1.2 无纸化办公系统的软、硬件设备

1.2.1 无纸化办公系统的硬件设备

一台电脑是现代办公人员实现无纸化办公必不可少的工具，除此之外，还需要用到信息处理设备、信息传输设备、信息存储设备等。下面就来认识这些无纸化办公系统的硬件设备。

按照外观样式的不同，日常办公中使用的电脑可分为台式机、笔记本电脑和一体机3种。虽然这3种电脑在外形上有较大的差异，但硬件组成和工作原理基本上是相同的。因常见的办公电脑多为台式电脑，下面以台式电脑为例介绍电脑的组成。

（1）主机

从电脑的外部组成来看，主机是电脑的主要部分，通常是一个长方形的金属箱，也称为“机箱”。它是电脑硬件系统中大多数硬件的载体，如CPU、主板、硬盘和显卡等重要硬件都安装在主机内，如下图所示。

主机正面则是电源启动按钮、光驱打开按钮以及与耳机等进行连接的插口，后面是与显示器、鼠标、键盘等设备连接的插口，如下图所示。

（2）显示器

显示器用于显示用户输入的数据、系统提示以及程序运行的状态和结果等，是电脑的主要输出设备。目前市面上常见的显示器为LCD显示器（液晶显示器），它的优点是体积小，辐射小，且携带方便。一般用于长期使用电脑和对色彩要求不高的办公人员。

（3）键盘和鼠标

键盘和鼠标是电脑中最常用的输入设备，是人机“对话”的重要工具。键盘主要用于输入字符和下达系统命令，鼠标则通过点击或拖曳等操作，定位光标、选择对象以及下达指定命令。通过两者的有效组合，使操作电脑变得更加灵活便捷。如下图所示。

1.2.2 电脑常见的外部设备

前面介绍了电脑的主要组成部分，除此之外，无纸化办公系统的硬件设备还包括有：

▪ 信息处理设备（以计算机和计算机网络及各种先进的外部设备为主，如打印机、图像扫描仪、语音识别器和发生器、数字相机等）是无纸化办公系统的主要设备。

▪ 信息传输设备（以各种通信设备为主，如传真机、电话、交换机、网络等）。

▪ 信息存储设备（缩微胶片系统、光盘、U盘等）。

▪ 以复印机为主的纸质文档处理设备以及其他各类专用设备。

1.2.3 无纸化办公系统的软件

要使用电脑进行日常办公，除了需要硬件平台支持外，还需要相应的软件平台。电脑软件平台是指运行在电脑硬件上的各种程序，主要包括系统软件和应用软件两种，其中系统软件是应用软件运行的基础。

1．系统软件

系统软件包括操作系统、各种程序设计语言和实用程序等。

▪ 操作系统：是指用于直接管理电脑硬件和软件资源的软件，英文缩写为OS（Operating Systems），是电脑系统工作的平台，是各种程序运行的环境。常见的操作系统有DOS、Windows、UNIX和Linux等。目前使用最广泛的系统软件是美国Microsoft（微软）公司开发的Windows操作系统，本书也将以Windows 8操作系统进行介绍。

▪ 语言处理程序：用来编译、解释、处理各种程序所使用的电脑语言，是人与电脑相互交流时使用的一种工具，包括汇编语言、解释程序、编译程序及高级语言。这些程序是进行电脑开发的工作人员所需要掌握的。

▪ 实用程序：是在操作系统环境下运行的程序，它是为解决各种实际问题而编制的程序，如Windows操作系统自带的计算器程序等。

2．应用软件

应用软件是指为实现某一应用目的而专门制作的软件，如图像处理软件Photoshop、办公软件Office、三维制作软件3ds Max、图形浏览软件ACDSee、压缩软件WinRAR、翻译软件金山快译，以及360杀毒软件等。通常不同的电脑使用者，因不同的使用需求和目的，选择和安装的应用软件数量和种类也不同。