3.2　时间管理

时间管理是团队中的所有成员都必须在整个项目过程中全程参与的持续性活动。同时，时间管理也是设计项目在计划阶段时必须首先解决的问题。项目经理在明确工作范围后制定详尽的工作分解框架。这时他（她）已经明白了需要完成哪些工作以及明白了它们之间的等级关系。他（她）也已经知道了每项工作大概需要多长的时间来完成，并将所有的信息汇总到时间表中。这在理论上听起来很可行，但是在实际操作过程中还需要时间管理来发挥制衡作用。良好的时间管理有助于制定工作计划，并能确保各项工作按照预先制定的流程顺利开展。

从以下几个方面努力，可以有效地实现时间管理。

（1）设计师需要时间表

时间管理的最佳辅助工具就是工时表。它每隔15分钟记录一次设计师工作日里的工作状态。很多设计师对于这种方式有抗拒心理，多数是因为它很无聊乏味。有些设计师认为，如果项目的酬劳是固定的，而不是按工时领取，那么工时表就没有太大的意义。其实，这种看法太短见了。工时表之所以有重要价值是因为它是确保项目盈利和估算未来工作的基本工具。

工时表有助于项目经理追踪团队的工作进展。通过定期（通常是每天或者至少每周一次）审查工时表，项目经理可以及时了解项目是否按照之前设定的时间来安排进展。尽早明确这一点，可以帮助项目经理开展如下工作：

①发现团队成员工作中的漏洞并及时纠正问题；

②质疑为什么工作没有按计划完成，经常需要向客户递交工作变更通知；

③如果可以，缩减项目后期阶段分配的时间，从而弥补项目早期耽误的时间和工作；

④向客户要求额外的时间。

（2）让客户参与进来

由于项目中的时间表通常不断变化，所以项目经理需要告知客户目前的时间表在今后的工作中可能会进行调整，以减少不必要的麻烦和误解。

为设计项目制定计划和时间表都需要做预测。这需要进行有根据的猜测，并观察这些猜测是否应验。无论对项目启动阶段还是对整个项目过程来说，时间管理的分析都至关重要。一个出色的项目经理会根据工时表和工作完成情况等事实和数据来推断达到最终目标的方法。密切观察设计团队的时间利用情况，可以让项目经理今后在制定时间表时做出更好的决策。另外，通过再次与客户进行沟通，项目经理还可以为进行中的项目调整时间表。

（3）时间表软件

项目管理软件一般都具有制定时间表的功能。这类软件通常功能强大，但有时对很多设计项目来说需要太多的人力。使用这类软件的最大好处是它们通常与电子邮件相连。这样就可以为项目设置一个自动警告，提醒项目经理和团队成员他们的项目已经进行了很长时间。有些设计师可能会简单地采用一个网络共享的日历作为项目的时间表工具。还有一些设计师喜欢采用项目状态报告。另外还有一些设计师会每天开个短会，明确当天的任务。不管时间表工具的复杂程度和精细程度如何，选择团队最喜欢的那个。

①用软件显示事项的优先顺序　几乎所有的设计公司都会从委派专人管理公司的整体工作流程和工作量中受益。项目经理需要注意，不同任务完成期限的设置，以及客户的要求之间是否存在潜在的冲突。这里最好的做法之一就是使用时间表软件。

在设计项目中，不同活动需要按照特定的顺序来完成，这个顺序就叫优先关系。时间表软件可以帮助项目经理很好地追踪和管理这些关系。这种任务的先后顺序可以通过甘特图清楚地展现出来。

②用软件能帮助制定应急方案　设计项目经理在时间表中设置的工作期限可能比他（她）实际估量的期限要短，通过这种方式为某项任务或环节预留额外的时间，这就叫做制定应急方案。及时制定应急方案，并且投入实施，可以帮助设计团队紧跟时间表的计划。例如，如果一项工作原计划需要在星期四完成，那么就要在星期三确认工作是否完成，从而确保该工作在星期四必定可以完成。允许时间表中有一点拖延，意味着项目经理拥有一些缓冲的余地。但同时，项目经理也必须把握好度，以免给项目带来真正的拖延或者问题。