第二节 会计核算软件

一、会计核算软件的概念和发展

（一）会计核算软件的概念

会计核算软件是指专门用于会计核算工作的计算机应用软件，包括采用各种计算机语言编制的用于会计核算工作的计算机程序。会计核算软件以会计理论和会计方法为核心，以会计制度为依据，以计算机和通信技术为基础，以会计数据为处理对象，以提供会计信息为目标。

凡是具备相对独立完成会计数据输入、处理和输出功能的模块的软件，如账务处理软件、固定资产核算软件、工资核算软件、长期股权投资核算软件、金融资产核算软件等，均可视为会计核算软件。

（二）会计核算软件的发展

我国会计核算软件发展的过程是和我国经济体制的变革、企业管理模式的逐渐演变及信息技术的飞速发展密切相关的。从发展起步至今，大致可分为人工管理、文件管理系统和数据库系统三个阶段。

1．人工管理阶段

20世纪80年代中期之前，我国的企业基本上处于计划经济的环境下，企业的主要使命是为完成计划任务而生产，相应的会计工作的管理模式是以记账、报账为主。在此期间，企业管理中应用的会计核算软件主要是模仿手工会计数据处理的方式和程序，着重解决那些数据量大、计算简便但重复次数多的单项会计业务的处理。

随着计算机技术的发展和普及，有关人员和机构开始着手进行会计电算化的研究，并就某些企业或某些功能进行产品开发，将计算机技术应用于会计工作，所开发的会计核算软件主要用于会计业务的单项处理。面向单一用户或单一功能的会计软件已经投入使用，如账务处理、固定资产管理和工资管理，各单项会计核算软件并没有有机地集成起来，会计核算软件的发展仍处于探索阶段。人工管理阶段会计数据与会计核算软件程序的关系如图1—1所示。

2．文件管理系统阶段

随着计算机普及范围进一步扩大和会计电算化工作进一步深入，相应的会计核算的主要任务是以部门管理为中心，侧重于事务管理。单向、独立的用于某项会计业务的软件，造成了会计业务彼此不能连贯执行，会计信息不能共享，会计工作效率不高的状况，已不能适应企业管理的需要。通过将部门内的所有单项软件进行有机整合，实现了会计部门内部各项工作的集成，形成一个处理会计业务的完整的会计信息系统，即进入了文件管理系统阶段。在此期间，会计核算软件主要是部门级的核算型系统，大致包括总账管理、报表生成、工资核算、固定资产核算、材料核算、销售核算和库存核算。

文件管理系统阶段的会计核算软件的特点是离散型，仍属于企业会计部门专用的信息系统，在物理上仍独立于企业其他部门的信息系统，被动地依赖业务部门提供数据，对管理决策只能提供事后的统计、分析、评价，而无法有效地进行事中控制。这一时期的会计核算软件各模块之间联系松散，企业各部门间的系统结构、数据结构、文档格式及文件标准之间的差异导致整个企业甚至部门内数据缺乏共享与并联。其在表面上与传统手工系统有很大区别，但实质上只是处理手段的改变，基本上实现了计算机代替手工记账和主要业务会计核算的自动化，但没有从根本上改变原有的模式及功能。文件管理系统阶段会计数据与会计核算软件程序的关系如图1—2所示。

3．数据库系统阶段

随着计算机及网络技术在企业中的广泛应用，面对在资源分配中起基础作用的市场，企业管理的主要任务转向资源管理，相应的会计工作的主要任务是为资源管理提供分析与决策信息。会计电算化工作日益与企业管理活动相互渗透和结合，逐渐形成了企业管理信息系统的一个重要子系统，此时管理信息系统的一个重要发展是ERP系统的推广和应用（数据库系统阶段）。

ERP是企业资源计划（Enterprise Resource Planning）的简称，是20世纪90年代初期由美国著名的咨询公司Gartner Group首先提出的，它是建立在信息技术基础上，以系统化的管理思想为基础，为企业决策层及员工提供运行手段的管理平台，其目的是整合和优化企业资源。ERP系统集信息技术与先进的管理思想于一身，成为现代企业的运行模式，反映时代对企业合理调配资源、最大化创造社会财富的要求，成为企业在信息时代生存、发展的管理平台。

ERP系统信息集成的特点是数据来源单一、实时共享。来源单一是指任何数据由一个部门、一个员工从一个应用程序录入，可以减少重复劳动、避免差错、提高效率、明确责任；实时共享是指将数据存入统一的数据库，按一定规则处理，然后对相关人员授权，使他们能及时获得所需的不断变化的信息，高效且有效地执行业务或作出决策。

随着ERP思想及技术的引入，我国会计软件从核算型进入管理型时代，会计软件开发公司已经开发出功能较完善、能满足用户较高需求的ERP软件。ERP系统是覆盖整个企业管理的信息系统，实现了企业的资源管理及业务流程管理的一体化，同时也集成了会计信息系统，此时的会计信息系统与业务系统已融为一体，业务发生时，触发会计业务执行逻辑，实时采集详细的业务信息、财务信息，执行处理和控制规则。

ERP系统中的会计信息系统包括财务会计和管理会计两个子系统。财务会计子系统处理日常的财务工作，并以企业为单位对外出具规定格式的各种会计报表；管理会计子系统以企业内部管理为目标，可以灵活设置核算对象，从财务管理角度为管理提供信息。数据库系统阶段的会计数据与数据库的关系如图1—3所示。

近年来电子商务的兴起使ERP系统服务的对象不再局限于企业内部，而且包括外部信息使用者，同时也要对有关的外部资源进行管理。比如，客户可以直接查询商品的销售及技术资料以决定是否交易，企业可以直接根据电子交易数据进行收付款处理及核算，等等。

企业资源管理的使命及网络社会的趋势，决定了会计软件必将朝管理型、网络化、集成化方向发展。其发展过程及趋势在这里可简单地描述为：单机核算——部门网络型——企业级ERP——支持电子商务的管理决策集成型ERP。

二、会计核算软件的分类

会计核算软件按通用范围，可分为通用会计核算软件和专用会计核算软件两种；按硬件结构，可分为单用户会计核算软件和多用户（网络）会计核算软件。

（一）通用和专用会计核算软件

通用会计核算软件一般是指由专业软件公司研制，公开在市场上销售，能适应不同行业、不同单位会计核算与管理基本需要的会计核算软件。通常又分为适用于各行各业的全通用会计核算软件和适用于某一行业的通用会计核算软件。通用会计核算软件的特点是：含有较少的会计核算规则和管理方法，需由单位根据具体情况自行设定，可以在多个单位使用，较为灵活；通用会计软件一次开发，多次使用，研制效益比较高；软件开发水平较高，通用性强。但是，由于通用会计核算软件没有考虑不同用户的会计核算个性，企业初始化的工作量较大，且操作起来有一定难度，需要得到软件开发商的帮助才能顺利实施；通用会计软件研制难度较大，而且并不是所有类型企业都适用，只能在一定范围内通用。

专用会计核算软件一般是指仅适用于个别单位会计业务的会计核算软件。通常是由企业根据自身会计核算和经营管理的特点，自行或委托他人开发研制，将会计核算规则和管理方法固化在程序中。其优点是适合本单位会计电算化工作需要，只考虑一个单位会计处理的特殊性，针对性强。但专用会计核算软件的灵活性差，如会计政策变更就需要通过修改程序来满足会计工作的需求。在某些领域，专用会计核算软件也发挥着重要作用。专用会计核算软件在特殊行业、特殊单位中，更适合企业的实际需要，可能比通用会计核算软件发挥更大的作用。此外，还可以在通用会计核算软件的基础上开发专用模块以适应某些特殊行业和企业。

我国会计核算软件的发展史上有两次飞跃：第一次是财政部在20世纪80年代末确定大力推广通用会计核算软件；第二次是财政部在1994年确定大力推动会计电算化事业的发展，推出一系列指导性文件。财政部于1989年底和1990年7月先后发布了《会计核算软件管理的几项规定（试行）》和《关于会计核算软件评审问题的补充规定（试行）》两个文件，确定了商品化会计核算软件的评审制度和标准。这两个文件对我国商品化会计核算软件乃至整个会计电算化事业的飞速发展都起到了决定性作用。

（二）单用户和多用户会计核算软件

单用户会计核算软件是指会计核算软件安装在一个终端或几个终端上，每台终端的会计核算软件独立运行，生成的数据只存储在各自的计算机中。单用户会计核算软件的根本特征是，一个用户独占计算机系统资源，系统所有软硬件资源都为一个用户服务，单独地执行该用户提交的一项任务，计算机之间不能直接实现数据交换和共享。

多用户（网络）会计核算软件是指将会计核算软件安装在一个多用户系统的主机（或网络服务器）上，该系统的各个终端可以同时运行软件，且不同终端上的会计人员能够共享会计信息。目前，大多数大中型企业使用的是多用户会计核算软件。

三、会计核算软件的功能模块

（一）会计核算软件的基本功能

根据财政部1994年颁布的《会计核算软件基本功能规范》的规定，会计核算软件的基本功能是指会计核算软件必须具备的功能和完成这些功能的基本步骤，它包括会计数据输入、会计数据处理、会计数据输出、会计数据存储。

1．会计数据输入

会计核算所需要的文字、数值、定义和计算公式的字母、符号等统称为会计数据，将它们传送到计算机内，进行分类、归集的过程称为会计数据输入，包括会计软件初始化数据输入、原始凭证和记账凭证输入。

2．会计数据处理

将输入系统审核无误的会计数据，按照会计核算要求进行分类、计算、汇总的过程称为会计数据处理。会计数据处理包括登记会计账簿、银行对账、编制会计报表。

3．会计数据输出

会计数据输出就是提供计算机内的会计数据，以满足核算和管理要求。会计数据输出有屏幕显示输出、打印输出和存储介质或网络传输输出等几种方式。

4．会计数据存储

会计软件所生成的各种会计数据的存储方式不同，所有数据都记录在存储介质中，必须借助计算机才能查看，并且对会计数据的篡改变得非常容易且不留痕迹。因此，会计软件应设置确保会计数据安全的措施，以防数据文件被非法篡改。

（二）会计核算软件的主要功能模块

会计核算软件的功能模块是指会计核算软件中具有相对独立的会计数据输入、处理和输出功能的各个组成部分（一组程序）。功能模块一般就是按照软件所实现的会计工作内容和工作流程来划分的，各功能在软件当中都分别是一个独立的子系统，这个子系统就是会计核算软件的功能模块。

会计核算软件要替代手工完成会计工作，必须与使用单位采用的会计制度、核算方法以及工作习惯相适应。由于使用单位的企业规模、行业特点、性质和管理水平各有不同，企业对会计工作的要求也存在差异，因此会计核算软件所划分的功能模块也不能要求完全一致。会计核算软件一般分为账务处理、应收/应付账款核算、工资核算、固定资产核算、存货核算、销售核算、成本核算、会计报表生成与汇总、财务分析等功能模块。《会计核算软件基本功能规范》中详细规定了会计核算软件所应具备的功能模块及其内容。其中，账务处理模块是会计核算软件的核心模块，该模块以记账凭证为接口与其他功能模块有机地连接在一起，构成完整的会计核算系统。完整的会计核算软件系统如图1—4所示。

1．账务处理子系统

账务处理子系统是会计核算软件的核心模块，该模块以记账凭证为接口与其他功能模块有机地连接在一起，构成完整的会计核算系统。该模块通过输入记账凭证（或原始凭证），使经审核后的记账凭证由系统自动完成全部记账、算账、对账、转账、结账工作，自动过账到相应的明细账和总账，并提供查询、打印、数据备份等功能。为了将手工会计账簿资料录入会计核算系统，该模块提供系统初始化功能。同时，还提供系统维护、权限设置、系统日志等功能。

大多数账务处理子系统还具备记账凭证汇总、银行对账和往来账管理的功能，少部分账务处理子系统还具备部门核算和项目核算的功能。

2．工资核算子系统

工资核算子系统完成工资的计算、工资费用的汇总和分配入账等工作，生成工资结算单、工资条、工资结算汇总表、工资费用分配汇总表、职工福利费计提分配表等，并自动编制机制转账凭证传递给账务处理子系统。工资核算子系统应该提供：

（1）工资表和工资计算方法的设计功能；

（2）灵活的输入功能，实现员工基本资料、每月更新资料、批量更新资料的方便录入；

（3）计算功能，可以自动计算员工的应发工资和实发工资；

（4）入账功能，编制工资分配的记账凭证并记入账务处理模块；

（5）如果有银行代发工资业务，还应该包括文件格式转换功能；

（6）部分工资核算子系统还具备考勤管理和个人所得税计算功能。

3．固定资产核算子系统

固定资产核算子系统应提供固定资产增减变动核算、折旧的计提与分配、固定资产卡片定义和计提折旧方法定义、折旧计算和折旧入账等功能，生成固定资产卡片、固定资产统计信息表、固定资产登记簿、固定资产增减变动表、固定资产折旧计提表，并自动编制机制转账凭证供账务处理子系统使用。

4．存货核算子系统

存货主要包括原材料和产成品两类，也包括外购商品。存货核算子系统的功能可概括为四个方面：

（1）及时、准确地反映采购业务的发生、货款的支付及存货的入库情况。对于原材料，在按计划成本计价的情况下，自动计算和分配存货成本差异，生成材料采购明细账、成本差异明细账、在途材料明细表和暂估材料明细表。

（2）正确反映存货的收发结存数，提供存货的库存动态状况，及时反馈各种积压和短缺存货信息，生成存货明细账、存货库存信息表等。

（3）根据各部门各产品领用材料（存货）情况，自动进行材料费用的分配，生成材料费用分配表。对于供销售的存货要计算销售成本。

（4）自动编制机制转账凭证传递给账务处理子系统和成本核算子系统。

5．成本核算子系统

成本核算子系统实现了各种费用的归集和分配，能及时、准确地计算出产品的总成本和单位成本，并自动编制机制转账凭证供账务处理子系统使用。

6．销售核算子系统

销售核算子系统一般要和存货中的产成品核算相联系，实现对销售收入、销售费用、销售税金、销售利润的核算，生成销售明细账，发出商品明细账，应收账款明细账，销售费用明细账，销售成本明细账，销售收入、税金、利润汇总表，销售利润明细表等，并可自动编制机制转账凭证供账务处理子系统使用。

7．应收/应付账款核算子系统

应收/应付账款核算子系统完成各应收账款的登记，并编制记账凭证，动态地反映各客户信息和应收/应付账款信息；处理企业在进行资金往来结算过程中产生的各种结算票据，尤其是各种应收/应付票据的等级、利息计算等；进行应收账款账龄分析和坏账估计；自动勾兑往来账款等。对于工业企业，应收账款子系统也可与销售核算子系统合并为一个子系统。

8．报表子系统

报表子系统实现各种对内、对外会计报表的定义和编制、生成、浏览、打印，并可进行报表分析和报表汇总。该系统生成的会计报表包括对外会计报表（资产负债表、利润表、现金流量表）和对内管理用会计报表。会计报表的设计和生成功能应该使会计人员能够灵活地定义报表格式和报表数据来源（定义取数公式）与报表的勾稽关系，由计算机自动生成所需的会计报表。

9．财务分析子系统

财务分析子系统是财务管理的重要组成部分，是利用已有的财务数据，运用各种专门的分析方法，对账务数据作进一步的加工、整理、分析和研究，从中提取有用信息，对企业的财务状况、经营成果及未来前景进行评测，为决策提供依据。

（三）账务处理子系统与主要核算模块之间的关系

从以上叙述可见，一个完整的会计核算软件可分解成若干子系统，子系统相互作用、相互信赖的关系主要表现为控制联系和数据传递联系两种。控制联系就是一个子系统的状态输出对另一个子系统的状态、行为产生影响。数据传递联系是指一个子系统的数据输出作为另一个子系统的数据输入，供其加工处理，实现数据共享。会计软件子系统间的关系主要表现为数据传递关系。账务处理子系统在会计核算软件中处于核心地位，与其他单项子系统都存在十分紧密的联系。账务处理子系统以会计凭证为数据处理对象，而会计凭证包含的会计信息相对比较全面、标准，因此账务处理子系统与其他子系统之间的联系也主要表现为凭证数据的传递。

对于整个单位，通过账务处理模块可以获得全面完整的会计信息；对于每一个核算岗位，可以从账务处理模块获得主要的核算数据。如工资核算子系统依据职工的基本资料、考勤资料、生产统计资料等，在工资计算完毕后，将工资费用进行汇总分配，记入有关会计科目，在这个过程中，要涉及多个会计科目，如应付职工薪酬、银行存款、库存现金、生产成本、制造费用、管理费用等。工资核算子系统除了处理有关工资计算外，还可以编制工资分配的记账凭证，传递给账务处理模块。固定资产子系统根据要求按照不同的折旧方法计算折旧后，要编制有关的折旧分配凭证，同时，固定资产发生增加、减少、报废、盘盈、盘亏等情况时也要编制相应的记账凭证，传递给账务处理子系统。

当各个子系统单独使用时，子系统所需的数据都是通过人工输入方式输入计算机的，不能直接利用其他子系统的输出数据。因此，输入的工作量大，影响了会计电算化系统的效率。当总体考虑会计软件的子系统构成时，必须考虑子系统之间数据的共享利用，弄清各子系统之间的数据联系。

四、会计核算软件与手工会计核算的异同

会计核算软件是在手工会计核算的基础上，伴随电子计算机技术的发展而发展起来的，它主要替代了手工会计的记账、算账、报表生成等工作，其会计数据处理主要由计算机系统来完成。会计核算软件的会计核算方法与手工会计核算在原理上是一致的，但由于会计核算软件的会计数据处理工具与手工会计核算存在一定区别，因此也造成了会计核算软件与手工会计核算在处理会计数据的具体方法方面既有联系又有区别。

（一）会计核算软件与手工会计核算的相同点

1．两者目标一致

会计的目标是对会计主体的经济活动进行会计核算，为国家宏观经济管理和调控、企业内部经营管理以及有关方面了解企业财务状况和经营成果提供与决策相关的会计信息，参与企业的经营决策，并最终达到提高经济效益的目的。就这一点而言，无论使用会计软件核算还是传统的手工核算，其目标都不会发生变化。所不同的是，计算机为实现这一目标提供了更有力的支持。

2．两者遵守共同的会计准则和会计制度

会计法律、法规是开展会计工作的法律依据，会计准则和制度是指导会计工作的规范。会计核算软件在编写时就严格地遵循现行的会计准则和会计制度，所以依现行准则和会计制度开发的财务软件自然与手工核算一样，遵守共同的会计准则和会计制度。会计法律、法规不能因为约束对象所使用的操作工具或操作手段的改变而改变。

3．两者遵守共同的基本会计理论和会计方法

会计理论是会计科学的结晶，会计方法是会计具体工作的总结。虽然会计核算软件是依据现代信息技术开发而成，现代信息技术极大地改变了会计数据处理的方式，但会计核算软件始终是处理会计业务数据的。实行会计电算化后，虽然会引起会计理论和方法的变革，但是仍应当遵守最基本的会计理论和方法，如会计恒等式、复式记账原理等。

4．两者会计数据处理流程大体一致

从系统的角度来看，无论是手工核算还是会计软件核算，都要经过收集原始凭证，会计制证人员编制记账凭证，审核人员审核记账凭证，记账人员根据审核过的记账凭证登记明细账和总账，结账前进行账账核对以及账证核对等工作、月末编制会计报表这五个基本环节。所不同的是，实行会计电算化后，账账核对及账证核对步骤取消了，登记账簿、结账和编制会计报表都由计算机自动完成。总体来看，会计核算软件的数据处理流程本质上是模仿手工会计核算流程的。

（二）会计核算软件与手工会计核算的不同点

会计软件核算与手工会计核算系统相比，无论是处理工具还是方式、方法、组织机构以及内部控制体系，都发生了很大变化。

1．会计核算工具不同

手工核算系统中，使用的工具是算盘、机械或电子计算器。会计核算软件使用的工具以电子计算机为主，数据处理由计算机完成，数据处理程序已经存储在计算机中，数据处理过程按照程序自动完成，尤其是记账及报表生成的过程无须人工干预。

2．会计信息载体不同

手工会计核算的信息以纸张为载体，保管难度大，占用较多的空间，不易查找。会计核算软件处理的会计信息以电子数据的形式存储在磁性介质或光盘等非纸质的存储材料上，体积小，易于保管，占用空间少，存储量大，可以利用网络系统传输，查询方便、快速。

3．记账规则不完全相同

首先，账簿的存在方式不同。手工会计核算中规定日记账、总账采用订本式，明细账可用订本式或活页式。电算化系统下，账簿是打印出的折叠账页。

其次，账簿的修改和结账方法不同。手工账簿的错误可以用划线更正法、红字冲销法和补充登记法更正，账页中的空行、空页用红线划销。而电算账簿不可能完全采用手工的改错方法，为保证审计的追踪线索，规定凡是已经记账的凭证数据不能修改，只能采用红字冲销法和补充登记法更改错误，以便留下修改痕迹，打印输出的账页空白部分也不允许划线注销。

最后，登记账簿的方式不同。手工记账采用平行登记法分别登记明细账和总账，以便检验登账的正确性。会计核算软件登账操作由软件自动完成，登账的正确性由软件的正确性来保证，只要记账凭证数据录入正确，就能保证账实相符。

4．账务处理流程存在差别

手工账务处理程序按登记总账的方式不同划分为四种：记账凭证核算程序、科目汇总表核算程序、日记账核算程序及汇总记账凭证核算程序，目的是简化登账中的重复登录和计算，但伴随而来的是工作人员和处理环节的增多，其差错也随之增加。会计核算软件中的会计数据由计算机完成，速度快、容量大，一般不会因为会计数据量大而影响记账，因此不用区分登记总账的方式，也就无所谓区分账务处理流程类型。

5．内部控制方式不同

手工会计核算主要依靠会计人员在工作中遵守各项规章制度，按照工作流程，加强不同岗位的稽核工作来达到内部控制的目的。会计核算软件中，对手工的内部控制方式作了必要的改变，有的已经取消，如账证核对、账账核对、账表核对的控制方式，强调输入的严密控制；保留了签字、盖章等控制；增设了权限、序时等控制方式。内部控制的特点主要表现为软件控制和人工控制相结合，内部控制向综合控制发展。

6．会计机构及人员分工不同

手工会计核算下，会计岗位一般分为出纳、工资、材料、固定资产和成本等若干工作岗位，进行具体的业务核算，并设专人负责记账、编制报表工作，人员是专职会计人员。会计核算软件中，会计岗位划分为录入、审核、维护等岗位，人员由会计专业人员、计算机软硬件及操作员等构成。