1.1 揭开会计的面纱——会计基础
对于任何一家公司的财务来说,会计和出纳,是我们常听到的名词,其中会计是核心。很多人会说会计复杂难懂,神秘莫测,那么今天就让我们一起来揭开这层神秘面纱。
1.1.1 什么是会计
在揭开神秘面纱之前,首先要做的事便是明白什么是会计,对于“会计”的理解,存在着如图1-1所示的几种理解。
图1-1 对于会计的不同认识
综上所述,我们可以简单地理解为,会计就是企业的相关财务人员,对于与企业的经营密切相关的各项财务活动进行记录与核算。
1.1.2 出纳不等同于会计
一般的中小型企业,至少必备一位会计和一位出纳,出纳和会计是不能等同的,在企业的财务核算中,会计占据主导地位,而出纳进行相关的业务协助,因此会计不能兼任出纳。
对于一些小型企业来说,可能由于企业的规模较小,那么企业的财务部门就存在只有一位会计的情况,同时会计还要兼做出纳的岗位,严格来说,这是违背会计准则的,会计和出纳除了相互协作,更多的还是一种相互监督的作用。
对于新成立的公司,在做财务准备时,一定要注意财务人员的安排,特别是会计人员和出纳人员的设置。
从会计岗位职责和出纳岗位职责方面来说,两者也存在区别。对于会计人员来说,主要对企业的会计凭证、会计账簿、会计报表进行负责,以及与此相关的经济业务的账务处理。
出纳人员则主要对企业的现金和银行存款进行账务处理,以及日常的现金支票、转账支票进行相关业务结算。此外,出纳还需要对企业的库存现金及日常的一些公司所有物进行保管。
简单来说就是企业的会计主要对企业的相关账务进行管理,而企业的出纳则主要对企业的现金进行管理。出纳的业务相对轻松,而企业大多的会计人员则都是从出纳起步。
出纳变会计
一般来说,企业的会计,除了实习人员外,一般都是资深的会计,具有丰富的账务处理经验,他们一部分是在大学毕业以后在会计岗位实习,但更多的人则是在出纳的岗位上进行了一定时间的学习,在对企业的账务处理上具有一定经验之后转入会计岗位,所以会计和出纳也是可以转换的。
对于新创办的公司来说,企业需要一位资深的会计人员,而对于企业的出纳,则可以根据企业的规模及预算选择有丰富经验的出纳人员或者实习人员,从而在会计人员的带领下,完成相关账务。
1.1.3 如何设置企业的财务部门
不同的企业对财务部门的设置是不同的,如对于一些大型企业,它的财务部门的设置可能包括不同的岗位,如图1-2所示。
图1-2 企业的财务人员的设置
对于图1-2中财务人员的设置,一般适用于大型企业,而对于新创办的中小型企业来说,除了设置会计主管与出纳岗位,其他岗位一般由会计兼任,统一对其他的账务进行处理。
1.1.4 出纳人员的工作内容
对于企业的出纳人员来说,其主要的工作职责在于对现金和银行存款的管理,对于现金的管理主要分为两大部分内容,分别是现金收入和现金支出(简称现收和现付)。
出纳人员对现金收入的账务处理,如图1-3所示。
图1-3 现金收入的账务处理
现金支出的账务处理,则与上述内容存在一定的差别,具体如图1-4所示。
图1-4 现金支出的账务处理
企业对每天的现金管理,一般会在当日的上午根据公司的预计现金用度提取一定的现金,并且在当日下午及时盘点现金,根据当日库存现金的余额决定是否应该送存银行,企业需要保证每日的库存现金应在一定的限额内。超出限额的应及时送存银行。
现金收支只是出纳的工作之一,出纳的另一项工作内容便是银行存款,与现金收支一样,银行存款也存在收支情况,下面进行简单介绍。
例如,某中小型企业,A公司收到B公司的一张用于付款的转账支票,该支票已经传至会计章先生手中,而章先生又将该支票传至出纳李女士,那么李女士此时需要做的事便是将该支票入账,具体操作如图1-5所示。
图1-5 银行存款入账处理
此时,李女士完成了银行存款中银收的账务处理,根据收到的存款的业务不同,账务处理也不同,如收到的是银行贷款的回单,那么账务处理如图1-6所示。
图1-6 银行存款账务处理
如果企业通过银行存款付款,那么出纳人员的账务处理又存在一定的区别,简单举例如下。
某中小型企业C公司最近购买一台机器设备8万元,计划以转账支票的形式支付该货款,C公司的出纳此时进行账务处理,具体如图1-7所示。
图1-7 银行存款付款的账务处理1
此时,出纳人员完成了简单的银行存款付款的账务处理,当出纳人员在填写支票时要注意,一定要保证信息完整准确,不能填写空白支票,如金额或者收款单位空白。
同时该支票上的收款单位名称应与对方公司签订的合同保持一致,避免给公司带来一定的损失,同时如果已经存在一定的未报账目时,不能办理相关的银行存款付款业务。
根据公司付款的业务不同,账务处理也不同,如出纳人员收到银行的还款凭证后的账务处理,具体如图1-8所示。
图1-8 银行存款付款的账务处理2
1.1.5 财务人员必备的基本素质
不管是会计还是出纳,都需要具备一定的专业素质。
财务人员的素质要求一般可以从企业和财务人员个人出发,企业对财务人员的素质要求如图1-9所示。
图1-9 企业对财务人员的素质要求
除了以上的几点,不同的企业,不同的行业,不同的岗位级别,对于企业的财务人员的素质要求也存在不同,如同一家企业中,对于财务总监和一般会计人员的素质要求是不同的,对于财务总监的要求会更高。
新创办的公司,对财务人员的要求可能会相对降低,但是对财务人员如入门要求、账务处理经验、一定的职业道德等必备的财务素质一定要重视,特别是企业的会计人员。
企业的出纳人员,除了必备的专业素质及做账经验,由于岗位的特殊性,出纳主要负责现金及银行存款,在大多城市都会要求其为本地户口,所以新创办的公司,在决定公司的出纳人员时,可以考虑录用本地户口的人员为出纳。
企业的财务人员也需要有一定的要求,如对于专业知识的把握及深入学习,如会计人员,通过初级、中级、高级的会计师考试,通过CPA考试,同时更需要与时俱进的精神,不断地把一些新知识用于财务上,包括对于每年相关的会计政策的变更,财政、金融、税收等新政策的把握,一切与财务相关的新知识,都要有一定的了解。
除了相应的知识之外,还需要具备一定的职业道德,包括金钱的把控处理,以及该岗位职责的明确及责任心。
此外,作为企业的财务人员,如企业的会计,除了日常的账务处理外,还会与企业的各部门,如与市场部、行政部、销售部等联系,所以还需要一定的公关交际能力,才能在岗位上做到如鱼得水。
出纳,由于其岗位的特殊性,除了专业知识的要求外,更多地体现在对于岗位职责的认识及对金钱的态度上,因为出纳每天都会与现金打交道,所以会要求出纳人员正确地对待金钱,绝不能任意动用公司的现金。
同时,由于出纳人员需要填写相应的支票、汇票等票据,这就要求出纳人员在填写时一定要细心。任何一个粗心的数据都可能导致整个账务的错误,再次改正时,需要花费更多的时间与精力。