1.1 制作“会议纪要”文档

今天上午九点整，云帆公司的第三会议室将会召开2017年上半年的工作总结会议，作为记录员的小孙，除了要领会会议精神外，还要认真做好会议纪要。在制作会议纪要时，要集中、综合地反映会议的主要议定事项，然后再对纪要内容进行适当的编辑，如输入特殊字符、输入日期，最后，将会议纪要输出为PDF格式以便传阅。

1.1.1 新建WPS文档

WPS文字软件用于制作和编辑办公文档，通过它可轻松进行文字的输入、编辑、排版和打印操作。使用WPS制作文档的第一步操作是新建一篇文档，通常有以下两种方式。

1. 通过“开始”菜单新建文档

“开始”菜单中集合了操作系统中安装的所有程序，通过“开始”菜单可以启动WPS文字编辑软件，并新建一篇空白的文档，其具体操作步骤如下。

STEP 1　打开“开始”菜单

❶在操作系统桌面上单击“开始”按钮；❷在打开的菜单中选择“所有程序”命令。

STEP 2　选择“WPS文字”命令

❶在打开的“开始”菜单中选择“WPS Office”命令；❷在打开的菜单中选择“WPS文字”命令。

STEP 3　选择新建文档样式

❶系统启动“WPS文字”软件，进入“我的WPS”界面，单击“WPS文字”按钮；❷在打开的菜单中选择【新建】/【新建】命令。

STEP 4　查看新建的空白文档

返回工作界面，可以看到文档的标题为“文档1”，该文档即为新建的WPS文档。

2. 通过桌面快捷图标新建文档

通过桌面快捷图标也能快捷地创建WPS文档，其具体操作步骤如下。

STEP 1　选择快捷菜单命令

❶在操作系统桌面上的“WPS文字”快捷图标上单击鼠标右键；❷在弹出的快捷菜单中选择“打开”命令。

STEP 2　新建文档

此时，WPS文字软件将自动启动，并进入“我的WPS”界面，单击右侧的“新建”按钮。

STEP 3　查看新建的文档

稍后便可看到新建的标题为“文档1”的空白WPS文档。

1.1.2 输入并编辑文本内容

文本是WPS文档最基本的组成部分，因此，输入文本是WPS文字软件中最常见的操作。常见的文本内容包括基本字符、特殊符号、时间和日期等。另外，对输入错误的文字还可以进行选择并修改。

1. 输入基本字符

基本字符通常是指通过键盘可以直接输入的汉字、英文、标点符号和阿拉伯数字等。在WPS中输入普通文本的方法比较简单，只需将光标定位到需要输入文本的位置，切换到需要的输入法，然后通过键盘直接输入即可，其具体操作步骤如下。

STEP 1　输入汉字

❶切换到中文输入法，在新建的“文档1”中输入会议纪要的标题；❷将光标定位到文档的开始位置，按【Space】键将文档标题移动到首行中间的位置。

STEP 2　输入标点符号

❶将光标定位到标题最后，按两次【Enter】键将光标定位到第3行，按【Back space】键将光标定位到第3行的开始位置；❷输入“时间”，按【Shift+；】组合键，输入标点符号“：”。

STEP 3　输入数字

继续在第3行的文本“时间：”右侧，依次按【2】【0】【1】【7】键，输入数字“2017”。

STEP 4　输入剩余文本内容

按照相同的操作方法，继续输入工作会议纪要的剩余文本内容。

2. 输入特殊字符

在制作文档的过程中，难免会需要输入一些特殊的图形化的符号来使文档更丰富美观。一般的符号可通过键盘直接输入，但一些特殊的图形化的符号却不能直接输入，如☆和〇等。输入这些图形化的符号可打开“符号”对话框，在其中选择相应的类别，找到需要的符号选项后插入即可。下面就在文档中插入几何图形符号“★”，其具体操作步骤如下。

STEP 1　打开“符号”对话框

❶在“工作会议纪要”文档中，将光标定位到第13行文本的最左侧；❷单击“插入”选项卡中的“符号”按钮；❸在打开的列表中选择“其他符号”选项。

STEP 2　选择特殊符号所在子集

❶打开“符号”对话框，其中默认选择的字体为“宋体”，这里单击“子集”列表框中的下拉按钮；❷在打开的下拉列表框中选择“几何图形符”选项。

STEP 3　选择特殊符号

❶在显示的几何图形符号中选择“★”选项；❷单击“插入”按钮；❸单击“关闭”按钮，关闭“符号”对话框。

STEP 4　查看插入的几何图形符号

返回WPS文字工作界面，在第13行文本的最左侧便显示了新插入的几何工作符号“★”。

STEP 5　继续插入几何图形符号

❶将光标定位到第14行文本的最左侧；❷单击“插入”选项卡中的“符号”按钮；❸在打开列表中的“近期使用的符号”栏中显示了最近一次添加的符号样式，直接选择“★”选项。

STEP 6　插入相同的几何图形符号

此时，第14行文本的最左侧便成功插入了几何图形符号“★”。按照相同的操作方法，依次为第15行和第16行文本插入相同的几何图形符号。

STEP 7　复制符号

❶拖动鼠标选择第16行文本最左侧的符号“★”；❷单击“开始”选项卡中的“复制”按钮。

STEP 8　粘贴符号

❶将光标定位到“二、单位人员调整”这一段文本下方的下一段文本的开始位置；❷单击“开始”选项卡中的“粘贴”按钮。

STEP 9　查看成功粘贴的符号

此时，光标所在位置便成功插入了所选的几何图形符号。

STEP 10　为其他段落粘贴符号

按照相同的方法，为文本中其他段落的开始位置插入相同的几何图形符号“★”。

3. 输入日期和时间

在文档中可以通过中文和数字的结合直接输入日期和时间，也可以通过WPS文字软件提供的日期和时间插入功能，快速输入当前的日期和时间。下面将在“文档1.docx”中输入当前的时间，其具体操作步骤如下。

STEP 1　打开“日期和时间”对话框

❶将光标定位到最后一段文本的最右侧；❷单击“插入”选项卡中的“日期”按钮。

STEP 2　选择时间格式

❶打开“日期和时间”对话框，在“可用格式”列表中选择“上午11时29分”选项；❷单击“确定”按钮。

STEP 3　插入当前时间

返回WPS文字工作界面，即可查看输入当前时间的效果。

4. 选择并修改文本

在制作文档的过程中，可能会出现输入错误的情况，此时，可以对已输入的文本进行删除或修改操作。下面将在“文档1.docx”中对输入错误的文本进行修改，其具体操作步骤如下。

STEP 1　选择文本

❶将光标定位到第5段文本中“李”字的左侧；❷按住鼠标左键向右拖动到“鲸”字右侧后释放鼠标，选择文本。

STEP 2　重新输入文本

切换至想要的输入法，然后输入正确的文本内容“沈大伟”。

1.1.3 文档的保存

对于编辑好的文档，还需要及时进行保存，这样不仅可以为用户避免由于计算机死机、断电等外在因素和突发状况而造成文档的丢失，还可以提高计算机的运行速度。下面将讲解保存文档的方法。

1. 保存到WPS文档

在WPS中新建文档之后，都需要对其进行保存操作，主要是设置文档的名称和保存的位置。下面将制作好的“文档1.docx”进行保存，其具体操作步骤如下。

STEP 1　选择保存选项

❶单击WPS文字软件工作界面左上角的“WPS文字”按钮；❷在打开的列表中选择“保存”选项。

STEP 2　输入文档名称

❶打开“另存为”对话框，默认保存在WPS云文档中，这里保持默认设置，在“文件名”文本框中输入文档名称“会议纪要”；❷单击“保存”按钮。

STEP 3　完成保存操作

完成保存操作后，可以看到该文档的名称已经变成了设置后的文档名称。

2. 保存到本地文档

在对制作好的文档进行保存时，除了可以保存到云文档外，还可以将其保存到当前计算机中的指定位置。下面将制作好的“会议纪要.docx”文档另存在本地计算机的E盘中，其具体操作步骤如下。

STEP 1　另存为文档

❶单击工作界面左上角的“WPS文字”按钮；❷在打开的列表中选择“另存为”选项；❸再在打开的列表中选择“WPS文字文件”选项。

STEP 2　设置文件的保存位置

❶打开“另存为”对话框，在“保存在”列表中选择文件的保存位置；❷保持文件名不变，单击“保存”按钮。

1.1.4 输出并关闭文档

对于编辑好的文档，除了需要即时保存外，还可以将文档输出为便携式的文件格式，如PDF。PDF文件不易破解，可以在一定程度上防止他人修改、复制和抄袭。下面将讲解输出和关闭文档的方法。

1. 将文档输出为PDF格式

为了满足用户的特殊需求，WPS文字软件提供了将文档输出为PDF格式的功能。下面将制作好的“会议纪要.docx”文档输出为PDF格式，其具体操作步骤如下。

STEP 1　输出文档

❶单击WPS文字工作界面左上角的“WPS文字”按钮；❷在打开的列表中选择“输出为PDF”选项。

STEP 2　设置输出文档的位置

❶打开“输出PDF文件”对话框，在“常规”选项卡的“保存到”栏中显示了输出文档的保存位置，这里保持默认设置，单击选中“页范围”栏中的“全部”单选项；❷单击“权限设置”选项卡。

STEP 3　设置密码

❶单击选中“权限设置”复选框；❷分别在“密码”和“确认”文本框中输入相同的密码；❸单击“确定”按钮。

STEP 4　成功输出PDF文件

此时，系统将会打开“输出PDF文件”的提示对话框，其中的进度条加载完成后，可以选择打开文件和关闭文件。这里单击“打开文件”按钮。

STEP 5　查看PDF文件

稍后，在WPS工作界面中将会显示输出的PDF文件。

2. 关闭文档

在WPS文字软件中，可以单独关闭一个文档，也可以同时关闭多个文档。下面将同时关闭打开的WPS文档和PDF文件两个项目，其具体操作步骤如下。

STEP 1　单击按钮

单击WPS文字工作界面左上角“WPS文字”按钮右侧的下拉按钮。

STEP 2　选择操作

❶在打开的列表中选择“文件”选项；❷再在打开的列表中选择“关闭所有文档”选项。