第六节　5S活动定律

一、概述

5S是指整理、整顿、清扫、清洁和素养，5S活动的对象是现场的环境，它是对现场作业环境进行全局、综合的考虑，并制订真心实意可行的计划与措施，以便达到规范化管理的目的。事故致因理论认为事故的发生是由于人的不安全行为、物的不安全状态和管理因素相互作用而引发的小概率事件，现场作业环境有时也是诱发事故的主要因素。为此，企业应按照5S管理定律对现场作业环境进行规范管理，消除现场作业环境的危险源，以减少职业伤害，降低职业伤害损失。

5S是指整理、整顿、清扫、清洁、习惯，因其日语的拼音都是“S”打头，故简称“5S”。5S起源于日本，旨在通过规范现场、现物，营造一目了然的工作环境，培养员工良好的工作习惯，提升员工的人格素养。

二、实施5S管理的理由

根据日本企业经济成长的经验，大多数的组织近年来深深体会到组织升级的必要性，于是经常举办产业研讨会、产业考察团或建立品质活动月、品质激励奖等，这些举措不外乎是期望本组织能朝着高品质的目标推进。他们推行5S运动能为组织带来许多效用，下面是推行5S的几个理由。① 5S管理法则是无声但最有魄力的“推销员”，整洁的环境可以得到客户的赞扬，获得他们对产品品质的信赖。② 5S能吸引许多人参观工厂，借此提高组织的形象。

整洁的工厂将能激发客户签订订单的意愿。在整洁的工作场所中上班的员工，都有被肯定、被赞扬的荣誉感，进而促进组织团队精神力量的提高，生产力自然也会随之提高。③ 5S的工作场所是节约的场所，5S的理论是从零基础管理出发的，借以降代成本。

1.减少浪费，减少库存

推展5S后，跟随减少浪费而来的是生产时间的节约，当然交货延迟的现象也就自动消失了。建立5S的组织是明亮的、视野良好的工作场所，走道、堆积区域都标示明显，不会违反通道规则。工作服及安全防护用具保持整齐，员工有安全、舒适的工作环境。

5S也是建立标准化的推动者，要求每位员工正确地执行任务，并且任何一个员工到达一个工作场所后，都能立即展开作业，随时向品质零缺点目标迈进。

任何行业实施5S管理法则，都能创造出令人满意的工作场所，也能带动全组织进行改善的意愿，达到鼓励全员参与工作的目的。

实施5S活动也有利于组织培养一批有企划能力以及自主管理能力的干部和员工。实施5S的优点如此之多，当然是推行得越早越好了。

2. 5S管理是有抱负企业的必由之路

一个有理想、有抱负的企业，实施5S管理可以说是它们的必由之路，这主要是因为以下的需要：

① 公司形象的需要 整顿不佳的企业给客户的第一个印象一定是不理想的。高品质、高水准的产品一定是经过5S后生产出来的，为提升企业的形象，应实施5S。

② 及时清除内部管理的死角 没有实施5S管理的企业内部，一定存在着许多浪费与死角，员工长期与它为伍，所以感觉不出来，但事实上它存在于各个部门的每一个角落，只是我们没有用心发掘罢了。

③ 可以创造良好的工作环境 在人的一生中，大部分的时间都在工作，一个清爽、舒适的工作场所有益于人体的健康，有利于员工提高工作效率。

④ 避免人才流失，吸引高级人才 一个环境不佳的工作场所，往往会使高级人才望而却步，当然也会造成现有员工的流失。现代人讲究工作品味，追求舒适生活，而现代人的工作环境和生活期望都与5S的良好发展是分不开的。

三、5S管理是企业安全生产的基础

5S管理包括整理、整顿、清扫、清洁、素养等五个要素，五个要素之间是从低级到高级递进的。这些要素与安全生产其实是息息相关的。见图2-1所示。

1.整理是安全生产的前提

5S管理中整理的含义是区分必需品和非必需品，现场不放置任何非必需品。这是保证现场安全生产的基础和前提。

在生产现场，如果将一些非必需品放置在现场，不仅占用了生产或作业现场的空间和通道，而且妨碍了现场的生产或作业，特别是一旦出现紧急情况，非必需品还影响到应急事件的处理，是潜在的安全隐患。在检修现场，如果将一些非必需品带到检修现场，将占用检修空间，并可能造成材料的误用，给设备安全带来安全隐患。因此，在生产及检修场地必须坚决清理不必要物品，在办公室也是如此（后面将统称为工作场所）。将工作场所的物品区分为有必要的与没有必要的，除了有必要的留下来以外，其他的都清除或放置在其他地方，这是5S管理的第一步，也是安全生产的前提和条件。

2.整顿是安全生产的要求

5S管理中整顿的含义是将必需品放于任何人都能取到的位置，使寻找时间为零。经过整理后的工作场所，还必须把留下来的必需品分门别类依规定的位置定点、定位放置，按照使用频率、就近位置、易于寻找，合理放置必要物品，必要时加以统一标识，使工作场所整整齐齐、一目了然，减少或消除“找寻物品时间的浪费”，这是提高工作效率的基础。

整顿时，首先要考虑通道的畅通及合理；尽可能将物品集中放置，减少物品的放置区域；采用各种隔离方式隔离放置区域，合理利用空间；尽可能将物品隐蔽式放置，大量使用“目视管理”。标识要清楚明了，能够让任何人都能简单查找，必要时还应将使用说明放在适当位置，这也是安全生产的要求。安全及消防设施的放置不仅要醒目，而且要易取，以便在应急处理中能容易取得。

3.清扫是安全生产的保证

5S管理中清扫的含义是使工作现场干净整洁，将设备保养得锃亮完好。清扫是为设备提供一个良好的环境，是保持设备完好的前提。恶劣的环境将对设备或系统造成安全隐患，如电缆沟内积水积泥，长期可能导致短路。

同样，清扫也是提高从业人员满意度的必要手段。环境好了，从业人员心态就好，工作时头脑也清醒，安全就更有保证。

4.清洁是安全生产长治久安的保证

5S管理中清洁的含义是将整理、整顿、清扫进行到底，并且标准化、制度化。

清洁是规范化管理的要求，尤其是对一个靠规章制度管理的现代企业。清洁是巩固整理、整顿、清扫的必要手段。制订完善安全管理制度、落实安全生产责任，是安全生产长治久安的根本保证。

5.素养是消除习惯性违章的武器

5S管理中素养的含义是养成良好的习惯，即养成具有高效率和安全意识的习惯。习惯性违章是指固守旧有的不良作业习惯和违反安全工作规程的行为。习惯性违章是一种习惯性的动作方式，它具有顽固性、潜在性的特点，一些习惯性违章行为往往不是当事者有意所为，而是习惯成自然的结果。只要操作人员不良的习惯动作不纠正，习惯性的违章行为就会反复发生，直到发生事故，习惯性违章的危害性是十分严重的。

5S管理的五个方面内容是从简单到复杂、低级到高级发展的。5S管理中的素养是5S管理中的最高形式，在5S管理达到素养这个阶段，良好的习惯也就产生了，安全意识提高到一个很高的水平，习惯性违章也就得到了有效的控制。所以，可以说素养是消除习惯性违章的武器。

四、5S并非打扫卫生

1950年，日本劳动安全协会推行的口号是：安全始于整理、整顿而终于整理、整顿。由此可见，日本早期只推行5S中的整理、整顿，目的在于确保安全的作业空间，后来，因生产管理需求和生产管理水准的提高，另增清扫、清洁、素养，成为现在的5S。5S的着眼点不限于安全，扩大到环境卫生、效率、品质、成本等方面。日本企业成功的秘诀和人民生活高水平的真谛，在于持续不断地、系统地、全面地推行生产和经营管理5S运动。

推行5S的时候不可操之过急，也不要期望一次见效，它不可能在短期内获利，而是一种长期投资，它没有捷径，只有脚踏实地去做。现代化企业成功的经营经验告诉我们：一个企业要发展，设备一定要精密，产品一定要优良，所以5S就更加重要。脏乱的工作场所，非但造成时间成本太高，人员安全没保障，士气低落，更重要的是不能制造出优良的产品。客户下大笔订单前会要求到生产现场参观，如果未彻底推行5S，经常临时抱佛脚，既费时又耗人力。反之，实施5S的企业或办公室，到处窗明几净，物品放置井然有序，标识、看板、通道畅通无阻，因此提高企业的形象，获得客户的信赖，成为企业无形的宝贵资产。现今，人们生活水平大幅度提高，开始追求美好的生活品质，企业环境的好坏，也成为新一代年轻人选择工作的条件之一。因此，塑造企业明朗的工作场所，已经成为追求人力资源成功的对策之一。

五、对安全工作的启示

事故致因理论认为事故的发生是由于人的不安全行为、物的不安全状态和管理因素相互作用而引发的小概率事件，现场作业环境有时也是诱发事故的主要因素。为此，企业应按照5S管理定律对现场作业环境进行规范管理，消除现场作业环境的危险源，以减少职业伤害，降低职业伤害损失。任何管理水平的提高必然遵循“提高、固化、再提高”的规律。在5S管理发轫之初，制订标准并采取措施达到标准是第一步。

“整理”活动要求每位员工每天上班后和下班前必须对交办的文件进行两次整理，已经完成的文件及时交行政秘书归档，未完成文件必须合理安排时间，确保在规定时限内完成，未明确完成时限的，必须在一个工作日内提出处理意见；对书籍、报刊、稿纸、办公用品在规定时间集中清理，彻底改变书报稿纸堆积如山、办公用品杂乱不堪的现状；会计凭证必须当日打印粘贴完毕，现金、有价卡要每月定期盘点，电子文档要每周清理备份。

“整顿”活动要求对待办文件、已办文件和办理中的文件进行分层存放，留存的文件资料必须分类存放并设索引，电子文档要分类存放在不同文件夹下，并按照“发文号＋文件标题”的统一规则命名以便检索；对物品、凭证、有价卡、合同等的摆列、保管以及线缆布局和计算机病毒防范也提出了统一要求；通过合理调整安排出纳、会计、复核人员的工位和优化业务处理流程，实现了会计凭证传递距离最短、业务处理速度最快的目标。特别重要的是，在会计基础工作规范化方面，制订了会计凭证、账簿、报表的统一规格和样式标准，统一了二级和部分三级会计明细科目的设置，明确了每个会计科目的具体核算内容，对各单位的会计岗位设置、凭证填制、会计稽核和内部控制提出了统一要求，规定了已有业务的标准处理方式，有效地提高了会计信息的可比性、相关性、及时性和业务处理的规范性，为企业经营决策提供了准确、翔实的信息支持，改变了原来凭证账簿规格不一、会计信息口径各异的状况，为公司MIS系统的上线运行奠定了坚实的基础，使公司会计基础工作规范化进入了一个全新的阶段。

“清扫”要求每天早上提前10min到达办公室清扫地面和擦拭桌面，将垃圾及其他废弃物清理出办公室；每周至少擦拭一次计算机、打印机、电话等办公设备，计算机不得安装与工作无关的软件；以办公隔断的延长线为界划定个人5S责任区域，每人负责保持各自责任区域内所置物品以及地面的清洁卫生。这是对“清扫”活动的基本要求，以创造一个清洁、卫生、安全的办公环境。

通过以上“整理、整顿、清扫”活动，企业的卫生整洁状况、工作效率、员工精神面貌焕然一新，在原有基础上取得了大的飞跃。取得进步后如何巩固和进一步提高呢？那就要通过“清洁”活动来保持和强化前面5S的成果，一以贯之，使之成为企业安全文化的组成部分，潜移默化地成为每位员工的自觉行为，达到提高“修养”的最终目的。为保持巩固已取得的成绩、追求新的升华，企业制订完善5S活动结果检查制度、5S管理提议制度、文件督办制度、工作考核办法等一系列保障制度，对5S活动、工作效率和工作质量进行检查、评估、优化、改进，将5S活动成绩纳入员工绩效考核体系，使员工养成并保持遵守规章制度、遵守工作纪律、维护安全秩序的良好习惯，进而提高个人修养和职业道德。通过5S推进企业全体成员的群策群力，使5S活动进入了自我发展、自我完善的良性循环之中。

把5S“运动”推行到车间、班组等生产单位。通过合理安排生产布局、随时保持环境卫生、优化工作流程、加强设备维护，除有效地提高环境卫生、工作效率和降低成本，还大幅提高了生产单位的安全系数，防止出现因火灾、断电等事故造成通信中断的严重后果，有助于维护网络质量这一通信企业的生命线。在生产现场推行5S管理，通过统一企业标志、统一服饰礼仪、统一服务规范，显著提升了企业形象、改善了服务质量、提高了客户满意度。5S管理使提高客户服务水平和提高企业运营效率的两大目标统一起来，较好地塑造和提升了企业“服务和业务双领先”的形象，进一步强化了企业核心竞争优势。