1.3　准备工作要做好——材料准备

若要新建一栋大楼，在动工之前，需要有钢筋、混凝土、水管等物质材料，而我们开始财务工作也是如此，在财务人员进行“动工”之前，同样需要一些的材料，那么这些材料具体有哪些呢？

1.3.1　财务用品的准备

企业一般都有两种账本，一种是手工账，另一种是电脑账，而无论是哪一种账本的形成，都离不开一定的财务用品，那么这些财务用品都有哪些呢？下面将做简单的介绍。

手工做账常会用到的工具，可以从三大方面进行准备，具体如图1-13所示。

除上述所说的一些材料外，还需要准备其他的财务办公用品，如红笔、黑笔、A4纸、文件夹、文件柜、凭证装订机、凭证装订针、凭证装订线、会计凭证封面、剪刀、固体胶、回形针、大头针、装订机和打印机等。因为企业还会通过电脑做账，所以还需要为财务人员准备相应的电脑、计算器和笔记本等。

由于企业行业性质的差别，在准备相应的财务办公用品时，具体问题具体分析。

1.3.2　选择适合公司的财务软件

对于大多企业来说，除了手工账，还需要电脑做账。电脑做账的前提便是有一套如手工账本一样的电脑账本，而电脑账本的来源便是相应的财务软件。

财务软件是一种专门用于会计工作的一种计算机应用软件，财务人员通过该软件可以设置企业的日记账、总账、明细账等，最后还可以对企业的报表进行填写，同时相对于手工做账可以减少人力成本，大大提高工作效率。现在市场上存在的财务软件较多，具体划分如图1-14所示。

根据上述的分类，对于中小型企业和新公司一般建议可以采用专用财务软件中的中小型的财务软件。当企业在安装财务软件时，一般会选择用友、金蝶、管家婆等，其中的用友和金蝶比较通用，账目也较多，但存在一定的成本问题。而一些较小的企业常用如管家婆、速达、浪潮等小型财务软件，相对成本较低，但同时数据库较小，企业具体选择哪一款财务软件，视企业的预算及需求而定。

对于一般的财务软件来说，其内部包含以下几大模块，与账目相关的有总账管理系统、应收应付管理系统、固定资产管理系统、报表管理系统、财务分析与决策支持系统等；与企业物流相关的系统则有销售管理系统、库存管理系统、采购管理系统等；与企业的成本相关的系统则有生产管理系统、成本管理系统、资金管理系统等。

图1-15所示为金蝶KIS迷你版。

已经安装该软件后，进入系统，可以在主功能选项中，看到几大模块，如账务处理、往来管理、报表、出纳管理、系统维护等。在其中的账务处理中，可以对于凭证、总账、明细账、科目汇总、试算平衡等进行管理。还可以通过该系统对凭证进行录入、审核、查询、检查、过账等。

对于财务人员来说，通常选用金蝶作为企业的财务软件，不同版本的金蝶及功能介绍如图1-16所示。

除了金蝶，企业通常还会选择的一类财务软件便是用友。常见的是用友ERP-U8财务会计，包括总账、应收款管理、应付款管理、固定资产、UFO报表、网上银行、票据通、现金流量、网上报销、报账中心、公司对账、财务分析、现金流量表和所得税申报等。

对于企业的财务人员来说，则主要在U8的总账系统中进行操作，该系统可以通过手动输入与系统控制的方式，对相关的收款、付款、转账凭证进行填写和审核，并且还可以通过系统进行对账与结账，自动形成总分类账、明细分类账、财务报表等。

用友总账是用友通财务系统的核心，财务人员在生成凭证以后，凭证全部归集到总账系统进行处理，它从建账、日常业务、账簿查询到月末结账等全部的财务处工作都在总账系统中实现。

1.3.3　保险柜的购买

保险柜是一种特殊的“衣柜”，一般可以用来防火、防盗、防磁，国家也为其制定了相应的标准，现在常见的是防火和防盗的保险柜。对于企业来说，主要用来防盗。防盗保险柜可分为机械保险柜和电子保险柜两大类。

现在是电子保险柜居多，它的特点是将电子密码、IC卡等智能控制方式的电子锁应用到保险柜中。

在购买保险柜时一定要注意，我们在市场上看到的保险箱产品其实并不是保险柜而是保管箱。保管箱和保险柜在材料上有区别，主要区别是保管箱在做工和材料上都是由各厂商自己控制，而保险柜必须达到国家强制认证标准。

购买保险柜时，如何设置保险柜的密码也是一个考虑因素。保险柜不同密码方式的优缺点简单介绍如图1-17所示。