第二节　接待方案的制定程序

接待方案的制定程序是接待工作非常重要的环节，涉及接待部门的地位、作用和工作机制。那么，方案的起草与制定应该由哪个部门负责呢？

省、市、县级接待办公室是当地公务接待活动的管理部门，具有负责管理本级党政机关国内公务接待工作，指导下级党政机关国内公务接待工作，负责监督检查本级党政机关各部门和下级党政机关国内公务接待工作的职能。

国内公务接待工作实行 “党委统一领导，任务集中管理，工作分级负责，函电归口通知，活动对口接待，接待部门牵头，相关部门配合，上下左右联动，接待资源共享，各方优势互补，全局一盘棋”的工作机制。

概括地说，就是接待任务由各级党委政府接待办公室负责集中统一管理 （统筹接待全局、协调任务各方、调配接待资源、实施管理职能），分层级归口负责、对口接待，实行谁领导谁负责、谁管理谁负责、谁接待谁负责的制度，从工作机制上明确领导责任、管理责任、主体责任。各级接待办，实际上是 “一岗双责”，既是管理者，又是执行者，具有较大的跨部门统筹调度权限。

根据接待职能和工作分工，原则上接待方案的制定工作应由各级接待部门负责。以市级接待为例，方案制定与组织落实的普遍做法是：重要接待任务的方案，由市接待办制定，经市委 （或市政府）办公厅 （室）呈秘书长审定，市领导批准后，由市接待办组织落实，市领导参与接待，由市接待办商请市委 （或市政府）办公厅（室）协调安排；一般接待任务由市接待办或相关办公厅制定接待方案，经市委、市人大、市政府、市政协秘书长签批后，负责组织落实，市领导以及有关部门负责人参与接待活动，由市接待办商请有关办公厅 （室）协调安排；需市委领导或两套班子以上市领导参与接待的，由市接待办或对口办公厅 （室）商请市委办公厅 （室）协调安排；接待本省领导同志，由市有关办公厅 （室）制定工作方案 （此类任务往往领导活动更直接，工作更具体，针对性更强），报请市领导批准后会同市接待办组织落实。

一、总体原则

依法接待、按规操作、有利公务、务实节俭、符合礼仪、严谨规范、安全高效、尊重民俗、内外有别，以及 “保障工作需要、待遇适当从低”。

二、任务等级

（一）内宾接待

（1）一级任务接待对象：中央政治局常委及曾经担任该职务的老同志。

（2）二级任务接待对象：中央政治局委员、书记处书记，全国人大常委会副委员长，国务委员，全国政协副主席，最高人民法院院长，最高人民检察院检察长以及曾经担任上述职务的老同志。

（3）省 （部）级任务接待对象：中央国家部委和省（区、市）的省 （部）级领导。

（4）地 （司、厅）级任务接待对象：中央国家部委、省 （区、市）和地市 （州、盟）的地 （司、厅）级领导。

（5）县 （处）级任务接待对象：中央国家部委、省（区、市）和地市 （州、盟）、县 （市、区、旗）的县（处）级领导。

（6）各类党政代表团，巡视、督导、调研、考察、检查等工作组人员。

（7）有关会议、会展、论坛、节庆等活动的礼宾接待与服务保障工作。

不同层级的接待部门有不同的任务接待对象范围。

（二）外事接待

国宾划分：

（1）一级：国家元首、政府首脑 （总统、主席、总理）；

（2）二级：副元首、副政府首脑、议长 （副总统、副主席、副总理）；

（3）三级：副议长、外交部长、国防部长。

另外，王室主要成员、前政要、友好省 （州）领导人、国际知名人士的接待工作，通常参照上述级别，个案处理。

三、任务批件 （任务受理）

（1）来自党委、人大、政府、政协办公厅，经有关领导签批的值班报告、电报、传真、函件等公务接待批文；

（2）参加部署重要接待任务的活动、会议文件或精神 （包括通知、邀请函等）；

（3）主要领导交办 （包括电话通知，以及临时、紧急、突发特殊情况下的公务接待任务，要做好相关记录，并完善相应手续，如大型会议、活动时的相互交往、突发事件应急接待等）。

四、掌握信息

（1）了解任务主题、任务规格、接待原则和相关规定。

关于规格问题，对上级领导同志的迎送、陪同规格，中央有明确规定。国内同级机关来宾的迎送、陪同、会见、会谈、陪餐 （商务、涉外接待活动可称为宴会，宴会通常以党委政府的名义举行；政务接待陪餐称为工作餐会、早餐会、午餐会、晚餐会或餐叙会，一般以领导同志名义安排，陪餐具有工作性、礼节性，餐标低于宴会）、签约等礼宾规格各地也都有规定，做法基本相同。地方礼宾规格的确定主要依据来访者的身份和客团性质、目的，适当考虑两地关系。正式场合出面领导通常要与来宾的职务身份对等 （或相当）、工作对口。“对等”也要分场合，如迎送、陪同时就不一定对等，通常陪同人员低于主宾一格或半格。但在会见、会谈、座谈、签约等正式场合时就应该按照对等原则安排。但有时实在没有对口、对等领导，也可以采取变通措施，由相当职级的领导出面。总之，由于各种原因主客身份不能完全对等时，可灵活变通，但相差不要过大。礼仪可以简化，但不能失礼。

按照惯例，考察交流互访活动，主客双方都会对包括接待方式在内的很多接待细节提前进行磋商，如接机接站、迎送、陪同、会见、座谈、陪餐、车辆、食宿，以及双方由什么人出面，采用怎样的礼宾程序，着装有什么要求，双方领导是否讲话等事宜进行沟通。接待规格 （礼宾规格）反映主人对来宾的重视程度，对考察活动起着至关重要的作用 （外事礼宾讲究平衡、对等、惯例三原则，内事接待除此之外，最重要的是上下、隶属关系原则）。

（2）了解领导批示精神。

（3）了解客团信息、背景资料、特殊情况。

客团信息：任务名称、带队领导、人员名单、职务、称谓、性别、民族、来访日期、事由、要求、抵离时间、交通工具 （乘坐飞机、火车或自备车）、航班号或车次、来宾联系人和联系电话等基础性资料信息。

背景资料：主要来宾的生平阅历、民族籍贯、性别年龄、教育背景、分管工作、处事风格、荣誉成就、兴趣爱好、身高体态、宗教信仰、饮食习惯、住宿习惯、乘车习惯、起居习惯以及往来情况等信息 （据此，可在接待中有针对性地融入个性化元素，体现个性化设计安排）。

有时，还需要向任务对象的工作地，或已考察过的前几站了解有关接待情况。

（4）了解有关接待单位情况。

主要了解和掌握接待场所、酒店的接待能力和水平。例如客房、餐厅、会议室 （包括会议室的数量、形状、面积、功能、风格、价格），停车场的位置及车位数，电梯品质、位置、数量及所乘人数等。又如参观考察的接待单位的接待条件、名称、位置、距离、路线、内容或项目、场地、环境、现状、历史背景材料等情况。

五、任务对接

（1）与来宾单位或前站人员对接：了解对方考察意向、目的和要求，协商考察事宜，包括日程安排、考察内容、迎送陪同、会见会谈、住宿交通、招待陪餐、座谈交流等。

（2）根据任务需要拟定接待单位、对口部门和任务相关单位，如考察点、下榻宾馆、新闻单位、医疗卫生、交通警卫、机场车站等。做好对上、对下任务前期衔接工作。

六、草拟方案

各级接待办公室根据任务批件的要求，按照领导同志和来宾公务活动内容，由接待办会同任务相关单位编制接待方案 （预案）。接待方案 （预案）内容包括考察项目、路线设计、之间距离、所需时间、迎送、陪同、会见、座谈、陪餐、会议、食宿、合影、乘车、医疗保健、食品卫生、新闻报道、安全警卫、职能部门、相关单位、日程安排 （重要日程的建议方案草拟过程不是一次就能完成的，往往要多次踩点，与有关方面反复沟通，跟踪对接，不断调整，细化优化，并按时间流程汇总形成日程安排）、天气预报、联系电话、市情、考察点简介等。重要接待任务要有2～3套预案，以供领导决策参考。具体要做好以下工作。

（1）草拟参与迎送、陪同、会见、座谈、陪餐领导及有关部门负责人活动安排。

在草拟方案时，提出参与和出席的迎送、陪同、陪餐、汇报 （座谈）会等人员安排。需要当地领导同志参与接待活动的，由接待办商请对口办公厅协调。为了避免过度层层陪同，要严格执行有关规定，控制陪同、陪餐人数，以及本级接待人员、相关单位工作人员和服务保障人员的人数，能量化的可在拟订的接待方案中予以提出。

重要活动，一般均要设计礼宾程序，如迎宾程序、送宾程序、会见程序、会谈程序、座谈程序、陪餐程序等，做到礼仪规范，程序严谨。

同时，参与接待的人员统一发放任务标识。

（2）拟订来宾下榻宾馆，安排食宿。

食宿安排是生活安排的主要部分。安排食宿要按中央规定执行，同时考虑任务性质、工作需要、生活习惯和来宾要求，为来宾提供休息、工作和活动便利。

重要接待任务需编制住宿、用餐、乘车安排一览表（包括单位、姓名、职务、房间号、电话号码、餐厅名称、会议地点、车辆编号、作息时间）。等级任务按规定安装红机保密电话，药食监管部门提前介入食品卫生检验防疫工作。住宿安排要相对集中，合理安排房型、朝向、楼层，随行秘书、警卫、医生要与领导同志就近安排，房号和内线电话通常用A4纸二号字打印好放在领导同志床头、书桌和卫生间，电视频道按来宾习惯设置。同时还要做好防滑、防摔、防磕碰的工作。领导同志房间未经批准不得擅入 （如住高楼，首长房间一般不安排在顶楼或底层），如要会见或拜访，须与接待办工作人员联系，按程序办理。

（3）草拟客团活动日程安排。日程安排是接待方案的核心内容，也是整个接待任务的主体部分，包括项目考察、情况调研、工作汇报、座谈交流、会见会谈、迎送陪同、出席会议、各种仪式等。日程安排是将这些内容，根据活动的需要，以天为单位，具体到时、分，安排每一天的行程和活动。

（4）拟订陪餐有关事宜。公务接待陪餐具有工作性、礼节性。陪餐又称为餐叙 （边用餐边谈工作），陪餐要严格按规定执行。重要任务工作陪餐要制定工作餐方案，工作餐菜单需经过审查批准后方能实施。

（5）拟订接待任务车辆，编制乘车安排表。根据公务出行人员情况，按照轻车简从要求，合理使用车型，尽可能安排集中乘车，严格控制随行车辆及人员。重要任务车队原则上不超过3辆中巴车 （主车准备备用车），一般任务车队原则上不超过2辆中巴车。其他活动应根据情况安排集中乘坐大轿车。严格按照有关规定使用警车，不得违反规定管控交通。确因安全需要安排警卫的，应当按照规定的警卫界限、警卫规格执行 （包括现场控制、路线警卫、沿途护送、近身安保、道路交通等）。合理安排警力，尽可能缩小警戒范围，在确保安全的前提下，为领导同志深入基层、贴近群众创造条件。

等级任务车辆须经警卫部门安全检查，车辆安检后，由警卫部门在指定地点统一封存看管，统一调度指挥。

主车座位分配，应征求上级主管部门意见。以省级接待任务为例，通常主车安排1～3个座位给省领导 （书记、省长等）外，市县留1个座位。首长座位上方空调一般处于关闭状态，需要时开启。

随车物品配备：接待手册、矿泉水、热水、热毛巾、抽纸、地图 （地方）、雨伞、清洁袋、充电装置、常用办公用品等。对于执行边远地区，尤其是高海拔地区的接待任务，由于常常是远距离、跨区域、跨文化、高强度，点多、面广、战线长，因此还应配备常用药品和足够的氧气。

（6）拟订来宾考察项目。重要接待任务或新增加的考察点需要进行实地踩点，进一步落实项目准备、行车路线、停车地点、上下车位、参观路线以及考察活动中举行的汇报会、座谈会、会见、餐叙会、合影等场地设施情况。

（7）拟订会议活动场地。会议活动场地安排主要包括汇报会、座谈会、会见、会谈、签约等会议形式。要根据会议形式、规模布置场地。会场一般要求备音响（含录音），摆放名签、会议材料、与会人员名单、信纸、铅笔、茶具等。会场不摆鲜花、不备水果、不放烟缸。

（8）资料准备。准备省情、市情简介、视察点、参观点、考察点情况简介等。地级以上市的基本情况资料一般不超过800字，县 （市、区）基本情况资料不超过600字，考察点简介不超过400字 （考察点简介按考察路线先后顺序排列）。

（9）根据需要，拟订执行任务的相关单位，如警卫、交警、新闻、考察点、机场、车站、港口、对口业务单位等。

（10）拟订迎送车辆、人员、时间、地点和路线。

（11）拟订任务负责人和承办人 （包括打前站、陪同、取行李、接站、值班等）、工作用车、工作用房、工作用餐、通信联络、办公用品 （物品）计划，大型活动要附有专项经费预算方案。

接待方案草拟后，按审批权限报有关领导审批 （重要任务接待方案须征求上级领导部门的意见，征得同意后实施；一般任务也要与对方提前沟通，尽量满足合理要求，否则应做好解释工作）。

七、统筹协调

建立各司其职，各负其责，运转协调，高效有序，与中央精神相一致，与公务接待任务和职能相适应，与本地区经济发展、社会进步相协调的公务接待管理体制，是做好国内公务接待工作的机制保障。

不同层级的党政机构类别，具有不同的公务接待统筹。重大接待任务按惯例要在接待方案正式确定前后召开协调会，组成接待工作团队。参加协调会的单位应根据任务需要而定，通常有接待、公安、宣传、交通、卫生、宾馆等相关单位，以及有关方面的主要负责人参加。

一般接待任务由接待办牵头，组织协调 （包括协调会的会议通知、会场布置、会议材料等会务），相关部门和单位参加，按工作职责进行分工和提出要求，分头实施；重要任务由党委或政府秘书长 （相关机关秘书长），或党委、政府负责接待工作的副秘书长出面进行协调。接待办负责具体组织落实。如接待党和国家领导人、省部级领导同志、地方党政考察团等重要公务活动，由于工作指导、工作考察处于非常重要的位置，召开的接待工作协调会，一般都由党委或政府秘书长 （相关机关秘书长），或副秘书长召集，对参与接待工作的有关各方明确任务分工、落实工作责任、提出工作要求、拟订各自接待安排和实施细则，并由接待办负责方案的组织落实工作。重要的接待任务，党政主要领导同志都会亲自主持协调会，听取有关单位意见和建议，对重点和细节提出要求。党委或政府秘书长亲自指挥预演，亲自走线踩点，明确分工，细化流程，检查落实。重要接待任务需要反复多次检查落实，通过检查、落实，再检查、再落实，不断完善，直至万无一失。

重大或大型接待任务往往需要组织专门的工作班子成立专门的工作机构，设立任务总牵头人、总协调人、总负责人、总调度、总接待、总保卫等，实行大兵团作战。

根据任务大小、重要程度，接待方案有 “综合方案”和 “专项方案”之分。 “综合方案”又有 “大综合”与“小综合”之分。在人员配备上有时是单兵、小分队作战，有时是集团军、大兵团作战。一个大任务，就是一个战役。不同任务，有不同要求。

八、方案综合

方案综合的一般流程为：

（1）由 “两办”拟定领导活动方案、日程安排、人员名单；

（2）由对口业务单位 （工作部门）提供工作方案（活动安排、考察流程、考察点、考察项目、地理位置、行进路线、活动场所、情况汇报、工作交流等）；

（3）由相关部门或单位 （公安警卫、医疗卫生、铁路民航、电力通信、宾馆酒店等）提供保障方案及各种配套安排；

（4）由接待办拟订生活方案 （食宿、乘车安排）、礼宾方案 （各种礼宾活动的安排）；

（5）由接待办负责方案统筹，将以上各专项方案进行综合，形成整体方案。

九、方案报批

（见第一章第七节）

十、方案起草流程

根据任务批件，启动接待方案起草程序。

（1）处室草拟方案。

（2）分管副主任初审。

（3）接待办主任审核。

（4）相关办公厅 （室）把关，秘书长审定。

（5）主管领导签发。

拟订的 “接待方案”应按接待任务管理权限进行报批。通常是：一般接待任务由相关机构秘书长批示，重要接待任务由常委秘书长或党政主要领导同志批示，特别重要的接待任务由党政主要领导同志批示。

十一、任务下达

接待方案一经批准，应立即以党委或政府办公厅（室）发文形式电传下一级相关党委或政府，下达任务通知。按照工作机制，启动工作程序，进入接待状态，落实接待方案。

接待办应按正常渠道和程序，将方案及时报送参与接待的领导同志，抄送参与接待工作的新闻报道、公安警卫、食品卫生、医疗保障等相关职能部门和单位；协调联系机场、车站、港口等单位，为来宾提供必要礼遇；通知考察点及属地管理部门按要求做好考察服务工作。无特殊情况，一般不得更改接待方案内容，重要接待任务更应严格执行。如果调整活动内容或行程，则应按程序办理。

任务本级接待办公室根据批准后的接待方案编制实施方案 （实施细则）亦称接待安排。内容包括来宾名单、陪同名单、日程安排、迎送安排、住宿安排、用餐安排、乘车安排、汇报 （座谈）安排等，并负责全程跟踪跟进指导落实。落实接待方案是一项比较复杂的工作，尤其是重要或大型接待任务方案可以说是一项庞大的系统工程往往要在几十或上百个单位之间进行协调落实 （此类任务的接待方案手册制定出来以后，通常是厚厚的一大本）。

各有关接待单位和部门要根据上一级接待办公室编制的接待方案、日程安排，结合本地区、本部门、本单位所承担的接待任务情况，制定具体的实施方案，包括考察点、内容简介、行车路线、之间距离、行驶时间、停车地点、上下车位、参观路线、会议、合影、签约，以及迎送、陪同等其他有关事项。必要时，上级接待部门应对各有关接待单位和部门所编制的实施方案和接待安排进行审查、优化和指导。

各考察点在接到任务通知后，要根据要求做好准备工作，落实考察内容、场地布置、引导、介绍、汇报、讲解、资料、接待服务等各项工作，保证参观、考察活动顺利进行。