企业会议管理的体系框架

◆会议体制建立

会议体制指的是以企业自身的管理特点及需要为依据做出的制度化的会议安排。通过会议体制的建立，部门之间就形成了信息沟通周期，为工作安排、资料准备、问题的集中解决提供了极大的方便。同时，在会议体制建立的过程中，企业可以按照效率原则对各种会议之间的关系、目的进行梳理，减少会议重复次数，提高会议效率。以一定的稳定性为前提，会议体制可做出适当地调整。

◆会议程序安排

会议程序化有两大优点，一是消灭形式会议，一是优质、高效地完成会议目标。会议召开之前的信息传播有利于做好资本准备工作，节约会议时间；会议结束后的决议反馈能让会议更加严肃，保证会议决策全面落实，保证会议效果。具体来看，会议程序安排包括四方面内容：

（1）在会议召开之前，主办方要做好通知工作，比如签发会议通知单，将其派送或寄送给拟出席者，拟出席者签字或者盖章之后收回。会议通知单要包含以下内容：会议名称、会议举办时间和地点、会议内容、会议预订时长、出席者姓名、出席者要准备的资料、是否可以代出席、拟出席者签名、变更或修正意见、委托出席事项等等。

如果返回的会议通知单上有拟出席者提交的变更意见，且主办方接受该意见，就要重新派发一次通知单。通过这个环节的工作，无论是会议的主办方还是会议的出席者都会对会议内容有一个大致的了解，使会议紧凑而有序，从而达到良好的会议效果。为了防止会议时间被浪费，在会议召开之前派送会议内容非常必要。

（2）会议召开。在会议召开的过程中，主办方要严格控制会议时长，不要超时；要控制议题的讨论方向，不要偏题；要对展示的资料做好充分准备，如果召开的是电子化会议，主办方要准备好会议所需设备，并配备专业的操作人员等等。

（3）会议记录与反馈。在会议召开的过程中，会议记录人员要做好会议记录，保证其内容与会议内容一致，整理之后将其交给相关人员签字，作为会议档案保存下来以便日后查阅。会议记录的整理也要遵循高效原则，比如有企业规定在会议结束2天内完成会议记录的整理工作。该环节的目的是明确各方责任，增强与会人员的责任心，增强整个会议的严肃性，以切实提高会议质量。

（4）会议决议与执行情况监督。在会议结束之后，主办方不仅要拟定会议决议，发布成文的制度、措施，还要对会议决议的执行情况进行监督，如果执行情况不好，主办发就要再次召开会议对该问题进行重申，制定解决方案。此时，整个会议又会进入会议召集程序。

为了做好会议程序安排，有的企业对资料准备、会议记录格式、决议报告等内容做了相关规定，使其成为相关部门日常工作的一部分，以明确各方责任，切实保证资料质量与会议准备质量。

◆会议责任评价

会议收入记录是在某种估计、假设的基础上产生的，其本质是虚拟收入，因此对会议收入进行核算非常困难，再加上设计收入核算系统要面临较大的风险，降低了计量结果的可信度。另外，经营活动中经常出现一些不确定因素，面对这些不确定因素，会议可能会增加一些临时任务，在这种情况下，就不能再将其作为费用中心来管理了。因此，企业最好从效益出发对会议责任进行评价，并将该项工作交给发生部门负责，由发生部门对会议责任进行评价，并将评价结果告知主管部门，以在保证职能完整的情况下提升责任效率。

总而言之，会议管理制度的建立要遵循“以现实为基础，循序渐进，适时而变”的原则，以大量的调查分析与认真测算为基础找到最合适的管理方法。这个过程切忌本末倒置，管理成本过高会使创新与变革受到不良影响，向管理要效益是一个非常困难的过程，企业要具备足够的理念、决心与行动，否则很有可能一事无成。