麦肯锡思维：排列事情的轻重缓急

在麦肯锡，每个人都有一种工作习惯，那就是按照工作的重要程度来排序。

——麦肯锡思维

 

当你在工作中手忙脚乱，当你抱怨自己是公司最忙碌的人，当你每天回到家里感觉筋疲力尽时，你有没有想过：为什么会造成这种情况？原因究竟在哪里？很多忙碌的人不曾想过这问题，他们只知道忙忙碌碌，好像自己每天都活在“充实”中，却不思考这种“充实”是否真的有价值。下面，我们不妨来看一则故事。

在某大学的时间管理课上，教授把一些鹅卵石装入一个罐子，然后问学生：“这个罐子装满了吗？”表面上看，这个罐子确实装满了鹅卵石，因为好像再也放不下其他的东西了。因此，全班同学异口同声地说：“是的，装满了。”

教授笑了笑，从桌底拿出一袋碎石子，并将碎石子倒入罐子中，慢慢地摇晃，碎石子从鹅卵石之间的小孔渗了下去；再加一些，再摇晃，教授做完这些，再问学生：“现在罐子装满了吗？”这一次学生不敢太快回答，大家有些不太确定：“也许没有满。”

“很好！”教授说完后，从桌底拿出一袋沙子，慢慢地倒进罐子里，并轻轻地晃动罐子。做完这些，教授继续问：“大家说这个罐子装满了吗？”

“没有满。”全班同学这下变乖了很多，很有信心地回答。

“好极了！”教授说完，从桌底拿出一杯水，慢慢地倒入罐子。做完这些事情后，教授问全班同学：“请问大家，从这件事中你们得到了什么启示？”

全班同学陷入了一阵沉默，只有一位学生举手回答：“这件事说明无论有多忙，无论行程排得有多满，如果再逼自己一下，就可以做更多的事情。”答完之后，这位学生脸上洋溢着满意的神情。

教授点了点头，微笑着说：“回答得不错，但是还没有回答到要点上。”说到这里，教授故意顿了顿，用眼睛扫视了全班同学后说：“这件事告诉我们，如果不先将大的鹅卵石放进罐子里，也许就永远没有机会将其他东西放进去。”

教授的话很直白地指出：做事要讲究轻重缓急，一定要把握主次轻重。这样才能兼顾各项工作。鹅卵石、小石子、沙子、水代表的是不同的工作，它们有主次轻重之分，有轻重缓急之别，只有排列出一个合理的顺序，才能有条不紊地做好这些事。

在工作中，我们难免会碰到各种琐碎、杂乱的事情纠缠在一起的情况。不少人由于不懂得按照事情的轻重缓急来处理，而被这些事弄得焦头烂额，不但会耗费巨大的时间和精力，还没能做好这些事，真可谓事倍功半。

大量研究表明，在工作中，很多人总是按照下面的准则来决定做事的优先顺序：

先做紧迫的事情，再做不紧迫的事情。

先做有趣的事情，再做没意思的事情。

先做已经排定的事情，再做临时、突发的事情。

先做自己喜欢的事情，再做自己不喜欢的事情。

先做自己熟悉的事情，再做自己不熟悉的事情。

先做自己觉得容易的事情，再做自己认为有难度的事情。

先做需要花费时间少的事情，再做耗费时间多的事情。

先做资料齐全、准备充分的事情，再做资料不齐全、准备不充分的事情。

乍一看，按照这些准则来做事没有什么不妥，但实际上这些准则并不符合高效工作的要求。因为高效工作是以实现目标为导向的，在一系列以实现目标为唯一依据的待办事件中，到底应该先着手处理哪些事情，后处理哪些事情，甚至不处理哪些事情呢？

对于这些问题，著名的麦肯锡公司给出的答案是：应该按照事情的重要程度编排优先次序。什么是重要程度呢？它指的是对实现目标的贡献大小或价值大小。对实现目标的贡献越大、价值越大的事情越重要，就越应该优先去做；对实现目标的贡献越小、价值越小的事情越不重要，越应该延后处理，甚至不处理。用一句简单的话说，就是：“我现在做的这件事，是否使我离目标更进一步？”按照这个原则来判断事情的轻重缓急。

在麦肯锡，每个人都有一种工作习惯，那就是按照工作的重要程度来排序。他们在开始每一项工作之前，都会先弄清楚哪些事情是重要的，哪些事情是次要的，哪些事情是无足轻重的。每一项工作都如此，每一天安排工作都是如此，甚至一年或更长的时间的工作计划，也是这样安排的。

在上述的8种决定优先次序的准则中，对我们最具误导的一条恐怕是“先做紧迫的事，再做不紧迫的事”。大凡低效能的人，他们每天80%的时间和精力，几乎都花在紧迫的事情上，也就是说在他们眼里，最紧迫的事情是最重要的，应该放在首位去处理。按照这种思维，他们经常把每日待办的事情分为三个层次：

按照这种思维，他们经常把每日待处理的事区分为如下的三个层次：

第一层次：今天必须做的事情——最紧迫的事情

第二层次：今天应该做的事情——有点紧迫的事情

第三层次：今天可以做的事情——不紧迫的事情

这样排列事情的优先次序，往往会出现一个问题，那就是很多重要的事情，往往不紧迫。比如，向上级提出改造产品设计和包装的建议、一个长远目标的规划，甚至身体检查等，按照紧迫性来排序，它们往往被排在最后面。所以说，按照事情的重要程度来排序固然可取，但仅仅如此还是不够的，还必须结合事情的紧迫性，也就是按照事情的轻重缓急来排列有限顺序。这样就可以把事情划分为四个层次，如下图坐标所示：

A：重要而且紧急的事情

用一个成语来形容这类事情，那就叫“当务之急”，即当前任务中最重要、最急切要办的事情。这类事情可能是实现你事业和目标的关键环节，可能与你的生活息息相关，它比任何一件事情都值得优先去做。所以，你应该把它安排在最优先的位置去处理，做好了它你才可能顺利地去做别的工作。

举个很简单的例子，假如有个人在沙漠里又渴又饿，马上就要死了，这个时候送水给他喝就是重要而紧急的事情，而送饭给他吃是重要但不紧急的事情。因为对于一个又渴又饿的人来说，水源比食物更重要，只有先给他水喝，才能把他从死亡边缘拉回来，然后再给他食物，让他从极度饥饿中走出来。如果你先给他饭吃，他是吃不下的，因为又渴又饿的他早已没有力气吃饭了。

建议：重要而紧急的事情要毫不犹豫地去做，并要坚持到底，努力做好。

B：重要非紧急的事情

上面的例子中，给又饥又渴的人饭吃，这就是重要但非紧急的事情。在工作中，类似的事情还有很多，比如，指导员工的工作，读几本好书，和家人交流感情，节制饮食，锻炼身体，等等，这些事情非常重要，因为它们会影响我们的健康、事业还有家庭关系，但是它们不紧急，所以容易被很多人忽视和拖延，导致没有做好。这类事情考验的是一个人的自觉性和主动性，只有当你意识到这类问题的重要性并真正重视它们，你才有可能去认真对待。

建议：认清对自己重要的事情，保持主动性和自觉性去做这些事。

C：非重要但紧急的事情

这样的事情在工作中也经常出现，比如，同事叫你帮他打印一份文件，老板叫秘书给他查个电话号码，朋友打电话叫你现在去KTV唱歌，等等，这类事情不重要，但是很紧急。但由于种种原因，我们常常不忍心拒绝这些事情，导致它们会影响我们正常的工作安排和生活安排。比如，你正在忙重要的工作，同事叫你帮忙打印一份文件，你不好意思拒绝，于是停下手中的工作去给同事打印文件，结果影响了你手头的工作；朋友叫你去唱歌，你不好意思拒绝，结果唱到凌晨才回来，由于当天晚上没休息好，第二天上班毫无精神，工作被耽误了。

建议：学会拒绝，不要让非重要但紧急的事情过多地干扰重要的工作。

D：不重要也不紧急的事情

生活和工作中，不重要也不紧急的事情非常多，比如，看电视剧、上网玩游戏等，这些事情或许有一点价值，但是如果你毫无节制地沉溺于此，就会浪费大量的时间。与其沉迷于电视剧，不如读几本好书；与其上网玩游戏，不如去健身和锻炼。

建议：不沉迷、不荒废，珍惜宝贵的时间，用在最有价值的事情上（A和B类事情）。

小测试：分清轻重缓急的能力测试

当以下5种情况同时发生，你会先做什么后做什么？

1．外面有人按门铃。

2．家里的电话响。

3．宝宝在哭。

4．炉子上的水开了。

5．开始下雨，刚刚洗好的衣服挂在外面。

解析：

确切地说，做以上5件事情，不存在绝对正确的顺序，因为每个人都有自己考虑问题的方式。但按照常理来说，较为符合逻辑的顺序是：5、4、1、3、2。

外面下雨，衣服未收——重要又紧急的事情，如果不及时收衣服，衣服淋湿，可能会造成没有合适的衣服换，给生活造成不便。所以，必须马上就做。

炉子上的水开了——重要又紧急的事情，相对于收衣服，它可以缓一会儿，因此，排在第二。

外面有人按门铃——紧急但不那么重要，让按门铃者等一会儿并不碍事，因为家里有紧急且重要的事情要做，不得不推后开门。

宝宝在哭——安抚一下宝宝是重要的工作，但算不上紧急的工作。

家里电话响了——既不重要，也不紧急，因为即使没有及时接到电话，也可以根据来电号码回复过去。