第三节 病案管理部门的组织与职责
一、病案管理部门设置
根据《医疗事故处理条例》《中华人民共和国侵权责任法》《医疗机构病历管理规定》等法律法规的规定，医疗机构应设置病案科（或病案室），由专人负责病案信息管理、保存等相关工作，并配备与医院等级相一致的硬件和软件设施设备。病案科既是一个专业技术岗位，又是一个行政管理岗位。根据业务涉及的范围及其专业技术的特性，在医疗卫生事业管理中将病案信息管理工作划归卫生部门的医技科室；根据其行政管理职能，将病案信息管理工作划归卫生部门的行政科室。从我国的实际情况出发，对于初级医疗机构，病案科隶属于医务部或质量管理科；对于二级及以上医院，由业务副院长主管病案科工作。美国、澳大利亚等国家的医院病案科直接隶属于院长，院长助理兼任病案科主任。
二、病案科的工作环境及条件
病案科的位置应选择靠近医疗服务区，以便医务人员利用病案。同时，为了满足社会对病案的复印和查阅需求，医院应专门设立复印室或病案复印窗口，并配备座椅、饮水机等，为社会和患者提供人性化服务。病案科的设施、设备和各岗位的工作条件应与医院的等级相匹配。病案科应设置科主任办公室、工作人员办公室、阅览室和复印室等工作间。病案库房分为活动库房和非活动库房两种。活动库房原则上应储存不少于3年的常用病案数量，如有其他替代品（如缩微、无纸归档），原则上应储存不少于1年的常用病案数量；超过3年以上的病案保存量，需要有储存病案的非活动库房。一般拥有100～500张床位的医院，其病案活动库房的面积不低于100～200m2，拥有501～1000张床位的医院，其活动库房的面积不低于300～500m2。病案库房应具有防火、防水、防霉、防尘、防盗、防蛀等安全措施。病案库房适宜的温度为14～22℃，相对湿度为45%～60%。此外，电子设备（如光盘、硬盘等）应做好存储和维护工作。
三、病案科的职责
病案科的职责如下：①认真实施国家、卫生行政部门颁发的与病案相关的法律法规，为国家医疗改革提供所需的病案首页信息和疾病、手术操作的分类编码；②制定病案信息管理规章制度和人员岗位职责并落到实处，为医院临床、科研、教育、医院管理和社会保险、伤残鉴定、医疗纠纷等提供所需的病案信息；③准确、及时地提供各类医疗统计数据并进行统计分析，将分析结果作为上级领导和部门决策的依据；④参与病案管理系统的设计、开发和功能完善工作，并负责病案管理人员的专业培训工作。
四、病案科人员任职要求和配备
（一）病案科人员任职要求
病案管理工作人员不仅需要熟练掌握病案学等专业知识，而且需要了解信息技术管理学、临床医学、流行病学、心理学、医院管理学等业务知识，并具有较强的计算机操作技能。因此，病案科工作人员应是病（档）案管理或卫生信息管理专业毕业生，具有病案管理或档案管理专业技术职称。病案科的岗位有病案科主任和病案收集、整理、疾病分类编码、统计、管理人员，其中病案科主任由从事病案管理工作5年以上、具有高级以上档案管理职称或病案管理职称的人员担任；疾病分类编码人员应具有疾病和手术分类编码资质，即持有中国医院协会病案管理专业委员会颁发的“国际疾病分类编码技能水平考试”证书或浙江省医院协会病案管理专业委员会颁发的“国际疾病分类编码技能水平考试”证书；统计人员需要持统计上岗证上岗；病案复印、病案库房保管等由病案管理专业的技术人员在取得相应职业资格证书后持证上岗。
（二）病案科人员配备
美国、澳大利亚等国家的病案管理工作人员与医院病床的配备一般为1∶15。考虑到我国纸质病案与电子病案共存的现状，病案科信息管理人员和实际开放床位数之比不低于1∶50，在病案科中，专业人员构成不应低于50%，非专业人员低于50%。疾病和手术分类编码人员与月平均出院人次之比不低于1∶1000，持证上岗统计人员数不少于2名。
五、病案科设备配置
病案科需配置办公桌椅、外线电话、装订机、打印机、扫描仪、传真机、计算机（性能强和容量大）、复印机（性能强和质量高）等办公设备和病案密集架、条形码示踪管理设备、缩微成像设备、库房防火器材、工具书[如国际疾病分类（ICD-10）（2008版）、手术操作分类（ICD 9-CM-3）（2011版）、中英文词典、解剖类图书]等硬件设备。
病案科使用的病案信息管理软件必须具有患者姓名、住院号、身份证号和疾病四种索引、录入和检索功能，病案首页录入和疾病、手术分类编码功能，病案借阅示踪功能，病案终末质量监控功能，卫生统计报表及院内报表综合统计功能，电子病案借阅管理功能，病案复印情况登记和检索功能，病案疾病索引等综合查询功能。
六、病案管理委员会的设立
病案管理委员会是等级医院评审中明文规定要求设立的。二级以上医疗单位应设立病案管理委员会，协助医院行政职能科室做好病案信息管理和书写的指导工作。1922年，北京协和医院成立了医院病案管理委员会，这是我国最早的医院病案管理委员会，它有力地推动了医院病案工作的开展。
病案管理委员会由医院院长或分管院长及临床科室、护理、医技、病案科、信息处等科室主任组成。病案科负责人为委员会成员，认真完成病案管理委员会制定的制度等内容，并定期向委员会做工作报告。病案管理委员会每年至少召开2次会议，商讨改进病案管理工作的措施。
病案管理委员会的职责是组织病案书写培训、考核工作，指导新入职医师、规培医师、进修生、实习生等相关医师正确、规范书写病案；根据病案检查奖惩条例，每月抽查住院病案并及时向相关医师反馈检查信息和奖惩意见，促进病案质量持续提高；建立并督导病案管理制度的执行；规范新制定的病案表格的格式，并报上级部门审批；不断改进病案管理的工作流程，实现病案管理工作的优化。