1.2 OA与协同软件是一回事吗

1.2.1 OA：难解的IT概念

OA这一概念由来已久，但概念比较模糊，甚至紊乱。OA既包括打字机、复印机、传真机等办公自动化硬件设备，也包括个人化的桌面字表编辑软件，还包括网络化的自动化办公系统。

20世纪70年代末，除个别尖端科技领域外，我国计算机应用几乎是空白，最早用在日常办公事务的自动化处理上，因此计算机应用系统与OA系统在概念上的区分不明确。1979年，长春一汽尝试使用计算机进行凭证的自动处理与账务自动计算，开启了会计电算化工作的先河，也成为早期的OA应用典范。

20世纪80年代，打字机、复印机、传真机等设备在办公领域的应用，使OA这一概念更多地与设备相关。

90年代是国产应用软件发展的黄金时期，用友、先锋、万能、安易等会计软件产品，也被列入办公自动化OA软件的范畴，在会计部门广泛应用。

这一时期，求伯君编写的WPS文字编辑软件，朱崇君编写的CCED表格处理软件，是最为流行的两款桌面办公自动化软件。也是从这一时期开始，办公自动化软件更多地与字表编辑软件靠近。

随后，微软的OFFICE套件开始统领桌面办公自动软件，字表编辑软件一度成为办公自动化软件的代名词，许多学校开办的办公自动化软件课程，主要课目就是字表编辑软件。

与OA软件相伴相生的，是MIS这一概念。虽然普通人无法明确区分OA与MIS的不同，但在大多数计算机用户看来，MIS是规模更为庞大的计算机应用，更像是一个网络化的OA。

网络OA最早应用在文档传输与共享上，其中被IBM收购的LOTUS在网络OA的应用上开拓了一个新时代，基于LOTUS Notes/Domino系统上的网络办公系统遍地开花。国内也出现了大量基于LOTUS Notes/Domino系统上的增值软件开发服务商，开发了各种网络化的办公自动化软件。

支持群组网络协同工作的LOTUS Notes/Domino，可称之为现代意义上的协同软件的鼻祖。LOTUS Notes创始人奥齐于1997年创建了Groove Networks（2005年被微软收购），在全球泛围掀起了新一轮的协同软件发展高潮。至此，OA才接近目前大家普遍理解的概念。

现在，OA与工作流、即时通信等群组协同的功能结合，使传统OA发展到时兴的协同OA。

协同办公是IT软件厂商的一次重大机遇，究其原因：从整个市场需求来看市场容量很大，目前的国内企业基本上都有协同办公的需求；外部市场条件逐渐成熟，局域网、互联网的普及应用让大家协同工作成为可能；从国内企业的信息化现状来看，经过以“财”、“物”为中心的软件应用，下一步需求将集中在“人”为核心的软件上；传统的OA已经不再适合企业需求，协同办公软件将成为企业信息化需求实现的重要工具。

1.2.2 协同让OA走向正统

虽然OA的概念和应用一直伴随着信息化的发展，但由于OA概念模糊，缺乏完备的产品和应用理论体系支撑，使得OA一直没有受到重视，成为信息化的边缘产品。

曾几何时，那些ERP解决不了的、CRM无法实现的、HR（人力资源管理软件）也不管的种种信息化的应用需求，都划入OA解决的范畴。这种概念与应用的边缘化，使OA厂商面临巨大的发展危机，产品无法围绕着核心去发展，应用也无法规范化和标准化。许多OA厂商的产品成为大杂烩，一些CRM、HR等功能加入到OA系统之中，甚至有许多厂商本身缺乏对信息化的理解，一味迎合用户的需求，使OA系统越来越庞大，而其核心的资料流转与共享功能反而变得非常薄弱。

与财务软件、ERP软件等具有相对规范的应用标准不一样，OA的应用功能非常杂乱。如果说财务软件厂商、ERP软件厂商的产品是80%类似、20%不同，OA则恰恰相反，厂商产品的相似度不到20%。同一市场中大量功能迥异的OA产品，使厂商与用户也迷失其中，甚至陷入苦苦挣扎的境地。

可喜的是，20世纪90年代出现的工作流技术，使软件系统通过网络自动流转信息和分解任务，强化了软件应用者的工作协同性，加强了工作的自动化处理效率。因此，工作流这一协同软件的核心技术一经出现，就被广泛应用在网络办公领域。

从公文收发到行政审批，从请假报销到项目管理，这些原来OA涵盖的工作内容，都被以工作流为核心的协同应用思想重新定义。以工作流为主要核心功能的网络办公系统，被称之为协同OA软件。

从2000年开始，协同软件进入发展的黄金时期，大量的OA系统和ERP、CRM等软件产品采用工作流技术，强化了协同性。

2006年年初，很多还对协同软件抱有怀疑态度的人，开始正视协同软件，一些曾经认为“协同”是炒作概念的人，也开始改变观念。中国信息产业发展研究院正式将协同软件当作一个单独的软件门类。

2006年是协同软件发展的重要转折年，协同软件被“官方”认可，业界对协同软件的关注，也由概念的纷争和对前景的担忧，转变为对协同软件核心思想的研究。以流程为核心的新型OA软件，归入到协同软件的范畴，其理论与应用更加标准。

进入2007年，协同软件对于业务流程管理的支持程度，已经成为衡量协同软件产品品质的重要因素，工作流引擎技术成为协同软件的核心技术，业务流程管理成为协同软件的核心功能，通过优化工作流来增强管理执行力，已成为协同软件的核心应用价值。

总之，由传统OA发展到协同OA, OA的概念由模糊变得清晰，OA由信息化的边缘产品逐渐成为信息化的基础与核心产品之一，OA的功能与应用也逐步向工作流这一核心靠拢，协同软件开始具有完整的理论与应用体系，得到用户的广泛认同。

1.2.3 协同软件与OA的区别和联系

协同软件与OA到底有什么不同？协同软件与OA有着千丝万缕的联系，但协同软件与OA又有着本质的不同。正确理解协同软件与OA的关系，释清对协同软件的疑虑，防止肆意张贴“协同”的标签，有利于协同软件全行业的健康发展和企业对协同软件的良好运用。

1．从名词看区别

协同软件是指那些以团队协作为目标的协作软件工具，主要包括群组协作管理，如：工作流管理、项目管理等；各种通信软件，如E-mail、即时通信等。随着网络、通信技术的发展和用户全球化等新需求的提出，协同软件概念也赋予了新的含义，例如结合了Internet、工作流、即时通信和面向服务的架构（Services-Oriented Architecture, SOA）等多种技术和手段。或者可以认为：协同办公、协同政务、协同商务等协同应用，以及工作流管理、项目管理、知识管理、信息门户等协同平台，电子邮件、即时通信、远程视频、流程编辑器等协同工具，组成了我们现在意义上的协同软件。

OA是将现代化办公和计算机技术相结合的一种新型的办公方式，支持这一方式的软硬件系统称之为OA软件或者OA硬件。OA无论从概念还是应用上看，在我国都有比较长的发展历程。狭义的OA指辅助行政办公所需要的应用软件，主要包括：公文管理、通知、公告、工作日程、工作计划总结、办公资源共享管理等。广义的OA除了上述内容外，还将与办公管理相关的软硬件产品全部纳入，包括了办公室用的打字、复印等硬件，以及字表编辑软件等。20世纪90年代中期以前，财务、人事等软件，因其解决的是财务、人事相关的办公自动化方面的管理需求，因而也被划入OA软件的范畴。

从以上关于协同软件和OA的概念可以看出，虽然协同软件与OA在应用上有许多类似之处，甚至功能上有许多重叠，但它们之间有着根本的区别。协同软件更关注的群组之间的协作，侧重于工作流、沟通交流等方面；OA软件是以计算机技术为基础，对办公资料、工作事项进行记录和反映。OA软件原本是办公事务自动化的平台和工具，其核心是信息处理自动化，或者说只是信息层面的协同。而协同软件关注的协同，集中在人员和人员的行为管理层面。OA不等于协同软件，二者不能归为同一类。就是具备了协同功能的OA软件，也只能算是协同OA软件。毋庸讳言，协同软件与OA二者之间存在着目的上的天然联系。因为办公本身就是一种协作和协调，特别是公文流转和信息处理层面。而协同软件则是从人员和行为层面来支撑和推动各种（不仅是办公这种）协作和协调。

2．从历程看渊源

OA相关的概念与软件产品，在我国由来已久。从20世纪70年代末开始，我国陆续开始实施了包括会计电算化在内的办公自动化试点工作。到90年代中期，国家和企业开始对OA进行了大量的人力和物力投入。当时，OA的应用还仅仅是停留在提高个人的办公效率上，例如将手工打印转移到电脑打印，或是利用简单的数据库软件编写程序来建立员工档案数据，查找内部信息。然而OA的本质是提高机关或是企业办公的整体效果。能够将整体办公性能进行提高的，就只有在符合计算机支持的协同工作（Computer Supported Cooperative Work, CSCW）意义下开发的办公软件系统才能够做到。因此从2000年以后，国内许多软件厂商，开始在传统的OA应用软件里，引入了协同管理相关的理念和功能。此后，国内陆续出现了许多专业的协同软件研究推广机构。复旦协达是最早进入协同软件领域的几家专家机构之一，主要面向协同工作流领域，研制成功了动态工作流编辑器，以及协同应用平台（Collaboration Application Platform, CAP）。另一家对协同软件市场推广贡献最大的点击科技，主要面向即时通信领域，成功推出了解决远程通信、即时交流要求的协同工具软件和平台软件。协同应用理念和技术，在OA中得到最为广泛的应用，并促使传统OA产生质的飞跃。融合了协同理念的OA，可以称之为“协同化的OA”或者“协同OA”，其功能核心已经由工作资料的记录、工作事项的反映，转变为对群组间协作完成诸多工作事项的关注。

在协同OA出现以前，我国已经出现过几代OA软件产品。截至目前，OA软件在我国经历了以下四个阶段：第一代OA，以单项事务为中心。基于单机，面向个别事务的处理。特点：解决了电子文本的输入、打印、归档等基本要求。缺点：只解决了单项事务，事务之间的关联性差；第二代OA，以关系型数据管理为中心。基于单机，面向个人或团队的事务处理。特点：解决了数据或文件的管理需求，体现了数据间的一定关联性。缺点：协同工作能力差，企业级信息集成能力差；第三代OA，以多事项的记录、反映为中心。基于局域网，面向多事项的记录。特点：部分解决办公中多种事项的关联与记录，提高了工作效率。缺点：无法实现复杂流程，缺乏与其他管理之间的有效协同；第四代OA，以工作流为中心。基于Internet网络，支持移动办公。抽象管理基础要素，并关联各管理要素。以工作流为中心，组合各管理要素和经营资源。与知识管理、项目管理等高度集成。通过信息门户（员工门户和企业门户等）系统展现。

归纳看来，OA发展经历了：单人单事件、单人多事件、多人多事件这三个阶段，第四个阶段，就是协同，是基于人或者组织互相配合完成各类事务。OA的第四个阶段也涉及多人多事件，看似与OA第三阶段相同，其实不然。OA第三阶段更多的是记录和反映事件，OA第四阶段的“协同”，综合了Internet技术和工作流思想，强调的是跨组织、跨区域的应用。

3．从产品看发展

协同软件与OA有着深厚的渊源和密切的关系，这使人们容易混淆协同软件与OA。复旦协达首席软件架构师冯宏卫通过分析两组概念不同的软件及其发展，阐述了协同软件与OA的区别。

（1）参照ERP与财务软件的区别，看协同软件与OA的应用范围不同。1998年ERP开始在我国广受重视，我国许多从事财务软件和MRP/MRP业务的软件厂商，纷纷转向ERP。其中，以财务软件厂商的转型最为成功，用友、金蝶是其中的杰出代表。由于历史原因，以及部分厂商的有意误导，使得一些用户曾经难以分辨财务软件与ERP的区别。到底财务软件是不是ERP软件？理论界应该是非常清楚的，但在用户层面，往往很难分辨。其实，ERP中有一部分是面向财务管理的，那些基于ERP的财务软件，可以看作ERP的有机组成部分。财务软件不能等同于ERP，特别是那些传统的以财务为中心的软件，更不能贴上ERP的标签。

参照ERP与财务软件的区别可以看出，协同软件与OA涵盖的应用范围不同。例如：复旦协达的CTOP协同软件，采用了世界先进的SOA技术，不仅可以实现OA的应用，还可以应用于人事、客户、供应等领域，甚至支持政府业务处理、企业CPC（协同产品商务）应用。

（2）参照ERP与MIS的区别，看协同软件与OA的核心理念不同。MIS曾经是广为普及的一个计算机应用理念，这一理念几乎与我国的计算机应用同步产生，并经历了长达几十年的发展。ERP出现后，MIS越来越少被提及。和ERP与财务软件的区别不同，ERP与MIS的区别不在于所涵盖的功能，而在于各自的核心理念。和MIS一样，ERP也涵盖了人、财、物、产、供、销等管理的方方面面，但ERP是以“资源计划”理念为核心来构建管理的不同层面，而MIS系统仅仅是信息的收集、记录、反馈。

参照ERP与MIS的区别可以看出，即便广义的OA软件可以包含与办公有关的方方面面，但协同软件与OA的理论基础不一样，OA强调的是以计算机为手段“自动化”地完成各项工作资料的记录与反映，而点击科技等协同软件关注的是群组、团队的协作与沟通。

从财务软件与ERP的关系，可以看出OA与协同的包含与被包含关系；从MIS与ERP的关系，可以看出OA与协同核心理念不同的关系。参照ERP的发展历程来看，传统的OA要被协同所取代，但传统OA所涉及的应用会延续。就像产、供、销的管理，在MIS时代和ERP时代都是信息化管理的应用之一，但这些管理前后已经有了本质的区别了。因此，国内主流的协同软件产品，都延续了传统OA的许多应用，但并不表明协同这一全新的管理思想没有产生应有的应用价值，也并不表明延续传统OA应用的协同软件与传统OA没有区别。严格来说，我们很难以上述两组软件的区别，来完全说明协同软件与OA的不同。但可以通过对上述两组软件的分析方法，来澄清目前业界部分存在的协同软件与OA的概念混淆，并且可以看出协同软件未来总体发展方向。

与财务软件引入ERP理念、企业MIS系统被ERP所取代一样，传统的OA、电子政务、电子商务等软件会充分吸纳协同管理理念，成为协同OA、协同政务、协同商务。目前，协同软件的概念和应用，还处在推广普及期，对协同软件予以正确引导有利于这个行业的健康稳定发展。我们既要释清对协同软件的诸多疑虑，以更为积极的态度迎接和推动协同软件时代的到来，也要防止肆意张贴“协同”的标签，以免“ERP泛化”的情况在协同软件领域出现。什么惹眼就挂什么标签，什么有好处就往哪钻，这是商家通行的招数。于是忽然“城墙变换大王旗”，一些传统OA厂商纷纷摇头一变，都套上了协同的外套，号称自己为“协同软件”。一些业界人士甚至放言OA已过时落伍，协同软件将替代OA系统。协同论者说，协同软件不仅具有办公应用平台，同时还支持ERP、CRM、人事管理，甚至有财务管理等，似乎协同软件是“大小通吃、无所不能”，能解决OA系统的主要短板——多种信息资源的整合问题。但这种现象正常吗？这种观点正确吗？深入剖析，现在倡导协同者似乎陷入了一个“泛功能”的误区，试图以一个软件解决所有应用单位所有的疑难问题、提供所要的全部功能，这就可能使自己脱离原有的本质、核心——办公信息处理自动化，博而不专、泛而不深了。