第一节 会议策划准备

俗话说“好的开始是成功的一半”，会议前的策划与准备是保证会议顺利进行的基础。会议管理者应该尽可能对会议的全过程进行周密的计划，写好策划方案，做好各项准备工作。

一、确定会议议题

会议议题就是会议需要商议研究的主题内容，它一般由领导者确定。会议工作人员可以在确定召开会议之后，有针对性地收集一段时间以来各方面的工作的进展情况，如出现了哪些问题，哪些问题急需研究解决等。这样，通过广泛、深入、细致的了解，就可以对这些问题进行筛选排除。从中列出最需交付会议讨论的议题，供领导参考和决定。确定会议议题的步骤如下图所示。

安排议题要做到既有利于与会人员充分发表意见，又有利于其充分利用时间。因此，一次会议的议题要适量，既要注意安排好一两个重点议题，又要提高会议效率，把能合并研究的议题合并研究，这次会议能解决的问题不要拖到下次会议解决。

二、制订会议方案

会议方案即指召开会议前事先制订的开会方案。大型的会议方案一般包括会议的名称、内容、指导思想、任务要求、地点、出席人员、期限、日程安排、领导、注意事项等内容。制订会议方案包括的内容如下图所示。

1.提出召开会议的背景或依据

背景是指在实际工作中出现了新的形势和新的工作，原有的工作方法、规章、制度等已不适应新的形势，需要根据新形势研究制定新的工作方法和规章制度。

2.提出会议的规模

会议的规模包括总人数，与会者的职务、级别，名额分配的初步意见及会议天数。

3.提出会议的大体时间、地点

会议召开时间要考虑出席者工作的情形和时机，而且会议最好在午饭前召开，那时与会者的头脑最清楚。会议地点要结合参加会议的人数和会议效果来考虑。

一般人数较少的小型会议，可安排在本企业的会议室内，而大型会议或国际会议多安排在饭店或会议中心举行。

4.提出请领导到会并讲话的建议

请领导到会并在会上讲话是强调会议精神和强化会议成果的权威性所必不可少的。会议方案中要明确提出请哪一级别的哪一位领导讲话，做指示的具体要求，以便让领导在日程上、讲话内容上有所准备。对大会主办方来说，事先得到领导届时到会的许诺，这也是至关重要的。

5.提出大会发言材料的组织意见

这些讲话、发言、典型材料等都必须按照会议的宗旨来准备。同时，要拟订一个比较具体的收发、编写、起草方案，包括下基层调查研究和通知重点单位准备材料等。

三、拟订会议议程

会议议程是为完成议题而作出的顺序计划，即会议所要讨论和解决的问题的大致安排，会议主持人要根据议程主持会议。

通过了解会议议程，与会者可以更好地了解会议所要讨论的问题，清楚会议顺序计划，获得有效信息。

会议议程的制订程序如下图所示。

1.明确目标和参加者

要清楚为什么要开会以及哪些人将到会，具体内容如下。

（1）明确目标

通过会议要取得什么样的成果（比如更深入地了解、获取更多的信息，或是达成某种共识）。

（2）在会议议程上陈述目标

要让与会者知道会议预期的成果是什么以及对他们的参加有哪些期待（如提出想法、缩小意见的范围或者做出决策）。除了要在议程上把目标陈述出来之外，还要在会议的开始口头再次重申目标。

（3）列出会议参加者

会议议程还应该包括所有参加会议的人和任何可能涉及的责任人员，这样与会者才能准确地知道哪些人将到会，以及他们将承担什么样的职责。

2.安排各议程事项的时间

考虑会议的时间长短以及内容的顺序。在编排议程的时候，遵循以下两个原则。

3.确定每一项议程

对议程上的每一项内容，与会者应清楚了解如下内容。

（1）目标

每一项议程的目标是什么？“为什么让大家进行讨论”以及“如何做出决策”。

（2）准备

与会者应该做哪些具体的准备？他们应该阅读、检查或者思考什么东西？

（3）时间安排

对每一个话题是怎样安排时间的？组织者这种时间安排有多严格？

（4）演讲者

谁负责对每一项决定议程进行解释或是主持每项议程的讨论?

（5）提前分发会议议题

对于那些复杂的财务或分析性质的议题，要提前1周分发出；对于不太复杂的议题，也要提前几天分发下去。

4.决定会议讨论形式

可以考虑从下面几个形式中进行选择。

（1）典型的会议形式

大多数会议采取自由讨论的形式，以做出一个决定为结束。但是因为这种形式是非程式化的，讨论通常会持续很长时间，有强势性格的人通常会控制整个会议，因此参加者通常迫于群体压力而摇摆不定，最后也想不出什么办法。

（2）头脑风暴形式

大多数人都听过头脑风暴会议这个词，但是还没有能够有效地利用这种会议形式。头脑风暴的形式可以很有乐趣而且很有效果，但是只有当协调人能够很有效地确保与会者遵守如下图所示的三条基本准则才行。

（3）团队列名方法

这种方法是头脑风暴的高度结构化形式，能够保证每一个人都参与到其中，而且没有一个人会控制整个会议。使用这种方法应注意下图所示的事项。

（4）小型团队

在一个更小的群体中，人们往往会更加自由和好心地进行讨论，因为小群体的氛围相对来说没有那么公开，所以没有人会有局促不安感。在各小组讨论之后，每一个小组都要向全体与会者提供一份书面或者口头的总结，把这些总结作为团队讨论的基础。

5.决定会议决策的方式

让与会者提前知道会上将以什么方式做出决策。在某些情况下，要让他们知道会议只是用来讨论问题而不是要做出什么决定——这样他们就不会因为期待做出决定而感到沮丧了。决定会议决策一般通过会议表决的方式实现。

四、确定与会人员名单

要做好确定与会人员的工作，会议工作人员必须熟悉各部门的设置、业务工作范围及其主管，多掌握一些情况。比如，可利用开会机会熟悉情况，留心各部门主管的任免调动。安排专人掌握会议工作中涉及的上级机关、本机关和下级机关主管的名单、变动情况。

1.提名与会人员方法

①对于有固定参加人的会议，会议工作人员应根据会议性质、内容和有关规定，提出固定出席、列席人员名单，报请有关主管过目认可。同时要根据会议需要提出其他列席人员名单，报请主管审定。

②对于一些没有固定参加人的会议，会议工作人员应当根据会议主管的原则指示和会议性质、内容及有关规定，全面考虑并提出出席、列席人员名单，报请主管审定。

2.提名与会人员原则

提名与会人员的准确、全面与否，直接影响到会议的质量和效果，不允许有丝毫的疏忽大意。在提出、确定与会人员名单时，应当遵循如下图所示的原则。

（1）周到全面

日常工作会议应当请与会议讨论议题密切相关的部门主管列席。例如，会议讨论建设企业文化问题，就应当请行政、企划部门的主管列席；讨论工作机构设置、人员编制问题，应当请生产、行政、人事部门的主管列席，达到既便于有关部门及时了解上级会议精神，又便于当场商量解决问题的目的。

（2）准确无误

即做到不漏提、不错提。如果漏提应当参加会议的人，就无形中剥夺了他们参加会议的权利，使他们的工作受到一定的影响。如果把不应当参加会议的人召来开会，使不应当让他们知道的问题泄露出去，就可能造成更大的差错。

（3）宽严适度

提名的宽与严，是一个比较难掌握的标准。宽了，一是可能扩大知密范围而容易泄密；二是某些庆祝、纪念性会议由于参加人数太滥而可能失去会议的严肃性或纪念意义。严了，不利于会议精神的贯彻执行。因此，会议工作人员要从有利于工作和保密的角度出发，做到合情合理，宽严适中。

（4）与会人员不带助手

无论出席或列席工作性会议的人员，都应为有关部门的主要负责人或主管负责人，不得带助手。

（5）经过审批

会议工作人员提出出席、列席会议人员名单，需报请主管审批后方能最后确定。

五、选择会议时间

会议主持人在选择会议时间时，首先应该考虑的便是自己的时间，这样能使自己准备充分以及方便自己的作息时间。其次，主持人也应该考虑方便与会者出席的时间，以及与会者所喜爱的时间。倘若与会者对会议时间有所不满，则会议目标的实现，势必遭受不利的影响。

1.会议时间必须包括起止时间

经验显示，绝大多数的会议都只列明开始的时间，而无结束的时间。这样的做法有两种严重的缺陷。

第一，与会者无法对会后的工作预做规划。

第二，会议的效率势必降低。因为既然没有终止的时间，本来1小时可以结束的会议，则可能被拖到3小时才结束。

为了避免上述两种缺陷，每一场会议都必须标明结束时间，而且都必须按照这个时间准确结束。就算有些会议——比如解决问题的会议难以确切地把握结束时间，但主席至少应指明会议大约在哪个时间段结束。

2.会议持续时间的长短

①多数的时间效率专家均同意，以不超过1小时为宜，因为一般人最能保持注意力集中的时间，最长不超过1小时。

②倘若会议中所探讨的是极其严肃的或是极其困难的主题，则一场会议的时间以不超过一个半小时为宜。但这并不是说一场会议不能长达2小时以上，因为一旦议案多，则会议时间将不得不相应延长。

3.关于会议时间问题的注意事项

一场会议的时间超过一个半小时，则中途应腾出若干时间作休息之用。假如主持人不坚守原定时间主持会议，则宁可另择时间开会，而不应轻易找人代为主持。重要的会议，更要遵守这个原则。

六、选择会议场所

许多人在从事会议规划时，都根据会议主持人的方便以及与会者的方便，来作为选择开会地点的依据。这样做并不妥当，因为方便只是选择开会地点的诸种考虑之一。会议地点选择，至少应顾及如下图所示的七个条件。

以上七个条件之中，前四个可视为任何会议地点的必备条件，缺一不可，但后三个条件则往往因相互冲突而无法同时具备。

比如，为节省开支及与会者大致方便，主持人将会议地点定在与会者办公室的附近。但是，由于会议地点太接近办公室，所以在会议进行中常有电话或访客的干扰。此外，与会者也常在会议进行中伺机进出会场。

反过来说，倘若为了让与会者专心开会，主持人将会议地点改在远离与会者办公的地方。但是会议地点遥远，不但使与会者感到不便，而且也使会议成本因而提高。许多领导者对会议地点的选择都有这样的共识：一般性的会议或是为时较短的会议，原则上应在与会者办公室附近召开；但是特别重要的会议或是为时较长的会议，则应选择远离与会者办公室的地点召开。

越来越多的机构发觉机构外的会址能增加会议成功的机会。有些组织报告说，多样化的会议地点能激发兴趣，并为常规功能增加新的方面。而且，它为会议的便利、服务工作和可能安排的项目提供更为广泛的范围。

七、准备会议文件资料及用品

不同性质的会议对会议主体文件及用品的要求是不同的。概括来说，会议的主要文件资料有以下四种类型。

1.制度性会议文件

此类会议文件的种类多，要求规范，比如企业的年度工作报告。

2.工作会议文件

由于会议的任务不同，或是结合本单位的实际情况，做出工作决策与部署，或是总结交流经验，推动工作。在会议之前应针对会议的主题要求起草报告，有时还要从某一侧面准备专题材料或专题的补充说明材料。

3.书面文字材料

会前需对准备提交会议决议的问题的梗概、症结、处理意见以及对处理意见的论证等，形成书面文字材料。材料应由提交问题的部门起草或由会议秘书协助，然后将材料复制，发给与会人员。

4.会议证件

为了证明与会人员的身份，维护会场安全，就需要制作会议证件。证件形式一般有折叠卡和单页卡两种。不同身份的证件，可以用颜色加以区分。证件正面要写明会议名称、证件类型。背面书写姓名、单位、座次、编号。重要的或保密的会议，要在证件正面贴本人相片并加盖会议秘书处的钢印，以保证会议的安全。

会议用品的准备，通常包括文具、纸张、簿册、放映装置（幻灯机等）、记录材料（录音机、录像带、胶卷等）、麦克风、文件袋、布置会场用品和简单的生活服务用品等。

对国际会议来说，视听设备的准备是非常必要的，而且设备的要求更加严谨，都要有一定的质量。在会议室内演讲时所用到的放映设备主要有幻灯机、投影机、银幕。音响设备主要有麦克风、录音机、室内音响、扩音器。另外，还有一些特殊的视听系统，如同步翻译设备等。

八、制发会议通知

会议通知按形式分，有口头通知和书面通知；按通知的行为方式分，有当面通知、电话通知、电脑通知、电报（明码电报）通知、墙报通知、报纸通知、广播通知、电视通知等；按作用不同又可分为预告性通知和正式通知。会议邀请函、请柬是会议通知的书面形式。

会议通知一般采取书面形式。单位内部所发的书面通知，要求当事人签名；当事人不在，请别人代通知，要求代通知人也要签名，事后通知人要追踪落实。

制作通知函时，送给单位内部的，就用单位规定的写法制作；送给单位外部的，要根据会议的性质，用单位的信笺，慎重地制作。

通知函中，依照“5W1H”的原则，一定要记入如下图所示的各种重要项目。

通知函的发送，一般在开会前3周送出。如果开会日期急迫，则一边发送文书，一边另以电话做口头上的通知。如果通知函发出后，已到了回复的期限，却仍无回答时，就以电话联络，彻底了解人员出席、缺席的实况。

对于一些区域性、国际性会议，需要安排与会人员的食宿和回程的，还要在发送会议通知的同时附上会议通知回执，以便会务人员安排接站和订购车票或机票。

在发书面通知时，要掌握如下图所示的几方面的技巧。