第二章 中国社会科学院科研档案信息化建设对策

组织发展理论认为，一个组织要生存发展下去，必须完成两项互相关联的任务：一是协调组织成员的活动和维持内部系统的运转，二是适应外部环境。而在当代社会里，组织用以实现上述任务的工具源于官僚制。为克服官僚制本身的弊端，本尼斯提出了“有机—适应性”组织，这种组织的特点是：①临时性：组织将变成适应性极强的、迅速变化的临时机构；②围绕着有待解决的各种问题设置机构；③解决各种问题要依靠由各个方面专业人员所组成的集体；④组织内部的工作协调有赖于处在这个工作集体间交叉重叠部分的人员，他们身兼数职，同时属于两个以上的集体。该理论对于中国社会科学院科研档案信息化建设具有一定的启示。基于该理论及其带给我们的启示，本章将从思想、组织、技术、制度保障等方面对中国社会科学院科研档案信息化建设进行相应的对策分析，为中国社会科学院科研档案信息化建设的顺利进行提供若干建议。

一 提升对科研档案信息化建设重要意义的认识

中国社会科学院科研档案信息化建设是一个关乎中国社会科学院科研发展的大事。科学研究必须借助于信息技术手段来提高其效率和研究水平，社科研究与成果必须借助信息化技术手段走出“象牙塔”，面向社会公众，实现资源共享，提升科研水平。因此，要加强科研档案信息化建设重要意义的宣传工作，要使全院工作人员深刻理解科研档案信息化建设工作的重要性，调动大家对科研档案信息化建设的关注度和参与度。

二 加强组织管理机构间的协调、沟通

中国社会科学院科研档案信息化建设目标能否实现，取决于各项要素的质和量对这些必备要素的组织状况，而后者在很多情况下是成功的关键。中国社会科学院科研档案信息化建设的组织管理者应该以这些要素为对象，研究其最优化、最有效的组合方式，根据建设目标和实际需要制定并采取一系列务实的组织管理措施。

中国社会科学院科研局在整个科研档案信息化建设中具有重要地位和作用，它统领全院的科研档案信息化建设，确定了科研档案信息化建设的方向和思路；中国社会科学院网络中心是科研档案信息化建设工作思路的实现者、中间途径，它所构建的科研档案信息化系统对整个科研档案的管理具有决定性的作用；中国社会科学院各研究所是科研局和网络中心科研档案信息化建设思路、任务的具体贯彻者、实施者、维护者，也是科研档案信息化建设过程中的信息反馈者（见表1）。

在对上述组织管理机构进行了清晰的定位后，还要注意三者之间的分工与协调的平衡。分工着眼于专业，专业化导致整体观念弱化；协调着眼于整体，但忽视单位之间的竞争。因此，中国社会科学院科研局、网络中心以及各研究所科研处三个组织管理机构必须注意科研档案信息化建设过程中的分工与协调，力求透过协调求取平衡。这其中既有纵向沟通，也有横向沟通，有下一级向上一级的请示和报告，也有上一级向下一级布置、安排、检查和督导工作。只有通过其中数次反复的沟通，才能避免科研档案信息化建设过程中方向目标不明，系统构建不完善，最后推倒重建，既浪费了人力，又浪费了财力、物力。

三 加强信息化人才队伍建设

（一）优化信息化人才结构

科研档案信息化建设需要合理的人才结构，最佳的人才结构是金字塔形，即塔底是应用型人才，塔中是管理型人才，塔尖是高层次的设计人才。应用型人才是科研档案信息化建设的生力军，负责完成架构信息化建设的理论，研究电子文件归档管理办法等一系列技术问题；管理型人才需要掌握国内外信息化建设的现状、问题，制定各自范围内电子文件、电子档案的管理规划，起到指导、监督作用；设计型人才对整个科研档案的信息化建设起到设计、规划作用，统筹把握整个系统的开发、建设。总之，高层次的设计型人员是信息化建设的带头人，管理型人员是信息化建设的纽带，应用型人才是信息化建设的基层力量。

中国社会科学院在引进专业技术人才时，必须考虑到上述人才结构，使设计型人才、管理型人才和应用型人才保持合理的比例结构。同时，针对现有的人才结构，要积极进行优化，系统配置人才资源。

（二）依托高等院校培养和培训科研档案信息化高级人才

高等院校是科研档案信息化专业人才的培养基地。我国设有档案学专业的高等院校现有29所，这些院校均有较好的师资力量、科研水平和较完备的教学设施。据统计，目前在校档案学专业本科生4000余人。中国社会科学院在未来招聘科研档案信息化专业人才的计划中，可以考虑从以上高等专业院校中挑选品学兼优的毕业生，以充实中国社会科学院科研档案专业化人才队伍。

（三）开展上岗前科研档案信息化培训

信息化素养已成为所有档案从业者必须具备的基本素养。为提高中国社会科学院科研档案职业队伍的总体素质，保证所有从业人员胜任所从事的科研档案工作，应对拟从事科研档案职业的人员进行岗前培训和上岗资格考试，上岗资格考试合格后方能从事相应的工作。其中，科研档案信息化基础知识和基本技能应作为培训考核的基本内容。从业资格制度的实施，不仅可以提高科研档案管理人员的信息化整体水平，而且还可以克服用人上的随意性，起到稳定专业队伍、避免人力资源浪费的作用。

（四）进一步落实信息化人才队伍待遇

岗位、职位、职称是牵涉到人才发展和人才建设的一系列关键要素，由于种种原因，中国社会科学院在信息化人才的岗位设置、职位要求、职称评定等方面还没有建立一整套完整、详细的标准，这不利于引进信息化人才、稳定信息化人才队伍。所以，应尽快制定中国社会科学院信息化专业技术人员职务试行条例，对信息化专业人员的任职条件、岗位职责、职级比例、考评办法等问题做出明确规定，以便各单位统一执行；尽快在网络中心、各片网络分中心、各所局设置信息化专业技术岗位；岗位数额及高、中、初的专业职务比例根据工作性质和任务多少酌情确定；对信息化专业岗位设置哪些专业系列，应从实际出发，按照“因事设岗，按岗聘任”的指导方针，采用“老人老办法，新人新办法”的方式，以科学、合理的原则设置职称系列，创造一个和谐宽松的工作环境。

四 强化科研档案信息化建设基础工作

信息化具有强大的信息存储、处理能力，但它也是一把双刃剑，规划、建设得当，其效率事半功倍，而如果前期工作没有做好，规划不当，建设不力，其效率将事倍功半。中国社会科学院科研档案信息化要高效运转，避免“信息孤岛”及数据库作用发挥有限的问题，应努力解决好以下几个问题。

（一）解决全院信息标准化问题

一是在中国社会科学院科研档案工作信息化建设时要充分考虑硬件的选型、软件的配置、数据库的标准格式和信息通信的方式等，解决好科研档案工作信息化与院办公自动化的衔接问题。二是要适应科学发展的需要，制定有关科研档案工作的原则与方法的确切表述和具体规定，包括专业名词术语标准、鉴定标准等基础问题。在实行分级检索制度的前提下，通过院内网和互联网可实时、准确地检索出所需要的存档文件、资料、原始记录和文献等。三是编制归档说明，包括文件形成的时间、形成责任者、相关背景等情况的说明；电子档案配套软硬件环境的说明；对数据库分类方法、分类体系、分类编号的说明。

（二）为建立学科科研档案数据库留足空间

一个学科的数据库若不与其他学科的数据库相关联，只进行“自我”的发展，最后必将失去其他学科的支持与联系，形成另一种形式的“信息孤岛”，难以持续发展。因此，中国社会科学院科研档案信息化建设必须积极构建包括各个学科的科研档案数据库在内的，各学科数据库在其中自主建设、互相联系、均衡发展的中国哲学社会科学数据库群。这个数据库群应该呈网状结构。在这个“网”内，每个学科数据库都是一个按本学科研究需要形成的数据库系统，它们既独立存在，成为“节点”，又与其他学科数据库相互联结、相互关联。各节点之间是网状联结，而非树状结构，没有明显的序列和等级关系。中国社会科学院除规划、组织、协调外，还应建立起便捷、高效的导航、检索系统，还要为今后可能产生的数据库和引进的数据库在中国社会科学数据库群留出足够的物理存储空间。

五 加强科研档案信息化制度建设

科研档案信息化建设离不开制度的支持。目前，我国高校科研档案工作已建立起三个层次的法规性文件。一是以《档案法》为代表的法律；二是以《科技档案工作条例》为代表的行政法规；三是一些业务性的规章制度，如《高等学校科学技术研究类档案工作规范》、《高等学校档案部门业务建设规范》等。这些法规性文件构成了一个相对完整的法规体系，对规范档案工作起了很大的作用。而中国社会科学院在这些方面还很落后，规章制度建设工作尚不到位。今后，中国社会科学院必须在科研档案收集工作中建立一整套的约束、激励、监督机制，把积累科研文件材料的考核同项目考核、课题结项挂起钩来，使科研档案管理与课题管理、成果管理等工作紧密结合，以加强对科研档案工作的宏观把握和规范管理。