第0章 Excel 2016学习攻略

0.1 Excel的主要功能

要用好Excel 2016这款重要的办公软件，首先需要了解它的主要功能。

1．建立电子表格

Excel表格处理软件能够方便地制作出各种电子表格，Excel提供了许多张容量非常大的空白工作表，每张工作表由256列65536行组成，行和列交叉处组成单元格，每一单元格可容纳32000个不同类型的字符。可以满足大多数数据处理的业务需要。

2．数据管理

Excel 2016能够自动区分数字型、文本型、日期型、时间型、逻辑型等数据。可以方便地编辑表格，也可任意插入和删除表格的行、列或单元格，对数据进行字体、大小、颜色和底纹等修饰，或者是设置单元格、表格的样式。此外，使用Excel 2016的打印功能还可以将制作完成的数据表格打印保存。

3．数据分析功能

在Excel 2016中输入数据后，还可以使用其数据分析功能对输入的数据进行分析，使数据从静态变成动态，充分利用计算机自动、快速地进行处理，如使用排序、筛选、分类汇总和分类显示对数据进行简单分析。此外，使用条件格式和数据的验证功能还能提高输入效率，保证输入数据的正确性；使用数据透视表和透视图还能对数据进行深入分析。

另外，用户可以根据需求创建图表。增加了Power Map的插件，可以以三维地图的形式，编辑和播放数据演示。使用三维地图，可以绘制地理和临时数据的三维地球或自定义的映射，显示一段时间，并创建可以与其他人共享的直观漫游。

数据选项卡增加了Power Query工具，用户可以跨多种源查找和连接数据，从多个日志文件导入数据等；还增加了预测功能和预测函数，根据目前的数据信息，预测未来数据发展态势。

另外，Excel与Power BI相结合，可用于访问大量的企业数据，使得数据分析功能更为强大。

4．制作图表

Excel提供了14类的图表，包括柱形图、饼图、条形图、面积图、折线图以及曲面图等。图表能直观地表示数据间的复杂关系，同一组数据也可以使用不同类型的图表来展示，用户可以对图表中的各种对象如标题、坐标轴、网络线、图例、数据标志和背景等进行编辑。为图表添加恰当的文字、图形或图像，能让精心设计的图表更具说服力。

与之前版本相比，Excel 2016增加了多种图表，如用户可以创建表示相互结构关系的树状图、分析数据层次占比的旭日图、判断生产是否稳定的直方图、显示一组数据分散情况的箱形图和表达数个特定数值之间的数量变化关系的瀑布图等。

5．计算和函数功能

Excel 2016提供了强大的数据计算功能，可以根据需要方便地对表格中的数据进行计算，如计算总和、差、平均值或者是比较数据等，并且还可以对输入的公式进行审核。此外，Excel 2016提供了丰富的内置函数，按照函数的应用领域分为13大类，如财务函数、日期和时间函数、数学与三角函数、统计函数、查找与引用函数、文本函数和逻辑函数等，用户可以根据需要直接进行调用。

6．数据共享功能

Excel 2016提供了强大的共享功能，用户不仅可以创建超级链接获取互联网上的共享数据，也可将自已的工作簿设置成共享文件，与其他用户分享。

7．跨平台应用

从Office 2013开始，微软公司就实现了电脑端与手机移动端的协作，用户可以随时随地实现移动办公。而在Office 2016中，微软公司强化了Office的跨平台应用，从电脑、Mac到Windows、Apple和Android手机及平板电脑，用户可以在任何设备上审阅、编辑、分析和演示Office 2016文档。

0.2 Excel的行业应用

Excel广泛应用于财务、会计、行政、人力资源、文秘、统计和审计等众多行业，可以大大提高用户对数据的处理效率。下面简单介绍Excel 2016在不同行业中的应用。

1．在财务管理中的应用

财务管理是一项涉及面广、综合性和制约性都很强的系统工程，通过价值形态对资金运动进行决策、计划和控制的综合性管理，是企业管理的核心内容。在财务管理领域，使用Excel 2016可以制作企业财务查询表、成本统计表、年度预算表等，右图所示为使用Excel 2016制作的年度财务报告表。

2．在会计工作中的应用

在会计工作中可以使用Excel 2016进行数据的统计和分析，减少人员的劳动量，提高数据计算的精准性，下图所示为使用Excel 2016制作的企业月度预算表。

3．在行政管理中的应用

在行政管理领域需要制作出各类严谨的文档，Excel 2016提供有批注以及错误检查等功能，可以方便地核查制作的报表。下图所示为使用Excel 2016制作的项目待办事项列表。

4．在人力资源管理中的应用

人力资源管理是一项系统、复杂的组织工作。使用Excel 2016系列应用组件可以帮助人力资源管理者轻松、快速地完成数据报表及制作。下图所示为使用Excel 2016制作的员工出勤记录表。

5．在市场营销中的应用

在市场营销领域，使用Excel 2016制作产品价目表、进销存管理系统、年度销售统计表、市场渠道选择分析以及员工销售业绩分析表等。下图所示为使用Excel 2016制作的市场营销计划数据表。

0.3 Excel的三大基本元素

Excel是一个电子表格程序，也是Office最常用的电子表格程序。电子表格是管理和维护数据的常用工具，Excel则是管理和维护电子表格的有效工具。要进行电子表格的管理，首先要分清楚工作簿、工作表和单元格三大基本元素。

1．工作簿

工作簿是指在Excel中用来存储并处理工作数据的文件，其扩展名是．xlsx。在Excel中无论是数据还是图表，都是以工作表的形式存储在工作簿中的。通常所说的Excel文件指的就是工作簿文件，从下图即可看到该文件夹中包含两个工作簿。

在Excel中，一个工作簿就类似一本书，其中包含许多工作表，工作表中可以存储不同类型的数据。

当启动Excel时，系统会自动创建一个新的工作簿文件，名称为“工作簿1”，以后创建工作簿的名称默认为“工作簿2”“工作簿3”……

2．工作表

工作表是Excel存储和处理数据的最重要的部分，是显示在工作簿窗口中的表格。一个工作表最多可以由1048576行16384列构成。行的编号从1到1048576，列的编号依次用字母A、B、…、AA、…、XFD表示。行号显示在工作簿窗口的左边，列号显示在工作簿窗口的上边。

工作表是工作簿里的一页，工作表由单元格组成。通常把相关的工作表放在一个工作簿里。例如，可以把全班学生成绩放在一个工作簿里，将每个学生的成绩放在各自的工作表里，将全班学生成绩的统计分析放在一个工作表中。

Excel 2016的一个工作簿中默认有一个工作表，用户可以根据需要添加工作表，但每一个工作簿最多可以包含255个工作表。如下图所示，该工作簿即包含了【日历视图】、【员工休假跟踪器】和【设置】3个工作表。

3．单元格

工作表中行列交汇处的区域称为单元格，是存储数据的基本单位，它可以存放文字、数字、公式和声音等信息。在一个工作簿中，无论有多少个工作表，将其保存时都将会保存在同一个工作簿文件中，而不是按照工作表的个数保存。

总地来说，工作簿、工作表和单元格之间是包含的关系，工作簿包含多张工作表，而一张工作表由256（列）×65536（行）个单元格组成。其关系结构如下图所示。

默认情况下，Excel用列序号字母和行序号数字来表示一个单元格的位置，称为单元格地址。在工作表中，每个单元格都有其固定的地址，一个地址也只表示一个单元格，如A3就表示位于A列与第3行的单元格，如下图所示。

如果要表示一个连续的单元格区域，用“该区域左上角的一个单元格地址+冒号+该区域右下角的一个单元格地址”来表示，如A1:C5表示从单元格A1到单元格C5整个区域，如下图所示。

由于一个工作簿文件可能会包含多个工作表，为了区分不同工作表的单元格，可以在地址前面增加工作表的名称。例如，Sheet1!A1表示该单元格是工作表“Sheet1”中的单元格“A1”,“!”是工作表名与单元格之间的分隔符。如果在不同的工作簿中工作表名相同可以这样表示：[工作簿名字]工作表名字！单元格地址。“[ ]”是工作簿名与工作表名之间的分隔符。

0.4 Excel的常用操作及快捷键

掌握Excel的常用操作以及其快捷键可以提高工作效率，下表列出了Excel 2016的常用命令及其快捷键。

0.5 本书学习结构图

本书以学习Excel 2016的最佳结构来分配章节，第1篇可使读者掌握Excel 2016的基础知识，第2～4篇可使读者掌握Excel 2016的基础知识，第5篇可使读者掌握Excel 2016的高级应用，第6篇可使读者拥有办公设计实战经验。