贝多芬：随时记录下你的待办事项

如果我不马上写下来的话，我很快就会忘得一干二净。如果我把它们写到小本子上，我就永远不会忘记了，也用不着再看一眼。

——贝多芬

研究发现，人一次能够处理和把握的信息数量在“7-2”和“7+2”之间，也就是说人一次最多能处理9件事。虽然人与人的能力有一定的差异，但大体上同一时间能够处理的事情是5～9件，这个数字被称为“魔法数字”，这意味着绝大多数人难以超越这个范围。

在工作中，有时候我们短时间内要处理十件以上的事情，有些管理者会向下属传达很多指令，其实这些都是徒劳，很难被完全记住，更别说全部做好了。怎样才能安排好自己的事情？怎样才能记住上司交代的工作呢？其实最好的办法只有一个，那就是“好记性不如烂笔头”，拿出笔和笔记本，把待办的事情都记录下来，然后一件事接一件事地做，直到全部做完，这才是最有计划、最高效的工作方式。

事实上，每个人都有计划，但很多人的计划在心里，而不是在纸上。计划在心里，就很容易随着心情和客观事情的变化而变化。因为计划在心里，谁也看不见，听不着，即使你没有去做，也不会受到自己的批评，更不会受到周围人无声的“批评”。但如果你把计划写在纸上，甚至有意让人看见，让别人知道你的计划，一旦你没有做，那你会不会或多或少有一些惭愧呢？

当你把待办的事项写在笔记本上，列出一个工作清单时，实际上等于给自己许下了一个承诺。如果你完不成所记录的待办事项，当你翻开笔记本时，就会有一种“失败感”，因为你说到没有做到，你对自己失信了。你应该充分利用这种“自我愧疚感”来督促随时记录待办的事项，并像兑现承诺一样逐一地完成这些待办事项。

待办事项清单就是一个手工制作的短期计划，它是你未来几个小时、几天或几周的一个简单计划。它的存在可以帮你更好地确定什么是你要做的事情，只要你认真对待它，按照它来行动，就可以有条不紊地达到目的。那么，到底该怎样列待办事项的清单呢？

1．什么时间列清单？——每天清晨或头一天晚上。

什么时候列待办事项的清单呢？毫无疑问，是在这些事情还未被处理之前，比如，每天上班来到公司，第一件事就是把这一天的工作进行梳理，然后提取这一天要做的事情，并将其按照一定的顺序记录下来，这样你的时间管理会变得更有效率。

假如你是公司的管理者甚至是老板，在开会前10分钟时，你也很有必要列个会议清单，记录会议的要点，就像发言提纲一样，让你知道这个会议该讲什么内容。如果没有这个清单，你完全凭自己的记忆，效果就会差很多。你可能讲着讲着就跑题了，比如，被员工问一个问题，你的思路就被打乱了，然后跟着员工的问题，讲到别的问题上，偏离了自己的会议主题。这样就达不到你开会的理想目的。

2．如何表达待办事项清单？——准确地写出做什么事。

在记录待办事项时，怎么表达更好呢？最好是把你的任务写成这样的形式：“对某目标做什么事！”举个例子，如果你要做一个年度报告，在你的待办事项里不要这么记录：年度报告。而要更准确地记录：找出公司四个季度的财务报表，做一个年度报告。不要写成：与黄经理联系。而要写成：周一下午3点到4点，给黄先生打电话。也就是，尽可能一句话把你要做的事情说得更具体，让你一看就知道怎么做。

3．怎样处理不确定的工作？——删除出清单。

在列清单的时候，你可能会遇到这种情况：某些事情似乎要做，但又可以不做，或者说不那么着急，可以推后很多天再做。对于这样的事情，你该怎么办呢？很好办，那就是把它剔除出你的待办事项清单，让你的清单里出现的是未来一周甚至是未来两三天或当天必须做的事情，当你翻看这样的清单时，才有一种紧迫感。

4．如何处理临时加入的工作？——选择恰当的位置插到清单里。

待办事项清单只是一个计划，一个较为理想化的计划，它指向的是未来，而未来是很容易变化的。比如，昨天晚上你列了一个待办事项清单，今天上班你打算按照这个清单来处理工作。可是，没过一会儿，上司给你安排了一项工作，而且比较紧急。有时候还不止一项工作，比如，同事突然叫你帮个什么忙。对于这些计划之外的工作，该怎么处理呢？

正确的做法是，对照你列好的工作清单，结合临时事件的重要性和紧急性，将其加入你的清单里。然后，按照工作清单来逐一处理。

5．怎么样对待工作清单？利用闲暇时间翻看，提醒自己去做未完的事项。

将待办事项记录下来，是为了更好地记住这些事情，并知道什么时候去完成这些事情。因此，既然列出来了，就要时不时翻看一下，切不可列完之后丢在一边不管，那样工作清单就发挥不了作用了。

6．看看你的待办事项清单是否合理？——剖析待办事项清单。

一张待办事项清单是否合理，需要看它是否具备这样几个特点：

（1）具有可操作性，是可行的。

（2）规定了完成的时限。

（3）指向一个清晰的目标。

对照这三点，看看你的待办事项清单，是否存在一些问题呢？如果它符合这些条件，那么恭喜你，你的待办事项清单是合理有效的，你可以放心地照着清单去做了。

小练习：待办事项记录练习

无论是对待工作，还是对待生活，你都可以运用列清单的方法来让自己保持计划。你可以试试列个清单，就像下面这样：