第5章　普通收据

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5.1　什么是收据

普普通通的收据，人们并不陌生。特别是在跟小商小贩打交道时最为常见。它既是收款凭证，也是日后提供服务保障的凭证。

这里所说的收据，是指除国家税务局和财政部监制以外的，由单位自制或自购的收款收据。因此，这种票据不会套印国家税务局或财政部监制的红色印章。

收据的主要内容包括开具日期、付款方信息、付款理由、金额、收付款双方签名和收款单位加盖的印章等信息。

5.2　收据的样式

最常见的就是市面上随处可以买到的通用格式的收据（见图5-1）。

图5-1　收据

5.3　收据能报账吗

收据不是发票，有职场工作经验的人都知道。

在实务中，单位自制自购的收据会在某些特定的情况下使用。例如，预收款、押金、借款等。当然，也有出于逃税目的不开发票只开收据的情况。

这种收据能不能报销入账呢？

《中华人民共和国会计法》第十四条规定：办理款项和有价证券的收付，必须填制或者取得原始凭证。会计机构、会计人员必须按照国家统一的会计制度规定对原始凭证进行审核，对不真实、不合法的原始凭证有权不予接受。

虽然单位自制自购的收据不是法定的税收和财政票据，但根据“法无禁止即可为”的理念，只要是真实、合法的原始凭证，会计机构和会计人员就应当接受，可以合法入账。

但是，将这种非法定票据入账常常会在税企之间产生分歧。而企业基于自身利益的考虑，最终还是会接受税务机关的认定，调增应纳税所得。因此，企业会计人员事实上对于收据的入账是很谨慎的。

正是因为这样，出纳在接收收据时也需要以会计的思维严加控制。

5.4　收据的联次和用途

收据通常为二联、三联和五联。最常用的是三联收据。

三联收据的各个联次和用途分别为：

（1）存根联：用于备查；

（2）记账联：用于记账；

（3）收据联：用于交给付款人留存或记账。

5.5　收据填写

★日期

在收据的日期栏，要填写收付款当天的日期。

日期通常使用小写，也可以使用大写。

★今收到

收据中一般都会印有“今收到”的开头语，在它的后面需要填写交款方的姓名或单位名称。

★交来

在印有“交来”文字的后面，要填写交款的原因。例如，交来的是押金（要写上为何而押），或者交来的是购买产品（要写上名称）等。

★人民币（大写）

在这一行要填写实际收到钱款的大写金额。

★¥

人民币符号“¥”在这里作为封位符，紧邻其后要填写实际收到钱款的小写金额。

注意：此处填写的小写金额要与大写金额对应一致。

★收款人

谁交来的钱，就由谁在这里签字。

★交款人

谁接收的钱，就由谁在这里签字。

★盖章

收据的左下部，一般都印有“收款单位公章”的提示文字。由收款单位在这里盖章。

虽然收据上提示的是加盖公章，但在实际工作中加盖财务专用章也可以。毕竟公章不是随便就能拿到和使用的。

5.6　收据从哪来

这种格式化的自制收据，既可以在会计用品商店、超市和批发市场购买，也可以通过网络电商渠道购买。

为了满足工作需要，单位还可以根据自身的管理要求单独制作专用收据。

5.7　收据开出后

（1）出纳收到需要开具收据的钱款，应当本着收付两清的原则，将用印完毕的收据联交给付款人。

（2）收据的记账联要撕下作为原始凭证使用。但应当能够取得税收发票的，不能以收据替代入账。这一点，需要与会计人员及时沟通协调。

（3）收据的存根联一般仍留存在收据本上，存入保险柜备查。

（4）即便发生作废的情况，也要将作废的收据各联次与存根联放在一起保存，不能销毁和丢弃。

（5）整本收据用完后，应当根据单位制度的规定，与其领用人员进行交接、核验、登记，并以旧换新，完整存档。

5.8　收据作废

5.8.1　收据在填写中

在填写收据时，如果发生错误，但尚未将收据撕下的，可以将这份出现错误的收据各联次分别加盖“作废”印章后，另外重新填写一份。

5.8.2　收据已交付款方

收据交给付款方后发现填写错误，以及需要取消或被退回等情形，都不得将收据销毁和丢弃。应当将已经交给付款方的收据联收回，并与相关的其他联次一起粘贴在收据本上，分别加盖“作废”印章。

5.9　空白收据的管理

收据很容易买到，在民间使用也较为普遍。但加盖了单位印章的收据就具有了证据效力。因此，在空白收据的使用上需要严格管理。

5.9.1　在空白收据上盖章

我们常见到一些单位的业务人员拿着一本甚至几本盖好单位印章的收据，在外面谈业务。从安全管理的角度讲，这种做法存在严重的隐患：由于空白收据上已经加盖了单位印章，假如收据丢失或者缺页，很可能给单位带来风险甚至产生损失。虽然可以通过诉讼途径最终查清事实，但单位不得不为漫长的诉讼程序耗费大量的人力、物力和时间成本。因此，在空白收据事先加盖单位印章是不安全的。不该为了一时的业务便利给单位留下严重的管理隐患。

5.9.2　已盖章的空白收据管理

殊不知，对于收据的管理单位来说，事先就把财务章或公章在空白收据上都盖好，存在着非常严重的法律隐患。作为出纳，也直接或间接地承担着法律责任。

因此，从有效防范、堵塞漏洞的角度出发，空白收据的管理应当做到以下几个方面。

★单位印章和收据的保管与使用人必须分离。即同一个人，不能既持有收据，又持有单位印章。

★只有发生了一笔收付款业务时，才能开出一份对应的收据并加盖单位印章。

★假如员工不得不将盖好单位印章的空白收据外带，则要将领出的收据逐一登记编号，由领出人签字。事后，还要逐一联次对收据的编号进行检查。

★对于等待发出或者收回的已经盖好单位印章的空白收据，要视同现金进行保管，放入保险柜。