1.2 图表要能登大雅之堂

正因为图表越来越广泛地应用于商务沟通之中，所以图表不仅是传达数据的载体，还要把图表处理得有设计感、商务感。专业的图表不仅能让数据分析结果更显眼，同时也向受众传达了制作者的专业态度，既能增强数据的可信度，又能提升报告的整体质量。

认识默认布局的不足

随着Excel版本的变更，图表的默认布局（即创建图表时不做任何更改的样子）在细节上是有一些变化的，图1-20为Excel 2003中图表的默认布局，图1-21为Excel 2007/2010中图表的默认布局，图1-22为Excel 2013中图表的默认布局。通过对比发现，Excel 2013中无论是各个元素的布局还是配色，都进行了一些“懒人式”的优化，各方面都有了明显进步，让不懂设计的人也可以拿来即用。

无论是哪个版本，默认都会包括标题区、绘图区、图例区三个部分，还有这种横向构图方式也随着几代的软件更新在人们头脑中形成了根深蒂固的印象。其实，事实并非如此，默认的图表布局在商业图表的大潮中也在逐渐改变。根据笔者的经验，拿到默认的图表我们首先会进行如下的改变：

增大标题区所占面积，给附加标题预留空间；

缩小绘图区所占面积，给备注信息留出空间；

修改默认字体；

图例并不是必不可少的；

改变默认的横向构图方式；

采用更灵活的排版方式。

下面通过例子来具体说明。

错误做法

正确做法

商业图表的布局特点

我们先来看一个典型的商业图表的图例。图1-26是世界知名商业杂志《经济学人》中的图表。

再留意麦肯锡、罗兰·贝格、《商业周刊》《华尔街日报》等使用的图表，无一不符合构图原则，这就是我们做商务图表时要看齐的标杆。由此，我们对商务图表的布局进行了如下归纳。

构图要素要完整

一般情况下，图表中包括五个要素，即主标题、副标题、图例、绘图和脚注，除图例外（若是单数据系列，有时会删除图例），其他元素都是必不可少的。副标题与图例是突破默认布局添加的两个要素，这两项信息都旨在让图表表达的信息与观点更加明确。简言之，有了这两块区域，就可以写更多的文字，也可以将图表的分析结果描述得更详细，同时数据来源等脚注也充分表达了数据的可靠性。

突出的标题区

主标题要能让人瞬间捕捉到图表传达出的主要信息，显然要给它留出足够的空间，不能过于狭窄，而且要使用加大的字号。副标题要紧接主标题，因为副标题无专用的占位符，因此一般是通过添加文本框予以呈现，也可以借用单元格来设计（后面内容会有介绍）。两个标题是靠左、靠右放置，还是居中放置，全凭设计需要设置。

竖向的构图方式

商业图表更多采用竖向构图方式。选中图表，将鼠标指针指向图表右下角位置，出现斜向对拉箭头时按住鼠标左键，并拖动鼠标，即可调整纵横比例。如果要使用图例区，则一般将其放在绘图区的上部或融入绘图区。这样做能使图表结构更紧凑，方便用于报告之中。

当然，并不是任何时侯都要使用纵向构图。当图表使用横向构图效果更理想时（见图1-27），我们没有理由不去选择。

商业图表的作图方法分析

前面讲到过在图表中添加文本框是用来写副标题或是添加脚注信息，这一做法能突破图表的默认布局，让图表活跃起来，而不是墨守成规。

由于商业图表的特殊作用，商业图表的制作越来越多地融入了设计的概念。在编辑商业图表的过程中要充分利用各种元素，如文本框、图片、图形、单元格等辅助设计元素，不要受默认布局的限制。只要最终呈现的效果既能传达数据信息，又能给人不凡的视觉感受，就是成功的做法。

单元格辅助设计

过去我们在设计图表时，总是在图表区中进行各种补充设计与美化，实际上借助于单元格也可以很好地实现图表的辅助设计。

图1-28所示的图表中，将标题输入B2:D2合并单元格区域中，并将单元格区域的填充颜色设置为标题的底色；将副标题输入B4:C4单元格区域中并设置填充颜色；把图表做成去除标题的样式，将其放置在B5单元格的位置，并调整为与标题同宽。标题所强调的价格区域也是先调整好单元格的列宽，然后设置底纹色，以达到突显的目的。

在设计这类图表时，很多时候需要对单元格的行高、列宽进行调整。默认情况下，图表的大小与位置都会随着行高、列宽的调整而变化，这样就增加了反复设置的过程。因此，我们可以双击图表区，打开“设置图表区格式”右侧窗格，选择“属性”标签，在“属性”栏中选中“大小和位置均固定”单选按钮（见图1-29），从而固定图表的相对位置与大小。

图形图片辅助设计

图形图片辅助设计在商务图表中也十分常见，因为单凭图表中几个默认的元素，通常很难达到充分传达信息的要求。把图表作为版面整体的一部分，辅以其他图形、图片、文本框等修饰元素后，图表的商务效果会得到很大提升，如图1-30所示。

图1-31为折线图，图例采用了与折线颜色色调相一致的色块，并没有使用默认线条。这是添加自选图形与文本框后实现的效果。这样做的好处在于，本例中的折线图图例文字较长，再加长线条会造成整个图例不好放置，因此使用图表与文本框来设置图例会让图例更可控、效果更好。

更灵活的排版方式

图1-32中的图表是否是在Excel中做的？再看图1-33中的图有大量在Excel软件中建立的痕迹，答案显而易见。

多小图的呈现方式

图1-34为麦肯锡的图表，这是商务图表要简洁、不将过多元素放入一张图表中的典型做法。它将需要表达的观点分为几个部分，每一部分都用了极其简单的图表。这类图表重在设计思路与排版方式，将这两点做好就足够了。

图表以简单、直观的特点一直辅助着数据分析，做图表的难处就在于是否有排版思路及美化思路。我们要做的就是让自己成为一个有思路、有想法的设计师。

商业图表的字体选择

商业图表强调视觉效果，因此对字体的选择要予以重视，因为选用正确的字体能提升图表的品质。

图表的字体主要有有衬线和无衬线两种类型。有衬线的字体在大笔划的末端都有小笔划，无衬线字体则具有清晰的样式且通常使用粗细均匀的线。

无衬线字体的特点如下：

提供较多可供选择的字体；

通常更受传统主义者欢迎；

为在屏幕上使用而进行过优化；

字体较小时阅读更方便。

有衬线字体的特点如下：

打印时更容易阅读；

原型是手写文字和打印印刷文字；

可能存在字体粗细的问题；

通常可以将更多文字压缩到较小的空间里。

新建图表时，图表标题默认为14号宋体字，其他信息无论是数据还是文字都是9号宋体字。这一默认设置在商务图表的设计中并非不可改变，因此在“默认的图表布局”这一小节中我们将“修改默认字体”作为一个要点提出。

图表标题的文字可以根据图表风格选择相对规则的字体（有衬线、无衬线均可），在此我们不建议使用艺术体。对于数据标签，如果是中文字体，建议选择无衬线字体；英文与数字建议全部使用黑体或Arial字体，这样可以让字号不宜过大的数据标签更加清晰可见。

图1-35和图1-36所示的两张图表，我们只是改变了右图中的字体，对比感受一下两者的风格。

商业图表的经典用色

运用色彩是一门艺术，若非专业设计人士，很少有人能把五颜六色的色彩运用自如。要想学会不在行的事情，最有效的方法就是模仿。模仿的过程也是不断学习与自我提升的过程，久而久之，相信每个人在配色方面都会有自己独到的见解。下面来看一些知名商业杂志、咨询公司的图表，这些图表的配色是我们学习的标杆。

单数据系列的配色

当图表中只有单数据系列时（见图1-37），配色相对容易一些，一般不会与其他颜色发生冲突。

经典水蓝色

蓝色属于冷色调，给人的视觉感受为镇定、科技、理性、深遂，非常适合用于商业图表。图1-38左边为《经济学人》的水蓝色图表范例，右边为麦肯锡的水蓝色图表范例。

协调自然的同色深浅

同色系的配色组合的优点是高雅、文静、协调、自然，并且操作简单，容易被初学者掌握。但是可能会导致画面平淡，对象之间的区分度不够，对比力度不强，容易让受众忽视对象之间的差别。图1-39为同色系的搭配效果。

《商业周刊》中的黑底图表

在使用黑底或深灰底时，要注意把图表中系列的颜色设置得浅一些、亮一点，这样可以增强对比效果。图1-40为黑底图表。

黑/灰色与鲜亮彩色的搭配

从心理学角度来说，黑/灰色带有严肃、含蓄、高雅的心理暗示，可让所搭配的鲜亮颜色轻易融入严肃的商务会议。因此，黑/灰色与鲜亮彩色搭配也可以有不凡的表现，如橙灰搭配、黑蓝搭配、黑黄搭配等，都有很好的效果。图1-41为黑/灰色与其他颜色的搭配效果。

经验之谈