任务四 按四大要素构建会计电算化信息系统

一、配置硬件

硬件配置主要指主机、显示器、外部设备、通信设备、网络设备、办公自动化设备和接口设备等的选择和配置。硬件设备配置的合理性意味着能否以最少的人、财、物较好地完成系统功能。

1.合理选择硬件的构成模式

计算机硬件设备有单机结构、多用户结构、网络结构等多种构成模式，要合理选择硬件配置，首先必须合理选择硬件的构成模式。

（1）单机结构。单机结构是指整个系统只由一台计算机和相应的外部设备组成，如图1-2所示，所用的计算机多为微型计算机，属于单用户单任务工作方式。单机结构的优点是价格低、操作简便。单机结构的缺点是同一个时段只能由一个用户使用，输入速度慢，数据处理的瓶颈就是输入与输出。单机结构一般适用于会计电算化应用初期，经济和技术力量比较薄弱的小单位。

（2）多用户结构。多用户结构是指整个系统配置一台主机和多个终端，通过通信线路连接而成，允许多个用户同时在不同的终端上分散输入数据，由主机集中处理，处理结果再返回到各个有相应操作权限的终端用户，如图1-3所示。多用户结构的优点是输入速度快，提高了整个系统的利用效率。多用户结构的缺点是所有数据处理集中在主机上进行，主机如果出现故障则整个系统的工作将不能正常进行。多用户系统适用于会计业务量大、地理分布比较集中、资金雄厚且具有一定维护能力的单位。

（3）网络结构。网络结构是将地理上分散的具有独立功能的多个计算机通过通信设备和线路连接起来，由功能完善的网络软件实现资源共享，组成一个功能更强的计算机网络系统，如图1-4所示。在该网络系统中，软硬件和数据资源可以共享，允许多个用户独立进行数据输入和处理，速度更快，数据处理输出能够达到实时性。缺点是安全性不如多用户系统，工作站易被病毒感染。随着会计电算化工作的深入应用，中小型企事业单位可逐步建立客户机/服务器（C/S）网络结构，直至浏览器/服务器（B/S）网络体系。

2.选择具体的硬件设备

在确定了计算机硬件构成模式后，硬件配置的下一步是选择具体的硬件设备。

计算机是会计电算化系统硬件中最关键的部分，选购时主要考虑CPU、硬盘和内存。在选择计算机时既要考虑能满足所选会计软件的要求，也要考虑会计电算化系统升级的要求。

除计算机外，会计电算化系统要选配的其他硬件包括打印机、网络设置、电源设备等。

二、配置软件

软件是控制和管理计算机完成各项工作的集合，会计电算化信息系统需要配置的软件包括系统软件和应用软件。

1.系统软件的配置

会计软件必须在系统软件的支持下才能运行。支持会计软件运行的系统软件主要包括操作系统、数据库管理系统等。系统软件的选择对会计软件的应用影响甚大，从目前情况看，国内会计软件的用户主要以Windows环境为主；数据库管理系统选择时，单机用户一般选用FoxBase、Paradox、FoxPro、Access等小型的桌面数据库，网络用户一般选用Sybase、Oracle、SQL Server、DB2、Informix等SQL数据库系统。

2.应用软件的配置

应用软件是为了解决某些具体的、实际的问题而开发和研制的各种程序。会计软件就是一种应用软件。会计软件是指专门用于完成会计工作的计算机软件，会计人员利用会计软件完成会计核算、财务分析以及预测、决策等工作。

会计软件按不同的标准，可以划分为不同的类型。按照提供信息的层次划分可分为核算型会计软件、管理型会计软件和决策型会计软件；按照适用范围划分可分为通用会计软件和定点开发会计软件；按照是否在软件市场上销售划分可分为商品化会计软件和非商品化会计软件；按照所需计算机环境划分可分为单用户会计软件、多用户（网络）会计软件。

会计软件的取得方式一般有自行开发、委托开发、购买商品化会计软件几种，此外，还有联合开发或购买与二次开发相结合等方式。

在会计电算化初期或会计业务比较简单的企事业单位（小型企业和行政事业单位）应选择以通用会计软件为主的应用软件。

一般大中型企事业单位待会计电算化工作深入后，通用会计软件不能完全满足其各种特殊的核算与管理要求时，可根据实际工作需要，结合通用会计软件定点开发部门配套的模块，选择通用会计软件与定点开发会计软件相结合的方式。

3.选购会计软件应注意的主要问题

我国企事业单位为实现会计电算化多选择商品化会计软件，选择商品化会计软件应注意下列问题。

（1）选择通过财政部门评审的商品化会计软件。财政部1994年颁布的《会计电算化管理办法》规定，在我国境内销售的商品化会计核算软件应当经过评审。商品化会计核算软件的评审工作由省、市、自治区、直辖市财政厅（局）或者财政部组织。通过评审的商品化会计核算软件，由组织评审的部门核发财政部统一印制的《商品化会计核算软件评审合格证》，取得《商品化会计核算软件评审合格证》的商品化会计核算软件，在国内的销售不受地区限制。只有经过财政部门评审的会计软件才能替代手工记账。因此在选择会计软件时，应看其是否通过了省级以上财政部门的评审，即考察商品化会计软件的合法性。

（2）选择技术指标能够满足需要的会计软件。开展会计电算化的企事业单位在选择商品化会计软件时，应注意软件是否与其计算机相匹配。目前我国开展会计电算化的企事业单位多以微型计算机为主，有国外的品牌机、兼容机；有国内的品牌机，也有选用小型机的。打印机对开展会计电算化来说，是必不可缺的输出设备。会计账簿报表种类繁多，有的报表尺寸很宽，因此在选择打印机时，应注意打印机的打印速度和打印宽度必须达到自己单位的需求。

目前国内的会计软件多是在中文版Windows平台上开发的。网络环境下使用的会计软件需要网络操作系统的支持，当前网络版会计软件主要采用Windows NT网络操作系统。随着会计软件的不断更新，越来越需要大型数据库技术支持，目前常用的大型数据库管理系统有SQL Server、Oracle等。

（3）选择功能能够充分满足和保证企业单位特殊需求的会计软件。

① 要与会计软件的行业背景及特点相适应。每一种商品化会计软件的行业背景不尽相同，都是基于某一行业开发出来的。而且每一种商品化会计软件的通用性都不尽相同，有的能够适用于多个行业，有的只适用于一个行业。因此在选择会计软件时，需要充分考虑这些问题。

② 要满足单位会计核算的特殊需求。同一行业的不同单位各自具有不同的特点，如经营规模、组织架构等都不尽相同，因此会计核算的需求也就不同。规模大的企业单位会计工作分工一般比较细，往往采用分级核算的方式；规模小的企业单位会计工作分工相对较粗，往往采用集中核算的方式。成熟的会计软件在设计时是应该考虑到这些问题的，因此单位在选择会计软件时，应注意要选择能够满足自身特殊需求的会计软件。

（4）选择售后服务质量高的会计软件。各企事业单位在选择商品化会计软件时，必须考虑的重要问题之一就是售后服务质量。服务质量高，是正常开展会计电算化工作的保障条件，售后服务主要包括下列内容。

① 用户培训。目前我国企事业单位会计人员的计算机知识没有会计知识掌握得好，在开展会计电算化之初必须进行培训。

② 使用过程中的故障排除。对于会计软件在运行过程中出现的故障一般依靠会计软件开发提供商来解决。

③ 会计软件的二次开发。有些单位在购买会计软件后，由于会计软件不能满足其特殊需求，需要对会计软件进行二次开发，这项工作必须由双方共同完成。

（5）会计软件版本的升级。选择会计软件时，还要注意会计软件开发商是否具有发展能力。一个有发展能力的软件公司会考虑客户未来的需求，针对现有版本的会计软件进行不断的升级更新。

三、配备人员

建设会计电算化信息系统，人才是关键。只有合理地设置会计电算化工作岗位，会计人员普遍掌握会计电算化的基础知识和操作技能，建设会计电算化信息系统才能有保障。

1.合理设置会计电算化岗位，明确岗位工作职责

（1）会计电算化工作岗位可分为会计基本岗位和会计电算化岗位。

① 会计基本岗位，主要包括会计主管、出纳、会计核算、稽核、会计档案管理等岗位，各岗位的从业条件、业务范围和管理制度与手工会计信息系统相同，只是其中的工作方式、方法有所调整和变化。

② 会计电算化岗位，是对设计、管理、操作、维护计算机及会计软件系统工作岗位的统称，主要包括电算主管、软件操作、审核记账、电算维护、电算审查、数据分析等岗位。

会计基本岗位和会计电算化岗位，可在保证会计数据安全的前提下交叉设置，各岗位人员保持稳定。中小型单位和使用小规模会计电算化系统的单位，可根据本单位的实际情况，设置一人多岗。

（2）会计电算化工作岗位职责主要包括以下几个方面。

① 电算化主管。负责协调计算机及会计软件系统的建立与运行、财务数据系统安全等工作。采用中小型计算机和计算机网络会计软件的单位，应设立此岗位，一般由会计主管兼任。

② 软件操作。严格按照会计软件的使用说明和要求进行软件操作，负责输入记账凭证和原始凭证等会计数据，输出记账凭证、会计账簿、报表，进行部分会计数据处理工作，一般由会计基本岗位的会计人员兼任软件操作岗位的工作。

③ 审核记账。负责对输入计算机的会计数据（记账凭证和原始凭证等）进行审核，操作会计软件登记机内账簿，对打印输出的账簿、报表进行确认。一般可由会计主管兼任此岗。

④ 电算维护。负责保证计算机硬件、软件的正常运行，管理机内会计数据；但不对实际会计数据进行操作。采用大中型计算机和计算机网络会计软件的单位，应设立此岗位，在大中型企业中应由专职人员担任。

⑤ 电算审查。负责监督计算机及会计软件系统的运行，防止利用计算机进行舞弊。采用大中型计算机和大型会计软件的单位，可设立此岗位，一般由会计稽核人员兼任。

⑥ 数据分析。负责对计算机内的会计数据进行分析，为单位经营决策提供财务信息。采用大中型计算机和计算机网络会计软件的单位，可设立此岗位，一般由会计主管兼任。

⑦ 档案管理。负责对会计数据备份磁盘或光盘以及打印输出的账表等进行整理、归档、借用归还，做好各种会计档案资料的保管和保密工作。通常由软件操作员兼任此岗。

⑧ 软件开发。自行开发会计软件的单位，应设置此岗，也可与电算维护岗位合并设立，负责本单位会计软件的开发与设计工作。

2.做好会计电算化人员培训

面向会计电算化应用人员的培训可分为初、中、高3个层次。大部分会计人员要通过初级培训，了解会计软件的工作原理，掌握计算机和会计核算软件的基本操作技能，为基层单位开展会计电算化奠定基础。部分会计人员要通过中级培训，能够对计算机系统环境进行一般维护，对会计软件进行参数设置，以及对会计核算信息进行简单的分析和利用。少部分会计人员要通过高级培训，能够进行会计软件分析、设计、开发和维护。

（1）会计电算化培训通常包括以下3种形式。

① 财政部组织开展的初级、中级和高级会计电算化培训。初级培训主要学习电子计算机的硬件和软件基础知识，掌握文字、报表处理的一般方法及通用会计核算软件的使用方法。中级培训、高级培训主要培训软硬件维护人员和数据分析人员。

② 软件公司提供的会计软件培训。凡购买商品化会计软件，软件公司一般会对软件使用者进行培训。目的是让操作人员能独立使用会计软件。培训时间可长可短，内容侧重于会计软件的操作使用。

③ 单位自行组织的会计电算化培训。有条件的大型企业可采用这种培训方式，通过统一组织培训解决会计软件实施中存在的关键问题，解决实施过程中比较复杂和多部门之间协作等问题。这种培训可以弥补前两种培训的不足，有针对性地结合会计电算化岗位的职责开展。

（2）从手工处理到计算机处理，是会计工作的一大变革，因而需要会计人员掌握许多新知识，学习许多新内容。根据会计软件应用的需要，培训主要包括如下内容。

① 计算机知识，包括计算机系统组成原理、各种硬件设备的使用、操作系统的基本应用及汉字的输入方法等。

② 会计软件应用知识，包括系统的安装、启动、初始化及各模块的操作应用。

随着会计电算化向会计信息化方向的发展，会计人员还必须掌握电子商务、电子政务的相关知识，以适应会计核算和管理的需要。

四、建立系统运行规范

会计电算化不仅改变了会计核算工具、调整了会计岗位设置和提高了会计人员素质，而且对财务管理的流程、内容和质量提出了更高的要求。为了科学地组织和管理会计电算化信息系统，使用者需要建立系统运行规范。从实施会计信息化的单位层面来说，建立系统运行规范主要从以下几个方面进行。

1.建立岗位责任制

建立会计电算化岗位责任制，要明确每个工作岗位的职责范围，切实做到事事有人管，人人有专责，办事有要求，工作有检查，促进会计工作的程序化和规范化，加强内部的相互牵制，确保资产的安全完整，提高工作效率，充分发挥系统的运行效益。

2.建立会计电算化操作管理制度

（1）操作人员管理。操作人员必须具备上岗的能力或资格。系统开发人员、专职维护人员、档案管理人员和其他未经授权人员不允许操作会计软件，杜绝未经授权人员操作会计软件。

（2）操作权限管理。明确规定上机操作人员对会计软件的操作工作内容和权限，每个操作员必须严格按照系统管理员分配的权限进行操作，不得互通操作权限，明确违章处罚办法。

（3）操作规程管理。操作员要按照会计软件的操作步骤和方法进行操作，对操作密码要严格管理，指定专人定期更换密码，根据单位的实际情况，由专人保存必要的上机操作记录，如记录操作人、操作时间、操作内容、故障情况等内容，以便跟踪记录和明确操作责任。

3.建立计算机硬件、软件和数据管理制度

（1）保证机房设备安全和计算机正常运行是进行会计电算化的前提条件，要经常对有关设备进行保养，保持机房和设备的整洁，防止意外事故的发生。

（2）确保会计数据和会计软件的安全保密，防止对数据和软件的非法修改和删除；对磁性介质存放的数据要双备份。

（3）对正在使用的会计核算软件进行修改、对通用会计软件进行版本升级及更换计算机硬件设备等工作，要有一定的审批手续。在软件修改、版本升级和硬件更换过程中，要保证实际会计数据的连续和安全，并由有关人员进行监督。

（4）健全计算机硬件和软件出现故障时进行排除的管理措施，保证会计数据的完整性。

（5）健全必要的防治计算机病毒的措施。

4.建立会计电算化档案管理制度

会计电算化档案包括存储在计算机硬盘中的会计数据、以其他磁性介质或光盘存储的会计数据，以及计算机打印出来的书面形式的会计数据。这里，会计数据是指记账凭证、会计账簿、会计报表（包括报表格式和计算公式）等数据。

（1）会计档案保管期限。存储在计算机中的会计数据，是会计电算化情况下新的会计档案形式。关于会计档案的保存，其保存期限、归档时间、保管期满销毁等手续制度，同《会计档案管理办法》中规定的相应会计数据（书面形式的会计账簿、报表）一致。

（2）磁性介质档案的保存方法。对磁性档案需要进行定期检查、定期复制，防止会计档案因磁性介质损坏而丢失。保管时不仅做好防火、防潮、防虫蛀、防霉烂、防盗等工作，还需要做好防磁、防尘等工作。对于双备份的重要会计档案需要存放在不同的地点，最好分别存放在不同的建筑物内。

（3）磁性介质会计档案保密措施。磁性介质会计档案的保管实行权限分割制度，系统操作人员和程序开发人员不得兼任会计档案保管工作；会计档案不得随意堆放、严防毁损和散失；会计档案未经领导同意，不得外借和拿出单位。经领导同意的借阅会计资料，应该履行相应的借阅审批登记手续，经手人必须签字记录。存放在磁性介质上的会计资料借阅归还时，还应该认真检查病毒，防止感染病毒。

（4）会计软件的文档和程序。不论自行开发的会计软件，还是购买的商品化会计软件，软件的全套文档和会计软件程序，视同会计档案保管。保管期截止于该软件停止使用或有重大更改之后的5年。