公文写作的基本要求及要领

一、公文写作的基本要求

1．简练、明确

要想把公文写得简练、明确，首先，要对工作情况，存在的问题，采取的措施和步骤等进行清楚地分析和概括；其次，要会炼字和炼句，学会用最简练的文字进行最准确的说明。当初稿拟定后，一定要进行反复修改，将赘述删除，这样才能尽可能地缩短句子，精简文章。

公文写作的开头切记不要使用形式化、口号化的套语，要遵循“开门见山”的写作原则，即以“根据……”“为了……”“目前……”等作为开头，这样就能精简语言，能直截了当地提出问题。在首段点明主题后，才便于下文分清段落或列出条目，这样全文的层次才会更加清晰、主题鲜明，便于收文机关阅读。

2．准确、实际

公文是机关或企业解决问题的工具，不论是党和国家各级行政机关还是企事业单位都要用公文来指导工作和处理问题，而公文的这一性质就决定了公文在撰写时必须秉承实事求是的原则，一就是一，二就是二，公文的内容不能凭空想象和捏造，更不能夸大或者缩小事实，讲假大空的话。公文在进行撰写时，用词一定要朴实，贴近生活，贴近群众，而且还要把握用词的分寸。在引用或涉及事实、数字、人名、地名的时候，一定要认真仔细核对，避免出现差错和出入。

3．生动、及时

（1）生动

生动具体包括两个方面。一方面是指公文能够生动地指导实际工作。在运用公文进行指导和推动工作时，既要坚决遵循上级精神，又要善于发现和创造本单位典型经验，指导工作和创新局面，不能只是一味地照抄、照转上级指示，千篇一律地转发通知。

另一方面，是指公文在语言的使用和材料的选用方面也要尽量做到生动活泼，能够吸引人的目光并且具有说服力。公文的语言力求朴实、精确，不过这并不等于呆板枯燥。特别是写工作简报、讲话稿、经验总结等文件，要注意在比较抽象概括的叙述中穿插一些具体的数字、事例和思想反映，选用一些适当的比喻、群众性的语言等，使叙述的语言适当形象化，有感情、有趣味，生动真实，具有说服力，让人读后留下深刻的印象。

（2）及时

无论是反映情况还是指导工作的文件，都得及时发送，否则会影响问题的解决和处理。行文拖沓不仅会耽误时机还会使人们的工作很被动。

4．符合规定体式

公文在进行撰写的时候要符合统一规定的体式，切不可随意而为，以免使公文看起来不伦不类。

二、公文写作的要领

1．要规范格式，严密布局

公文是收文机关工作的依据，因此其写作格式必须是规范的。在《条例》和《党政机关公文格式》中，明确规定了不同文种的公文在进行撰写时的格式标准。公文只有严格依照国家规定的格式进行制发才具有法定效力。所以，在进行公文撰写的时候，尤其要注意这一点。

除此之外，在撰写公文之初，选择正确的文种也是十分重要的。在选择文种的时候，要根据不同的公务需要选择最适合的文种，同时也要考虑到参考文件的内容、发文的性质和发文机关的权限等具体情况，结合这些实际的问题最终确定公文文种，一定要避免出现文种混用、乱用的情况。同时，还要明确行文关系。

公文在写作的过程中，讲求布局严密。要在整体布局上确定全文的关系，是总分、对比、并列、因果还是对比，要做到心中有数、层次分明、中心突出。只有这样才能最全面地表达出领导的意图，成为收文机关工作的依据，进而达到制发公文的目的。

2．明确发文的主题和目的

所谓公文的主题，是公文内容所表达的基本意见和中心思想。公文主题的产生大致有三个途径。一是主题在成文前确定，即“主题先行”。公文的主题并非通过提炼产生的，它是根据领导的意图、上级有关文件精神等预先确定的，这是公文有别于其他文体的主要特征之一。二是主题产生于调研后。在拿到材料后，经过分析、整理和归纳，最终得到的结论即为主题。三是调研后主题的改变。在经过调研后，又得到了丰富的材料，这样一来肯定与既定主题有差别，因此再根据材料重新确定主题。

发文的目的主要包括以下几个方面：

第一，公文的中心内容要写什么？着重抓住哪些问题？而解决这些问题的主要意见和措施是什么？在请示时，应该拟请上级机关主要解决哪些问题？

第二，在进行公文撰写时应选择什么样的文种？公文文种不同，在写法上也会有所不同，所以选对文种十分重要。

第三，发文时的具体要求是什么？例如，制发的公文是要求对方了解、贯彻执行还是仅供对方参照执行。

第四，收文机关的范围是什么？例如，一份工作总结是要上报领导机关还是要向下属单位介绍工作经验？同样一份公文，针对的读者对象不同，在写作的语气和详简程度上也会有所区别。

3．收集相关材料，表达清晰准确

在确定了发文的主题和目的之后，就要围绕主题收集材料了，不过这一步并不是对每个文种的写作要求，例如通知、请示等就不需要进行材料的收集工作。但是对于较为复杂的公文而言，还是需要进行材料的收集和调研的。一定要尽可能多地收集材料，然后从中挑选出符合所写公文需要的材料进行加工和作文。公文撰写人员主要收集以下三种材料：

（1）理论材料

理论材料的来源多是党和国家的路线、方针、政策和法律法规，或者是名人的言论。在进行公文写作的时候，可以利用这些来源可靠的理论作为文章的主要观点，这样一来文章就会更具说服力，同时也会变得更加权威。

（2）总结材料

这种材料是在众多材料的基础上总结概括出来的，它可以是具有对普遍性事例的概括，同时也可以是对某些数据的统计。总之，这种材料是用来佐证说明观点的。

（3）典型材料

这种材料是极具代表性的，它既具有其他材料的共同性，同时也有自己的个性。在公文写作中，如果选择典型材料，就一定要具体描写，要把事件或事实发生的时间、地点、人物以及经过交代清楚。但是，在选材时一定要注意，不要选择偶发事件作为材料，偶发事件尽管有其独特性却并不具备代表性，无法说明普遍问题。

公文写作在选材方面要遵守以下四点：

（1）真实

在公文写作中所引用的材料，必须全部都是真实的。要用认真严肃的态度多方面、多角度地去核实材料的真实性，例如去征求权威人士的意见、亲自计算甚至现场核对等。

（2）适当

在公文写作中所引用的材料要符合要求，切合主题，这样公文才会具有说服力。

（3）典型

在公文写作中所选用的事例必须具有高度的代表性，一定不能是偶发事件，因为它并不具备代表性，但同时也不能选择千篇一律、毫无特色的事例。公文写作中选取的材料要与全局紧密相连，能够客观地反映事物的本质和规律，具有极强的代表性、说服力和感染力，并且对主题的表现能起到推进的作用。

（4）新颖

当今社会的发展十分迅速，每天都会有新情况、新事物出现。所以，公文在材料选择方面要紧跟时代步伐，体现时代精神。这就要求公文写作者要善于发现和发掘新材料，并且在创新上多下功夫。在公文写作的时候能不用旧材料就尽可能不使用，如果是非得使用旧材料不可的情况，那么也应该试着变换一个角度，争取写出新意，提高公文的可读性和感染力。

4．拟写提纲，认真起草

公文提纲的拟定需要由公文篇幅的大小来确定。通常来说，较为简短的公文不需要拟提纲，可以直接进行写作，也可以在写作之前安排一下正文结构，先写什么，再写什么，要分几个段落、几层意思等。但如果是篇幅较长的公文，则需要先拟一个写作提纲，包括正文分为几个部分，每部分要讲几个问题，各部分的问题需要用什么材料进行具体说明等，通过这样的方式将公文的主要框架勾画出来，不仅便于公文写作，还能避免因思路不清而返工。对于重要的领导指导文件，在拟出提纲之后，还需要进行反复地讨论修改和补充，以确保无误。如果是几个人共同写的文件，拟定一个提纲能够有效避免前后重复、脱节或相互矛盾等问题的出现。

在提纲拟好之后就可以起草文件了。这其实就是分析主题、确定方向、选取材料和初步着手的过程。文秘在接到一项写作任务以后，要明确领导的意图是什么，把握主题，确定文章的方向，选择适当的文种，然后汇总收集到的资料，从中选取恰当的材料来组织文章。

在起草文件的时候，一定要突出想要表达的观点，同时选取的材料与观点相贴合，只有观点和材料相贴合，才符合公文写作生动性、准确性以及鲜明性的要求。此外，还要注意文字的简练程度，无论什么问题都要交代清楚，但一定不要有所赘述。关于什么机关、什么时间、什么地点、什么问题、什么情况、什么原因、自己有什么处理意见、对对方有什么要求等问题都要写得清楚明白。

5．反复检查，认真修改

通常而言，拟定好的初稿不可能十分完美，所以还需要反复阅读几遍，不断地对其进行润色、修改，最终完成全文。修改主要从两方面着手：

首先是从整体方面。对于一篇文章而言，修改要先从整体着手。因为公文写作的主题是确定的，所以，通常情况下，只要领导或机关不要求更改，一般就不会被彻底推翻。既然主题不需要有所顾忌，那么就要检查文章是否清晰明确地传达出了领导的意图，是否紧贴公文主题，语言是否简练等问题。当这些都没有问题的时候，就可以对文章的结构进行调整了。这时候需要关注的重点是文章的起承转合是否自然妥帖、段落方面的安排是否得当、文章的主次结构是否分明等。

此外，选用的材料是否可靠、公文的结构是否完整清晰、公文中语言的使用是否准确都是在修改公文时需要注意的地方。

公文细节方面的修改主要从小处着手，例如检查文章语言是否通顺，有无错别字，耐心仔细地逐字逐句检查修改，甚至连一个标点都不能马虎，一边阅读一边考虑是否需要增删或替换词语。