第三节 电子文件在保存中的版权问题

一 电子文件在归档保存中的版权问题

我国对电子文件的归档、移交及接收已经出台了一系列标准和法规性文件。2002年我国发布的电子文件归档管理的国家标准——《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894-2002），是指导和评价我国电子文件归档管理的重要依据。其他还有与电子文件归档有关的行业标准，包括：《电子文件归档光盘技术要求和应用规范》（DA/T38-2008）、《公务电子邮件归档与管理规则》（DA/T 32-2005），以及与电子文件归档和移交有关的行政法规性文件，包括：2009年中共中央办公厅、国务院办公厅等联合发布的《电子文件管理暂行办法》（中办国办厅字〔2009〕39号），国家档案局2012年发布《电子档案移交与接收办法》（国家档案局档发〔2012〕7 号文件），为我国电子文件的集中归档以及机关电子档案向国家综合性档案馆移交等与电子文件长期保存有关的关键环节提供了法制和标准保障。由于国家机关和政府部门在其行使职务（公务）活动中所产生的文书类电子文件大多不是著作权法所保护的对象，所以，在电子文件的归档保存中，文书类电子文件较少涉及著作权问题。但是，大量科技类电子文件，尤其是在一些专业领域或科技部门所形成的电子文件具有科技成果性，很可能涉及著作权及其他的知识产权问题，如录音、录像、照片、影片、摄影作品、工程设计图、产品设计图、地图、计算机软件，等等。在我国，这类受到著作权保护的作品大多数属于职务作品或者委托作品。我国著作权法第16条规定：“公民为完成法人或者其他组织工作任务所创作的作品是职务作品，除本条第二款的规定以外，著作权由作者享有，但法人或者其他组织有权在其业务范围内优先使用。作品完成两年内，未经单位同意，作者不得许可第三人以与单位使用的相同方式使用该作品。有下列情形之一的职务作品，作者享有署名权，著作权的其他权利由法人或者其他组织享有，法人或者其他组织可以给予作者奖励：（一）主要是利用法人或者其他组织的物质技术条件创作，并由法人或者其他组织承担责任的工程设计图、产品设计图、地图、计算机软件等职务作品；（二）法律、行政法规规定或者合同约定著作权由法人或者其他组织享有的职务作品。”第17条规定：“受委托创作的作品，著作权的归属由委托人和受托人通过合同约定。合同未作明确约定或者没有订立合同的，著作权属于受托人。”归档保存受到著作权或知识产权保护的非职务作品的电子文件时，需要签署有关的著作权或其他知识产权协议，明确权利人及所在单位之间各自的权利和义务。

归档保存的电子文件除了其内容信息外，还应包括其背景信息及结构信息，以确保电子文件的真实性、完整性、可靠性和可用性。即除了信息内容本身之外，还必须归档保存与信息内容产生、存储和使用相关的元数据，以及必要的运行支撑系统，包括通用软件或专用软件系统，甚至硬件环境。另外，归档保存过程还会涉及备份及格式转换等操作。电子文件归档保存对象及在归档保存过程中必要的备份、格式转换等操作，会与著作权人的某些专有权利如复制权和传播权发生冲突。例如，我国《电子文件归档与管理规范》规定，“当公务或其他事务处理过程只产生电子文件时，应采取严格的安全措施，保证电子文件不被非正常改动。同时应随时对电子文件进行备份，存储于能够脱机保存的载体上”。“对用文字处理技术形成的文本电子文件，收集时应注明文件存储格式、文字处理工具等，必要时同时保留文字处理工具软件”。“对用扫描仪等设备获得的采用非通用文件格式的图像电子文件，收集时应将其转换成通用格式，如无法转换，则应将相关软件一并收集”。“对用计算机辅助设计或绘图等设备获得的图形电子文件，收集时应注明其软硬件环境和相关数据”。“对用视频或多媒体设备获得的文件以及用超媒体链接技术制作的文件，应同时收集其非通用格式的压缩算法和相关软件”。“对用音频设备获得的声音文件，应同时收集其属性标识、参数和非通用格式的相关软件”。“对通用软件产生的电子文件，应同时收集其软件型号、名称、版本号和相关参数手册、说明资料等。专用软件产生的电子文件原则上应转换成通用型电子文件，如不能转换，收集时则应连同专用软件一并收集”。“计算机系统运行和信息处理等过程中涉及的与电子文件处理有关的参数、管理数据等应与电子文件一同收集”。“对套用统一模板的电子文件，在保证能恢复原形态的情况下，其内容信息可脱离套用模板进行存储，被套用模板作为电子文件的元数据保存”。“定期制作电子文件的备份”。可见，归档保存的电子文件如果是受著作权法保护的作品，那么，归档保存机构在对其进行内容及相关元数据保存、备份及格式转换等操作之前，须获得相关权利人许可，与权利人达成有关协议。职务作品或委托作品的著作权益归属及分配按照法律规定或依双方协议。此外，电子文件归档保存机构对于形成电子文件的各类软件（通用软件和专用软件）的保存、复制及对软件复制品的操作等应遵循我国《计算机软件保护条例》的有关规定。

在电子文件的归档保存中，还应当关注数字档案馆或数字图书馆对网络数字资源进行归档保存时所涉及的著作权问题。网络数字资源类型多样，不限于文本资源，还包括大量的音频、视频、多媒体、超文本、超媒体资源，它们是否受到著作权法保护或受到何种程度的保护？至少存在如下两种情形：第一，对于已经进入公有领域的网络出版物资源，数字档案馆和数字图书馆对其的保存和使用不受到法律限制，著作权法对权利人的专有财产权保护已经失效，但对作者署名权等精神权利的保护是永久的，因此，数字档案馆或数字图书馆对进入公有领域的网络资源进行存档保存可不受专有权限制，但必须注明作者姓名、出处，尊重著作权人的精神权利。此外，对于数字档案馆而言，据我们所知，英国和澳大利亚国家档案馆有对政府网站资源的存档项目，这类项目是依政府授权而进行的网络存档项目，因此，一般不存在触犯著作权人的专有权问题。第二，对于受到著作权保护的网络数字资源，数字档案馆和数字图书馆对其进行存档保存时，一般应依法取得权利人同意，通过自愿或协议的方式对其进行存档。这类情形实质上关系数字呈缴问题。如前所述，世界仅少数国家规定了网络数字出版物的呈缴制度，而对于网络自媒体等不须出版发行只须观看或收听的资源，一般在数字呈缴制度规定的范围之外。美国、澳大利亚、英国、荷兰、法国、意大利、加拿大等欧美发达国家对于电子出版物的收缴，主要实行法定呈缴（强制呈缴）、协议呈缴或自愿呈缴三种方式。[21]美国、法国、英国、加拿大等实行了对电子出版物（包括网络出版物）的法定呈缴制度，澳大利亚、荷兰、意大利等国一般通过自愿或协议的方式收缴电子出版物。我国以行政法规的形式确立了电子出版物的呈缴制度，1996年国家新闻出版署发布了《关于呈缴音像、电子出版物样品的通知》，2001年国务院颁布了《出版管理条例》，都将有形的电子出版物纳入了呈缴范围，而没有将网络出版物纳入其中。而且，不少网络数字出版物为孤儿作品，无法或很难确认其作者。综上，数字档案馆对网络数字资源进行归档保存时，必须区分是否为著作权法保护的作品或是公有领域作品，不得侵犯著作权人的相关专有权利，同时应尊重其精神权利。

二 馆藏传统介质档案数字化过程中的版权问题

馆藏档案数字化是我国档案信息化建设的重要领域及数字档案馆建设的一项重要内容，其目的在于通过数字化转换的方式保护濒临破损的档案，或者对具有广泛利用价值的传统介质档案实施数字化，用于远程存取和利用。扫描是馆藏数字化最常见的数字化手段，如将纸质档案通过扫描转存为图像格式的数字副本。当前，国内外版权法都将数字化认定为复制行为，数字化可以改变作品的载体形式和使用方式，但数字化本身并不能创作产生新的作品，不具备著作权法意义上的独创性特点，因此，从著作权意义上，数字化前后的作品是同一件作品，馆藏档案数字化的实质是一种复制行为，而复制权是权利人的一项重要的专有权利。特定情况下，档案馆对馆藏档案数字化可适用我国著作权法所规定的“合理使用”条款，我国著作权法第22条第8款规定：“图书馆、档案馆、纪念馆、博物馆、美术馆等为陈列或者保存版本的需要，复制本馆收藏的作品。”《信息网络权保护条例》第7条规定：“图书馆、档案馆、纪念馆、博物馆、美术馆等可以不经著作权人许可，通过信息网络向本馆馆舍内服务对象提供本馆收藏的合法出版的数字作品和依法为陈列或者保存版本的需要以数字化形式复制的作品，不向其支付报酬，但不得直接或者间接获得经济利益。当事人另有约定的除外。”档案馆对馆藏公有领域的档案进行数字化符合著作权法规定的合理使用，数字化可以不经过版权人的许可，也不必付费。公有领域的档案既包括超过了著作权保护期限的作品档案，还包括著作权法第5条列举的相关文献，如法律、法规等具有立法、行政及司法性质的文件及其官方正式译文。需要注意的是，对这些公有领域档案文献进行数字化时，必须尊重作者的精神权利，如署名权、修改权、保护作品的完整权，并须注明出处。此外，馆藏档案数字化不得侵犯权利人的信息网络传播权，如果未经权利人允许将他人的作品档案数字化之后上网提供给公众利用，将侵犯其信息网络传播权。根据我国及大多数国家著作权法的规定，图书馆、档案馆等文化遗产机构对于未进入公有领域的馆藏作品数字化副本的传播仅限于馆舍服务范围内，这项规定限制了保存机构对数字化副本的传播及提供给公众利用，约束了数字档案馆和数字图书馆的远程数字信息服务。

三 电子文件在长期保存中的版权问题

1.电子文件长期保存策略对“复制权”和“保护作品完整权”的影响

为了维护电子文件的真实性、完整性、可靠性和可用性，电子文件长期保存的最优方案是从其生命最初阶段就开始实施保存策略，贯穿其整个生命过程。因此，有效的电子文件长期保存，须采用复制、转换、迁移、更新、仿真等保存策略对电子文件进行主动干预，维护其安全性和长期可读性，将其从过时的软硬件环境转移到新的可读可用的软硬件环境，将其从老化变质的存储介质迁移到新的稳定的存储介质，转换其存储格式使其能够达到标准存档格式，以便能顺利读取，以及为了灾备目的对电子文件进行异地异质备份保存，等等。需要注意的是，实施这些保存策略时，电子文件有可能还处于知识产权的保护期限内，即使电子文件已不处于知识产权的保护期内，但是读取与处理它的软件却可能处于知识产权的保护期内。因此，电子文件保存策略的实施很可能与著作权人所享有的复制权、传播权等专有权发生冲突。复制权是以印刷、拓印、录音、录像、翻录、翻拍等方式将作品制作一份或者多份的权利。在电子文件保存的不同阶段实施的分时（不同时期）、多套、多种形式或版本的复制，存在较大的侵权风险。而且，在对电子文件进行迁移、转换和仿真过程中，或多或少会改变原有电子文件信息的组织或排列方式，这是否会对著作权人所享有的“保护作品完整权”产生不利影响？也是一个值得关注的问题。所谓“转换”，是将文件从一种载体转换到另一种载体或从一种格式转换成另一种格式的过程。所谓“迁移”，是在维护文件真实性、完整性、可靠性和可用性的前提下，将文件从一个系统转换到另一个系统的行动。“仿真”则是采用仿真软件和硬件，模仿电子文件生成时的软硬件环境，使电子文件信息能够以原始状态重现。上述几种保存策略在具体实施过程中，都可能对文件进行暂时复制的操作，而且，在保护作品完整性等方面存在一定风险。此外，电子文件保存机构应注意针对新旧不同版本的电子文件注明不同的版权信息，作为其元数据的组成部分。

2.电子文件保存机构对技术保护措施的规避问题

技术保护措施是版权法赋予权利人的一项特殊权利，允许权利人依法对作品采用技术手段和方法，防止未经授权的接触和使用，形成了对权利人的强有力保护。1996年形成的《世界知识产权组织版权条约（WCT）》对技术措施的法律保护做了专门规定。该公约第11条规定，对于作者行使本条约或伯尔尼公约上的权利，在作品上采取的有效的、限制他人未经作者同意或无法律依据行为的技术措施，各缔约方应提供充分的法律保护和有效的法律救济，以禁止他人规避该技术保护措施。如前所述，欧美版权法都禁止未经权利人许可而对作品技术保护措施的规避。我国著作权法第48条第6款规定“未经著作权人或者与著作权有关的权利人许可，故意避开或者破坏权利人为其作品、录音录像制品等采取的保护著作权或者与著作权有关的权利的技术措施的”是一种侵权行为，应承担相应的民事责任、行政责任，构成犯罪的应承担刑事责任，该款同时规定“法律、行政法规另有规定的除外”，为图书馆和档案馆等保存机构合理规避技术保护措施提供了依据。但是，我国著作权法第22条列举的12种合理使用的情形中，并没有明确规定图书馆、档案馆可为了保存的需要而对作品的技术保护措施进行合理规避，以及合理规避的前提条件。

在此，可参照美国数字版权法对技术保护措施合理规避的具体规定。《美国千年数字化版权法（DNCA）》第1201节（c）条（1）专门规定“本节规定不影响本法对版权权利、救济、限制，包括合理使用的规定，不影响对侵权指控的抗辩理由规定”。第1201节（d）条规定，非营利性的图书馆、档案馆、博物馆及教育机构在下列条件下规避了版权人采取的控制接触的技术措施的，不视为侵权：第一，主题资格条件。教育机构全部免责。图书馆和档案馆要求适用免责规定的，须符合以下条件：必须向社会公众开放，或除了向该图书、档案机构中的研究人员和该图书馆、档案馆上属机构的研究人员开放以外，也向相关专业的其他人员开放。第二，对相同的作品复制件，除了采取规避控制接触的技术措施外，不能以任何其他方式合理获得。第三，对于规避了控制接触作品的技术措施后的作品，只能复制1份，而且其保存时间不得超过做出该善意决定的必要时间，也不得用于其他任何目的。

反向工程与对技术保护措施的合理规避。所谓反向工程，是指采用反汇编、反编译软件，将他人的目标代码程序还原为汇编代码的过程。反向工程是电子文件长期保存的一种重要技术策略。为了保证电子文件的长期可读性，须对原有软件进行更新升级，开发新的软件，为了保持新旧软件之间的兼容性和互用性，须采用反向工程了解原有软件是如何开发的以及其性能及特点，以便使新开发的软件保持与原有软件之间高度的兼容性和互用性。机构为了长期保存的目的，对于采取了技术保护措施的电子文件实施反向工程，不可避免地会对技术保护措施进行规避。如果版权法没有相关的合理使用规定，机构就不得不寻求权利人的许可，否则就面临侵权风险。《美国千年数字化版权法（DNCA）》第 1201节（f）条规定，合法获得他人计算机程序复制件的人，为了使其独立创作的计算机程序与他人的计算机程序具有互用性或替代使用性（指计算机程序交换信息和相互使用交换信息的能力），可以规避他人采取的控制访问和使用作品的技术措施，这为满足反向工程的需要而对技术保护措施进行合理规避提供了法律依据。我国著作权法对技术保护措施的限制和例外并没有阐明合理使用的具体情形，因此，电子文件保存机构对采取了技术保护措施的电子文件实施反向工程，须事先得到权利人允许。

为了加密与解密研究对技术保护措施合理规避。加解密研究是指为寻找、分析版权作品加解密技术瑕疵、弱点所必不可少的研究，其目的在于增进加解密技术的社会知识，或开发加密产品，加解密技术是指用数学公式或算法对信息进行加密或解密的技术。在电子文件长期保存过程中，为了对馆藏具有重要价值的电子作品进行安全保管，电子文件保存机构可能会对该电子作品加解密技术的瑕疵和弱点展开研究，针对其不足之处加以改进和完善，或者开发应用新的加密技术，以提高其安全性，这不可避免地会产生规避技术保护措施的需求。《美国千年数字化版权法（DNCA）》第1201节（g）条规定，在下列条件下，允许进行加解密研究，从而规避控制接触作品的技术措施的，不受禁止：行为人合法取得加密的已发表作品的复制件；规避行为是进行加解密研究所必需的；在规避技术措施前，行为人曾经善意寻求过技术措施权人的许可。在具体决定是否免除行为人的责任时，还必须考虑下列因素：从加解密研究获得的信息是否扩散，如果扩散，其扩散的方法是合理筹划以增进社会知识或发展加解密技术，还是助长侵犯技术措施权的行为；行为人是否正在加解密技术领域中进行合法研究或学习；行为人是否向加密作品的版权人告知其研究结果，提供研究文件，以及通知的时间。该条款关于加解密研究对技术保护措施合理规避的详细规定值得我国立法者借鉴。

为了安全测试的需要而对技术保护措施合理规避。在电子文件长期保存过程中，为了确保电子文件的真实性、完整性、可靠性和可用性，须定期对电子文件进行内容鉴定和技术鉴定，对电子文件赖以存在的软硬件环境进行测试，根据鉴定和测试结果，决定是否将电子文件从原有的系统迁移至新的系统或者进行格式的转换，这样的技术操作也会产生对电子作品的技术保护措施进行合理规避的需求。《美国千年数字化版权法（DNCA）》第1201节（5）规定，纯粹为了测试、调查、纠正计算机安全方面现实或潜在的纰漏、弱点或运行故障而访问某计算机系统或网络，以及为此目的而开发、生产和发行技术手段，不构成侵犯技术措施权。其条件是安全测试得到的信息必须用于改善计算机及其系统、计算机网络的所有人或操作人员的安全措施，或与该计算机、计算机系统、计算机网络的开发者直接共享，而且不得有其他违法行为。[22]

四 电子文件在存取和利用中的版权问题

电子文件收集归档及长期保存的主要目的是保留电子化的历史，并为公众提供利用服务。网络环境下，电子文件保存机构（档案馆、图书馆等）向馆内读者或社会公众在线提供电子文件的数字副本，充分发挥电子文件的证据价值和情报价值。这是其重要的业务工作内容，也是非营利性公共文化机构履行公共服务职能的重要途径。电子文件在线存取利用服务可能与权利人的信息网络传播权相冲突。如果所提供的电子文件是版权法保护的对象，则须遵循法律的规定，以有限的方式、在有限的范围内提供利用，否则会引发版权纠纷。我国著作权法针对图书馆、档案馆、博物馆等文化保存机构的例外条款，仅限于“为陈列或者保存版本的需要，复制本馆收藏的作品”，并没有延及对保存复制件的利用和传播。我国《信息网络传播权保护条例》第7条规定，“图书馆、档案馆等文化保存机构可以不经著作权人许可，通过信息网络向本馆馆舍内服务对象提供本馆收藏的合法出版的数字作品和依法为陈列或者保存版本的需要以数字化形式复制的作品，不向其支付报酬，但不得直接或者间接获得经济利益。当事人另有约定的除外。”该条允许档案馆、图书馆对馆藏数字作品及数字保存复制件进行传播，但仅限于馆舍范围内，不允许远程存取，约束了数字档案馆和数字图书馆的远程数字信息服务能力。数字档案馆和数字图书馆如果需要提供对保存数字副本的远程存取和利用，必须事先取得权利人的许可。

此外，电子文件在存取和利用过程中还可能涉及著作邻接权问题，邻接权是作品传播者的权利，故又被称为作品传播者权，是指作品传播者对其传播作品做出的创造性劳动和投资所享有的权利。邻接权是独立于著作权之外的一种权利，又与著作权密切相关。主要包括：出版者权、表演者权、录像作品制作者权、录音制作者权、电视台对其制作的非作品电视节目的权利、广播电台的权利等。馆藏电子文件数字副本在远程传播和利用过程中，不仅涉及作者的信息网络传播权，还有可能牵涉到出版者权、表演者权等各种传播者的邻接权，如：出版者的版式设计专有权和专有出版权受到法律保护，图书馆、档案馆等电子文件保存机构在对依法受到保护的电子文件进行远程传播或提供存取利用时，不得触犯出版者的版式设计专有权和专有出版权。因此，电子文件保存机构须取得相关权利人许可之后，才可提供远程传播和利用。

五 电子文件长期保存版权问题解决思路

如上所述，电子文件保存机构对于受到版权保护的电子作品在收集归档、实施各种长期保存技术策略（复制、迁移、转换、仿真等）以及提供利用和存取等活动中，必须要面对各种版权制约。根据国内外版权法对数字保存的相关规定，以及我国电子文件保存的实践，可按照如下思路来应对电子文件长期保存中的版权问题。

首先，适用著作权法等有关合理使用的法律规定。尽可能适用我国著作权法、《信息网络传播权保护条例》、《计算机软件保护条例》等有关法律法规中，专门针对图书馆、档案馆、博物馆等文化遗产保存机构的合理使用条款，不需征得权利人许可而实施电子文件保存活动。如为了陈列或保存版本的需要对本馆藏品进行复制，提供馆藏数字作品和数字保存复制件在馆舍范围内的有限传播和利用。

其次，电子文件保存机构与权利人签订版权许可使用合同或版权转让合同。国内外版权法虽然都通过对专有权的限制，以合理使用方式为图书馆、档案馆、博物馆等文化遗产保存机构的数字保存活动提供了“避风港”或“豁免权”，但是，这种“豁免”都须受到“三步检测法”的反限制，不仅要满足法律所规定的合理使用的条件，而且为了不损害权利人的合法权益，法律规定的例外即合理使用的程度、范围和方式都受到了严格限制，主要适用于传统的纸质环境，无法完全满足数字保存的需求。例如，最为突出的问题是，对复制数量的限制（我国没有限制）、对数字保存复制件进一步传播的限制、对实施电子文件长期保存技术策略的时机（应“提前”干预，无法“事后弥补”）的限制、为了电子文件长期保存目的而对技术保护措施的合理规避问题、孤儿类电子文件作品的数字保存问题等。对此，我国著作权法等相关法律法规大多没有十分确切的规定，或者相关规定不完全符合电子文件长期保存的规律及需求。因此，在很多情况下，电子文件保存机构除了适用有关的合理使用条款，有必要事先与权利人签订协议，通过著作权转让、许可等方式获得对数字保存对象的处置权利。

电子文件保存机构在与版权人签订版权许可使用合同之前，须做好如下前期工作：①确定版权人。电子文件类型多样，某些电子文件作品的版权人可能不止一人或者版权已经转让，作品的原创作者已经不是版权人。对此，电子文件保存机构应事先了解，以获得有效的授权。②与版权人协商。向版权人说明电子文件长期保存和利用主要的技术策略及其必要性，以获得版权人的理解和认可。③向版权人正式提出授权申请。阐明申请授权使用的主要目的和主要措施，强调是为了更好地长期保存有重要价值的电子文件，有利于进一步对其的开发利用。并提出须授权许可使用的具体权项、许可使用的期间、范围，保证在电子文件使用过程中维护其真实性、完整性和安全性。并明确保证该授权使用不会影响权利人的经济利益。在此基础上，如果双方达成一致，则可签订版权许可使用合同。版权许可使用合同主要包括下列条款：许可使用的权利种类；许可使用的权利是专有使用权或者非专有使用权；许可使用的地域范围、期间；付酬标准和办法；违约责任，以及双方认为需要约定的其他内容。

版权转让合同是版权人与受让人，就权利人对作品享有的财产权部分或全部的转让而达成的协议。电子文件保存机构与版权人签订版权转让合同时须注意如下几点：①版权转让只包括财产权，不包括人身权。因此，电子文件保存机构作为受让方须尊重转让人的署名权、修改权和保护作品完整权。②财产权包括的权项很多，在双方签订版权转让合同时，应写明是部分转让还是全部权利的转让，如果是部分转让，则应将转让的具体内容写清楚，以免发生权利纠纷。为了满足电子文件长期保存和利用的需要，电子文件保存机构应至少转让复制权、发行权、展览权、信息网络传播权等权利。

再次，电子文件保存机构与版权集体管理机构签订版权许可使用合同。如上所述，电子文件保存机构在确定版权人、与版权人协商及签订版权许可使用合同或版权转让合同时需要付出大量的时间和精力，因此，如果有可能，可寻求与相关的著作权集体管理组织签订版权许可使用合同。这样可以不用与同类作品的单个版权人一一签订版权许可使用合同，当然，其前提是该版权人是著作权集体管理组织的会员。所谓著作权集体管理组织，是指为权利人的利益依法设立，根据权利人授权、对权利人的著作权或者与著作权有关的权利进行集体管理的社会团体。我国著作权法第8条规定：“著作权人和与著作权有关的权利人可以授权著作权集体管理组织行使著作权或者与著作权有关的权利。著作权集体管理组织被授权后，可以以自己的名义为著作权人和与著作权有关的权利人主张权利，并可以作为当事人进行涉及著作权或者与著作权有关的权利的诉讼、仲裁活动。”我国《著作权集体管理条例》规定，著作权法规定的表演权、放映权、广播权、出租权、信息网络传播权、复制权等权利人自己难以有效行使的权利，可以由著作权集体管理组织进行集体管理。著作权集体管理组织许可他人使用其管理的作品、录音录像制品等，应当与使用者以书面形式订立许可使用合同。著作权集体管理组织不得与使用者订立专有许可使用合同。使用者以合理的条件要求与著作权集体管理组织订立许可使用合同，著作权集体管理组织不得拒绝。许可使用合同的期限不得超过2年，合同期限届满可以续订。我国目前已经有5个经国家版权局批准设立的著作权集体管理组织，分别为：1992年最早成立的中国音乐著作权协会、2005年成立的中国电影著作权协会、2008年成立的中国音像著作权集体管理协会，以及同年成立的中国文字著作权协会和中国摄影著作权协会。上述著作权集体管理组织为电子文件保存机构通过集体签订许可使用合同的方式对馆藏文字作品、音像作品、音乐作品、摄影作品及电影作品数字化，对数字副本进行传播及提供利用提供了便利。

最后，从立法者的角度，应为图书馆、档案馆的数字保存提供更多合理使用的空间。国内外知识产权立法的共同趋势是加强对权利人的专有权保护，这对于包括档案馆、图书馆等在内的非营利性的公共文化机构是不利的。公共文化机构承担了保存文化遗产、提供公共文化服务的重要社会职能，在保留历史、传承文明、普及大众文化知识、提高国民文化修养等方面发挥着不可替代的重要作用。我国宪法第22条规定：“国家发展为人民服务、为社会主义服务的文学艺术事业、新闻广播电视事业、出版发行事业、图书馆博物馆文化馆和其他文化事业，开展群众性的文化活动。”不以营利为目的提供公共利用是图书馆、档案馆等公共文化机构发挥其服务职能的重要基础，是宪法所保护的。因此，在知识产权领域，立法者应在各方利益博弈中尽可能为这些公共文化机构的数字保存活动提供“避风港”。

此外，信息自由权已经成为国际公认的一项重要公民权利。我国宪法和《政府信息公开条例》虽然没有明文规定公民享有“信息自由权”和“知情权”，但是从相关的法律规定中我们可以找到一些依据。如宪法第35条规定：“中华人民共和国公民有言论、出版、集会、结社、游行、示威的自由。”《政府信息公开条例》第16条明文规定国家档案馆和国家图书馆等为政府信息公开场所：“各级人民政府应当在国家档案馆、公共图书馆设置政府信息查阅场所，并配备相应的设施、设备，为公民、法人或者其他组织获取政府信息提供便利。”随着互联网技术和远程通信技术的应用，人们通过各种数字终端设备对数字信息的远程存取已经在越来越大的程度上替代了去实体馆对传统介质图书和文献的利用。因此，从尊重和维护公民信息自由权和知情权的角度，立法者也应对图书馆、档案馆的数字保存活动提供更大的合理使用空间。例如，明确规定图书馆、档案馆等文化遗产机构数字信息长期保存的目的（不仅是为了陈列或保存版本的需要），可定期或不定期，以不同方式、多套复制馆藏已经发表和尚未发表的作品；作品的数字化副本可用于馆内用户的传播利用、馆际互借和传播，还可依申请对出于地理位置原因无法到实体馆的用户远程提供替代性的馆藏作品数字副本。