第四节 建立档案开放目录体系对人民群众工作、生活和学习的重要作用

档案工作是一项记录历史、传承文明、造福社会、服务人民的伟大事业。为民服务，既是档案工作的出发点，又是落脚点，贯穿于档案工作的始终。我国的传统档案工作，曾一度片面强调档案工作为政治服务，而脱离了人民群众的实际需要，存在着“重收管、轻利用”的现象，特别是轻视广大人民群众的档案利用需求，从而削弱了档案工作的价值，阻碍了档案工作的发展。改革开放以来，我国档案部门开始注意到为广大人民群众服务的问题，使我国档案利用工作迎来了一个新的高潮。特别是在今天，随着时代的变迁，档案为社会各界和人民群众服务的内容正在发生着深刻的变化，档案工作已经深入到各部门、各行业乃至千家万户，与社会各界和人民群众的根本利益紧密相连、息息相关，因此，档案工作只有坚持为民服务，才能真正扎根于社会。建立档案开放目录体系对人民群众工作、生活和学习有以下重要作用。

一、人民群众工作和生活的需要

人民群众在日常工作和生活中，常常需要民生档案来证明身份、经历等，如通过工资档案找回工龄，为购买政策房出具相关房产档案证明，查阅土地林权档案解决地基纠纷等。民生档案包括民主政治档案、社会保障档案、国企转制档案、教育卫生档案、安居乐业档案、公共服务档案六大方面，共有婚姻登记档案、社会救助档案、慈善档案、安置档案、重点优抚对象档案、区划调整档案、村务公开档案共22个类别。民生档案关系到和谐社会的构建大局，主要包括婚姻、财产、生产、工作、学习和生活等方面的内容。

民生档案种类繁多、专题复杂，查找和利用起来都非常困难。我国各级档案馆应该对民生档案先进行分类，再建立数字开放目录并在网上发布，这样人民群众才能接触、检索和了解到各种档案信息，启发他们的思维，解决他们生活中需要解决的问题，以下例子说明了档案开放目录对人民生活和工作的重要意义。

安徽省灵璧县档案馆建立了知青档案目录数据库，并在灵璧档案信息网上发布，目前下载利用次数已达1127次，不仅满足了外地公民对知青档案的信息需求，同时也提升了县档案馆的社会服务能力。苏州知青小陈通过该目录数据库，查阅到了关于他下放的相关信息，并在档案馆工作人员的帮助下找到了他下放的档案原件，为计算工龄提供了依据。

贵州省档案馆在民生档案目录的查询利用上走在了前列。该馆在贵州省移动通信公司的大力支持下，在以往开展的来馆查询、网上查询目录的基础上，经过充分调研、论证和反复测试，开通了利用手机短信查询档案目录的服务业务。现在，贵州各界群众只要拥有手机，就可以通过发送短信查询他们所需要的档案目录，贵州省档案馆向社会各界提供查询的档案和现行文件条目约有15万条，数据内容包括1916年至1949年的档案目录28094条；中华人民共和国时期（1950年至1975年）档案目录110111条；1996年至2005年中共贵州省委、贵州省人大、贵州省政府、贵州省政协及省政府有关部门共48家单位的文件6139条；中华人民共和国成立后的禁烟禁毒、救灾、体育专题目录2646条等。

二、人民群众学习和科学研究的需要

人民群众在学习和科学研究中，常常需要档案信息资源作为学习和研究的基础材料，如果没有档案开放目录，他们就要到当地档案馆查找纸质档案，有的甚至还要长途跋涉，去档案馆反复查找，档案馆的这种服务模式效率不高，人民群众对档案信息的需求也常常得不到满足，因此通过开放目录提供档案信息是档案服务于民的重要方式，以下三个例子说明了档案开放目录对人民群众学习和科学研究的重要性。

由中国第一历史档案馆、中国人民大学清史研究所、中国社会科学院中国边疆史地研究中心合作编辑的《清代边疆满文档案目录》，在国家教育部“211工程”清史项目基金的资助下，已由广西师范大学出版社出版。全套书共12册，收录12万余条目，共计900万字。第一册，盛京卷，约9000条，记载有关盛京的地方行政事务；关外三陵的管理；少数人事与八旗旗务等。第二册，吉林、黑龙江卷，约8800条史料，记载有宁古塔、三性、阿喇楚喀副都统所辖地区的驻防、八旗旗务、打牲、八旗生计、参务、大内所需贡品等。第三册，内蒙古卷，约791条，记载有牧场管理及贡马事宜；靖边将军、抚远将军有关北路军营调兵、驻防、兵丁训练以及供给等事宜。第四册及第五册，乌里稚苏台卷，约20416条，记载有平定准噶尔事件，无路官兵调遣、防守、进剿、准备军需、退守科布多以及准噶尔内部军情等。第六册至第十一册，新疆卷，约64683条，记载有清代对新疆地区的驻防、开发、管理以及对回部的有效管理等。第十二册，沿海各省及西藏卷，约14337条，记载了沿海各省及西藏地区的驻防管理及宗教方面的材料。该书的出版，将推动清代边疆史研究，也有利于清史、民族史和满学的深入研究。

“西藏和藏事档案史料目录丛书”是1988年起中国藏学研究中心分别与中国第一历史档案馆、中国第二历史档案馆和四川省档案馆、青海省档案馆、甘肃省档案馆以及云南省迪庆藏族自治州政府合作，历经十余年的努力编纂的一套大型工具书，于1997年由中国藏学出版社陆续出版发行。全书为16开本，共8册。收录档案条目95000余条，合计820余万字。档案的形成时间起于明洪武二十一年（1388），止于1949年，包括《中国第一历史档案馆所存西藏和藏事档案目录》《中国第二历史档案馆所存西藏和藏事档案目录》《青海省档案馆所存西藏和藏事档案史料目录》《四川省所存西藏和藏事档案史料目录》《甘肃省所存西藏和藏事档案史料目录》及《云南省迪庆藏族自治州所存西藏和藏事档案史料目录》。

这套“目录丛书”的编成和问世，不仅对开展藏学研究工作具有很高的实用价值和现实意义，而且对发展藏学研究事业也具有一定的学术价值和历史意义。

我们曾经因科学研究的需要不远千里，去南京市江苏省档案馆查阅民国时期南京政府的税务档案和山西省档案馆查阅阎锡山统治时期山西省田赋档案，由于这两个档案馆没有将这些年代久远的档案数字化，也没有建立相应的数字化档案开放目录，用户只能通过手工进行查阅，对查到的档案进行复印或照相。因此我们在查阅过程中不但费时费力，而且查全率和查准率都很低，这就严重地影响了相关研究的开展，因此我们深切地感受到建立功能完备的面向全国用户的数字化档案开放目录体系势在必行。