第三节 会议程序安排
召开会议是要达到一定的目的和目标，为了达到这个既定的目标，就要对会议的各项程序做好安排，以便会议能顺利召开。
一、会议计划流程
在会议举行之前，一般都要对将要举办的会议做一个计划，并在会议举办时依照计划，按部就班地实施。因此，会议计划的制订对会议的成功举办是十分重要的。会议计划流程如下图所示。
会议计划流程
1.确定会议的形式
在弄清了会议的议题或会议要解决什么问题、达到什么目的而决定开会之后，就需要确定会议的形式了。只有确定了会议的召开形式，才能确定会议的规模、会议的时间和会期、会址、具体的开会方式等。
2.确定会议的规模
确定会议规模主要是控制会议出席人员、列席人员、工作人员和服务人员的数量，具体要求如下图所示。
确定会议规模
3.确定会议的时间和会期
会议时间是会议从正式开始至结束的时间长度。会期既包括会议实际进行的时间，也包括在会议进行过程中的休会时间。会议时间通常根据与会人员的工作情形和时机确定。
4.确定会议地址
会议地址的选择要结合与会人员的人数及会议效果来考虑，以方便与会者到会、离会为主要原则。一般应考虑的因素有会场大小、会场地点、会场附属设施等。
二、会场服务流程
会场服务是保证会议顺利进行并取得圆满成功的重要一环。会场服务工作的内容很多，一般包括如下图所示的几个方面的内容。
会场服务工作的内容
1.引导与会人员入座
大多数会议，与会者的座位都是事先安排好的，而与会人员事先并不熟悉会场，因此，会务工作人员要引导与会人员入座。这样既方便了与会者，又维持了会场秩序，保证了会议顺利召开。如是大型会议，会议工作人员可以采用印刷座次表、在会场上设立指示标记、在签到证或出席证上注明座次号码等方式，引导与会者按安排就座。
2.分发会议文件和材料
会议中所需要的文件材料，会务工作人员应及时、准确地分发到每位与会者手中。如果文件材料事先已准备好，可以在与会者进入会场时，由会务工作人员在会场入口处分发给每位与会者，也可以在开会之前按要求在每位与会者的座位上摆放一份文件材料。在会中分发文件材料时，可以把会务工作人员分派到各组，每人负责各组的文件材料的分发和收退。收文时要登记，以免漏收。
温馨提示
需要收回的文件材料，一般在文件的右上角写明收文人和收文时间。
3.会中内外联系、传递信息
会议的进行不是与外界隔绝的，需要会务工作人员进行内外联系和传递信息。如有关部门的紧急情况要转达与会人员，可采用传递信件和接电话等。在内外联系和传递信息中，会务工作人员应该注意会议内容的保密，一切需要保密的会议内容都不可泄露出去。会务工作人员说话要掌握分寸，谨慎行事，对于一些密级较高的会议内容，可采用事先规定好的暗语进行联系。
4.维持会场秩序
会务工作人员应制止与会议无关的人员进入会场，以保证会议的安全。会议进程中如发生混乱，会务工作人员要及时制止和调停。
5.处理临时交办事项
会议进程中，可能发生一些出乎意料的临时变动，会务工作人员应及时向领导请示并根据领导的指示采取应急措施，妥善处理。
6.其他服务工作
会场服务工作的内容很多、很杂、很细，并且不同规模、不同类型、不同级别的会议服务内容也不一样。例如，及时准备好会议期间所需的物品（如笔、墨、纸张等）；保证会场光线，保持会场清洁卫生；准备好茶水等。
会场服务工作的好坏，直接影响会议效果，这就要求会务工作人员要认真负责，对会场服务工作进行细致、周密的安排。
三、会议签到流程
会议签到是为了及时、准确地统计到会人数，便于安排会议工作。参加会议的人员在进入会场时一般都要签到。因为有些会议只有达到一定人数时才能召开，否则会议通过的决议将无效。所以，会议签到是一项重要的会前工作。它是出席会议的人员到会首先要做的事，也是会中事务的重要内容之一。会议签到一般有如下图所示的几种方法。
会议签到的方法
1.簿式签到
参会人员在会议工作人员预先备好的签到簿上按要求签署自己的姓名，表示到会。签到簿上的内容一般有姓名、职务、所代表的单位等。参会人员必须逐项填写，不得遗漏。簿式签到的优点是利于保存，便于查找。缺点是这种方法只适用于小型会议，一些大型会议，参加会议的人数很多，采用簿式签到的方式不太适合。
2.会议工作人员代为签到
会议工作人员事先做好参加本次会议的花名册，开会时，来一人就在该人名单后画上记号，表示到会，缺席和请假人员也要用规定的记号表示。
例如，用“√”表示到会，用“×”表示缺席，用“○”表示请假等。这种会议签到方法比较简便易行，但要求会议工作人员必须认识绝大部分参会人员，所以这种方法只适宜于小型会议和一些常规性会议。
对于一些大型会议，参会人员很多，会议工作人员不能认识大部分人，逐个询问到会人员的姓名很麻烦，所以大型会议不适宜采用这种方法。
3.证卡签到
签证卡上一般印有会议的名称、日期、座次号、编号等，会议工作人员将印好的签到证事先发给每位与会人员，与会人员在签证卡上写好自己的姓名，进入会场时，将签证卡交给会议工作人员，表示到会。其优点是比较方便，避免临开会时签到造成拥挤。缺点是不便保存查找。证卡签到大多用于大中型会议。
4.座次表签到
会议工作人员按照会议模型，事先制定好座次表，座次表上每个座位按要求填上合适的与会人员姓名和座位号码。参加会议的人员到会时，就在座次表上消号，表示出席。
温馨提示
印制座次表，与会人员座次安排要求有一定规律，如从×号到×号是某部门代表座位，将同一部门的参会人员集中一起，便于与会者查找自己的座次号。采用座次表签到，参加会议的人员在签到时就知道了自己座位的排数和座号，起到引导的效果。
5.电脑签到
电脑签到快速、准确、简便。参加会议的人员进入会场时，只要把特制的卡片放到签到机内，签到机就将参会人员的姓名、号码传到中心。与会者的签到手续在几秒钟内即办完，将签到卡退还本人。参加会议人员到会结果由计算机准确、迅速地显示出来。电脑签到是先进的签到手段，一些大型会议都是采用电脑签到。
温馨提示
会议签到结束后，应立即进行统计，交有关领导批示。
四、会议文件资料的收发流程
会议文件发放就是指会议组织者通过适当的方式将规定的会议文件分发到与会人手中的行为过程。会议文件的分发，根据会议内容、会议方式和会议组织者的要求不同，可采取会前分发和会间分发两种不同的方式，具体如下图所示。
会议文件的分发方式
重要会议的与会人员，在会议结束时，根据规定将会议上发的文件清理并退回会议秘书处。此项工作主要在机密程度较高的会议结束时或会议结束后做。重要会议文件清退的原因如下图所示。
重要会议文件清退的原因
收退会议文件可采取多种方法。在召开较大型会议的时候，采用目录清单的形式，是一种行之有效的收退文件的办法。就是说，在会议将结束前，会议工作人员把应退文件的目录清单发给与会人员，请他们在会后按照目录清单把应退文件全部退回。会议一结束，工作人员要利用一切办法马上催退，如打电话催退、亲自催收等，直到退完退清为止。
五、会议安全与保密
会议保卫组是对特定的会议实施安全警卫的工作机构。会议是否设立保卫组，这要视会议的内容和参加会议的人员等情况而定。
1.会议内部的安全保卫
会议内部的安全保卫要求如下图所示。
会议内部的安全保卫要求
2.会场外部的治安保卫
会场外部的治安保卫要求如下图所示。
会场外部的治安保卫要求
六、会议决策事项的催办流程
会议议定事项的检查催办，是为了使会议精神落到实处。同时也是信息反馈的一条重要渠道，以便主管领导及时掌握会议决定的各事项的办理情况，了解办理过程中出现的新问题和新情况，并有针对性地采取措施加以解决，保证会议议定事项办理工作的顺利进行。因此检查催办工作是会后工作中不可缺少的关键环节。
会议决策事项的催办流程
做好催办工作，要突出重点，着力抓好重点事项和重点环节，不能忽视其他事项和环节。催办人员进行催办工作不仅要发挥自己的主观能动性和积极性，而且要注意取得领导的支持和帮助。
下面提供两份××汽车4S店会议管理制度范本，供读者参考。
【实战范本】 ××汽车4S店会议管理制度（一）
××汽车4S店会议管理制度（一）
为进一步完善会议管理程序，规范与强化会务管理，提高会议的效率与组织效果，促进各类会议决定事项及时、有效、准确地达成，特制定本制度。
一、原则
遵循标准化、高效率、精简化的组织原则，在规定的时间召开会议，通过会议了解经营管理现状，调整工作部署安排，为公司发展提供有效支持。
二、适用范围
集团内所属分公司、汽车专营4S 店、各职能部门。
三、会议类型
（一）公司早会：公司各部门及分公司全体人员例会。
（二）公司行政周例会：公司总经理主持各部门负责人例会进行工作布置会议。
（三）月度总经理工作会：集团公司召开的集团董事长、总经理、副总经理、各部门负责人例会的月度管理运行分析会。
（四）全体员工大会：公司全员例会为公司动员总结公司重大决议贯彻和宣导性会议。
（五）年度大会：集团公司召开的骨干以上人员参加的年度工作会议。
（六）专题会议：集团公司为满足工作需要，就运营管理、市场营销、财务管理、综合管理（行政管理、人力资源管理、资产管理）等专项问题而专门研究召开的会议，由本部门人员做好记录签发后报综合管控中心一份。
四、会议实施程序
（一）公司早会
1. 时间：时间为每个工作日上午8:30。
2. 地点：各部工作地。
3. 参加人员：各部门负责人、营销、售后服务、人力行政部等各部人员。
4. 主持人：部门负责人。
5. 会务组织：人力资源、销售、售后服务部。
6. 会议内容：每日工作自检与分析、部门工作安排与布置、人员的考勤企业文化的宣导。
（二）公司行政周例会
1. 时间：时间为每周一上午9:00。
2. 地点：公司小会议室。
3. 参加人员：各部门负责人。
4. 主持人：总经理或行政副总。
5. 会务组织：人力行政部。
6. 会议内容：每周工作总结、各部门本周工作安排与布置、各单位部门工作所需支持和相互关联协调。
（三）月度总经理工作会
1. 时间：每月度第一周星期一，时间为上午8:30。
2. 地点：公司小会议室。
3. 参加人员：总经理、副总经理、公司各部门负责人、分公司负责人。
4. 主持人：总经理。
5. 会务组织：集团人力行政部。
6. 会议内容：听取公司各部门月度工作报告；总经理给予上月工作点评并对本月工作进行任务布置；各单位部门工作所需支持和相互关联协调。
（四）全体员工大会
1. 时间：每月度第一个工作日，时间为上午8:30。
2. 地点：公司内广阔地。
3. 参加人员：公司全员。
4. 主持人：总经理（副总或行政经理）。
5. 会务组织：人力行政部。
6. 会议内容：通报公司上月工作情况、总经理给予上月工作点评并对本月工作进行任务布置和企业文化宣传。
（五）年度大会
1. 时间：本年度12月25～30日，具体时间届时通知。
2. 地点：公司培训室。
3. 参加人员：分公司骨干以上人员及优秀员工代表。
4. 主持人：集团领导。
5. 会务组织：公司人力行政部。
6. 会议内容：由公司各部总结本年度工作中的成败得失，由总经理总结本年度工作并点评各部工作；各部针对下一年度工作做出年度计划。
（六）专题会议
1. 综合管理例会
（1）时间：具体时间届时通知。
（2）地点：会议室。
（3）主持人：召集部门负责人。
（4）参会人员：各部门、分公司分管人员。
（5）会务组织：召集部门。
（6）会议内容：上情下达、下情上传，公司管理的推行，领导部署的传达，行政管理、人力资源、命令通知通报、制度学习、日常工作安排、完成情况反馈、临时事务协调处理等。
2. 财务例会
（1）时间：每月6 日召开1次，如遇周日或节假日顺延至后1天。时间由部门拟定。
（2）地点：会议室。
（3）主持人：财务部经理。
（4）参会人员：集团财务部全体、各分公司财务负责人。
（5）会务组织：财务部。
（6）会议内容：财务事务管理，财务数据分析，业务意见传达。
3. 营销专题会
（1）时间：每月28日召开1次，如遇周日或节假日顺延1天。时间由部门自定。
（2）地点：会议室。
（3）主持人：营销中心总监。
（4）参会人员：相关人员。
（5）会务组织：整车销售部。
（6）会议内容：产品销售。
五、会议要求
（一）会议组织原则
1. 由会议召开部门提前通知到每一位与会者，通知时要明确会议时间、会议内容和会议地点，提前派人与人力行政部接洽会议室使用事宜。
2. 按预计时间提前连接好投影仪和电脑并开灯或空调，准备好开水等。
3. 专人负责在会前组织安排与会人员就座、签到，在会议前5 分钟签到完毕，并向与会主持人报告与会人员到会情况，提醒主持人。
4. 会议期间迟到人员均不得进入会议室就座，在门外旁听，直至会议段落结束，由会议组织人员安排入场。
5. 会议期间应有专人负责会场外相关环境管理。
6. 会议结束后，由会议组织部门将会议室收拾干净，关闭所有用电设备电源和窗户，锁好房门，将钥匙交回人力行政部。
（二）会议纪律
1. 与会人员会前认真做好各项准备工作，如自带相关材料和笔记本、笔等。
2. 提前5分钟到会场进行签到，不得迟到、早退，更不得无故中途离会；如确因出差在外等极特殊情况，不能参会者必须会前2小时内向所在部门或会务组织负责人请假，违反1次罚款50元。
3. 认真开会，做好记录。
4. 统一着装公司绿的工作服，仪容整洁，严肃有序，会风严谨，气氛和谐，违反1次罚款50 元。
5. 会议期间一律将手机调至“静音”状态或关机，任何人不得接听电话或发短信，极特殊情况下必须向主持人请示后到会议室外接听或打电话，违反1次罚款50 元。
6. 会议期间不得有吸烟、吃口香糖、私聊、说笑、打瞌睡等违纪行为，违反1次罚款50 元。
7. 会议期间的纪律情况由集团人力行政部记录和监督，会后汇总后予以通报。公司根据有关管理规定对违纪人员进行考核，情节特别严重的将严肃处理。
六、会后督办
1. 集团组织会议由人力行政部现场做记录，会议纪要本着“谁主持、谁签发”的原则，在会后24小时内下发至各职能部门、分公司；专题会由组织部门派专人做记录，在会后24 小时内，由会议主持人签发的会议纪要发至各相关部门，并报人力行政部备案，由人力行政部负责总督办。
2. 决议事项由人力行政部负责行使总督办和总考评权，各专题会议决议由组织部门督办，具体督查承办部门的落实情况，并根据办理结果提出当期的考评意见；各专题会议由组织部门督促督办，并于每月30 日前将本月会议执行情况考核结果报人力行政部，由人力行政部统一纳入月度考核。对于落实不力的、经督促不整改的可独立考核该部门负责人当月20%的绩效工资总额。
3. 会议决议事项全部办理完毕后，人力行政部负责将所有会议材料汇总，形成会议档案，统一留存管理，便于日后查阅。
七、附则
1. 本制度经总经理签署后实施，今后与此相关以本制度为准。
2. 最终解释权归××汽车销售有限公司人力行政部。
【实战范本】 ××汽车4S店会议管理制度（二）
××汽车4S店会议管理制度（二）
一、总则
第一条 为改进作风，减少会议，缩短会议时间，提高会议质量，特制定本制度。
二、会议分类及组织
第二条 公司会议归纳为四类。
1. 公司级会议：主要包括公司董事（扩大）会、公司副总经理会、全公司干部会、全公司班组长会、全公司职工大会、全公司技术人员会以及各种代表大会。应分别报请公司总经理办公室批准后，由各办事部门分别负责组织召开。
2. 专业会议：是全公司性的技术、业务综合会（如经营活动分析会、质量分析会、生产技术准备会、生产调度会、安全工作会等），由分管副总经理批准，主管业务部门负责组织。
3. 系统和部门工作会：各部门、车间召开的工作会（如部门办公会、车间员工会等），由各部门、车间负责人决定召开并负责组织。
4. 班组会议：由各分部、中心或班组负责人决定并主持召开。
第三条 上级或外单位在本公司召开的会议（如现场会、报告会、办公会、联营洽谈会，用户座谈会等）一律由总经理办公室受理安排，有关业务部门协作做好会务工作。
三、会议安排
第四条 例会的安排。
为避免会议过多或重复，全公司正常性的会议一律纳入例会制，原则上要按例行规定的时间、地点、内容、组织召开。例行会议安排如下。
1. 行政技术会议
（1）总经理办公会：研究、部署生产、营销、行政工作，讨论决定全公司的重大问题。
（2）副总经理办公会：总结评价当月生产、行政工作情况，安排布置下月工作任务。
（3）班组长以上干部大会（或全公司职工大会）：总结上季（半年、全年）工作情况、部署本季（半年、新年）工作任务，表彰奖励先进集体、个人。
（4）经营活动分析会：汇报、分析公司计划执行情况和经营活动成果，评价各方面的工作情况，肯定成绩，揭露问题，提出改进措施，提高公司经济效益。
（5）质量分析会：汇报、总结上月产品质量情况，讨论分析质量事故（问题），研究决定质量改进措施。
（6）安全工作会（含治安、消防工作）：汇报、总结前季安全生产、治安、消防工作情况，分析处理事故，检查分析事故隐患，研究确定安全防范措施。
（7）技术工作会（含生产技术准备会）：汇报、总结当月技术改造、新产品开发、科研、技术和日常生产技术准备工作计划完成情况，布置下月技术工作任务，研究确定解决有关技术问题的措施方案。
（8）生产调度会：调度、平衡生产进度，研究解决各部门、车间不能自行解决的重大问题。
（9）部门、车间办公会：检查、总结、布置工作。
（10）分部、中心、班组会：检查、总结、布置工作。
（11）班组班前会：对前一天工作进行讲评，布置当日工作任务和注意事项。
2. 各类代表大会
（1）职工代表大会。
（2）工会会员代表大会。
3. 民主管理会议
（1）公司董事会。
（2）公司管理委员会。
（3）经理联席会。
（4）生产管理委员会。
（5）生活福利委员会。
第五条 其他会议的安排
凡涉及多个部门、车间负责人参加的各种会议，均须于会议召开前由召集单位经部门或分管副总经理批准后，报公司总经理办公室汇总，并由总经理办公室统一安排，方可召开。
第六条 总经理办公室每周五应将全公司例会和各种临时会议，统一平衡编制会议计划并印发到副总经理和各部门、车间及有关服务人员。
第七条 凡总经理办公室已列入会议计划的会议，如需改期，或遇特殊情况需安排新的其他会议时，召集单位应提前2天报请总经理办公室调整会议计划。未经总经理办公室同意，任何人不得随意打乱正常会议计划。
第八条 对于准备不充分或重复性或无多大作用的会议，总经理办公室有权拒绝安排。
第九条 对于参加人员相同、内容接近、时间相适的几个会议，总经理办公室有权安排合并召开。
第十条 各部门会期必须服从全厂统一安排，各部门小会不应安排在全公司例会同期召开（与会人员不发生时间冲突的除外），应坚持小会服从大会、局部服从整体的原则。
四、会议的准备与记录
第十一条 所有会议主持人和召集单位与会人员都应分别做好有关准备工作（包括拟好会议议程、提案、汇报、总结提纲、发言要点、工作计划草案、决议决定草案、落实会场、备好座位、茶具茶水、通知与会人等）。
第十二条 会议召集人员应做好会议记录，并及时归档。
第十三条 本公司所有与会人员必须自备工作记录本，做好会议记录，回到各部门、车间后落实会议内容，必要时将落实情况记录在案，并及时上报。
五、附则
第十四条 本制度由××汽车销售有限公司负责解释。
第十五条 本制度自＿＿年＿＿月＿＿日起实施。