04 事前有准备，通常能事半功倍

虽然这只是我个人的经验，但我还是认为办公桌的整洁度与工作效率成正比。

过去，我总是被工作追着跑，办公桌永远堆着处理不完的文件，乱到不能再乱。每当我想要整理桌面时，却又告诉自己：“虽然我知道应该把桌面整理干净，但现在还有更重要的事要做，等我把项目做完之后，再来整理好了。”当然，最后我的桌面还是非常乱，没有一点变整齐的迹象。

现在就不一样了。因为我发现，整齐干净的办公桌不只看起来清爽，还能提高工作效率。因此，即使工作再怎么赶，我还是会先整理好桌面，再继续工作。

通常愿意花时间动手整理的人，反而能提前结束工作。这是因为经过整理的桌面，能省去找文件或文具的时间，让工作节奏更紧凑，做事会更有干劲，工作效率也会因此提升。

相反地，面对杂乱的办公桌，只会令人沮丧，还没开始做事心情就焦躁不安。所以，在开始工作前，务必先动手整理工作环境，这样能让你保持愉悦的心情，并且更有效率地工作，更快达成目标。

零碎时间，你会利用吗？

对于第一次见面的客人，以及曾经送礼给我的朋友，我会寄出自己亲笔书写的谢卡，向对方表达感谢。不过，虽然只是一张谢卡，还是要表现出自己的心意，不能太随便。

写一张谢卡至少需要十五分钟的时间，有时候甚至需要半个小时以上。如果优先处理其他比较重要的工作，这件事很容易会一延再延，没办法顺利做完。

因为写谢卡的过程总是不太顺利，不知不觉中，每次当我想到要写谢卡，就会觉得压力很大。虽然这只是一件简单的工作，但是，开始一样充满困难。

后来，我想到一个解决的办法，就是利用工作的空当，完成可以在十五分钟内写完的谢卡。于是，我的工作行程表中，只要是通勤时间，或会议的中场休息时间，就会看到“写谢卡”这三个字。

不过，说永远比做容易。每当我准备好开始动笔时，总是会遇到各种状况。像是：公文包里忘了放写谢卡专用的笔；要在那么多信封上写同样的寄件人地址，想到就没力；忘记在签名处盖落款章，等等。因为开始的过程非常不顺利，让我忍不住觉得：“唉！这个办法实在太琐碎又太麻烦了，不如在公司处理还比较容易。”所以，没多久我就放弃了利用工作空当写谢卡的计划。

但是，经过认真思考之后，我发现如果能够利用工作中的零碎时间，其实是很有效率的方式。因此，我决定检讨失败的原因，重新设定计划。于是，我开始思考：“有什么方法可以让我把谢卡顺利写好并寄出去呢？”

经过检讨之后，我马上找出问题，就是没做好事前准备。找到问题之后，自然就能得到解决的方法。

做好准备，随时都能轻松开工

解决利用工作空当写谢卡的方法，就是做好事前准备工作。首先，买好一百张明信片和邮票。然后，刻一个有公司地址、职称和我的姓名的大图章，并且准备好落款章。接着，在一百张明信片的正面贴上邮票、盖上地址图章。像这样先做好准备，等到开始写谢卡的时候，只要再填入收件者姓名和地址，写好感谢的话并到邮局寄出，工作就完成了。

另外，为了节省时间，在谢卡的最后则用红色的落款章代替签名。不过，还是要让对方感受到自己的诚意；因此，我会针对不同客户，准备各种手刻的感谢章，当然，这些印章也是我事先准备好的。

因为已经做好充足准备，在写谢卡的时候，只要从这些事先盖好印章的明信片中，挑选出符合收件者特性的印章就可以了。

最后，我会把盖好章的明信片，以十张为单位装进信封里，随时放在公文包里备用。这样一来，我在办公室以外的地方也能以最有效率的方式把谢卡写好。

所以，只要能先把事前的准备工作仔细做好，就能节省工作时间，提升工作效率。最重要的是，想要成功完成一件事，如果在起步阶段能顺利进行，就会让你信心大增，因此，接下来的过程中即使遇到困难，也能更坚强地挺过去。

总之，在工作之前，请记得做好事前准备，这样能让你事半功倍，更快做出成果。