2 采购闭环管理的五项工作

前面提到的对于采购的误解更多来自没有做过采购的人，然而对于做过采购的人来说，也同样存在一定误区。有些人只会关注自己做的事情，认为自己做的事情最重要，而对采购全过程知之甚少，甚至不清楚自己所做的事情在采购全过程中所处的地位。

做采购之初，我读了很多关于供应链方面的书。我发现，许多书中只是描述了采购中的某一部分，很少涉及采购全过程；或只是描述了生产企业的供应链管理，不能很好地满足我的实际需求或解决我的困惑。因此，从那时起，我下决心做一件事，用自己的方式去感悟现如今非常时髦的话题——供应链管理到底是什么，并希望能用简单的话描述出来。从那时起，我一直在努力、摸索、尝试、感悟并总结。终于，我发现了所谓供应链管理的实质，用简单的话说，就是搞清楚如何有效地把各项工作的输出作为另一项工作的输入，以达到最终整体效果最佳。或者说，想做好采购相关的某项工作，就要搞清楚这项工作需要哪些资源或哪些前提条件，做完后会输出什么，会为谁所用。

令我感到幸运的是，做采购工作的那些年，我有机会经历了采购的全过程，包括需求管理、采购管理、招投标管理、质量管理、供应商管理、库存管理、物流管理和系统管理等各个环节。当我回过头来对那些年的工作进行总结时，我有一个最重要的体会：无论做管理还是进行操作，都不是开口的，不是走一步看一步的，而应该是形成闭环的。也就是说，走的每一步都应该成为下一步的输入或输出，每一个环节都是强相关的。如果各项工作之间不相关或弱相关，就会做很多无用功或原地踏步，就不会有较大提升。

其实，采购要想真正做到闭环管理并不容易。每个采购部由于人员有限以及分工不同，不可能做所有的工作，有些工作只能去推动或衔接。例如，需求管理可能会涉及使用部门，物流管理可能会涉及物流公司等。

我认为，一个企业采购部要实现闭环管理有五项工作要做。这五项管理是做好采购工作必不可少的，包括采购管理、招投标管理、质量管理、供应商管理和系统管理。举例来说，一个企业要进行采购工作一定要先有采购制度与流程，因为采购事项只有在符合制度和流程的前提下才能被审批通过，通过后方能进行采购，这就涉及采购管理；要采购东西，目前企业最常用的做法是采用招投标的方式，这就涉及招投标管理；采购到的产品要想知道质量如何，是否满足企业需求或达到规范，这就涉及质量管理；买到东西后要想知道供应商表现如何，是否提供了应有的服务，这就涉及供应商管理；有了好的产品和好的服务，使用部门或省公司必然会购买，要想知道买到的产品有多少省公司下单购买，共购买了多少，需要通过IT系统进行支撑，这就涉及系统管理，系统管理做好了，会给下一步改进采购管理提供参考依据。由此可见，这五项管理环环相扣，缺一不可。

笔者认为，只有将所有的工作环节都闭环起来，各项工作才能凸显其价值，才能相互促进，管理水平才能螺旋式上升。因此，做采购工作那些年，我都力求所做的工作尽可能地形成闭环，要么做输入，要么做输出，要求自己做的任何一项工作至少与其他某一项工作或他人所做的工作有相关性，不希望任何一项工作游离在外，独立存在。如果哪项工作是独立存在的，可能要反思一下，这项工作是不是很重要。