系统构建的案例与模板

如何通过“技术原理+方案+工具”的方式来建设财务系统呢？请参考以下案例。

 

【案例1】员工拿不到发票的问题

有一家企业派员工出差，出差期间该员工采购了一台10000元的笔记本电脑。该员工出于好意，想为企业节省一点税费，购买这台笔记本电脑时就没有开正式发票，结果回去以后向公司申请报销时，财务人员因为没有发票而拒绝报销。

拒绝的理由是：

第一，如果财务人员在没有增值税专用发票的情况下报销了这10000元的电脑的采购费，那么17%的进项增值税抵扣就没有了（损失1700元）；

第二，没有发票就无法计入成本，会直接导致25%的企业所得税税前无法列支，企业又损失了一笔钱（2500元）；

第三，如果用白条入账，被税务局查到会罚款（假如罚款5%，损失500元）。

这样算来，企业前前后后将会损失笔记本采购费用的47%，也就是说，财务人员在没有发票的情况下报销这台10000元的电脑的采购费，公司将损失4700元。

一般情况下，采购人员自己无法申请报销时，自然会去找采购主管或采购总监，寻求协调解决。采购总监再去找财务总监沟通，如果财务总监也不同意报销，那么采购总监只得向老板申请，要求财务报销。老板面前，采购总监、财务总监等各执一词、争论不休……最终的结果往往是让财务总监给报销，损失由公司承担。

这种事情可以发生一次、两次，如果再有第三次，则需要财务总监整理出一个“关于员工拿不到发票的问题解决方案”，配合着这套方案还要准备一系列相应的工具，比如给员工一个关于出差采购索要发票的提示，并且给员工进行有关“取得发票的财务知识的培训”，最后，让员工出差前都签一个承诺函，承诺函上写明如果拿不到发票，则所有的损失由员工自己承担。那么，出差前的提示卡片、培训课件及签字确认函就是解决这个问题的“工具”。

这样，有了解决方案和工具，最终形成一个流程，那么企业关于“员工出差拿不到发票”的问题就能够得到解决了。具体建设系统的逻辑如下：

技术原理：增值税抵扣、企业所得税列支项目、发票管理规定。

解决方案：关于员工拿不到发票的问题解决方案。

设计工具：

（1）《发票管理制度》；

（2）《发票相关知识培训课件》；

（3）《发票知识培训通知》；

（4）《发票知识内部考试卷》；

（5）《关于即时取得发票的承诺函》（每位员工，按手印+签字）；

（6）《发票信息提示卡》（名片一样大小。正面印有开具增值税专用发票的相关事宜，如纳税人识别号、企业银行账号、开户行、地址、联系人、电话等。反面印有“发票检查的十大注意事项”），要求出差人员把此卡插到自己的钱包里，以备不时之需。

【案例2】其他应收款及费用增高问题

江苏有一家企业，员工们多年来形成了一个习惯，就是出差前去财务部借款，都按照五千元的倍数借，比如一万元、两万元、两万五千元等。

假设一个员工从苏州去深圳出差，可能要花6000元，那么他会去财务部借支10000元，在出差过程中实际花了8000元，比预算多了2000元，最后带着剩下的2000元回到公司，回到公司以后也不着急报销，会一直等到把这剩下的2000元也花完，然后拿着一万元的发票来报销，这种做法一方面占用了企业的资金，另一方面也增加了公司的管理费用。

针对这个问题，用建设财务系统的方式也能够妥善解决。首先，解决这个问题使用的技术原理叫作“细化思维”；然后，针对员工出差借款费用过多的问题制定了一个解决方案；最后，又配套制定了一系列工具，其中一个工具就叫作“员工借款单”。

以前员工借款的时候，直接写需要多少钱，现在必须按照细化的原则逐一写明，比如员工从公司去机场的打车费用是多少、机票费用是多少、下飞机后打车去酒店的费用是多少、住什么标准的酒店、打算住几天、给客户赠送礼品花多少钱、吃饭花多少钱，等等。

假设从公司打车去机场正常只需要100元，如果有员工写成了200元甚至更多，那么财务人员就能及时发现并驳回申请。经过细算，一个员工出差可能只需要5800元，但是按照之前的方法，这个员工很有可能直接借款10000元。经过细化，这个员工就可能只借款5800元，财务人员也会按照5800元的标准给员工的账户打款。如果员工出差期间花超了，超出的部分会由员工自己暂时垫付，这样，员工出差回来后报销的速度就会提高了。

那么，这个问题的解决思路与技术原理有了，具体怎么建设系统呢？

具体建设系统的逻辑如下：

技术原理：管理=细化+量化+记录、评价考核、预算管理。

解决方案：关于应收款及费用过高的问题解决方案。

设计工具：

（1）《员工内部借款管理制度》；

（2）《费用报销管理制度》；

（3）《出差申请表》；

（4）《员工借款单》；

（5）《费用报销申请单》；

（6）《差旅费用部门/个人明细表》；

（7）《费用与业绩排行榜》。