第1篇 概念
第1章 CMS的概念
1.1 协同软件的起因与形成
1.1.1 网络时代企业对协同的需求
企业中的每一个人都不得不承认这样一个事实：在现代企业中，一个人单独工作几乎是不可能的。在企业里，协作每天都在发生着。诸如来来往往的E-mail、频繁的电话、众多的传真、大量的内部文件，这些无一不是协作。但这些协作形式都带有“分散式”的特征，很容易使信息只停留在每个人自己的领域，无法形成“人与人”之间的互动和交流，从而造成大量资源的浪费和“数据孤岛”的出现。
在今天的网络环境下，企业中的团队成员需要在各种情况下进行高效和灵活的沟通和协作。首先，用户希望在没有任何网络连接的时候，同样可以进行工作。这样就要求在离线时的体验与在线时是一样的。而当可以上网时，即便网络中没有服务器的参与，马上也可以同步；其次，服务器在局域网中存在的时候，外面的客户希望可以利用服务器，调取有用资源、集中存储信息等。总之，面对工作环境的多样性和复杂性，怎样保持团队的高效和灵活，企业就要求在上述几种环境下，都可以实现安全的、高度的协同。
具体地说，企业对协同的需求，从根本上讲可以围绕团队分为两个范畴。
（1）团队成员的交流与通信。传统上，交流与通信的方式是有形的、物理的，例如电话、传真、打印传递、磁盘交换等。而在今天，一个具有真正竞争力的企业必须整合并灵活应用多种沟通方式和渠道，包括电子邮件、即时通信、手机短信、在线感知、文件即时传送等。
（2）团队自身的协作与管理。传统上，团队的工作方式必须是通过面对面的会议，发生在固定的组织内，要有专用的办公地点等。而今天企业所面临的挑战是跨组织、跨地区、跨网络和跨流程的团队的存在。企业日益需要为这些团队提供虚拟的协作空间，使团队内的信息与文档得到及时交换，丰富成员彼此之间的交流工具，并管理信息生命周期的完整过程。
归根结底，一个企业希望在管理活动中，企业的核心竞争力可以得到持续的提升，而核心竞争力的增强，又在于企业中每一个团队和每一个人都能够顺畅自如地沟通、协作，只有这样，才能实时共享各种信息、关系资源，从而最大程度地激发他们的创造力和主观能动性。
进一步，在一个完整的商业生态环境里，企业如何最快地对复杂的市场需求做出反应，如何最大程度地发展和利用宝贵的商务关系，如何无缝地衔接各种业务流程，如何更成功地管理与合作伙伴的共有的知识资本与关系，都对协同提出了更高、更广和更深层的要求。事实上，协同已不仅仅是企业成长的要求，更是企业在激烈的竞争环境中生存的根本保障。
互联网的发展使得协同工作方式发生了巨大的变化，商业体系越来越复杂，工作方式越来越具有流动性和移动性，客户越来越分散，上、下游伙伴联系越来越紧密，而地理位置却分散在全球各地，并处于不同的时区。这样，企业需要一种更高效的“沟通协作”系统，来更有效地管理建立在人和团队基础上的交流与互动，全方位地整合和优化企业的所有信息资源，更灵活地调整流程，以最终达到管理并提升企业核心竞争力的目的。这就是说，企业必须选择一种适合他们自己的协同软件。
当前协同应用的热点也说明了全球经济一体化条件下激烈的市场竞争和日益注重沟通协作的商业环境趋势，都不可避免地要求企业将更多的精力集中于整合各种资源并打造高效和协同的运作体系；同时，立足于对单个资源或部分资源进行管理的传统软件无法满足企业新的要求，应运而生的协同应用因其能够帮助企业适应新的市场环境而必将成为软件发展的趋势。继ERP之后，协同应用已成为被广泛关注的焦点，协同软件市场也占据了应用软件市场的重要组成部分。
1.1.2 从OA中崛起
21世纪是信息时代，经济全球化的时代。办公自动化（Office Automation, OA）的建设引起了管理者和实践者们的高度重视。OA的核心问题是如何提高日常的办公效率。我们日常工作的所有内容都可以归入OA处理的范畴。传统OA暴露出了它对于现代企业管理理念的肤浅的认识，于是一场新的“协同OA”革命悄然诞生。
传统的办公方式极大地束缚了人的创造力和想象力，埋没了人的智慧和潜能，使人们耗费了大量的时间和精力去手工处理那些繁杂、重复的工作。用先进的、现代化的工具代替手工作业，无疑是生产力发展的方向。OA对传统办公方式的变革，正是适应了人们的普遍需求，它在中国信息化的早期一直扮演着重要的角色。那时问到是否上了信息化，大多都指办公自动化系统，而企业也把OA作为除财务系统之外的软件采购首要的考虑对象。起源于政府公文和档案管理的OA，经过一段时间的发展，在企业中也得到越来越广泛的应用。除了政府的收发文件管理、档案管理、公告牌这些传统功能外，又逐步加入了BBS、日程安排、人事管理等功能。OA似乎如它最初的定义那样，达成了所谓的“Office Automation”——即通过日常事务流程和各种信息的电子化，实现无纸化办公。
然而在这种情况下，传统OA的所有作用不过是用计算机的操作代替了部分手工处理的信息和办公流程，除了利用计算机技术的一些先进性，并没有基于任何的先进管理理念和方法。而传统OA产品所涵盖的企业管理的方面以及功能的深度和广度，也是非常让人失望的。更尴尬的是，在管理软件市场越来越细分，而用户要求日益深入的今天，发展了几十年的OA领域并没有出现令人瞩目的革命——不像ERP，从MRP/MRP-2/ERP/ERP-2一路走来，并分化出更多的新领域，如协同产品商务（Collaborative Product Commerce，CPC）等。当信息化轨道上已经跑上了“磁悬浮”，OA依然是辆吱呀作响的老牛车。传统OA显然已经无法跟上时代的脚步，OA的市场在悄悄酝酿着一场变革，OA领域里正越来越频繁地出现一个词“协同”，无论是业界评述的文章，还是供应商的产品宣告，都前所未有的一致，不约而同地倡导着“协同”的理念。协同OA——OA与协同的结合，使OA开始焕发出熠熠光辉。目前的协同OA采用INTERNET/INTRANET技术，以“工作流”为引擎，以“知识文档”为容器，以“信息门户”为窗口，使企事业单位内部人员方便快捷地共享信息，高效地协同工作。
1.1.3 协同软件的形成
协同软件是管理软件变革的一个必然的趋势和结果。
1．新的商业环境和竞争创造了巨大的客户需求
今天的企事业单位无一不在互联网环境之下，它们的组织方式、管理方式、交易方式、竞争方式等方方面面都因此而发生着深刻的变化，企事业组织对敏捷性、执行力、流程管理、实时管理、知识管理等都提出了非常明确的需求，这些需求有一个共同的指向：这就是以“人”为中心的协同工作管理，他们迫切需要一个基于组织级的协同管理软件平台来实现实时、动态的管理。所以，无论是基于外部环境因素驱使，还是内在管理变革的动力，协同软件都是企事业组织行为管理的必然之选。
2．管理软件发展过程中自身的一次变革
企业管理软件在管理变革和计算机技术进步的相互推动下历经了30余年的精彩演绎，不断推动着企业管理的进步，并取得了辉煌的成就，但是我们应该清楚地看到：今天的企业管理软件更多的是从面向业务、面向业务逻辑、面向结构化信息的管理思路出发来构建的，如管理信息系统（Management Information System, MIS）、ERP、CRM等管理软件，它们发挥着企业管理中类似左脑部分的功能，主要擅长于对刚性流程和固定组织中连续、有序的业务和事务的逻辑处理、计算、分析和展现。而在互联网环境下的企业组织中大量存在的面向角色、面向行为规则、面向非结构化信息却疏于体系化的管理，对这部分具有发散、跳跃特征的信息管理就需要协同管理软件来实现，它发挥着企业管理中类似右脑的功能。这两种管理既差别鲜明又相互依存、共成一体，成为企业信息管理的整个大脑。协同软件成为独立的管理软件分支，并得到快速发展，这就是在互联网支撑下管理软件的一次变革，这样的变革也切合企业管理软件从面向“业务”到面向“决策”，再面向“人”的回归和发展。