第1章 PPT概述

1.1 PPT介绍

PPT是当今使用率最高的办公软件之一，一个优秀的PPT可以更直观地表达演示者的观点，让观众更容易接受演示者要表达的内容。

1.1.1 PPT简介

据不完全统计，每天至少有几亿人在看PPT，正像美国社会科学家Rich Moran曾说过的：PPT是21世纪新的世界语！

PowerPoint不是微软公司最初发明的，而是美国名校伯克利大学Robert Gaskins博士发明的，但微软公司将PowerPoint收购，并最终把它发扬光大。

PPT就是Microsoft Office PowerPoint的简称，做出来的东西称为演示文稿。由于文件命名的时候遵循了微软公司当时扩展名的命名原则：扩展名不能超过3个字母。所以就有了PPT＝PowerPoint，从PowerPoint 2007版本以后PPT的扩展名变为了pptx，当然PPT也可以保存为PDF、图片格式等。PowerPoint 2010及以上版本中可保存为MP4、WMV等视频格式。演示文稿中的每一页就称为幻灯片，每页幻灯片都是演示文稿中既相互独立又相互联系的内容。

常用的PowerPoint版本有PowerPoint 2003、PowerPoint 2007、PowerPoint 2010、Power-Point 2013、PowerPoint 2016等，PowerPoint 2013版本如今已经比较成熟，为演示文稿带来更多活力和视觉冲击，本书将以2013版本为蓝本进行讲解。

1.1.2 PPT的主要用途

PPT的目的在于有效沟通，通常情况下，介绍工作计划、做报告或演示作品，最好的方法就是事先准备一些带有文字、图片、图表的幻灯片，然后在播放幻灯片的同时配以丰富详实的讲解，这时就需要用到PPT。

一套完整的PPT文件一般包含：片头、封面、前言、目录、过渡页、正文页、封底及片尾等；所采用的素材有：文字、图片、图表、动画、声音及影片等；国际领先的PPT设计公司有：themegallery、poweredtemplates、presentationload等，我国的PPT应用水平逐步提高，应用领域越来越广。因为PowerPoint可以轻松、高效地制作出图文并茂、声形兼备、变化效果丰富多彩的多媒体演示文稿，所以在工作汇报、企业宣传、产品推介、婚礼庆典、项目竞标、管理咨询以及教育培训等领域占着举足轻重的地位。

PPT的专业用途包括：用于公开演讲、商务沟通、产品推广、营销分析、页面报告、培训课件以及文化宣传等正式工作场合；其非专业用途包括：用于个人相册、生活日记以及高效动画等娱乐休闲场合。

1.1.3 PPT的分类

PPT是企业进行产品推广、项目策划、工作总结以及公司介绍的重要演示工具。人们经常能接触的幻灯片种类很多，一般很难具体分类。在此简单地介绍几类职场上常用的幻灯片。

1.按演示文稿的特点分类

按不同演示文稿的特点，可以将PPT简单地分为文本型、图片型、图解型以及图表型，如图1-1所示。

2.按功能应用分类

通常情况下，人们经常看到的PPT一般都是图片多一点的或者文字多一点的，所以按这种特点对PPT分类，PPT大致可以分为：商业演示型与页面阅读型。

图1-2所示为一个商业演示型PPT，它的特点就是图多字少。图1-3所示为一个页面阅读型PPT，它的特点就是图少字多。

3.按页面风格分类

通常情况下用户自己做PPT时，根据讲述内容的不同，PPT的风格也是不一样的，但用户普遍见到的风格有两种：全图型PPT与半图型PPT。

图1-4所示的两个页面都为全图型PPT。全图型PPT是整个页面由一张图片作为背景，配有少量文字或不配文字的PPT设计风格，这是PPT设计大师Garr Renolds极力推荐的一种风格。半图型PPT样例如图1-5所示。

1.1.4 做PPT的根本目的

经常会有人问：为什么职业场合都喜欢用PPT呢？因为客户永远是缺乏耐心的，他们没有时间看长篇大论的文稿；老板永远是没有时间的，他们没有空听职员讲个不停；听众永远是喜新厌旧的，他们不会喜欢满篇“项目符号＋文字”的页面。所以，用户应该思考这样的问题：能抓住眼球的PPT不一定是好的PPT，但连眼球都抓不住的PPT肯定不是好的PPT；如果听众很难或发散理解PPT的内容，那么他们也不会有效理解演讲者的意图。图1-6所示的两个页面为修改前后的PPT页面效果。

1.2 如何制作优秀的PPT

真正优秀的PPT制作者在制作PPT之前一定会站在观众的角度去考虑，并且明白PPT将要传达怎样的重要信息。对于初学者而言，更应该向好的PPT作品学习，这样才能做出属于自己的优秀PPT作品。

1.2.1 PPT的设计原则

现在很多人都在制作PPT，但是真正能做好PPT的人却很少。针对这种情况，下面主要介绍一下在制作PPT时需要把握的基本原则。

1.要站在观众的角度设计PPT

PPT的一大忌就是文字过多，过多的文字会给观众造成“看”的信息负担，反而影响“听”的效率，所以较少文字比大量文字的PPT更能够让观众有效地掌握和吸收内容。

样例：私家车到底有多少？

2015年，以个人名义登记的小型载客汽车（私家车）超1.24亿辆，比2014年增加了1877万辆。全国平均每百户家庭拥有31辆私家车。北京、成都、深圳等大城市每百户家庭拥有私家车超过60辆。

站在观众的角度设计PPT应该是让他们一看清晰明了，易于掌握。图1-7所示呈现的这个PPT，应该能达到目的。

所以，制作者要考虑在制作文字较多的PPT时需思考的几点建议。

单页幻灯片中的信息量越大，观众记住的信息量就越少。

要把听众希望看到、听到什么放在第一位，而不是我要讲什么。

要在内容提炼上下功夫，PPT不是演讲者的提示器。

2.精炼PPT要传递的内容

PPT内容精炼非常重要，这体现了演讲者的目的，精炼的传递演讲者需要表达的信息。

有些PPT让人一看就感觉头疼，让受众很难理解，这就是PPT的另一大忌：过于复杂。通常境况下，复杂对观众的理解能力是一种挑战，简洁对制作者的提炼能力是一种挑战。

图1-8a所示所呈现的这个PPT，受众一看就会感到传递的信息太多，而不知其所云。

这样的幻灯片无疑是不成功的，首先制作者的思路就是很混乱的，文字、图形、图表罗列一大堆，却找不到中心主旨；其次幻灯片看起来复杂多变，让人摸不着头绪。

所以在制作内容复杂的PPT时应注意以下问题。

人们的大脑偏爱简洁。

如果演讲者提供的信息量过大，听众就会失去继续浏览的兴趣。

不仅需要思考受众看到的是什么，还要想别人看到后是否可以产生一致的理解。

3.页面设计要清晰、美观、有条理

基于认知学，人们对那些“视觉化”的事物往往能增强表象、记忆与思维等方面的反应强度，更加容易接受。所以，个性的图片、简洁的文字以及专业清晰的模板都能使PPT说话，对观众更具有吸引力。

同时，清晰的条理性和层次性能够使PPT便于接受和记忆。逻辑化的PPT就像讲故事一样，便于受众接受。

学习PPT的过程中，用户会遇到各种问题，希望在使用过程中能回避以下问题。

Word的文件的搬家。

滥用模板，或者用错模板。

滥用图表，或者图表使用业余。

滥用图片，或者图片质量低劣。

排版不规范，页面乱七八糟。

PPT五颜六色，色彩冲突。

1.2.2 做好PPT基本的技巧和方法

对于新手而言，要想做出优秀的PPT，必须从基础做起，掌握好其中一些基本的技巧和方法。

1.PPT中切忌使用大段文字

我们经常会听到人们说：“PPT就是把Word里的文字复制、粘贴，很简单的。”如果只是这样，那PPT还有何存在的意义呢？

PPT的本质在于可视化，就是要把原来看不见、摸不着、晦涩难懂的抽象文字转化为由图表、图片、动画及声音所构成的生动场景，使其通俗易懂，栩栩如生。

下面通过图1-9所示的两个PPT的对比，来感受一下其中的差异。

图1-9a所示的PPT只让人们记住了是一大段文字，图1-9b所示的PPT通过图解却让人们记住了“十个合一”的具体内容。

2.要简短，而不是简陋

简短，对PPT的制作提高了要求，需要了解观众最关心的事情，哪些内容是非讲不可的，哪些内容是可以省去的，这是一个反复的过程，但标准只有一个：不让观众有打哈欠的时间。简短的另一个好处就是意犹未尽，回味无穷。

但是简短不等于简陋。对绝大部分人来说，字少的PPT肯定比字多的PPT质量高，但字少的PPT不一定简洁，可能是简陋。字多也不一定是繁杂，可能是强调。

下面通过图1-10所示的两个PPT的对比来感受一下其中的差异。

图1-10a所示的PPT虽然字很少，但是太单调。经过简单的修饰后，图1-10b所示的PPT的字仍然很少，但看起来却不简陋了。

3.设计是PPT卓越之本

通常，人们把PPT归结为办公处理类的工具，认为只要简单排版就可以满足需求。但随着人们审美标准的提高，这个观点已经不再成立了，特别是对外PPT，正成为公司形象识别系统的重要组成部分，代表了一个公司的脸面。设计正成为PPT核心技能之一，也是PPT水准高低的基本标准。

设计并非一日之功，但大家可以找到捷径。首先要善用专业素材，具体包括：专业的PPT模板、专业的PPT图表、专业的数字图像资源。

其次要掌握排版的基本原则：一个中心、合理对齐、画面统一、强烈对比以及层次分明。

最后就是要多看精美的PPT案例，多向优秀的作品学习，要多写浏览笔记，吸取精华，为自己所用。

“巧妇难为无米之炊”，拥有一个“好又多”的素材库是决定用户能否快速制作一个赏心悦目PPT的关键，这些素材来自于哪里呢？浩瀚的互联网为用户提供了巨大的素材仓库。

4.动画是PPT的灵魂

自PPT产生以来，动画就一直是最大的争议。有人认为，PPT就是幻灯片，就是一页一页翻过去的图片加文字，根本不需要动画；相反，也有无数的人对PPT动画矢志不移，用自己的实践一次次创造着PPT动画领域的传奇。

PPT中常用的动画从类型上分主要包括以下4种，分别是：进入动画（从无到有）、强调动画（用特殊方式强调重要内容）、退出动画（从有到无）、动作路径动画（元素的移动）、页面切换动画（PPT的转场效果）。

PPT中常用的动画从功能上分主要包括以下5种，分别是：片头动画（抓住观众眼球）、逻辑动画（逻辑分析）、强调动画（用特殊方式强调重要内容）、片尾动画（衔接自然）以及情景动画（小故事）。

下面通过一个简单的例子演示一下使用PPT完成的片头动画的效果，如图1-11所示。

5.图表是PPT的利器

商业演示的基本内容就是数据，所以图表是必不可少的，最早出现的是柱状图、饼图、线图、雷达图等。

通过PPT图表，文字和数据可以像图画一样精美、形象、栩栩如生。

示例文本：全国有40个城市的汽车保有量超百万辆，其中北京、成都、深圳、上海、重庆、天津、苏州、郑州、杭州、广州、西安11个城市汽车保有量超过200万辆。

PPT内表格表达与图表的效果是不相同的，图1-12a所示为表格的表达，图1-12b所示为柱状数据图表的表达，显然柱状数据图表的表达方式更加直观、形象。

下面通过一个简单的例子看一下如何使用PPT中的图表进行信息展示。

示例文本：

图1-13所示为PPT图表表达的效果。

1.2.3 向优秀的作品学习提高技能的方法

要想做出优秀的PPT，大家不仅要学习PPT的专业技巧，还应该向一些广告和大师的作品学习。

1.学习优秀的PPT作品

图1-14a所示是演界网上“夏影PPT工作室作品”的一个动态高端定制级企业演示汇报类商务PPT模板，它的特点是简单大气，文字与图片搭配合理，整体画面感很强。以这页模板为参考，大家可以借鉴修改制作新的PPT封面，如图1-14b所示。

2.学习优秀的民间艺术作品

在制作PPT时，大家可以适当采用一些有借鉴性的民间优秀的艺术作品作为PPT的背景图片或相关素材，从而增加PPT的画面厚重感。

图1-15所示的图片是中国传统剪纸，它不仅仅代表传统的剪纸艺术，更代表了传统的中国文化。

图1-16所示的这张图片是利用了民间剪纸图片作为素材而制作的PPT，完美地贴合了PPT要传达的信息，将浓郁的文化气息与现代PPT应用结合在一起，生动形象。

当然在婚庆PPT制作中，也可以利用民间剪纸、对联等艺术图片作为素材制作，虽然版面简洁，但足以传达出制作者的美好祝福。

3.学习优秀的现代数字作品

用户也可以借鉴或使用一些优秀的现代风格的数字作品来修饰PPT。

图1-17a所示这张图片是时尚铁艺作品，它的特点是质感很强，具有较好的视觉效果，应用到PPT中具有很好的美感。

图1-17b所示这张图片是一幅色彩绚丽的作品，它能很好地展示色彩带给人们的视觉冲击。

4.学习优秀的印刷品

图1-18所示的图片是NYP学院的宣传册，整个图册富有时代感。

借鉴图1-18所示完成的PPT页面效果如图1-19所示。

5.学习优秀的网站页面

图1-20a所示为某企业的网站页面，图1-20b所示为借鉴修改后的PPT界面。

1.2.4 制作PPT的流程

PPT演示文稿的制作过程一般可以分为4个阶段，下面分别对这几个阶段进行介绍。

1.设计优先，完成逻辑设计

逻辑是PPT的灵魂，要先归纳与总结，找出一条清晰的逻辑主线，构建PPT的整体框架。开始制作时不要匆忙地去查资料，而是用笔在纸上或在计算机上罗列出提纲，最好能简单地画出逻辑结构图。打开PPT，不要用任何模板，将所列出的提纲按一个标题一页一页地整理出来。有了整篇结构性的PPT，就可以开始去查资料了，将适合标题表达的内容写出来或从网上复制进来，推敲文字，每页的内容做成带“项目编号”的要点。当然在查阅资料的过程中，可能会发现新的资料，非常有用，却不在提纲范围中，则可以进行调整，在合适的位置增加新的页面。

2.PPT内容的制作与页面美化

PPT逻辑主线完成后，需要对其内容进行美化，如制作或选择合适的母版、选择字体、选择图标及选择图表等，核心目的是使PPT更具有观赏性。

选用合适的母版，根据所要表达的内容选用不同的色彩搭配，如果觉得Office自带的母版不合适，自己在母版视图中进行调整，加背景图、Logo、装饰图等，也可以根据需要设计制作母版。确定母版之后，根据PPT中的内容确定哪些可以做成图，如果其中带有数字、流程、因果关系、障碍、趋势、时间、并列及顺序等内容，全都考虑用图的方式来表现。如果内容过多或用图无法表现，可以使用表格来表现。最后才用文字说明。所以，最好的表现顺序是：图、表、字。图首先要表达准确，然后是美观。根据母版的色调，将图进行美化，调整颜色、阴影、立体、线条，美化表格、突出文字等。注意在此过程中，把握整个PPT的颜色不要超过3个色系。

3.添加动画和声音等效果

动画是引导观众的重要手段，它使整个页面显得生动活泼且富有感染力；添加声音则更有参与感。本阶段除了完成对元素的动画设计外，还需要制作自然无缝的页面切换。所以，首先要根据PPT的使用场合考虑是否使用动画，而后谨慎选择动画的形式，保证每个动画都有存在的道理。

4.打包测试，放映演示PPT

制作完毕后可进行测试预演，测试阶段要在放映状态下，自己通读一遍，哪里不合适或不满意就进行调整，修改错别字；如果还是不满意，可返回普通视图进行修改。

要想获得较好的演示效果，必须熟悉PPT的内容，记清动画的先后顺序，充分准备才能达到目的。演示者最好能花一定时间在每一页上备注其详细讲稿，然后多次排练、计时、修改讲稿，直到能够熟练并且能自然讲解为止。此外，还需要注意演讲时的态度、声音、语调，提醒自己克服身体的晃动、摇摆以及其他不得体的行为，设想可能的突发情况并预先想好解决的方法。

1.3 案例：优秀PPT资源的收集与整理

1.3.1 案例1：收集视频、音频、图片资源的方法

要学好PowerPoint商务简报的制作技术，收集与积累素材是一件基本的工作，通过分析优秀的PPT作品以及相关评价不断提高自己的专业素养，优秀PPT的收集与整理方法如下。

1.优秀PPT的收集方式

优秀PPT的收集方式通常有以下几种。

1）世界知名、国内知名的PPT演示企业网站，如表1-1所示。

2）PPT设计企业的典型案例。例如在百度搜索引擎中检索关键词“PPT设计”，就可以搜索很多专业从事PPT定制的企业，然后浏览其典型的案例。

3）购买收集优秀PPT书籍，收集免费资源。

2.归类整理

搜索完成后，要注意对资源的归类与整理，归类的方法是根据搜集的素材类型创建不同的文件夹，将素材分类进行存放，PPT资源的分类与积累如图1-21所示。

1.3.2 案例2：获取PPT中视频、音频、图片的方法

使用PowerPoint 2013版本制作的PPT文件，扩展名为pptx，这是一种压缩格式的文件，比以前使用的PPT格式文件相对要小很多，原因是PowerPoint软件将一些图像进行了压缩单独保存。如果想快速提取pptx文件中的图像文件，方法很简单，只需要将pptx扩展名改为rar，例如，将“汽车保险与理赔.pptx”修改为“汽车保险与理赔.rar”，然后进行解压缩就可以了，如图1-22所示，在警告提示对话框中单击“是”按钮即可。

用鼠标双击“汽车保险与理赔.rar”即可使用压缩软件打开文件，在“文件名／ppt／media”文件夹中找到原PPT中所有图片，如有音频、视频，也可以在此文件夹中找到，如图1-23所示。

1.4 拓展训练

1）使用百度搜索，搜索5个适合环保企业使用的PPT模板。

2）建立素材资源文件夹，然后搜索蓝色调、绿色调PPT模板各10个。

3）依据图1-21中的文件夹进行分类搜索，每类资源搜索两项。

4）打开演界网（http：／／www.yanj.cn）如图1-24所示，单击“注册”超级链接注册用户，然后登录网站，进入“免费演品”栏目，搜索5个适合现代信息产业企业使用的PPT模板，并搜索5个适合医疗与环保行业使用的PPT模板。