第四章 职场礼仪文书写作

第一节 表扬信

范文示例

表扬信

总公司各部门、各分公司：

12月23日晚，总公司财务部冯倩同志在整理自己办公用品的时候，捡到5万元现金。经多方打听，得知这笔现金为海通时代广场开发商丢失，她立刻联系到相关负责人，并将这5万元现金还至其负责人。

公司相关部门在向冯倩本人了解此事时，她说：“身为财务工作人员，我深知遇到这种事情的时候，应该怎么做，也同样理解对方财务人员遗失这笔现金后的感受……”当下社会，面对5万元现金能有如此拾金不昧的精神，实在难能可贵。尤其是作为中共党员，冯倩同志深知自己肩负的责任和代表着公司形象。故此，公司特写此表扬信对这种事迹给予高度的赞扬，同时记入个人人事档案，并给予一定的物质奖励！

冯倩同志这种拾金不昧的精神不仅让我们感动，也为我们树立了榜样！三益特对这种行为提出表扬，希望每位伙伴都能学习她的这种道德品质！

三益房地产有限公司

二〇一〇年十二月二十六日

文体知识

一、什么是表扬信

表扬信是对单位或个人的先进事迹、模范行为、高尚品格等公开表示赞扬与称颂的书信体专用文书。

表扬信通过对表扬对象的赞扬与称颂，使相关范围内的人们受到感染和教育，激励人们互相学习，有利于弘扬正气、净化心灵、提高境界。

二、表扬信的类型

根据表扬者与表扬对象的关系，表扬信大体可以分为两类：一类是上级对下级进行表扬，可以称之为下行式表扬信；另一类是群众之间进行表扬，可以称之为平行式表扬信。表扬信可以直接写给表扬对象，也可以写给表扬对象的所属单位，还可以写给报刊社、电台、电视台等新闻媒体。

三、表扬信的结构与写法

表扬信一般由标题、称谓、正文、结语和落款组成。

（一）标题

标题常见的写法主要有以下几种。

（1）只标示文种名称，即在第一行居中用较大字体书写“表扬信”三字，也可以直接书写“表扬”二字。

（2）表扬者+表扬对象+文种名称，如“××社区致××公司的表扬信”。

（3）表扬对象+文种名称，如“致××公司的表扬信”。

（二）称谓

在标题之下另起一行顶格书写受信者的名称。如果受信者是表扬对象，应当书写表扬对象的个人姓名，前面可以加上“尊敬的”等敬语，后面应当加上“同志”、“同学”等称呼，或书写表扬对象的群体泛称。如果受信者是表扬对象的所属单位，应当书写其单位名称，后面加上“领导”等称呼，前面可以加上“尊敬的”等敬语，或直接书写其单位名称。如果受信者是报刊社、电台、电视台等新闻媒体，则可以书写“编辑同志”等称呼，前面可以加上“尊敬的”等敬语。称谓后加冒号。

（三）正文

在称谓之下另起一行空两格开始书写，一般由陈述事实、适度评价和表明态度三部分内容构成。

1．陈述事实

通过事实来阐明表扬的原因，重点叙述事件的时间、地点、发生、发展和结果。陈述事实要在真实无误的基础上做到简明扼要、突出重点，凸显所要表扬的最本质的内容及意义。平行式表扬信在正文开头一般应当先交代一下表扬者的身份，以免给人突兀之感。

2．适度评价

赞扬或称颂表扬对象在事件中表现出来的可贵的精神品质，揭示其模范意义，平行式表扬信还可兼表感谢之情。评价要恰如其分、实事求是，不能空讲道理、随意拔高，更不能以点带面、以偏概全。

3．表明态度

如果是下行式表扬信，一般对表扬对象提出勉励和希望。如果是平行式表扬信，直接写给表扬对象的一般表达向其学习的决心，写给表扬对象的所属单位的一般建议其对表扬对象予以公开表扬。

（四）结语

在正文之下另起一行空两格书写“此致”、“致以”等表示恭谨之意的词语，再另起一行顶格书写“敬礼”、“崇高的敬意”等表示敬意或祝愿的话，后面不加标点符号。

（五）落款

在结语的右下方署上表扬者的名称。表扬者的名称可以是单位名称，也可以是个人姓名。单位名称应当书写其全称，个人姓名前应当标示其所属单位的名称。在署名的下方写上写信的准确日期。

四、写作提示

（一）内容要凸显本质

凸显本质就要避免两种不恰当做法：一是过于琐细，事无巨细，甚至堆砌大量的“文学化”的细节描写，致使叙述啰唆，篇幅膨胀，文字华而不实；二是过于笼统，三言两语，一言蔽之，无法从陈述的事实中有力凸显表扬对象的先进、模范、高尚之处。

（二）形式要恰如其分

除了前面说过的对表扬对象的评价要实事求是外，还要注意语言表达要亲切热情，富于感情色彩，不要冷冰冰的纯客观表述，忌讳堆砌溢美之词。表扬信的篇幅不宜太长。

职场阅读

一季度宾客表扬信大幅度增加

3月25日，来自河北唐山的刘月洲老夫妇给酒店写来一封表扬信，说他们年近八十岁，在下榻宝华海景大酒店期间得到了酒店员工热情的帮助与服务，为此表示感谢。

近来，酒店收到类似刘月洲夫妇写来的宾客表扬信明显增多。据总办不完全统计，去年酒店收到《宾客意见信》279封，同比增长了25%；满意以上的有619人次，同比增长60%。

今年宾客对酒店关注的程度明显提升，并且满意程度成倍增长。酒店自春节启用部分更新改造的新客房后，宾客对硬件设施的投诉下降了98%，对产品特色和服务提出了更高的要求。在更新改造硬件设施的同时，酒店人力资源部和前台各部门加强了新员工的基础知识和服务意识培训；总经理办公室加强了对《宾客意见信》的统计、分析、纠改和通报工作，有效地促进了前台各部门有意识地收集宾客意见，有针对性地进行案例分析，进一步增强了服务意识，提高了服务技能。

（资料来源：宝华海景大酒店网站）

写作悟语

内部发出的表扬性对于凝聚人心、激发工作热情具有重要作用。而顾客发给公司的表扬性，常常被作为一种优质服务的标志。因而很多公司十分重视客户发来的表扬性。