发人姓名。

十七、公文纸型有何要求？

【解答】

公文纸型是指公文用纸的幅面尺寸规格。过去党政两大系统的公文纸型有所不同。党内公文用纸可采用16开型，即260mm×184mm（长×宽），也可采用国际标准A4型，即297mm×210mm（长×宽）；国家行政机关一般采用国际标准A4型。如今，党政机关公文用纸幅面尺寸均用A4型纸，其成品幅面尺寸为297mm×210mm。

党和国家机关公文一律采取左侧装订的形式。布告、公告、通告等公布性公文，其用纸幅面尺寸规格，可根据实际需要确定。

十八、什么是行款？公文的行款规格是怎样的？

【解答】

行款是指书写或排列文字的行列款式，包括字序和行序。如汉字原来直排时，字序由上而下，行序由右而左；现在横排的行款，字序由左而右，行序自上而下。按新标准的要求，公文正文用3号仿宋体字，一般每面排22行，每行排28个字。

十九、公文的版面尺寸是怎样的？

【解答】

公文的版面尺寸即公文页边与版心尺寸。按《党政机关公文格式》的要求，公文的版面尺寸规格为：

公文用纸天头（上白边）为：37mm±1mm

公文用纸订口（左白边）为：28mm±1mm

版心尺寸为：156mm×255mm（不含页码）

二十、如何处置公文中的表格？

【解答】

公文如需附表，对横排A4纸型表格，单页码表头在订口一边，双页码表头在切口一边。

二十一、公文的发文机关标志规格是怎样的？

【解答】

新标准规定，发文机关标志居中排布，上边缘至版心上边缘为35mm，推荐使用小标宋体字，颜色为红色，字号由发文机关以醒目美观为原则酌定，但最大不能等于或大于22mm×15mm。联合行文时应使主办机关名称在前，“文件”二字置于发文机关名称右侧，上下居中排布。

二十二、编制发文字号的具体要求有哪些？

【解答】

发文字号又称发文号、发文编号。它是公文格式中一个不可缺少的组成部分，即向外发文的登记编号。发文字号的作用主要体现在以下几个方面：

（1）便于文件的发出。通过发文编号使文件在文书部门挂号登记，文书部门就得履行职责按时将文件组织发出。

（2）便于掌握、统计发文的数量。大单位对外发文较多，一看发文编号就知道整个单位及部门向外发出多少份文件。

（3）便于查询引用。

（4）利于保管的系统性。

编制发文字号的原则，新《条例》中明确规定：“发文字号由机关代字、年份、发文顺序号组成。联合行文时，使用主办机关的发文字号。”其具体要求是：

（1）发文字号三个构成要素的排列顺序，应先是机关代字，其次是年份（书写时两面加六角括号），最后是发文顺序号。序号不编虚位（即1不编为01，不加“第”字）。

（2）党政机关的发文字号应以分开为宜。

（3）在机关代字中应明确发文的含义，如“中发”、“中办发”、“闽党发”、“晋汾党发”等。

（4）几个单位联合行文时，不应一文多号，而应只标主办机关的发文字号。

（5）在同一地区，当有些机关发文字号的机关代字容易造成重复时（如某县的政府、政协、政法委三个机关的代字都会编成“×政发”），要力求避免。

（6）在机关代字中，要不要注明承办部门的代字可视具体情况而定，如大单位可以考虑这样做，一般中、小单位就没有必要。

二十三、发文字号中的年份标准应注意什么问题？

【解答】

年份要用全称，如“2012”等，不得简化为“12”。要用六角括号“[ ]”括起。注意六角括号不是数学公式中的中括号，因为当引用公文时，标题后面的发文字号要用圆括号“（）”括起，如果年份用中括号括起，就违反了低级符号中不得包括高级符号的原则。而称之为“六角括号”是基于与数学的中括号相区别。另外，二者形状也略有不同。

二十四、公文标题有什么重要作用？

【解答】

标题是公文的“眼睛”，在公文中具有非常重要的作用。具体包括以下四点：

（1）传神。向阅者传递公文的基本精神和中心思想。作者撰写的每一份公文都具有其一定的主旨，即写作主体通过公文的全部内容所表现出来的一种贯穿全文的基本精神与中心思想，如制文的原委、目的及其主张等。假若一份公文没有标题，阅者只有在通读全篇密密麻麻的文字之后，才知道这份公文的基本精神与中心思想是什么，这就会给阅者把握公文的主旨带来很大困难。公文有了标题，标题中的“事由”主要用以揭示公文的主旨，人们一看“事由”，就知道公文的基本精神和中心思想，可以提高阅读公文的效率。

（2）显性。即显露公文的性质、特点。公文标题中都标注有文种名称，公文的阅者通过看标题中的文种，就可以准确地把握这份公文的性质和特点。

（3）好记。标题是一份公文的名字，有了这个名字，收发文机关才便于登记管理。

（4）便用。正因为标题是公文的名字，在日常查询、起草公文和讲话时引用起来非常方便，一提标题人们就会自然想到是哪份公文，而且也便于事后对其进行立卷、归档。

二十五、公文标题有哪些结构形式？

【解答】

公文标题一般由发文机关、事由与文种名称三个部分构成，通常称这种完整的公文标题为标准式的公文标题。例如《中纪委关于陈良宇问题的审查报告》，其发文机关是“中共中央纪律检查委员会”，为了简练起见使用了简称“中纪委”，文种名称为“审查报告”，中间部分为“事由”。就通常而论，在发文机关与事由之间要加介词“关于”，在事由与文种名称之间要加一个助词“的”。从语法结构上看，公文标题通常是由一个偏正词组构成，以文种名称为中心词，前面加发文机关名称和事由作限制成分。凡是有红色版头的文件，由于版头中业已标明发文机关名称，故在标题中可以省略。除标准的公文标题外，按照惯例还可以有以下四种特殊形式：

（1）由发文机关和文种名称，或由事由与文种名称两部分组成的公文标题，一般称此种标题为“双项式”标题。例如《中华人民共和国主席令》、《向全国进军的命令》、《中华人民共和国外交部公告》。

（2）由发文机关、被批转（或转发）文件的标题、文种名称三个要素组成的公文标题，一般称这种标题为“转文式”标题。例如《国务院办公厅转发农业部关于促进饲料业持续健康发展若干意见的通知》。

（3）新闻式的公文标题主要是在简报、调查报告和讲话稿等文种中会使用到。这类标题表现得很随意，文字比较活泼，有的只有一个标题，有的则有正副两个标题，其中正标题一般用来揭示正文的中心内容，副标题则用以说明反映的单位、时间、人物和事件。例如《与时俱进，持之以恒——关于××市健全“三位一体”德育网络情况的调研》、《汲取天津实践经验，努力构建和谐社会——对天津促进经济社会和谐发展实践的理论思考》。

（4）附加括号式的标题。即在标准式公文标题的下面正中位置加一个圆括号，括号内注明某年某月某日，经某某会议讨论通过或批准的字样。这种标题主要适用于经会议集体讨论通过，且无红色版头又无主送机关标志的决定、决议以及条例、规定、制度、办法等法规性文件。例如《中共中央关于完善社会主义市场经济体制若干问题的决定》（2003年10月14日中国共产党第十六届中央委员会第三次全体会议通过）。

二十六、如何拟定公文的小标题？

【解答】

小标题又称分题、插题、层次标题。在公文写作中，尤其是那些头绪复杂、内容丰富、篇幅较长的公文，精心撰拟小标题，以概括揭示某一段落或层次的中心内容，突出某一件事或某项工作进程的阶段性，强调某种思想观点、措施或问题，从而让阅者准确地领会公文内容，是十分重要的。对长篇文章相间有序地设置这样的“窗口”会产生疏朗醒目的美感。

公文写作中如何拟定小标题呢？主要应当把握以下六点：

（1）看是否准确恰当。小标题对于本段所写的内容主旨而言，必须概括得准确无误、恰如其分。例如有篇关于××工程的调查报告，题为《一颗盲目施工的苦果》，设立了这样几个小标题：“钓鱼”工程，后患无穷；违反基建程序，造成浪费；合同没订，扯皮无穷；领导外行，吃尽苦头。其中第三个小标题下面的内容为：“××工程一开工，‘扯皮’之战就打响。遇到问题，主建、施工、设计三方各说各的理，问题不能顺利解决。这个工程自兴建以来，主建、施工和设计三方竟连一份经济合同都没签订。设计图纸没有按时完成，拖延了工期，但设计单位不负经济责任；主建部门任意要求修改设计，不受任何契约约束；施工单位则是‘老牛赶山，走着瞧’，来一部分图纸，要一部分钱，干一部分工程。外装修用的面砖就是一个三方扯皮的典型事例。主建单位要求由面砖改为水刷石，设计单位则坚持要用面砖；而面砖的采购，主建单位和施工单位又互相推诿、扯皮近半年之久。”这段文字是该项工程三方互相“扯皮”的活写真。作者将小标题拟为“合同没订，扯皮无穷”是极其准确恰当的。

（2）看是否明确集中。拟定小标题，要特别注意不能过于杂乱，而要力求明确集中，写得越单一越好。不要将几个性质不同、不能相提并论的问题，硬行扯在一起，搞成“小杂烩”。同时，也不能将原本性质相同的问题分散到两个小标题中去说。例如××单位所写的《二〇一〇年度工作总结》，共列有四个小标题，其中第一个是：“解放思想，广泛宣传，积极争取对外业务，努力开展多种经营”。不难看出，这个小标题的内容较为杂乱，既有思想政治方面的，又有生产经营方面的，将这些性质不同的事项硬行“捏”在一起，显得头绪纷繁，庞乱芜杂。

（3）看是否照应总题。拟定小标题，要注意与全文总标题相呼应。总标题是对全篇内容的高度概括，是“纲”，各个小标题均是从不同角度、不同层面对总标题内涵的展示，是“目”。它们共同服务于总标题，呈现出一种“轮辐向心”和“众星捧月”的态势。例如《中共中央、国务院关于保护森林发展林业若干问题的决定》一文共列有八个小标题：稳定山权林权，落实林业生产责任制；木材实行集中统一管理；对林业的经济扶持；木材综合利用和节约代用；抓紧林区的恢复和建设；大力育林造林；发展林业科学技术和教育；加强党和政府对林业的领导。可以看出，这些小标题从八个方面制定了如何“保护”、如何“发展”的林业政策，丝丝入扣，不枝不蔓。值得注意的是，一些方针政策性较强的公文如通知、意见等，其所设立的小标题往往呈现出一种规律性的特征，即通常在第一个小标题交代问题的重要性及必要性，中间各题是有关指导思想、基本原则、总体目标以及主要任务、政策措施等方面的内容，最后则是组织领导方面的要求，也是从不同角度对总标题加以展示。

（4）看是否合乎逻辑。拟定小标题必须注意讲究逻辑性。从逻辑角度讲，公文总标题与小标题之间具有领属关系，而各个小标题相互之间则是并列关系。撰写时要对其进行合理分类，使其符合逻辑，不能彼此包容或者相互交叉，不该并列的不能并列。对各个小标题的设置还要照应全文主旨，分清性质、轻重、主次，仔细考虑其排列次序，做到条理清楚。例如《××县放宽政策和发展第三产业现场办公会议纪要》，共列有六个小标题：关于放宽政策问题；关于筹建货场问题；关于发展第三产业问题；关于贷款问题；关于扩建整流器厂问题；关于企业办理工商营业执照问题。从表面上看，各标题排列整齐具体，反映出了会议的主要议题，但仔细推敲则不然。从总标题来看，会议的中心议题实际有两个：一是放宽政策问题，二是发展第三产业问题。因此，要拟定小标题，有这样两个也就足够了。有些应归属“放宽政策问题”，有些则应归属“发展第三产业问题”。而文中所列小标题将具有从属关系的问题并列，显然不当。

（5）看是否具有艺术性。拟定小标题还要讲求艺术性。一般来讲，主要有四种方法：一是运用形象化的语句。例如《中纪委关于加强纪检工作座谈会纪要》一文，其中最后一个小标题“自己干净才能帮助别人洗澡”，采用借喻手法，生动活泼，耐人寻味。二是运用对仗式。这种对仗一般只是讲求字数的对称整齐，而非严格意义上的对仗。例如“总结工作，增强信心”、“全党动手，上帮下促”等便是。三是运用排比式。例如《全国农村工作会议纪要》下设五个小标题：关于农业生产责任制；关于改善农村商品流通；关于农业科学技术；关于提高经济效益、改善生产条件；关于加强思想政治工作和基层组织建设。以介词“关于”作提示语，统辖全局，结构紧凑，语势强劲，富于表现力。四是使用该段中具有概括性的“原话”。这在一些综合性的简报以及先进人物事迹材料中较为多见。

（6）看是否匀称和谐。指各个小标题的拟定，一定要顾及相互之间在形式上的整齐匀称，无论在句式还是在字数上，都要尽量做到和谐顺畅，讲究布局上的美感，不能长短不一，参差不齐。例如《全国农村工作会议纪要》一文所设的五个小标题，均是以介词“关于”作提示语，构成整齐的排比式布局，显得十分匀称和谐。而像前文《一颗盲目施工的苦果》中所列的四个小标题，第一个、第三个和第四个小标题均是由八个字组成，但第二个小标题却不是如此，破坏了标题的整体美。因此，可将其中的“基建”二字删去，以求和谐匀称。

二十七、公文标题中如何正确使用引号、括号、书名号三种标号？

【解答】

现代汉语中的标点符号有点号和标号两大类。其中标号包括引号、括号、书名号、省略号、破折号、着重号、连接号、间隔号和专名号九种，用以标明词语的性质和作用。公文标题中要时常用到引号、括号、书名号三种标号。目前，在公文写作中，对于这三种标号的使用还存在一些问题，突出表现在书写位置上的混乱以及随意滥用等方面。为了使公文标题中标号的使用趋于规范化，更好地发挥公文的积极作用，必须了解和掌握它们的特点、功能及其使用规定。现分述如下：

（1）引号。

现代汉语中的引号是用以表示行文中直接引用的话，表示特定的称谓或需要着重指出的部分，表示具有特殊含义的词语。引号分为单引号和双引号两种。在公文标题的制作中，要时常用到引号。公文标题中引号的使用意义较为固定、单一，一般是在对某一事物需要着重指出时使用。值得注意的是，某些非法规性的文件在批转、转发时，其名称一般用引号加以强调，而不使用书名号。例如有一标题为《转发××省××厅“关于人文函大招生问题的通知”的通知》，其中的“关于人文函大招生问题的通知”属于一般的告知性文件，不具有法规性质，故不能使用书名号。又如《关于“渤海2号”钻井船翻沉事故的检讨报告》，其中的“渤海2号”属特定称谓，使用时必须用引号标明。再如《关于“农转非”户口审批制度改革情况的报告》，其中的“农转非”是一个缩略语，具有特殊含义，它是农业户口转为非农业户口的简缩，使用时必须用引号标明，以示强调。

对于公文标题中的引号，必须慎重使用。该用书名号而误用引号是错误的，如《中共中央关于委托中央党校创办“求是”杂志的决定》。这里的《求是》杂志是书刊名称，不能改用引号。同样，随意滥用也是不允许的，例如《××市人民政府关于进一步保持“清正廉洁”问题的决定》，其中的“清正廉洁”表意明确，完全没有必要用引号加以强调。

（2）括号。

现代汉语中的括号是表示文章中注释的部分。在公文标题中，有时要用到括号用以对标题内容进行补充、解释或说明。这种标题中的括号，多是针对文件内容的成熟程度予以说明，是公文标题的组成部分，是不可缺少的。例如《××市人民政府住房公积金管理办法（试行）》，其中的“试行”是对文件成熟程度的限定，说明此办法尚有待于在实践中进一步修订、补充，它与标题同为一个整体，不能割裂开来。

现行的公文写作中，在使用括号时存在的问题较为严重。这突出表现在拟写批转或转发性公文标题时，把“试行”、“修改草案”、“暂行”等说明性词语置于书名号之外。这是不正确的，有损于原标题的完整性，例如《××省教育厅关于转发教育部（高等学校学生行为准则）（试行）的通知》，此标题中的“试行”，表明了该文件的成熟程度。它与文件标题内容关系密切，是不可分割的整体。因此，在拟制时，除将“试行”加括号外，应特别注意将其置于书名号之内。

公文标题中的这种说明性词语，都是依据公文内容的成熟程度及公文文种选用的，其位置既可以出现在题尾，也可以出现在题中。括号只在题尾说明时才使用，而题内则不需使用标点符号。

（3）书名号。

现代汉语中的书名号是用以表示书籍、文章、文件、报刊等名称。公文标题中经常使用书名号，主要用于批转、转发性公文。关于公文标题中书名号的使用，常见的错误有两种：一是该用引号的却误用书名号。这一点前面已作说明，在此不再赘述。二是位置不当。例如《批转××县商业局〈关于深化改革，振兴××县商业实施意见的请示〉的通知》，这个标题不仅书名号的使用不当，而且位置也不当。因为这是一个批转性标题，而批转和批复是不同的。批转是针对原文件的批准和转发，需将原文标题一字不易地标出；而批复则是针对来文所请示问题的答复性意见。如果将此标题改为批复性的，因其对象是××县商业局请示的问题，故可将标题拟为“对××县商业局《关于深化改革，振兴××县商业实施意见的请示》的批复”，发文机关可以置于书名号之外；如果是批转性的，因是县商业局的文件，因此，在拟写标题时，应将“县商业局”作为原标题不可缺少的部分，一并加上书名号，而不能将其截然分开，故此标题应改为“批转《××县商业局关于深化改革，振兴××县商业实施意见的请示》的通知”。

总之，对于公文标题中的引号、括号和书名号的使用，一定要严格区分其界限，不能混淆滥用；要注意掌握它们的不同特点和功能，以便使拟制出来的标题合乎要求，从而更好地维护公文的规范化和严肃性。

二十八、什么是事由？

【解答】

所谓“事由”，顾名思义，“事”即事情，“由”即要点，是指一篇公文所要解决的主要问题。对此，不能把“事由”简单地理解为解决问题的原因，也不能把“事由”单纯地理解为态度、看法、观点、认识，它是与态度、看法、观点、认识有着密切关系的主张、措施、办法、要求。提炼公文的事由要善于概括全文的中心内容，语意要完整准确，而且用语一定要高度概括和凝练，寥寥几字即解决问题，切不可题文不符或者失之繁冗。在公文标题的拟写中，如何寻求准确、精练、得体的“事由”，是公文标题写作成功的关键所在。

二十九、公文标题的排列形式有哪些？

【解答】

公文标题仅有内容是不够的，还要讲求形式美。形式美是指将构成公文标题的各内容要素即发文机关、事由和文种诸要素在文面上妥当、合理地进行排列布局，使其清晰整洁、醒目匀称，给人以美感。按新标准的规定，公文标题“用2号小标宋体字，可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当”。综括起来，对公文标题的排列布局大体有如下3类13种：

（1）单行式。此种标题一般字数较少，排列时应将其置于一行正中，两边空出相等距离，以示鲜明醒目，匀称美观。

例如：

中共中央关于整党的决定

又如：

抗震救灾和灾后重建工作会议纪要

（2）双行式。此种标题分上下两行排列，其字数相对较多，如挤占一行则有失美观，在这种情况下要分双行排列。它又包括如下三种情形：

①上下等长（又称两行等长）。

例如：

中共中央关于接收宋庆龄同志

为中国共产党正式党员的决定

②上短下长。

例如：

中共中央、国务院

关于加强职工教育工作的决定

③上长下短。

例如：

全国人民代表大会常务委员会

关于教师节的决定

（3）多行式。此种标题一般分上中下三行（少数则在三行以上）排列，字数较多，尤其在批转或转发性公文标题之中更为常见。它又包括如下八种情形：

①正梯形。

例如：

国务院关于提请审议

《中华人民共和国外商投资企业

和外国企业所得税法（草案）》的议案

②倒梯形。

例如：

全国人民代表大会常务委员会

关于设立国防科学技术

工业委员会的决议

③上下短中间长。

例如：

国务院批转进出口管理委员会

国家经济委员会《关于建立中国工艺美术

行业协会的报告》的通知

④上下长中间短。

例如：

国家经济计划委员会、国家科学技术委员会

国家标准总局关于印发《采用

国际标准管理办法（试行）》的通知

又如：

公安部关于认真贯彻落实中央领导同志

重要指示精神全力以赴投入抗震救灾

切实做好维护社会稳定工作的紧急通知

⑤上短中下等长。

例如：

国务院批转卫生部关于

全面深入贯彻预防为主方针进一步

加强预防保健工作若干意见的通知

⑥下短上中等长。

例如：

国务院对中国人民银行《关于加强金银配售

管理，制止企业不合理使用、出售金银问题

的报告》的批示

⑦上长中下等短。

例如：

××市财政局、税务局关于转发

财政部有关落实财务

政策开支问题的通知

⑧下长上中等短。

例如：

国务院批转人口普查领导小组

公安部关于在第四次全国人口

普查前进行户口整顿工作报告的通知

⑨上中下等长。此种标题字数相对较多，尤其以批转、转发性通知最为常见。

例如：

中共中央办公厅转发《中共中央宣传部关于

马克思主义理论研究和建设工程实施以来的

工作情况和今后5年工作设想的报告》的通知

可以看出，上述诸种公文标题的排列方式都能给人以一定的形式美感。值得注意的是，公文标题的排列应尽可能控制在3行以内，即应在内容表达上尽量求简，以充分发挥其应有的作用。

此外，要做到形式美还必须注意掌握下面几个具体问题：第一，按照新标准的规定，公文标题“可分一行或多行居中排列”。如果字数较少则居中排成一行。对于只有两个字的标题如“布告”、“通告”、“公告”等，排列时字与字之间要适当空出一定的距离，既不能过分拥挤，也不能流于松散，一般以空出3～5字为宜；如果字数较多，排列时超过一行3/5以上的，则应分成两行或三行。要尽量避免四行甚至更多行数标题的出现。第二，要注意保持词或词组的相对完整性，不要随意割裂，将其分置两行之中。如果这样，即使各行字数匀称相等，也不符合公文标题的形式美要求。第三，对于标题中的标点符号，应将其与正文中的标点符号同等对待。但是，双行或多行排列的标题，每行末尾的标点符号可以省略。

总之，公文标题的制作要着意讲求美，既要有美的内容，又要有美的形式，并将二者有机地结合起来，达到高度的统一。讲求标题美，建立公文标题的美感机制，是公文发展的客观需要。

三十、什么是受文机关？

【解答】

受文机关指公文发往的机关。分为主送机关与抄送机关。主送机关是指负有办文责任的机关，非普发性的下行文以及上行文、平行文在一般情况下其主送机关只有一个，即这份文件的接受办理者。只有普发性的下行文，才可以有若干个主送机关。准确认定公文的主送机关，是文件发出后能否得到及时贯彻处理的一个关键性问题。主送机关用3号仿宋体字标志，其位置在“标题之下，正文之上，靠左顶格，后加冒号”。抄送机关是指需要了解公文内容的机关。对于抄送机关，不论是上级、平级或下级，均称为“抄送”。过去那种分列“抄报”、“抄送”、“抄发”的做法已不复存在。抄送机关一般用4号仿宋体字，在印发机关和印发日期之上一行，左右各空一字编排。

三十一、什么是制文机关？

【解答】

制文机关亦称落款，是指发文使用的名义。它是公文格式中的一个重要组成部分。发文的名义必须是法定的公文作者，党和国家机关以及国有企事业单位都是依据法律、条例、章程而建立的，它们可以根据自己的职能和权限制发公文，都是法定的公文作者。发文的名义主要以单位组织的名义为主，有时也用机关首长和国家领导人的名义，如中华人民共和国主席令、全国人大常委会委员长令、机关首长对所属工作人员的任免令（或任免通知）等。以领导人名义作为公文的作者，并非以其私人身份出现，而是以他所在机关法定领导人身份行使职权的一种表现。以单位名义发文要写全称或规范化简称，以领导人名义要注明职务和姓名，两个以上机关联合行文要联合落款。

三十二、什么是公文的法定作者？

【解答】

法定作者也叫特定作者，即指依法成立并能以自己的名义行使权利和担负义务的组织以及该组织的法定代表人。公文的作者必须是法定作者，这是由公文本身的性质和作用所决定的，也是确保公文的权威性和效力的必要条件。公文只能由法定作者制发，其他任何组织和个人都不得冒用法定作者的名义，否则就要受到法律的追究。这是公文区别于其他文体的重要特征之一。

三十三、怎样编排发文机关、成文日期与印章？

【解答】

根据新标准规定，加盖印章的公文，成文日期一般右空四字编排，印章用红色，不得出现空白印章。单一机关行文时，一般在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文机关名称，印章端正、居中下压发文机关名称和成文日期，使发文机关名称和成文日期居印章中心偏下位置，印章顶端应当距正文（或附件说明）一行之内。

不加盖印章的公文，单一机关行文时，在正文（或附件说明）下空一行右空二字编排发文机关名称，在发文机关署名下一行编排成文日期，首字比发文机关署名首字右移二字。联合行文时，应当先编排主办机关署名，其余发文机关署名依次向下编排。

三十四、什么是正文？

【解答】

正文是一份公文具体叙事、明理、提出要求的文字表达部分。公文正文一般由三个部分构成：

一是开头部分，其内容或是引据，或是讲明背景、原委，或是概述情况，或是篇前撮要，或是明了目的。

二是主体部分，内容或是针对问题进行分析，在分析问题、讲明道理的基础上提出解决问题的办法；或是直陈要求、意见；或是提出主张、列摆措施、讲明办法。

三是结尾部分，这部分的用语要适应不同文种的需要而异，切不可千篇一律。如上行文一般可用“当否，请批示”、“以上是否可行，请批示”等；下行文一般可用“希即遵照”、“特此通知”、“此布”、“此复”、“此令”等；平行文一般可用“为荷”、“为盼”、“为要”、“特此函复”等。

三十五、怎样编排附件说明？

【解答】

新《条例》第九条第（十五）项规定，附件是公文正文的说明、补充或者参考资料，是公文格式的一个重要组成部分。附件不是每份公文都有，只有内容需要，又不便于写入正文的材料才用附件来处理。公文如有附件要在正文下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，则使用阿拉伯数字标注附件顺序号。

三十六、确定成文日期的原则是什么？

【解答】

根据新《条例》的规定，成文日期即公文生效的日期，也是公文格式的一个重要组成部分。任何一份公文都必须标有制成的具体时间。成文日期确定的原则是：

（1）会议通过的决定、决议等以会议通过日期为准；

（2）领导人签发的公文以签发日期为准；

（3）联合行文以最后签发机关领导人的签发日期为准；

（4）法规性公文以批准日期为准；

（5）一般电报、信函等则以实际发出日期为准。

成文日期在公文中的位置有两种安排方式：

一是安排在标题之下，年、月、日用括号括起来，这是经会议集体讨论通过批准而又不以“红头文件”（即带有红色版头的文件）形式发出且无主送标志的公文。

二是安排在文件末尾，日期直接写在正文右下方。成文日期与落款要上下对称，年、月、日的第一个数目字不宜超越落款第一个字，成文日期必须用阿拉伯数字写明年、月、日，月、日不编虚位（即1不编为01）。

三十七、公文的成文日期与印发日期有什么不同？

【解答】

公文的成文日期是公文发出和生效的时间，直接关系到公文的时效。公文的印发日期是指公文的付印时间。在一般情况下，成文日期与印发日期可以有一定的时间差，主要原因是公文在签发之后，往往需要经过复核和印制等诸多环节，因此印发日期可能略晚于成文日期，但绝不可能提前。

三十八、怎样划分密级？

【解答】

密级是秘密等级的简称，是指公文的机密等级，是公文格式的组成项目之一。根据公文内容的重要程度，一般将密级分作三级：

第一，绝密公文，是指涉及国家核心秘密内容的文件，一旦泄露会使国家的安全和利益遭受特别严重的损害。

第二，机密公文，是指涉及国家重要秘密内容的文件，一旦泄露会使国家的安全和利益遭受较大的损害。

第三，秘密公文，是指涉及国家一般秘密内容的文件，一旦泄露会使国家的安全和利益遭受一定的损害。

三十九、如何划分编排紧急程度？

【解答】

紧急程度是对某些急需处理的文件，由发文机关对受文机关提出处理的时限要求。它也是法定公文格式的组成项目之一。按公文送达和办理的时间要求，紧急程度分为特急和加急，有的公文在标题中对紧急性质已作了标示，例如《关于××××的紧急报告（或紧急通知、紧急指示）》等，就可不再另外加注紧急程度标志。紧急程度一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角。

四十、用印与签署有什么要求？

【解答】

用印就是给公文盖章，它是公文格式的一个重要组成部分，也是公文产生法定效力的一种标志。除公议纪要（因其有特定的版式）和以电报形式发出的以外，公文均应加盖印章。公文盖印的依据是领导人的签发字样，未经领导人签发的公文不得用印。印章与公文落款要相一致。用印要注意清晰、端正，位置准确。一般的用印方法是印章在成文日期之上，以成文日期为准居中编排下压发文机关署名和成文日期，形成骑年压月、上大下小之势。签署是以机关领导人的名义发文，由签发公文的领导人亲笔在公文落款处签字，大批印发的公文可使用签章。

四十一、联合行文如何用印？

【解答】

联合行文时，一般将各发文机关署名按照发文机关顺序整齐排列在相应位置，并将印章一一对应、端正、居中下压发文机关署名，最后一个印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，印章之间排列整齐、互不相交或相切，每排印章两端不得超出版心，首排印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。

四十二、如何编排保密期限？

【解答】

保密期限指对公文密级的时效加以规定的说明。凡未标志保密期限的涉密公文，其保密期限一般应按照绝密级30年、机密级20年、秘密级10年的标准掌握。

四十三、附件与附件说明有什么区别？

【解答】

附件说明是标注于正文之下左侧关于附件的件数名称，名称后不加标点符号。而附件是附属于正文的文字材料，一是用于补充说明或证实公文正文的附件，包括各种形式的说明材料、参考材料、图表、凭据等；二是用于向上级机关报送或向下级机关批发（批转、转发、印发）的附件。

四十四、什么是附注？

【解答】

印发附注是对公文发送范围和阅读对象的限定。如有附注，居左空二字加圆括号编排成文日期下一行。对上行文不可标注阅读范围。

四十五、如何标注公文份数序号？

【解答】

公文份数序号是指将依据同一文稿印制若干份时对每份公文的顺序编号，其作用是便于登记、查找、统计、清退。根据新标准的规定，如需标志公文份数序号，标志于公文首页左上角第一行，一般用6位3号阿拉伯数字。

四十六、什么是签发人？

【解答】

签发人即签发文件人的姓名。按规定应标注在机关标志下空二行位置。“签发人”三字用3号仿宋体字，签发人姓名用3号楷体字。文件上标注签发人的姓名，有利于增加决策的透明度，有利于基层和广大干部群众对决策的监督，进一步增强公文签发者的责任感。如有多个签发人，按照发文机关的排列顺序从左到右、自上而下依次均匀编排，一般每行排两个姓名，回行时与上一行第一个签发人姓名对齐。

四十七、什么是版记？

【解答】

印制版记，即由抄送机关、承办印制文件部门、印制日期组成，标注在文尾最下端处。上下各有一条与版心等宽的分隔线。如有抄送机关，一般用4号仿宋体字，在印制文件部门和印制日期之上一行，左右各空一字编排，最后一个抄送机关名称后标句号。

印发机关（亦称印制文件部门）和印发日期一般用4号仿宋体字，编排在末条分隔线之上，印发机关左空一字，印发日期右空一字，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，后加“印发”二字。

四十八、如何看待“此页无正文”？

【解答】

“此页无正文”是指有的公文当正文打印完时恰好赶在一页纸的末尾，而在下一页发文机关、成文日期的上端所标明的一种字样，通常这样写：（此页无正文）。其目的主要有两点：一是说明正文内容在前页已经完结；二是防止末页被人撕下，伪造他用。这种情况可以通过加强排版的计划性，采取调整行距、字距的办法加以解决，避免出现正文空白页。关于这个问题，国家早有明确规定取消“此页无正文”的标志。对此，必须引起足够的注意。

四十九、文版记的后面，可以标注拟稿人、校对人、打字人的姓名吗？

【解答】

这种做法常见于20世纪五六十年代。随着党和国家机关公文法规的不断修订完善，这种情形已经十分少见。因此，在版记的后面标注拟稿人、校对人、打字人的姓名显然是不规范的。如果出于备考的需要加以标注时，应标在发文底稿上，而不能标志于公文的正式文本上。

五十、什么是文件头？

【解答】

非法定文种中的总结、计划等要上报或下发，就必须从法定文种中寻找合法的载体来载运着它行文。对上通常选用报告作载体，对下通常选用通知作载体，对平级要用函，我们将这种载体叫做文件头。

文件头是一份文件的正件（亦叫主件），被载运着的非法定文种是这份文件的附件（但不能称副件），这是从公文的运转程式角度上讲的。如果从实际内容上讲，附件恰恰是这份文件的主件所在。

五十一、页码应如何标注？

【解答】

新标准规定：一般用4号半角宋体阿拉伯数字标志，置于版心下边缘之下，数字左右各放一条一字线，一字线距版心下边缘7mm。单页码居右空1字，双页码居左空1字。公文的版记页前有空白页的，空白页和版记页均不编排页码。公文的附件与正文一起装订时，页码应当连续编排。