第二节 商业账簿的保存与提出

一、商业账簿的保存

我国《会计法》第23条规定：“各单位对会计凭证、会计账簿、财务会计报告和其他会计资料应当建立档案，妥善保管。会计档案的保管期限和销毁办法，由国务院财政部门会同有关部门制定。”财政部与国家档案局根据《会计法》和《档案法》的规定，于1998年8月21日制定了《会计档案管理办法》，对商业账簿的保管作出了规定。依该办法，商业账簿的保存规则是：

（一）商业账簿档案的保存范围

根据《会计档案管理办法》第5条的规定：“会计档案是指会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业材料，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。具体包括：

（1）会计凭证类：原始凭证，记账凭证，汇总凭证，其他会计凭证。

（2）会计账簿类：总账，明细账，日记账，固定资产卡片，辅助账簿，其他会计账簿。

（3）财务报告类：月度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明，其他财务报告。

（4）其他类：银行存款余额调节表，银行对账单，其他应当保存的会计核算专业资料，会计档案移交清册，会计档案保管清册，会计档案销毁清册。”

以上，应是商业会计账簿的保存范围。

（二）商业账簿档案的保存机构

商人每年形成的会计档案，应当由会计机构按照归档要求，负责整理立卷，装订成册，编制会计档案保管清册。

当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可暂由会计机构保管1年，期满之后，应当由会计机构编制移交清册，移交本单位档案机构统一保管；未设立档案机构的，应当在会计机构内部指定专人保管。出纳人员不得兼管会计档案。

移交本单位档案机构保管的会计档案，原则上应当保持原卷册的封装。个别需要拆封重新整理的，档案机构应当会同会计机构和经办人员共同拆封整理，以分清责任。

各单位保存的会计档案不得借出。如有特殊需要，经本单位负责人批准，可以提供查阅或者复制，并办理登记手续，查阅或者复制会计档案的人员，严禁在会计档案上涂画、拆封和抽换。会计档案查阅、复制应进行登记。

（三）商业账簿档案的保存期限

会计档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限分为3年、5年、10年、15年、25年五类。会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。

二、商业账簿的提出

根据我国《民事诉讼法》第64条第1款的规定，当事人对自己提出的主张，有责任提供证据。第65条第1款规定，人民法院有权向有关单位和个人调查取证，有关单位和个人不得拒绝。上述证据无疑包括商业账簿。无论是负有举证责任还是应人民法院要求提供证据，凡涉及以商业账簿作为证据时，商人都有义务提出商业账簿的全部或一部分。

商事法律中还规定了财务会计报告的置备、披露、送交制度，也应属于商业账簿提交的范畴。