3.5 明细账的选择、开设及登记工作流程

3.5.1 明细账的选择

明细分类账根据总分类科目所属的明细科目来设置，分类登记某一经济业务，提供详细资料，原则上每一个子目设立一个明细账户，但可根据实际情况增设或删减。因此，在建账时至少应考虑以下几方面的问题：

1）明细账的名称

明细账的名称应根据“会计科目表”来设置。一般而言，在“会计科目表”中，有些明细科目有明确规定，有些只规定了设置的方法和原则。对于有明确规定的，在建账时应按照规定设置明细账的名称；对于没有明确规定的，建账时应按照规定的设置方法和原则进行设置。

2）明细账的格式

明细账的格式主要有三栏式、数量金额式和多栏式，同大中型企业一样，小微企业也应根据财产物资管理的需要进行选择。

3）明细账的外表形式

明细账核算内容具有灵活性和不固定性，因此明细账应采用活页账，便于账页的重新排列和记账人员的分工；但是活页账的账页容易散失和被随意抽换，因此使用时应顺序编号并装订成册，注意妥善保管。

3.5.2 明细账的开设

明细账的全称是明细分类账，它是按照二级科目或明细科目设置，用以分类、连续记录和反映某一类经济业务的详细核算资料的分类账。各小微企业在设置总分类账的同时，还应根据本单位各项资产、负债、所有者权益、收入、费用和利润的具体情况设置明细账。

1）确定明细账的开设方法

（1）按核算内容的类别和名称开设。如其他货币资金、短期借款、无形资产、原材料、周转材料、库存商品、固定资产等下设的明细科目可以按其类别或名称来开设明细账。

（2）按核算内容的对象或项目名称开设。如债权债务类、生产成本、在建工程、期间费用类等按对象或项目来开设明细账。

（3）按业务部门和业务种类开设。如制造费用、备用金等按业务门部开设，损益类则按业务种类来开设明细账。

（4）综合开设。在实际工作中，出于小微企业管理需要的考虑，明细账的开设往往是结合上述多种标志来进行的，如“原材料”账户下设的明细账，可以按“类别—名称—仓库”等进行设置，固定资产可以按“类别—名称—使用”部门开设明细账。

2）选择明细账的账页格式

明细账一般采用活页账，但也可根据具体情况采用卡片账，如固定资产明细账。根据小微企业业务特点，明细账的账页格式一般有三栏式、多栏式和数量金额式三种。

（1）三栏式明细账。三栏式明细账的基本格式是设“借方”、“贷方”和“余额”三个栏目，主要针对“应收账款”、“应付账款”、“其他应收款”、“其他应付款”等债权债务类账户，以及“实收资本”、“资本公积”等资本类账户。三栏式明细账适用于只需进行价值核算，不需进行实物数量核算的业务。具体格式如表3-10所示。

（2）多栏式明细账。多栏式明细账的格式是在“借方”、“贷方”栏目下，根据会计科目所反映的经济业务特点和提供资料的要求，按照明细科目或明细项目分设若干专栏，以反映经济业务的详细情况。多栏式明细账主要适用于“收入”、“费用”、“利润”等账户。具体格式如表3-11、表3-12、表3-13所示。

（3）数量金额式明细账。数量金额式明细账的账页，在“借方”、“贷方”和“余额”（“结存”）三大栏内，再分设“数量”、“单价”、“金额”三小栏。具体格式如表3-14所示。

3.5.3 明细账的登记工作流程

1）三栏式明细账的登记

三栏式明细账适用于只进行金额核算的明细账户，一般根据记账凭证逐笔登记。三栏式明细账的账页中一般设有“日期”、“凭证编号”、“摘要”、“借方”、“贷方”和“余额”栏，登记时根据记账凭证依次填入各栏目内容，并结记余额。

2）多栏式明细账的登记

多栏式明细账可分为借方多栏式明细账和贷方多栏式明细账两种。对于借方多栏式明细账，由于只在借方设置多栏，平时在借方登记成本、费用的发生额，贷方登记期末将借方发生额一次转出的数额，因此平时如果发生贷方发生额（即需要冲减有关费用的事项），应该用红字在“借方”栏中登记；对于贷方多栏式明细账，由于只在贷方设置多栏，平时在贷方登记收入类项目的发生额，借方登记的是退货金额和期末将贷方发生额一次转出的数额，因此同借方多栏式明细账的登记方法类似，平时如果发生借方发生额，应该用红字在“贷方”栏中登记。

3）数量金额式明细账的登记

数量金额式明细账用于既要进行金额核算又要进行数量核算的各项财产物资的明细分类账，如原材料、库存商品的明细分类账。数量金额式明细账一般采用简化的账簿登记流程，根据原材料、库存商品等存货的收入、发出原始凭证直接逐笔填列。现以A材料明细账（如表3-15所示）为例，说明记账凭证账务处理程序下明细账的登记方法（与原材料明细账相比，其他明细账的格式不同，但登记的程序一致，即对于需要进行数量和金额核算的账户选用数量金额式明细账，其他用三栏式明细账或多栏式明细账即可）。